Délibération n° 2020-8 du 15 janvier 2020 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Workflow de la Gestion Électronique de Documents » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 19 septembre 2019, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion Électronique de Documents » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 15 novembre 2019, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 janvier 2020 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion Électronique de Documents ».
Il indique que les personnes concernées sont le personnel administratif et le personnel médical.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- numérisation des documents administratifs pour tous les traitements ;
- création de documents bureautiques ;
- classement et indexation des documents ;
- gestion du cycle de vie des documents ;
- diffusion des documents (notes de service) via la messagerie professionnelle du CHPG ou par l'intranet ;
- traçabilité des actions réalisées dans la GED (Gestion Électronique de Documents) ;
- statistiques (liste de tâches à faire, à la demande) ;
- workflow (suivi) du document.
La Commission rappelle toutefois que tout traitement d'informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
En l'espèce, la finalité doit être plus explicite c'est-à-dire être claire et précise pour les personnes concernées en indiquant que le traitement a pour but la validation au préalable des documents qui se fait après analyse du contenu.
Par conséquent, la Commission modifie la finalité comme suit : « Workflow de la Gestion Électronique de Documents ».

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que ledit traitement va permettre « de réduire les coûts de traitement et le temps d'accès aux documents administratifs du CHPG ».
Le responsable de traitement précise par ailleurs que « l'objectif n'est pas de contrôler l'activité du personnel ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom et prénom de l'émetteur et du récepteur du document, fonction au CHPG ;
- informations temporelles : logs de connexion ;
- documents : tous les documents administratifs scannés et nécessaires à l'activité du service ;
- courriers : tous les courriers en arrivée et départ (plus indexation).
Les informations relatives à l'identité, les documents et les courriers ont pour origine l'ensemble des directions du CHPG, du CRIII, du CAP FLEURI et de A QUIETÜDINE, ainsi que la Coordination Générale Des Soins (CGDS).
Les informations temporelles ont pour origine le système.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

•  Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

•  Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale ou sur place auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- l'ensemble des employés : consultation uniquement des notes de service ;
- le personnel habilité des différentes directions (CHPG, CRIII, CAP FLEURI, A QUITÜDINE) et de la Coordination Générale Des Soins (CGDS) : suppression et inscription ;
- toute personne ayant le droit de valider un document : modification (validation au préalable des documents qui se fait après analyse du contenu) ;
- les administrateurs DSIO : tous droits dans le cadre de la maintenance et de la sécurité.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec deux traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG », et « Gestion de la communication interne du CHPG », légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, les documents et les courriers sont conservés le temps de leur traitement puis archivés.
Les logs de connexion sont par ailleurs conservés 1 an.
La Commission considère ainsi que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement par « Workflow de la Gestion Électronique de Documents ».
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Workflow de la Gestion Électronique de Documents ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.