Délibération n° 2018-131 du 19 septembre 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 18 juin 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 17 août 2018, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 septembre 2018 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement a pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale ».
Il indique que les personnes concernées sont les patients, les médecins, les secrétaires médicales et les personnels soignants.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la prise de rendez-vous pour les patients avec gestion des agendas personnels, matériels et logistiques ;
- la mise à disposition des agendas ;
- l'établissement de statistiques (non nominatives) : par exemple, le nombre de rendez-vous, le taux d'occupation des blocs ;
- la gestion des historiques des rendez-vous ;
- la gestion des accès ;
- les alertes SMS et/ou courrier pour le rappel des rendez-vous ;
- la visualisation des rendez-vous ;
- la réservation de ressources (blocs opératoires, robot bloc viscéral, appareil lentille) ;
- la traçabilité des accès aux ressources stockées sur l'AS400 (déployée à des fins de sécurité du traitement).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ainsi que par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, la Commission note que le traitement dont s'agit « est mis en œuvre par l'établissement pour assurer sa mission de service public dans l'intérêt de ses patients et dans le respect de la législation qui encadre le CHPG afin d'assurer la prise en charge du patient ».
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : numéro permanent du patient (IPP), nom, prénom du médecin du CHPG ;
- situation de famille : adresse et coordonnées, téléphone du médecin du CHPG ;
- données d'identification électronique : identifiant de connexion utilisateur et administrateur ;
- prise de rendez-vous et note de suivi : questionnaire, date, heure, spécialité, type de rendez-vous ;
- identification électronique administrateur et utilisateur : log, traçabilité ;
- ressources : personnes, appareils médicaux, locaux (bloc, salle de consultation).
À cet égard, la Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles le traitement dont s'agit ne concerne que la prise de rendez-vous et qu'en conséquence aucune donnée de santé n'est collectée.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine le dossier administratif du patient.
Les informations relatives à la situation de famille ont pour origine le dossier administratif du patient ainsi que le patient lui-même.
Les informations relatives aux données d'identification électronique ont pour origine le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les informations relatives aux prises de rendez-vous ont pour origine la secrétaire médicale et/ou le professionnel de santé.
Les informations relatives à l'identification électronique de l'administrateur ont pour origine le système.
Enfin, les informations relatives aux ressources ont pour origine l'Ultragenda.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
â Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par un document spécifique.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
â Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce par voie postale ou sur place, auprès de la Direction du CHPG.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les médecins : en inscription, modification, mise à jour, consultation et suppression ;
- les secrétaires médicales : en inscription, modification, mise à jour, consultation et suppression ;
- les personnels soignants : en inscription, modification, mise à jour, consultation et suppression ;
- les administrateurs du SI : tous les droits dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers administratifs des patients » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gérer les informations médicales du patient afin d'assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
Elle relève toutefois que le présent traitement fait l'objet de rapprochements et/ou d'interconnexions avec les traitements suivants :
- « Gestion de la messagerie » ;
- « Plate-forme de communication multicanal modulaire ».
Ce dernier n'ayant fait l'objet d'aucune formalité auprès d'elle, la Commission demande au responsable de le lui soumettre dans les plus brefs délais.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, à la situation de famille, à la prise de rendez-vous et aux ressources sont conservées 30 ans à compter du dernier contact avec le CHPG.
Il indique également que les logs de connexion sont conservés un an.
Enfin, le responsable de traitement indique que les données d'identification électronique sont conservées 5 ans à compter du dernier contact avec le CHPG.
Considérant ces derniers, la Commission rappelle que les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, elle recommande au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, la Commission considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les identifiants ne doivent être conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Demande au responsable de traitement de lui soumettre dans les plus brefs délais le traitement ayant pour finalité « Plateforme de communication multicanal modulaire ».
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des rendez-vous patients et logistique médicale ».
Le Président de la Commission de
Contrôle des Informations Nominatives.