Délibération n° 2019-128 du 18 septembre 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la communication interne » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 14 juin 2019, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la communication interne » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 12 août 2019, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 septembre 2019 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion de la communication interne ».
Il indique que les personnes concernées sont les employés.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- diffusion des informations (notes de service, menu self repas, actualité de l'hôpital, annonces, …) ;
- possibilité de liens URL (trombinoscope, manuels d'utilisateurs, référentiel CHPG, …) ;
- validation des publications par des modérateurs.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que ne soient méconnus ni l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
À cet égard, la Commission constate que « Les services de l'intranet sont mis à la disposition du personnel afin de diffuser des informations (note de service, menu self repas, actualité de l'hôpital, annonces, …).».
Le responsable de traitement précise par ailleurs que « L'intranet permet notamment à des utilisateurs ciblés de publier du contenu dans des rubriques dédiées (le contenu étant soumis à un modérateur : service de communication).».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité, situation de famille : nom, prénom, grade, service ;
- données d'identification électronique : identification de connexion (login/mot de passe) ;
- informations temporelles : logs de connexion ;
-  ensemble des communications.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les informations temporelles ont pour origine le système.
Enfin, l'ensemble des communications a pour origine l'intranet.
Sur ce point la Commission considère que les communications ont pour origine les personnes diffusant des informations sur l'Intranet.
La Commission estime ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées
 Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande d'avis, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
 Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
-  tous les protagonistes (éditeurs) : inscription ; modification et mi
se à jour du contenu ;
- les employés : consultation ;
- les modérateurs : validation des contenus ;
- les administrateurs DSIO  : tous droits dans le cadre de la maintenance et de la sécurité.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec deux traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des Ressources Humaines et Paie », et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ; légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité sont conservées 5 ans après le départ de l'agent.
Les données d'identification électroniques sont supprimées dès le départ de l'agent.
Les informations temporelles sont conservées 1 an.
Enfin, les communications sont conservées le temps de leur traitement.
Sur ce point la Commission considère que les communications qui revêtent un caractère nominatif ne doivent être conservées que pour la durée pendant laquelle elles sont pertinentes.
Concernant le mot de passe, elle recommande par ailleurs au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, chiffres, caractères spéciaux) si il désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, la Commission considère que les durées sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
-  les communications ont pour origine les personnes diffusant des informations sur l'Intranet ;
- les communications qui revêtent un caractère nominatif ne doivent être conservées que pour la durée pendant laquelle elles sont pertinentes.
Rappelle que :
-  l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, chiffres, caractères spéciaux) si elle désire le conserver 6 mois.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la communication interne ».

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.