Délibération n° 2021-160 du 21 juillet 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations administratives délivrées par la Direction de l'Aménagement Urbain » exploité par la Direction de l'Aménagement Urbain (DAU), présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.556 du 11 janvier 2010 portant création d’une Direction de l’Aménagement Urbain, modifiée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2019-115 du 17 juillet 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion informatique des autorisations administratives délivrées par la Direction de l’Aménagement Urbain » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État le 3 mai 2021 concernant la mise en œuvre de la modification d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations administratives délivrées par la Direction de l’Aménagement Urbain » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de ladite demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 1er juillet 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le 17 juillet 2019, la Commission a émis un avis favorable à la mise en œuvre par la Direction de l’Aménagement Urbain (DAU) d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion informatique des autorisations administratives délivrées par la Direction de l’Aménagement Urbain ».
La DAU souhaite désormais, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, modifier les éléments suivants :
- la finalité ;
- les personnes concernées ;
- les données traitées ;
- les personnes ayant accès ;
- les destinataires ;
- les interconnexions ;
- les durées de conservation.
La licéité, la justification et la sécurité du traitement ainsi que les droits des personnes concernées sont en revanche inchangés.
I. Sur la nouvelle finalité du traitement et les nouvelles personnes concernées
Le responsable de traitement indique que ce traitement a désormais pour finalité « Gestion des autorisations administratives délivrées par la Direction de l’Aménagement Urbain ».
À cet égard, il précise que le terme « informatique » a été retiré de la finalité car le traitement concerne la gestion des autorisations administratives au sens large et pas uniquement sa gestion informatique.
Les personnes concernées sont les demandeurs de l’autorisation, le contact des demandeurs lorsque ces demandeurs sont des personnes morales (entreprise, concessionnaire…), les personnels de la DAU et les agents ou fonctionnaires de l’État et/ou de la Commune ayant besoin d’identifier les personnes ayant reçu une autorisation dans le cadre de leurs fonctions.
Enfin, les fonctionnalités, inchangées, sont les suivantes :
- simplifier et dématérialiser les démarches administratives ;
- gérer les demandes et les autorisations délivrées (saisie, enregistrement, workflow jusqu’à l’envoi) ;
- alimenter les perturbations du site Internet « Your Monaco » (anciennement « infochantier ») du Gouvernement ;
- réaliser des statistiques.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
II. Sur les nouvelles informations nominatives traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
- identité :
- demandeur/contact/responsable : nom, prénom, nature (par exemple riverains, administrations ou entreprises ) ;
- demandeur personne morale : raison sociale/enseigne/nom de la société ;
- agents de la DAU : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées du demandeur/contact : adresse postale, email, numéro de téléphone ;
- données d’identification électronique de l’agent de la DAU : login et mot de passe ;
- logs de connexion des agents de la DAU : ID, log de connexion, données d’horodatage, action réalisée ;
- plaques d’immatriculation : numéro(s) de plaque d’immatriculation ;
- éléments de la demande : numéro de la demande/ du dossier/ date de réception de la demande, date d’envoi de la demande, date de l’autorisation, période de l’autorisation (date et heure de début et de fin) ;
- destinataires de l’autorisation : nom, prénom, service, email, fonction.
Les informations relatives à l’identité du demandeur ainsi que sa plaque d’immatriculation, ses adresses et coordonnées ont pour origine la personne concernée via le formulaire de demande.
Les informations relatives à l’identité de l’agent de la DAU ont pour origine la Direction de la DAU.
Le login de l’agent de la DAU a pour origine l’administrateur de la DAU et le mot de passe a pour origine l’agent lui-même.
Les logs de connexion ont pour origine le système.
Les éléments de la demande ont pour origine le système et la DAU.
Enfin, les informations sur les destinataires de l’autorisation ont pour origine les Directions concernées ayant identifié le destinataire.
La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
III. Sur les nouvelles personnes ayant accès au traitement et les destinataires
- Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont désormais les suivantes :
- les personnels habilités de la DAU : lecture/consultation, création, modification/mise à jour et suppression des données ;
- les personnels habilités de la Direction des Services d’Information (DSI) : tous droits dans le cadre de leurs missions d’assistance technique et de maintenance ;
- les personnels du prestataire : tous droits dans le cadre de la maintenance ;
- les personnels habilités des services administratifs du Gouvernement : lecture/consultation dans le cadre de leurs missions de gestion des voies publiques.
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
- Sur les destinataires des informations
Le responsable de traitement indique que la Direction de la Sûreté Publique peut être destinataire, en consultation uniquement, de certaines informations ayant un impact sur la voie publique et donc sur ses missions.
La Commission relève que cet accès peut être utile à des fins de régulation de la circulation sur la voie publique.
Le responsable de traitement indique en outre que les services administratifs impactés par l’autorisation (la police municipale, la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité, les pompiers, carabiniers, les Travaux Publics, la Compagnie des Autobus de Monaco, les mairies de communes limitrophes et l’administration des domaines) peuvent également être destinataires de certaines des informations, mais uniquement de façon ponctuelle pour les données les concernant.
La Commission considère ainsi que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
IV. Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait désormais l’objet de trois interconnexions avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion d’outil transversal relatif aux chantiers et à la mobilité », « Gestion de la messagerie professionnelle Exchange » et « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », légalement mis en œuvre, et d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des accès aux voies semi-piétonnes avec ouverture automatisée par reconnaissance des plaques d’immatriculation » concomitamment soumis.
Elle considère que ces interconnexions et ce rapprochement sont conformes aux exigences légales, sous réserve que le traitement relatif à la gestion des accès aux voies semi-piétonnes soit également légalement mis en œuvre.
V. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VI. Sur les durées de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations liées à l’identité des demandeurs, à leurs adresses et coordonnées, à leurs plaques d’immatriculation ainsi que les éléments de la demande sont conservés 1 an après la première demande.
Les informations liées à l’identité des personnels de la DAU ainsi que leurs données d’identification électronique sont conservées tant que ceux-ci sont habilités à accéder au traitement.
Les logs de connexion sont conservés 12 mois.
Enfin, les informations liées aux destinataires de l’autorisation sont conservées tant que la personne est en poste.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations administratives délivrées par la Direction de l’Aménagement Urbain ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.