Délibération n° 2018-175 du 21 novembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d'un registre des bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales, groupements d'intérêt économique et sociétés civiles de droit monégasque » exploité par la Direction de l'Expansion Économique, présenté par le Ministre d'État.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981, et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu la loi n° 879 du 26 février 1970 relative aux groupements d'intérêt économique ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.362 du 3 août 2009 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption, modifiée ;
Vu la loi n° 1.462 du 28 juin 2018 renforçant le dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.573 du 11 mai 1966 portant application de la loi n° 797 du 18 février 1966 relative aux sociétés civiles ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 4.528 du 10 août 1970 portant application de la loi n° 879 du 26 février 1970 relative aux groupements d'intérêt économique ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l'Expansion Économique ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.318 du 3 août 2009 fixant les conditions d'application de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018 portant modification de l'Ordonnance Souveraine n° 2.318 du 3 août 2009 fixant les conditions d'application de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption ;
Vu le Code civil et le Code de commerce ;
Vu la délibération n° 01-49 du 3 décembre 2001 portant avis sur la demande présentée par le Ministre d'État relative au traitement automatisé « Tenue du Répertoire du Commerce et de l'Industrie » de la Direction de l'Expansion Économique ;
Vu la délibération n° 07-35 du 3 septembre 2007 portant avis favorable sous réserves sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d'État relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Tenue du Répertoire Spécial des Sociétés Civiles » de la Direction de l'Expansion Économique ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 14 août 2018, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion d'un registre des bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales, groupements d'intérêt économique et sociétés civiles de droit monégasque » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de ladite demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 12 octobre 2018, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 novembre 2018 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Conformément à l'article 21 alinéas 3 et 4 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption, « les sociétés commerciales et les groupements d'intérêt économique immatriculés au répertoire du commerce et de l'industrie ainsi que les sociétés civiles inscrites sur le registre spécial tenu par le service du répertoire du commerce et de l'industrie, sont tenus d'obtenir et de conserver les informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs définis au premier alinéa et sur les intérêts effectifs détenus. Les personnes morales et entités visées au précédent alinéa sont tenues de fournir, aux organismes et personnes visés aux articles premier et 2, pour l'accomplissement des obligations de la présente loi, toutes les informations adéquates, exactes et actuelles qu'elles possèdent sur leurs bénéficiaires effectifs ».
Par ailleurs, l'article 22 alinéa 1er de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 dispose que « les personnes morales et entités visées au troisième alinéa de l'article précédent communiquent les informations sur les bénéficiaires effectifs au Ministre d'État, aux fins d'inscription sur un répertoire spécifique intitulé « registre des bénéficiaires effectifs », annexé au répertoire du commerce et de l'industrie et les mettent à jour régulièrement ».
Aussi, conformément à l'article 60 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018 portant modification de l'Ordonnance Souveraine n° 2.318 du 3 août 2009 fixant les conditions d'application de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption, « les informations relatives au bénéficiaire effectif mentionné à l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, susvisée, sont déposées, sur des formulaires fournis par le service du répertoire du commerce et de l'industrie, lors de la demande d'inscription au répertoire du commerce et de l'industrie ou au plus tard dans un délai de quinze jours à compter de la délivrance du récépissé. Un nouveau document est déposé dans les trente jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées ».
Afin de répondre à ces obligations légales, la Direction de l'Expansion Économique envisage la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives.
Ainsi, le traitement automatisé d'informations nominatives dont s'agit est soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion d'un registre des bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales, groupements d'intérêt économique et sociétés civiles de droit monégasque ».
Le responsable de traitement indique qu'il concerne « les personnes physiques qui sont bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales, d'intérêts économiques et sociétés civiles ».
À cet égard, la Commission observe, conformément à l'article 21 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 qu'« au sens de la présente loi, le bénéficiaire effectif est :
- la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent le client ou ;
- la ou les personnes physiques, pour lesquelles une opération est effectuée ou une activité est exercée.
Les modalités d'application du présent alinéa sont définies par ordonnance souveraine.
Les sociétés commerciales et les groupements d'intérêt économique immatriculés au répertoire du commerce et de l'industrie ainsi que les sociétés civiles inscrites sur le registre spécial tenu par le service du répertoire du commerce et de l'industrie, sont tenus d'obtenir et de conserver les informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs définis au premier alinéa et sur les intérêts effectifs détenus.
Les personnes morales et entités visées au précédent alinéa sont tenues de fournir, aux organismes et personnes visés aux articles premier et 2, pour l'accomplissement des obligations de la présente loi, toutes les informations adéquates, exactes et actuelles qu'elles possèdent sur leurs bénéficiaires effectifs ».
Par ailleurs, elle relève à l'examen du dossier, d'une part, que l'authentification et l'identification des personnes habilitées à accéder à l'application sont effectuées au moyen de profils d'habilitation, et « d'un  contrôle d'accès [qui] est assuré directement par la plateforme [dédiée] qui est hébergé par la [Direction Informatique] », d'autre part, que le formulaire « est daté et signé par le représentant légal ou la personne investie du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procède au dépôt » et de troisième part, qu'il est effectué une collecte d'informations nominatives relatives aux personnes autorisées par une décision de justice à avoir communication des informations relatives au bénéficiaire effectif.
Elle considère donc que les personnes concernées sont les personnes physiques qui sont bénéficiaires effectifs de sociétés commerciales, de groupements d'intérêt économique immatriculés au répertoire du commerce et de l'industrie, de sociétés civiles, les personnes légalement habilitées pour accéder au registre des bénéficiaires effectifs, les représentants légaux ou les personnes investies du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procèdent au dépôt du formulaire et les personnes autorisées par une décision de justice à avoir communication des informations relatives au bénéficiaire effectif.
Le responsable de traitement indique qu'il a les fonctionnalités suivantes :
« Ce traitement permet la tenue du Registre des Bénéficiaires Effectifs par la Direction de l'Expansion Économique (DEE), la consultation des éléments du Registre par le Département des Finances et de l'Économie, le Service d'Information et de Contrôle sur le Circuits Financiers (SICCFIN), les autorités judiciaires, les agents habilités de la Direction des Services Fiscaux (DSF) ainsi qu'aux agents du Département des Finances et de l'Économie.
L'application interne permet :
• aux agents de la DEE :
- de constituer, tenir et mettre à jour le registre des bénéficiaires Effectifs ;
- de rechercher une entité ;
- de rechercher un bénéficiaire effectif ;
- de consulter la liste des bénéficiaires effectifs d'une société ;
- de consulter l'historique des bénéficiaires effectifs ;
- d'enregistrer, modifier, radier le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) d'une société ;
- d'émettre des documents à destination de tiers ;
- d'établir des statistiques.

• aux agents du SICCFIN, des autorités judiciaires, des agents habilités de la DSF :
- de rechercher une entité ;
- de rechercher un bénéficiaire effectif ;
- de consulter la liste des bénéficiaires effectifs d'une société ;
- de consulter l'historique des bénéficiaires effectifs ;
- d'émettre des documents à destination de tiers ;
- d'établir des statistiques.

• aux agents du Département des Finances et de l'Économie :
- de rechercher une entité ;
- de rechercher un bénéficiaire effectif ;
- de consulter la liste des bénéficiaires effectifs d'une société ;
- de consulter l'historique des bénéficiaires effectifs ;
- d'émettre des documents à destination de tiers ;
- d'établir des statistiques ».

À la lecture de l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, la Commission constate que « les informations de ce registre sont accessibles, dans le cadre de leur mission, aux autorités publiques compétentes suivantes :
1°) le Service d'Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers ;
2°) les autorités judiciaires ;
3°) les agents habilités de la Direction des Services Fiscaux.
Elles sont également accessibles :
1) aux organismes et aux personnes visés aux articles premier et 2 dans le cadre des mesures de vigilance à l'égard de leur clientèle, dans les conditions fixées par ordonnance souveraine.
Les organismes et personnes visés aux articles premier et 2 ne doivent pas se fonder uniquement sur l'examen et le contenu du répertoire pour remplir leurs obligations de vigilance. Ces obligations sont remplies en appliquant une approche fondée sur les risques.
2) à toute autre personne justifiant d'un intérêt légitime en ce qui concerne le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption dès lors qu'elle y est autorisée par le Président du Tribunal de première instance, dans les conditions prévues à l'article 22-1 ».
Aussi, la Commission observe que les agents du Département des Finances et de l'Économie ne sont pas mentionnés à l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009\.
Néanmoins, elle relève :
- à la lecture de l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels que le Département des Finances et de l'Économie a pour attribution les secteurs suivants : « a) Budget, b) Trésorerie, c) Économie et Commerce, d) Tourisme, e) Logement, f) Domaine de l'État, g) Contrôle des jeux, h) Contrôle des circuits financiers, i) Innovation et nouvelles technologies, j) Services à caractère commercial » ;
- à la lecture de l'article 49 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018 que le Comité de liaison de la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption, « qui a pour objet d'assurer une information réciproque entre les services de l'État concernés par la lutte contre le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et la corruption et les professionnels, ainsi que de connaître de toute question d'intérêt commun afin d'améliorer l'efficacité du dispositif mis en place, notamment, par l'échange d'informations relatives aux tendances et aux évolutions des méthodes et techniques de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme et de corruption », est présidé par le Conseiller de Gouvernement-Ministre des Finances et de l'Économie assisté du Directeur du Service d'information et de Contrôle sur les Circuits Financiers ;
- à la lecture de l'article 55 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018 que le Secrétariat de la Commission consultative (visée à l'article 65-1 de la loi n° 1.362) chargée de formuler des propositions de sanctions est assuré par le Département des Finances et de l'Économie.
De même, le responsable de traitement précise s'agissant de la consultation du registre des bénéficiaires effectifs par le Département des Finances et de l'Économie :
- que cela lui permet « de vérifier la bonne tenue du registre afin d'exercer son devoir de Département de tutelle concernant la Direction de l'Expansion Économique » ;
- que cela lui permet de vérifier « les informations transmises par le SICCFIN afin d'exercer son devoir de Département de tutelle » ;
- que « dans certaines situations  le Département des Finances et de l'Économie peut être directement sollicité lors d'affaires concernant la lutte contre le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme ».
Ainsi, la Commission invite le responsable de traitement à s'assurer que l'accès au registre des bénéficiaires effectifs par les agents habilités du Département des Finances et de l'Économie est conforme aux dispositions légales.
Par ailleurs, et s'agissant des fonctionnalités tenant à « émettre des documents à destination de tiers », elle considère que ces fonctionnalités ne sauraient être interprétées de manière à priver d'effet les dispositions légales des articles 20 à 22-2 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009.
Aussi, sous la réserve des éléments qui précèdent, la Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle il est soumis et la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
À cet égard, à lecture des textes légaux et réglementaires mentionnés dans les visas et le préambule de la présente délibération, la Commission considère que le traitement dont s'agit est justifié par le respect d'une obligation légale.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité ;
- adresses et coordonnées : adresse personnelle ;
- données d'identification électronique : identifiant technique ;
- informations temporelles : horodatage, etc. : données d'horodatage, log de connexion du fonctionnaire ou agent de l'État, log des requêtes SQL ;
- informations concernant le contrôle exercé : modalités du contrôle exercé sur la société ;
- informations concernant la société ou le GIE : dénomination ou raison sociale, n° de registre, forme juridique, adresse du siège.
Le responsable de traitement indique que les informations sont issues du formulaire mentionné à l'article 61 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018, lequel « est daté et signé par le représentant légal ou la personne investie du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procède au dépôt [et] contient les informations suivantes :
1°) s'agissant de la société ou du groupement d'intérêt économique, sa dénomination ou sa raison sociale, sa forme juridique, l'adresse de son siège social ;
2°) s'agissant du bénéficiaire effectif :
a) les nom, nom d'usage, surnom ou pseudonyme, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle de la ou des personnes physiques ;
b) les modalités du contrôle exercé sur la société ou le groupement d'intérêt économique prévues à l'article 14 ;
c) la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou du groupement d'intérêt économique concerné ».
La Commission considère donc que sont également collectés la date et la signature du représentant légal ou de la personne investie du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procède au dépôt et la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou du groupement d'intérêt économique concerné. Elle en prend donc acte.
Aussi, elle considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l'information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée au moyen d'une mention sur le document de collecte.
Par ailleurs, la Commission rappelle ses constatations suivant lesquelles sont également des personnes concernées les personnes légalement habilitées pour accéder au registre des bénéficiaires effectifs, les représentants légaux ou les personnes investies du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procède au dépôt du formulaire et les personnes autorisées par une décision de justice à avoir communication des informations relatives au bénéficiaire effectif.
Aussi, ce document n'ayant pas été joint au dossier, la Commission demande que le responsable de traitement s'assure que l'information préalable est assurée auprès de l'ensemble des personnes concernées et conformément à l'article14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le responsable de traitement indique que le droit d'accès s'effectue « dans le cadre des articles 62 et suivants de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018 ».
À la lecture de ces articles, la Commission constate que ces articles se rapportent exclusivement à la communication du formulaire relatif au bénéficiaire effectif.
Aussi, après avoir constaté l'existence d'une grande diversité de catégories de personnes concernées, la Commission invite le responsable de traitement à préciser, pour chacune d'entre elles, les modalités d'exercice de leurs droits et le nom du service ou la fonction de l'interlocuteur auprès duquel les exercer.
À cet égard, elle rappelle que le traitement dont s'agit n'est pas soumis au régime du droit d'accès indirect décrit aux articles 25 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009 et 15-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique qu'ont accès au traitement :
- les personnels de la Direction de l'Expansion Économique : droits d'inscription et de modification dans le cadre de leurs missions ;
- les personnels du Département des Finances et de l'Économie, du SICCFIN, des autorités judiciaires, des agents habilités de la Direction des Services Fiscaux : en consultation ;
- les « administrateurs Réseaux et Systèmes d'Information » à la Direction Informatique selon les modalités définies par la « Charte Administrateur Réseaux et Système d'Information de l'État », annexée à l'arrêté ministériel n° 2018-281 du 4 avril 2018 ;
- les personnels de la Direction de l'Administration Électronique et de l'Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d'assistance à maîtrise d'ouvrage, dûment habilités : tous droits sur sollicitation de la Direction de l'Expansion Économique pour des actions de formation, d'assistance ou en cas de maintenances planifiées.
Aussi, après avoir constaté que les personnels du Département des Finances et de l'Économie, de la Direction de l'Administration Électronique et de l'Information aux Usagers et des tiers intervenants pour son compte ne figurent pas dans la liste des personnes visées à l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, la Commission invite le responsable de traitement à s'assurer de la légalité de tels accès.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique une interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du Répertoire du Commerce et de l'Industrie » de la Direction de l'Expansion Économique.
À l'examen du dossier, la Commission considère qu'il est également rapproché ou interconnecté avec le traitement ayant pour finalité « Tenue du Répertoire Spécial des Sociétés Civiles » de la Direction de l'Expansion Économique.
À cet égard, la Commission demande que le responsable de traitement s'assure de la mise en œuvre effective de ses demandes et recommandations formulées dans les délibérations n° 01-49 du 3 décembre 2001 sur les accès aux données contenues dans le traitement du Registre du Commerce et de l'Industrie et n° 07-35 du 3 septembre 2007 quant à la collecte des données relatives aux sociétés civiles.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations temporelles sont conservées 3 mois et que les autres informations sont conservées « 5 + 5 ans après la radiation de la personne (cf. art. 23 alinéas 2 et 3 de la loi n° 1.462) ».
À cet égard, la Commission constate que, conformément à l'article 23 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, « les organismes et les personnes visés aux articles premier et 2 sont tenus de conserver pendant une durée de cinq ans :
- après avoir mis fin aux relations avec leurs clients habituels ou occasionnels, une copie de tous les documents et informations, quel qu'en soit le support, ayant successivement servi à l'identification et à la vérification de l'identité de leurs clients habituels ou occasionnels ;
- à partir de l'exécution des opérations, les documents et informations, quel qu'en soit le support, relatifs aux opérations faites par leurs clients habituels ou occasionnels, et notamment une copie des enregistrements, des livres de comptes, de la correspondance commerciale de façon à pouvoir reconstituer précisément lesdites opérations ;
- une copie de tout document en leur possession remis par des personnes avec lesquelles une relation d'affaires n'a pu être établie, quelles qu'en soient les raisons, ainsi que toute information les concernant ;
- les demandes de renseignements émanant du Service d'Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers ou d'une autorité publique compétente telle que désignée par ordonnance souveraine. Les organismes et les personnes visés aux articles premier et 2 sont également tenus :
- d'enregistrer les opérations effectuées de manière à pouvoir répondre aux demandes de renseignements visées à l'article 50 dans le délai prescrit ;
-d'être en mesure de répondre de manière rapide et complète à toute demande d'information du Service d'Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers tendant à déterminer s'ils entretiennent ou ont entretenu au cours des cinq années précédentes une relation d'affaires avec une personne physique ou morale donnée et la nature de cette relation.
Le délai de conservation susmentionné peut être prorogé pour une durée supplémentaire maximale de cinq ans :
1°) à l'initiative des organismes et des personnes visés aux articles premier et 2 lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter des actes de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ;
2°) à la demande du Service d'Information et de Contrôle sur les Circuits Financiers ou du Procureur Général, dans le cadre d'une investigation en cours ».
À la lecture de l'article 23 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, elle relève donc que les durées de conservation maximale des informations par les personnes et entités assujetties est de 10 ans après la fin de la relation d'affaires.
Elle note également que, conformément à l'article 60 de l'Ordonnance Souveraine n° 7.065 du 26 juillet 2018, « en application de l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, susvisée, les informations relatives au bénéficiaire effectif mentionné à l'article 22 de la loi n° 1.362 du 3 août 2009, modifiée, susvisée, sont déposées, sur des formulaires fournis par le service du répertoire du commerce et de l'industrie, lors de la demande d'inscription au répertoire du commerce et de l'industrie ou au plus tard dans un délai de quinze jours à compter de la délivrance du récépissé. Un nouveau document est déposé dans les trente jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées ».
Par ailleurs, elle rappelle que dans ses délibérations n° 01-49 du 3 décembre 2001 relative au traitement automatisé « Tenue du Répertoire du Commerce et de l'Industrie » et n° 07-35 du 3 septembre 2007 relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Tenue du Répertoire Spécial des Sociétés Civiles » de la Direction de l'Expansion Économique, les informations nominatives sont respectivement conservées pour une durée de 30 ans après radiation du RCI et 30 ans après radiation de la personne morale.
Aussi, observant, d'une part, que le responsable de traitement souhaite conserver les informations « 5 + 5 ans après la radiation de la personne (cf. art. 23 alinéas 2 et 3 de la loi n° 1.462) », et d'autre part, que la finalité de connaître le bénéficiaire effectif consiste à déterminer « la ou les personnes physiques qui en dernier ressort possèdent ou contrôlent le client et, ou la personne physique pour laquelle une transaction est effectuée [ou encore]  les personnes physiques qui exercent en dernier ressort un contrôle effectif sur une personne morale ou une construction juridique », la Commission recommande une durée de conservation des informations (à l'exception des information temporelles), de 10 ans après le dépôt d'un nouveau formulaire faisant état d'un changement du bénéficiaire effectif.
Enfin, s'agissant des autres catégories de personnes concernées et des informations collectées sur elles au titre d'un accès au registre des bénéficiaires effectifs ou d'une demande de communication d'informations issues de ce registre, la Commission recommande que ces informations soient « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées (…) », conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les personnes concernées sont les personnes physiques qui sont bénéficiaires effectifs de sociétés commerciales, de groupements d'intérêt économique immatriculés au répertoire du commerce et de l'industrie, de sociétés civiles, les personnes légalement habilitées pour accéder au registre des bénéficiaires effectifs, les représentants légaux ou les personnes investies du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procèdent au dépôt du formulaire et les personnes autorisées par une décision de justice à avoir communication des informations relatives au bénéficiaire effectif ;
- sont également collectées la date et la signature du représentant légal ou de la personne investie du pouvoir de représenter la société ou le groupement d'intérêt économique qui procède au dépôt et la date à laquelle la ou les personnes physiques sont devenues le bénéficiaire effectif de la société ou du groupement d'intérêt économique concerné.
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Demande que le responsable de traitement s'assure de :
- l'information préalable de l'ensemble des personnes concernées et de sa conformité à l'article14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
- la mise en œuvre effective de ses demandes et recommandations formulées dans les délibérations  n° 01-49 du 3 décembre 2001 sur les accès aux données contenues dans le traitement du Registre du Commerce et de l'Industrie et n° 07-35 du 3 septembre 2007 quant à la collecte des données relatives aux sociétés civiles.
Invite le responsable de traitement :
- à préciser, pour chaque catégorie de personne concernée, les modalités d'exercice de leurs droits et le nom du service ou la fonction de l'interlocuteur auprès duquel les exercer ;
- à s'assurer de la légalité des accès des personnels du Département des Finances et de l'Économie, de la Direction de l'Administration Électronique et de l'Information aux Usagers et des tiers intervenants pour son compte.
Recommande une durée de conservation des informations (à l'exception des informations temporelles) de 10 ans après le dépôt d'un nouveau formulaire faisant état d'un changement du bénéficiaire effectif et que, s'agissant des autres catégories de personnes concernées et des informations collectées sur elles au titre d'un accès au registre des bénéficiaires effectifs ou d'une demande de communication d'informations issues de ce registre, ces informations soient « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées (…) ».
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion d'un registre des bénéficiaires effectifs des sociétés commerciales, groupements d'intérêt économique et sociétés civiles de droit monégasque » de la Direction de l'Expansion Économique.

Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.