Délibération n° 2019-159 du 31 octobre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du plan blanc » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 17 juillet 2019, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du plan blanc » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 16 septembre 2019, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 31 octobre 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion du plan blanc ».
Il indique que les personnes concernées sont les professionnels de santé (médecins, cadres de santé, infirmières, secrétaires médicales).
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion de la cellule de crise ;
- appels alphapages ;
- envois SMS ;
- appels téléphoniques internes/externes ;
- lancement appel groupé pour le déclenchement du plan blanc ;
- coordination des soins ;
- coordination logistique ;
- communication interne et externe ;
- mémento téléphonique ;
- traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que ledit traitement « permet de mettre en place le plan blanc qui est déclenché par le Directeur du CHPG ou son représentant, à l'instigation du Chef de Service des Urgences ou de son représentant, dès lors que le CHPG se trouve confronté à la prise en charge simultanée de six victimes graves ».
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité, situation de famille : civilité, nom et prénom de la personne à contacter ;
- adresses et coordonnées : téléphones (fixe, portable, alphapage) ;
- formation, diplômes, vie professionnelle : grade, service ;
- données d'identification électronique : adresse mail, identification de connexion ;
- informations temporelles : date et heure d'exécution ;
- statut de l'appel : non répondu, répondu, occupé, en erreur, confirmé, rejeté, appel en cours, en cours, executé ;
- logs de connexion ;
- autres informations (internes au logiciel) : numéro de référence (interne au logiciel), numéro alarme.
La Commission constate par ailleurs que le logiciel d'appel groupé possède son propre système d'habilitation et de journalisation/traçabilité des accès.
Les informations relatives à l'identité, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les informations relatives aux adresses et coordonnées ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » et « Gestion des services de téléphonie ».
Les données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG », « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les informations temporelles, le statut de l'appel et les autres informations ont pour origine le logiciel d'appel groupé.
Enfin, les logs de connexion ont pour origine le système.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale ou sur place auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les secrétaires de direction : impression (AS400) des coordonnées du personnel et mise à jour des numéros de téléphone (AS4000) ;
- le personnel du standard : déclenchement de l'appel groupé (logiciel d'appel groupé) ;
- les membres de la cellule de crise (le Directeur du CHPG, tous les directeurs adjoints du CHPG, le président Commission Médicale d'Établissement (CME), le vice-président CME, le chef de service d'anesthésie et ses adjoints, le chargé de communication, deux profesionnels habilités de la Direction des Ressources Matérielles, le responsable du service technique, le responsable du service bio-médical et son adjoint)  : accès en lecture sur le listing du personnel au format papier et électronique ;
- la Direction Qualité et Gestion des Risques : vérification de la liste des personnes à ajouter ou à retirer du plan blanc. Ce fichier est transmis par mail au responsable technique ;
- le responsable du service technique : mise à jour, modification, suppression (logiciel d'appel groupé). Transmission du fichier par mail au sous-traitant ;
- le sous-traitant : mise à jour, modification, suppression (logiciel d'appel groupé).
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
En ce qui concerne le sous-traitant, elle rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit sous-traitant est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec cinq traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des services de téléphonie », « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG », « Gestion des Ressources Humaines et Paie », « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ; traitements légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations appellent plusieurs observations.
La Commission demande ainsi que la communication par voie électronique de la liste des personnes à ajouter ou à retirer du plan blanc soit sécurisée.
Elle demande en outre que la connexion en interne au logiciel d'appel groupé soit sécurisée.
La Commission rappelle par ailleurs que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité et à la situation de famille, aux adresses et coordonnées, à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle sont conservées 1 an puis potentiellement renouvelées 1 an suite à une revue annuelle.
Les informations temporelles, les informations relatives au statut de l'appel et les autres informations sont conservées 1 an.
Les données d'identification électroniques sont supprimées dès le départ de l'agent.
Enfin, la Commission fixe la durée des habilitations au logiciel d'appel groupé au temps de l'accréditation d'accès des personnes habilitées audit logiciel.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Demande que :
- la communication par voie électronique de la liste des personnes à ajouter ou à retirer du plan blanc soit sécurisée ;
- la connexion en interne au logiciel d'appel groupé soit sécurisée.
Fixe la durée des habilitations au logiciel d'appel groupé au temps de l'accréditation d'accès des personnes habilitées audit logiciel.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du plan blanc ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.