Délibération n° 2021-206 du 20 octobre 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Suivi de la vaccination des employés et des personnes intervenant au CHPG soumises à l'obligation vaccinale » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l’hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.509 du 20 septembre 2021 relative à l’obligation vaccinale contre la COVID-19 de certaines catégories de personnes ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l’organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 29 septembre 2021, portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi de la vaccination des employés du CHPG contre la COVID-19 » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 octobre 2021 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Suivi de la vaccination des employés du CHPG contre la COVID-19 ».
Les personnes concernées sont l’ensemble du personnel du CHPG ainsi que les élèves de l’Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et de l’Institut de Formation d’aide-Soignant (IFAS), les bénévoles et les intervenants extérieurs (médecins vacataires, prestataires extérieurs (maintenance service technique, biomed)).
S’agissant des catégories de personnes concernées par le présent traitement la Commission souligne qu’en application du chiffre 2 de l’article premier de la loi n° 1.509, susvisée, l’obligation vaccinale concerne : « toute personne qui, sans être membre du personnel de l’un des établissements, services ou organismes mentionnés au chiffre 1), y exerce une activité, y compris à titre de bénévole, d’élève ou d’étudiant, lorsqu’elle est en contact direct avec des personnes qu’il accueille, encadre ou héberge, à l’exclusion de celle qui exerce ponctuellement cette activité sans être en contact direct avec des personnes qu’il accueille, encadre ou héberge ».
Aussi elle demande que le périmètre des personnes concernées par le présent traitement soit conforme aux dispositions légales.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- recenser la situation vaccinale des salariés, des élèves de l’IFSI et de l’IFAS, des bénévoles et des intervenants du CHPG au regard de la loi sur l’obligation vaccinale ;
- permettre un suivi dynamique de ces situations, en y intégrant des éléments d’alertes à destination des gestionnaires en charge du suivi ;
- réaliser des statistiques (pourcentage de personnes vaccinées ou non) ;
- procéder à la numérisation du justificatif via la Gestion Électronique de Documents.
La Commission relève en outre que l’obligation vaccinale au sein du CHPG concerne également des personnes qui ne sont pas employées par cet établissement.
Aussi elle considère qu’il y a lieu de modifier la finalité du présent traitement comme suit : « Suivi de la vaccination des employés et des personnes intervenant au CHPG soumises à l’obligation vaccinale ».
Sous cette réserve elle considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement.
À cet égard, la Commission relève que l’article 1 de la loi n° 1.509 du 20 septembre 2021 relative à l’obligation vaccinale contre la COVID-19 de certaines catégories de personnes prévoit que tout membre d’un établissement de soins ou de santé est tenu d’être vacciné contre la COVID-19.
Elle note par ailleurs qu’en vertu de cette même loi, « toute personne soumise à l’obligation vaccinale qui ne pourra pas justifier de son accomplissement ou prouver qu’elle s’est rétablie à la suite d’une contamination par le virus de la COVID-19, sera suspendue de ses fonctions ».
Elle relève que le présent traitement a notamment pour objectif d’effectuer un suivi dynamique des situations des personnes concernées par l’obligation vaccinale, et que ce suivi permettra d’appliquer les dispositions légales prévues en cas de non justification d’un schéma vaccinal complet, d’un certificat de rétablissement ou de confirmation de contre-indication.
La Commission souligne enfin que la loi n° 1.509, susvisée, entrera en vigueur le 30 octobre 2021. Aussi elle prend acte des précisions selon lesquelles la transmission des informations relatives à l’obligation vaccinale, avant cette date, a pour justification le consentement des personnes concernées.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité du personnel et des élèves de l’IFASI et de l’IFAS : matricule, nom, prénom ;
- identité des bénévoles et des intervenants extérieurs : nom et prénom ;
- formation, diplômes, vie professionnelle : libellé grade, code établissement, code service, intitulé du service, statut (titulaire, stagiaire, contractuel) ;
- données d’identification électronique : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement ;
- informations temporelles : alerte (date d’échéance de validité du certificat de rétablissement), exemption (longue maladie), date d’échéance des contrats de travail pour les contractuels, date de fin de fonction (motif), date de réception du justificatif, date de la dose, date d’échéance de la prochaine dose ;
- éléments de suivi du schéma vaccinal complet : justificatifs de vaccination ;
- commentaires : champ libre soumis à modérateur ;
- position maladie : uniquement congé longue maladie, congé longue durée, arrêt de travail, maladie professionnelle, congé maternité ;
- suivi retenue sur salaire : maintien à domicile (date de début/ date de fin/justificatif), retenue à demi-traitement (date de début/date de fin/justificatif), retenue plein traitement à 12 semaines (date de début/date de fin/justificatif), traitement à + 12 semaines (date de début/date de fin/justificatif) ;
- statut vaccinal de l’agent :
• vaccination 2 doses : justificatif 2 doses + date de réception (date 2ème dose), date échéance (en prévision d’une 3ème dose) ;
• vaccination 1 dose (COVID puis 1 dose) : justificatif 1 dose + date de réception (date de la dose unique), date échéance (en prévision d’une 2ème dose), certificat de rétablissement avec lien hypertexte (afin de pouvoir scanner et intégrer le document dans le document de suivi) + date de réception (date d’émission du certificat), date d’échéance de validité du certificat ;
• vaccination 1 dose (1 dose puis COVID) : justificatif 1 dose avec lien hypertexte + date de réception (date de la dose unique), certificat de rétablissement + date de réception, date d’émission du certificat, date d’échéance de validité du certificat ;
• OMT : date de réception, date d’échéance ;
• pas de réponse : 7 jours après la note de service concernant l’obligation vaccinale ;
• réponse négative : date de réception ;
• exemption légale : motif, date de début, date d’échéance ;
- éléments de contre-indication : certificat de confirmation de contre-indication médicale, date d’échéance pour les contre-indications temporaires, date du comité médical.
Les informations relatives à l’identité du personnel et des élèves, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ainsi que les données concernant la position maladie ont pour origine le fichier RH.
Les informations relatives à l’identité des bénévoles et des intervenants extérieurs ont pour origine l’organisme bénévole et l’intervenant extérieur.
Les informations temporelles ont pour origine l’application de suivi de la vaccination pour les alertes et le fichier RH pour les autres données.
Les éléments de suivi du schéma vaccinal complet et les éléments de contre-indication ont pour origine la personne concernée.
Les commentaires et le suivi retenue de salaire ont pour origine l’application de suivi de la vaccination.
Les données d’identification électronique ont pour origine le système.
Enfin le statut vaccinal de l’agent a pour origine la personne concernée, l’OMT ou l’application de suivi de la vaccination.
Concernant ces dernières et leur origine, la Commission rappelle que les personnes soumises à l’obligation vaccinale ont la possibilité de justifier de leur situation soit directement auprès du CHPG, soit auprès, selon les cas, de l’Office de la Médecine du Travail (OMT) ou de la Direction de l’Action Sanitaire (DASA), à charge pour ces deux entités d’informer le CHPG de la satisfaction par les personnes concernées à l’obligation vaccinale telle que définie par les articles premier et 2 de la loi n° 1.509.
Aussi la Commission souligne que la mention de cette information par l’OMT ou la DASA doit être portée dans le présent traitement, à l’exclusion dans ce cas d’autres indications justifiant du statut des personnes concernées.
Elle demande donc que les informations collectées soient strictement limitées à celles légalement prévues.
Elle relève en outre que les informations seront transmises au CHPG par l’OMT et la DASA au travers d’une messagerie sécurisée, et que les agents souhaitant transmettre directement les informations au CHPG pourront le faire au format papier au par le biais de la messagerie interne.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède la Commission considère que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais de la « Politique générale de la protection des données à caractère personnel des professionnels du CHPG » disponible sur l’Intranet du CHPG.
Ce document n’ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
La Commission souligne que certaines catégories de personnes soumises à l’obligation vaccinale ne sont pas salariées du CHPG, ou n’ont pas accès à l’Intranet de l’établissement.
Aussi elle demande que l’information de toutes les personnes concernées soit valablement effectuée.
* Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées par le traitement s’exerce par courrier électronique auprès du Délégué à la protection des données.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous ces conditions, la Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- le directeur de la Direction des Ressources Humaines : lecture, ajout, modification et suppression des informations ;
- le directeur de la Coordination Générale des Soins (CGDS) : lecture, ajout, modification et suppression des informations ;
- le directeur des affaires médicales (DAM) : lecture, ajout, modification et suppression des informations ;
- les administrateurs DSIO : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et de sécurité.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
La Commission rappelle toutefois que chaque personne habilitée à avoir accès au traitement doit avoir ses propres identifiants et mots de passe.
Elle demande par ailleurs que les logs de connexion ne puissent pas être modifiés ou supprimés avant une période de 18 mois.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité :
- « Gestion des ressources humaines et paie » ;
- « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
Concernant la messagerie, elle relève que celle-ci permet la collecte et la transmission des justificatifs médicaux.
En conséquence, compte tenu du caractère sensible de ces données, la Commission demande que ces communications soient traitées dans les plus brefs délais puis supprimées de la messagerie.
Elle demande que cette suppression soit également effectuée sur le système de sauvegarde de la messagerie.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle demande par ailleurs que la copie ou l’extraction d’informations issues du présent traitement et de traitements rapprochés soit chiffrée sur son support de réception.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur les durées de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations liées à la vaccination sont conservées, conformément à la loi n° 1.509 du 20 septembre 2021 relative à l’obligation vaccinale contre la COVID-19 de certaines catégories de personnes, 18 mois à compter du 30 octobre 2021.
Il précise toutefois que si les délais devaient être raccourcis, les données seraient supprimées.
À cet égard, la Commission rappelle que si les délais devaient en revanche être allongés, une demande de modification du présent traitement devra lui être soumise.
Enfin, le responsable de traitement indique que les logs de connexion sont conservés un an.
La Commission demande cependant que ceux-ci ne puissent pas être modifiés ou supprimés avant la fin de l’obligation vaccinale.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité comme suit : « Suivi de la vaccination des employés et des personnes intervenant au CHPG soumises à l’obligation vaccinale » ;
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Rappelle que :
- les personnes soumises à l’obligation vaccinale ont la possibilité de justifier de leur situation soit directement auprès du CHPG, soit auprès, selon les cas, de l’Office de la Médecine du Travail ou de la Direction de l’Action Sanitaire, à charge pour ces deux entités d’informer le CHPG de la satisfaction par les personnes concernées à l’obligation vaccinale telle que définie par les articles premier et 2 de la loi n° 1.509 ;
- l’information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- la réponse à un droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;
- chaque personne habilitée à avoir accès au traitement doit avoir ses propres identifiants et mots de passe ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- si les délais de conservation des données relatives à la vaccination devaient être allongés, une demande de modification du présent traitement devra lui être soumise.
Demande que :
- les informations collectées soient strictement limitées à celles légalement prévues ;
- l’information de toutes les personnes concernées soit valablement effectuée ;
- les logs de connexion ne puissent pas être modifiés ou supprimés avant la fin de l’obligation vaccinale ;
- les communications de justificatifs par le biais de la messagerie soient traitées dans les plus brefs délais puis supprimées de la messagerie ;
- cette suppression soit également effectuée sur le système de sauvegarde de la messagerie ;
- la copie ou l’extraction d’informations issues du présent traitement et de traitements rapprochés soit chiffrée sur son support de réception.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Suivi de la vaccination des employés et des personnes intervenant au CHPG soumises à l’obligation vaccinale ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.