Délibération n° 2018-105 du 18 juillet 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Circuit informatisé du médicament » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 13 avril 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Circuit informatisé du médicament » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 11 juin 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 18 juillet 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Circuit informatisé du médicament ».
Les personnes concernées sont les professionnels de santé et les patients.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
Dans le cadre de la prescription du médicament (médecins, sages-femmes) :
- améliorer la sécurité de la prescription ;
- faciliter le travail du prescripteur ;
- favoriser la conformité règlementaire de l'ordonnance (zones obligatoires des saisies) ;
- diminuer le coût du traitement à qualité égale.
Dans le cadre de la validation pharmaceutique et dispensation (pharmaciens, préparateurs, aides préparateurs) :
- réaliser un acte pharmaceutique couplant l'analyse de la prescription à une dispensation sécurisée reproductible et tracée.
Dans le cadre de l'administration du médicament (cadres de santé, infirmières, sages-femmes) :
- disposer d'un plan d'administration du médicament (pour le personnel infirmier) ;
- tracer l'administration ou non administration du médicament.
Dans le cadre de la traçabilité :
- permettre la traçabilité de la prescription/dispensation (des médicaments) ;
- tracer le lien entre la prescription et l'administration ;
- permettre la traçabilité de chaque intervenant ;
- gérer les profils utilisateurs.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par un motif d'intérêt public.
À cet égard, le responsable indique que le traitement dont s'agit « est mis en œuvre par l'établissement pour assurer sa mission de service public dans l'intérêt de ses patients et pour répondre aux besoins de la santé publique ».
Il précise par ailleurs qu'il « est adapté en fonction de l'évolution de la législation et des recommandations des organismes en charge de les définir pour le domaine de la santé ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom, nom de jeune fille, prénom, sexe et date de naissance du patient, nom, prénom, service, code service, identifiant permanent du patient (IPP) et numéro de sécurité sociale du professionnel de santé ;
- adresses et coordonnées : adresse, code postal, ville et numéro de téléphone ;
- données d'identification électronique : identifiant de connexion (login/mot de passe) ;
- données de santé : traitements médicamenteux prescrits, allergies, taille, poids, IMC ;
- logs traçabilité : date/heure/nom du poste de la dernière connexion, identifiant du professionnel de santé ;
- traçabilité des événements : date et heure (prescription, validation pharmaceutique, dispensation, administration ou non administration des médicaments, lien entre la prescription et l'administration) ;
- suivi du patient : date d'admission, dossier, chambre.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine le dossier médical du patient ainsi que les traitements automatisés ayant respectivement pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » pour les professionnels de santé et « Gérer les dossiers administratifs des patients » pour les patients.
Les informations relatives aux adresses et coordonnées ainsi qu'au suivi du patient ont pour origine le dossier médical du patient ainsi que le traitement ayant pour finalité « Gérer les dossiers administratifs des patients ».
Les informations relatives aux données d'identification électronique ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
Les données de santé ont pour origine le dossier médical du patient.
Enfin les informations relatives aux logs de traçabilité et à la traçabilité des évènements ont pour origine le logiciel.
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'un document spécifique, à savoir le document d'accueil.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
- Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce sur place auprès de la Direction de l'établissement.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne au CHPG.
Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les médecins : en inscription, consultation et modification ;
- les sages-femmes : en inscription, consultation et modification ;
- les cadres de santé : en inscription, consultation et modification ;
- les infirmiers : en inscription, consultation et modification ;
- les pharmaciens : en inscription, consultation et modification ;
- les préparateurs en pharmacie : en inscription, consultation et modification ;
- l'administrateur : en inscription, consultation et modification ;
- les diététiciens : en consultation ;
- le personnel du service des archives : en consultation ;
- les personnels du service social : consultation et mise à jour ;
- les administrateurs du SI : tous droits dans le cadre de leurs missions de maintenance et exploitation.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gérer les informations médicales du patient afin d'assurer sa prise en charge lors de ses venues au CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers administratifs des patients » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG » ;
- « Gestion des ressources humaines et paie ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Elle rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées, aux données de santé et au suivi du patient sont conservées 30 ans après le dernier contact avec l'hôpital.
Il indique également que les logs de traçabilité et la traçabilité des événements sont conservés 1 an.
Enfin, le responsable de traitement indique que les données d'identification électronique sont supprimées au bout d'un an.
Concernant ces derniers, la Commission rappelle toutefois que les adresses mails et identifiants des agents du CHPG ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, elle recommande au responsable de traitement de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique) s'il désire le conserver 6 mois.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- les adresses mails et identifiants des agents du CHPG ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter un mot de passe de 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique).
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Circuit informatisé du médicament ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.