Délibération n° 2018-88 du 20 juin 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des formations du personnel non médical » présenté par le Centre Hospitalier Princesse Grace.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 127 du 15 janvier 1930 constituant l'hôpital en établissement public autonome ;
Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.095 du 14 février 1973 sur l'organisation et le fonctionnement du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 86-620 du 10 novembre 1986 portant établissement du règlement intérieur du Centre Hospitalier Princesse Grace, modifié ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Centre Hospitalier Princesse Grace, le 12 mars 2018, portant sur la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des formations du personnel non médical » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 11 mai 2018, conformément à l'article 19 l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juin 2018 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes de la loi n° 127 du 15 janvier 1930, le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG) est un établissement public autonome.
Le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des formations du personnel non médical ».
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont « tout le personnel non médical ».
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
- la définition des axes de formation (projet d'établissement, valorisation RH, promotions professionnelles) ;
- le recueil des besoins de formation des services et des personnels ;
- l'élaboration du plan de formation en fonction des besoins individuels, collectifs, des projets de service et médicaux ;
- la mise en œuvre du plan de formation ;
- l'évaluation de la formation ;
- la proposition plan CTE (Comité Technique d'Établissement) ;
- la diffusion et mise en œuvre du plan de formation ;
- le bilan social du CHPG.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Ce traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement sans que soient méconnus les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
À cet égard, le responsable indique que la formation professionnelle continue des agents titulaires et non titulaires du CHPG a pour but de « maintenir et parfaire la qualification professionnelle des agents hospitaliers », d'assurer « leur adaptation à l'évolution des techniques et des conditions de travail » et de « favoriser la promotion sociale et leur contribution à l'évolution culturelle, sociale et économique ».
Il précise par ailleurs que les actions de formation seront ainsi organisées dans le but d'acquisition « de connaissances, d'aptitudes, de compétences et reposeront sur des objectifs, des programmes, des moyens pédagogiques (humains/financiers et/ou matériels), un dispositif d'évaluation qui permette d'en suivre le déroulement (c'est-à-dire l'exécution), et l'impact (c'est-à-dire d'en apprécier l'impact) ».
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées de manière automatisée sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse complète de l'agent (l'information est envoyée à l'organisme de formation externe) ;
- vie professionnelle : grade, intitulé de la formation, statut, code service, nom des services ;
- caractéristiques financières : coût de la formation (frais pédagogique et autres) ;
- données d'identification électronique : logs de connexion des personnels habilités à avoir accès au traitement ;
- autres : commentaires (détails sur la formation, organisme, date).
Les informations relatives à l'identité et à la vie professionnelle ont pour origine le responsable hiérarchique et le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Les informations relatives aux adresses et coordonnées, aux caractéristiques financières et aux commentaires ont pour origine le traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie ».
Enfin, les logs de connexion ont pour origine les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » et « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
La Commission considère ainsi que les informations collectées au sein dudit traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées sera réalisée par une mention sur le document de collecte.
Ce document n'ayant pas été joint à la demande, la Commission rappelle que l'information des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
- Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès des personnes concernées par le traitement s'exerce sur place auprès de la Direction des Ressources Humaines.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires
- Sur les personnes ayant accès aux informations
Le responsable de traitement indique que les personnes pouvant avoir accès aux informations sont :
- les gestionnaires de la Direction des Ressources Humaines : tous droits ;
- la direction des soins : tous droits ;
- les représentants du personnel : en consultation (données anonymisées).
La Commission relève que les représentants du personnel siègent au sein de la Commission de la formation instituée au sein de l'établissement.
Elle considère en outre que les administrateurs du SI ont également accès au traitement dans le cadre de leurs missions de maintenance.
Au vu des missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement, la Commission considère que les accès au traitement sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
- Sur les destinataires des informations
Les informations sont susceptibles d'être communiquées aux organismes de formation.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de rapprochements avec :
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines et paie » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle du CHPG » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des identités et des coordonnées » ;
- le traitement ayant pour finalité « Gestion des droits d'accès du personnel, des patients et des personnes en relation avec le CHPG ».
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission rappelle par ailleurs que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que toutes les informations sont conservées 1 an après la formation de l'agent.
Il indique également que les logs de connexion sont conservés 1 an.
Concernant ces derniers, la Commission rappelle toutefois que les identifiants liés au traitement ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Par ailleurs, concernant le mot de passe, elle recommande au responsable de ne le conserver que 3 mois ou bien d'adopter 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial) s'il désire le conserver 6 mois.
Sous ces conditions, elle considère que les durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que les administrateurs du SI ont également accès au traitement dans le cadre de leurs opérations de maintenance.
Rappelle que :
- l'information des personnes concernées doit impérativement être effectuée conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- les identifiants liés au traitement ne peuvent être conservés que tant que la personne est en poste.
Recommande au responsable de traitement de ne conserver le mot de passe que 3 mois ou bien d'adopter un mot de passe de 9 caractères (majuscule, minuscule, alphanumérique et caractère spécial).
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des formations du personnel non médical ».
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.