Délibération n° 2021-106 du 2 juin 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des Nationaux et de leur famille », présentée par la Commune de Monaco.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.383 du 2 août 2011 pour une Principauté Numérique, modifiée ;

Vu la loi n° 1.483 du 17 décembre 2019 relative à l’Identité Numérique ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.108 du 19 mars 2009 relative à la carte d’identité monégasque électronique ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2010-45 du 6 décembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la modification du traitement automatisé ayant pour finalité « Fichier des Nationaux et de leur famille » ;

Vu la délibération n° 2009-7 du 5 octobre 2009 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la demande présentée par le Maire relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la nationalité » ;

Vu la saisine du Ministre d’État en date du 8 avril 2021 concernant le projet d’Ordonnance Souveraine relative à la carte d’identité monégasque ;

Vu la saisine du Ministre d’État en date du 8 avril 2021 concernant 3 projets d’Ordonnances Souveraines portant application des articles 4, 5, 6, 8, 13, 17 et 18 de la loi relative à l’identité numérique ;

Vu la demande d’avis modificative déposée par la Commune de Monaco, le 3 mai 2021, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Fichier des Nationaux et de leur famille » ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 2 juin 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le traitement de la Commune de Monaco relatif au « Fichier des Nationaux et de leur famille » a été mis en œuvre en 2001 et modifié en 2011.

En application de l’article 4 de la loi n° 1.483 relative à l’identité numérique, « Une identité numérique apportant un niveau de garantie élevé tel que défini à l’article précédent est créée et est attribuée : 1) à toute personne physique inscrite sur le sommier de la nationalité monégasque (…) ».

À cet égard, la Commission relève que les personnes inscrites sur le sommier de la nationalité sont également renseignées dans le fichier des nationaux, le rapprochement entre les deux traitements ayant reçu un avis favorable de la Commission. Dès lors, toute personne inscrite sur le sommier de la nationalité est inscrite dans le présent traitement.

Aussi, il a été choisi d’interconnecter le présent traitement au Registre National Monégasque de l’Identité Numérique (RNMIN), conformément aux dispositions de l’article 6 de la loi n° 1.483, précitée.

Ainsi, cette modification est soumise à l’avis de la Commission, conformément aux articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Paragraphe unique

Le présent traitement a pour finalité « Fichier des Nationaux et de leur famille ».

Il concerne les familles dont au moins un des membres est monégasque et les agents du Service de l’État Civil - Nationalité.

Les fonctionnalités du traitement ayant reçu un avis favorable sont :

-  L’établissement des pièces relatives à la nationalité délivrées par le Service de l’État Civil - Nationalité ;

-  L’application des dispositions légales d’obtention de la nationalité monégasque ;

-  La réalisation de recherches généalogiques ;

-  La réalisation d’études démographiques, d’études de la population monégasque afin de préparer de futures dispositions législatives.

La demande de modification concerne l’adjonction des fonctionnalités suivantes :

-  Création ou modification de l’identité numérique en créant un flux vers le Registre National Monégasque de l’Identité Numérique via des workflows ;

-  Vérification de l’inscription d’une personne dans le Registre National Monégasque de l’Identité Numérique ;

-  Changer le statut de l’identité numérique d’un monégasque (actif, inactif, suspendu) ;

-  Initier un changement d’autorité de délivrance quand un résident (qui relève de la Direction de la Sûreté Publique comme autorité de délivrance) devient monégasque (Mairie).

Le responsable de traitement précise que cette modification est justifiée par le respect des dispositions de la loi n° 1.483 relative à l’Identité Numérique, ses projets d’Ordonnances Souveraines d’application et le projet d’Ordonnance Souveraine relative à la Carte d’Identité Monégasque, dont la Commission a été concomitamment saisie.

À cet égard, comme indiqué en préambule, la Commission relève qu’en application de l’article 4 de la loi n° 1.483 relative à l’identité numérique « Une identité numérique apportant un niveau de garantie élevé tel que défini à l’article précédent est créée et est attribuée : 1) à toute personne physique inscrite sur le sommier de la nationalité monégasque ».

La création et l’inscription des Nationaux au RNMIN nécessite donc l’interconnexion du présent traitement avec celui ayant pour finalité « Gestion des identités numériques au travers du Registre National Monégasque de l’Identité Numérique ».

Les informations relatives aux Nationaux et nécessaires au RNMIN sont listées à l’article 4 du projet d’Ordonnance Souveraine portant application des articles 6, 8 et 13 de la loi n° 1.483 du 17 décembre 2019 relative à l’identité numérique, à savoir : identité (nom, nom d’usage, les trois premiers prénoms, sexe à la naissance), date, heure et lieu de naissance, identifiant numérique, autorité d’enregistrement, statut de l’identité (actif, inactif, suspendu).

Cela nécessite donc la collecte supplémentaire dans le présent traitement de l’heure de naissance de l’intéressé, obtenue soit à partir de son acte de naissance, ou, si elle n’est pas mentionnée, fixée par défaut à 00h00.

De plus, l’interconnexion avec le traitement des cartes d’identité monégasques est maintenue, mais ce dernier fait l’objet d’évolutions et d’une saisine concomitante de la Commission.

En outre, il appert à l’analyse du dossier un rapprochement avec le traitement « Gestion de la communication électronique », légalement mis en œuvre, utilisé dans le cas d’un changement de nationalité d’un résident.

La Commission prend acte des modifications et constate qu’elles sont conformes aux dispositions légales.

Elle rappelle toutefois que les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises et que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Rappelle que :

-  les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises ;

- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des Nationaux et de leur famille ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.