Délibération n° 2017-95 du 21 juin 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales » présenté par le Maire de Monaco.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales, modifiée ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l'organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.389 du 2 juillet 2012 relative au financement des campagnes électorales, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 927 du 23 janvier 2007 fixant les modalités d'application du vote par procuration, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.333 du 25 septembre 2007 fixant les modalités d'instruction de la requête aux fins d'admission dans la salle de vote lors des élections nationales ou communales ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu la délibération n° 07-12 du 15 janvier 2007 portant avis favorable sur la demande présentée par le Maire relative à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Opérations électorales » du Service de la Nationalité ;
Vu la demande d'avis modificative déposée par le Maire de Monaco, le 21 avril 2017, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 19 juin 2017, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2017 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales » a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 23 février 2007.
La présente demande d'avis modificative a pour objet d'assurer l'adéquation dudit traitement, notamment, avec la loi n° 839 du 23 février 1968 telle que modifiée à l'automne 2014\.
Les modifications apportées au traitement portent sur les personnes concernées, les fonctionnalités du traitement, les informations traitées, les modalités d'information des personnes concernées, la durée de conservation des informations et les destinataires des informations.
Par ailleurs, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée au 1er avril 2009, la Commission s'est assurée que l'ensemble du traitement modifié est en conformité avec ladite loi telle que modifiée.

I.  Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Opérations électorales ».
Les personnes concernées sont les électeurs et les candidats aux élections nationales et communales de la Principauté de Monaco, ainsi que les mandataires financiers des listes de candidats ou des candidats, les mandataires habilités à déposer la liste des candidats, les mandataires ayant reçu procuration de vote, les personnes autorisées à entrer dans la salle de vote.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- la gestion des élections dont l'établissement des cartes d'électeur, l'attribution du numéro d'appel et de la table ou liste d'émargement, l'établissement de cette table, l'envoi du guide pratique destiné aux électeurs ;
- la gestion des candidats, dont la publication des listes de candidats aux élections ;
- la gestion des procurations, dont le suivi des demandes de procuration et l'établissement des cartes de procuration ;
- la gestion du scrutin dont l'organisation des opérations de dépouillements et de décompte, l'établissement et la publication des résultats ;
- la gestion des personnes autorisées à pénétrer dans la salle de vote le jour du scrutin, dont l'établissement d'un badge nominatif.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

Le présent traitement permet de répondre aux obligations du Maire, qui lui sont conférées par le corpus juridique encadrant l'organisation des élections nationales et communales.
À ce titre, la loi n° 959 du 24 juillet 1974 précise les rôles et missions du Maire chargé, notamment, aux termes de son article 39, chiffre 3 « (…) d'établir la liste électorale conformément aux lois et règlements ».
En outre, la loi n° 839 du 23 février 1968 organise les conditions d'élection et les modalités d'organisation des opérations électorales, dont, s'agissant du traitement en objet, les déclarations de candidature (articles 25 et suivants) et les opérations de vote (articles 34 et suivants).
De plus, la loi n° 1.389 du 2 juillet 2012 s'intéresse à l'identification du mandataire financier dont l'identité doit être précisée lors du dépôt de toute déclaration de candidature.
Par ailleurs l'Ordonnance Souveraine n° 927 du 23 janvier 2007 encadre les modalités d'application du vote par procuration.
Le responsable de traitement précise enfin que les informations relatives à l'appartenance politique des candidats sont traitées dans le respect des obligations légales issues, notamment, de l'article 25 alinéa 1er de la loi n° 839 du 23 février 1968.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur la justification du traitement

Le traitement est justifié par le respect d'obligations légales et réglementaires de la Commune issues, notamment, des textes susvisés.
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l'article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Le traitement exploite des informations différentes selon les catégories de personnes concernées, c'est-à-dire selon qu'elles sont électeurs, mandants et mandataires dans le cadre de la procédure de vote par procuration, candidats, mandataires financiers, « mandataire dépôt liste » ou des personnes autorisées à pénétrer dans la salle de vote le jour d'une élection.

• Les informations concernant les électeurs

Les informations nominatives traitées concernant les électeurs sont :
- identité : nom, prénoms, nom d'usage, date et lieu de naissance, numéro d'électeur, numéro de la table d'émargement ;
- adresses et coordonnées : numéro de la voie, nom de la rue, code postal, ville, pays.
Ces informations ont pour origine la liste électorale, à l'exception du numéro de la table d'émargement qui ressort d'une incrémentation automatique du logiciel permettant l'établissement de la table.
La Commission observe que le numéro d'électeur et le numéro de table d'émargement sont directement liés à l'identité de l'électeur. En ce sens, la demande d'avis précise que le numéro d'électeur est « un numéro unique pour chaque personne afin d'éviter les erreurs d'homonyme ».

• Les informations concernant les mandants et mandataires concernés par une procédure de vote par procuration

Les informations concernant les mandants et mandataires concernés par la procédure de vote par procuration sont :
- identité : nom, prénom, nom d'usage, date de naissance, numéro d'électeur, numéro de la table d'émargement ;
- adresses et coordonnées : numéro de la voie, nom de la rue, code postal, ville, pays, numéro de téléphone (facultatif), adresse électronique (facultatif) ;
- motif d'empêchement : étude ou formation, détention, handicap ou état de santé, obligations professionnelles, obligations sportives, résidence permanente à l'étranger ;
- information temporelle : date de réception de la demande, date de délivrance de la carte de procuration.
Les informations relatives à l'identité et à l'adresse du domicile ont pour origine la liste électorale, à l'exception du numéro de la table d'émargement fruit d'une incrémentation automatique du logiciel permettant l'établissement de la table.
Les informations relatives au numéro de téléphone et à l'adresse électronique ont pour origine le formulaire de demande de procuration rempli par le mandant. Facultatives, elles ont pour objet de permettre de le contacter en cas d'impossibilité de choisir le mandataire envisagé lorsque celui-ci n'a pas la qualité d'électeur.
Les informations concernant le motif d'empêchement ont pour origine le formulaire de demande de procuration en application de l'article 43 bis de la loi n° 839 du 23 février 1968 et de l'article 11 alinéa 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 927 du 23 janvier 2007\. Ainsi, le motif, parmi ceux listés par la loi n° 839 du 23 février 1968, doit « être obligatoirement étayé par la production de l'un des documents justificatifs énumérés à l'article 12 » de l'Ordonnance Souveraine n° 927 précitée.
Le responsable de traitement précise que les documents justificatifs ne font pas l'objet d'un traitement automatisé et qu'ils sont conservés comme indiqué au point VIII de la présente délibération.
À l'examen du dossier, la Commission relève que le numéro d'électeur et le numéro de la table d'émargement ne sont pas des données d'identification électronique mais des informations permettant d'identifier un électeur au même titre que son nom et son prénom.

• Les informations relatives aux candidats aux élections

Les informations relatives aux candidats sont :
- identité : nom, prénoms, nom d'usage, date et lieu de naissance ;
- adresses et coordonnées : numéro de la voie, nom de la rue, code postal, ville, pays, numéro de téléphone, adresse électronique ;
- vie professionnelle : profession ;
- informations faisant apparaître des opinions ou appartenances politiques : liste d'appartenance ;
- informations portant sur des infractions, condamnations, mesures de sûreté : bulletin du casier judiciaire n° 2 communiqué oui/non ;
- résultats des votes : nombre de voix.
Les informations relatives à l'identité, aux adresses et coordonnées ont pour origine la liste électorale et le formulaire de déclaration individuelle de candidature.
Les informations relatives à la profession et à la liste d'appartenance ont pour origine le candidat par le biais du formulaire de déclaration individuelle de candidature.
Le nombre de voix est inscrit par le logiciel utilisé lors du dépouillement des votes.
Le responsable de traitement précise que le casier judiciaire est communiqué par l'intéressé, conformément à l'article 25 alinéa 1er de la loi n° 839 du 23 février 1968, mais non traité de manière automatisée.

• Les informations relatives aux mandataires financiers

Les informations relatives aux mandataires financiers sont :
- identité : nom, prénoms.
Les informations ont pour origine le formulaire de déclaration individuelle de candidature.

• Les informations relatives au « mandataire dépôt liste »

Les informations relatives à la personne ayant reçu mandat pour déposer une liste de candidats sont :
- identité : nom, prénoms, nom d'usage, date et lieu de naissance ;
- adresses et coordonnées : numéro de la voie, nom de la rue, code postal, ville, pays, numéro de téléphone, adresse électronique.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine le formulaire de dépôt d'une liste de candidats rempli par la personne elle-même.

• Les informations relatives aux personnes autorisées à pénétrer dans la salle de vote

Les personnes autorisées à pénétrer dans la salle de vote sont, pour l'essentiel, le personnel de la Mairie et des représentants de la Presse.
Les informations traitées sont :
- identité : nom, prénoms, date de naissance ;
- vie professionnelle : (le cas échéant) identification de la société.
L'origine de ces informations est l'intéressé.
La Commission considère que les informations collectées dans le présent traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité de celui-ci, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées
Conformément à l'article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les personnes concernées n'ont pas la possibilité de s'opposer au traitement de leurs informations nominatives. Elles peuvent toutefois demander à ce que les informations erronées ou inexactes soient mises à jour selon les procédures prévues par les textes susvisés.

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées s'effectue par le biais d'une mention figurant sur un document de collecte et par une mention particulière figurant dans un document remis à l'intéressé.
La Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions du l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès s'exerce par voie postale ou directement auprès du Service de l'État Civil - Nationalité sur présentation d'une pièce d'identité. La réponse à toute demande est apportée dans les 7 jours par les mêmes voies.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

• Les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- au Service de l'État Civil, qui, notamment, établit et envoie les cartes d'électeurs, gère le suivi des demandes de procuration et adresse les cartes de procuration, établit la liste ou table d'émargement :
• le Chef de Service et le Chef de Service Adjoint : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• l'Attaché principal et l'Attaché : en consultation uniquement pour la délivrance des cartes d'électeur et des cartes de procuration et pour le suivi des dossiers de procuration ;
- le personnel de la Direction Informatique : en inscription, modification, mise à jour et consultation dans le cadre des missions qui lui sont dévolues au titre du processus d'élaboration de la carte d'électeur, du badge d'accès à la salle de vote, du programme informatique nécessaire au suivi des suffrages, au calcul et à l'affichage des résultats ;
- le personnel du Secrétariat Général : en inscription, modification et mise à jour afin de leur permettre de répondre à leur mission, plus particulièrement celle permettant l'enregistrement des déclarations de candidature, le suivi des demandes de procuration et les autorisations de pénétrer dans la salle de vote le jour du scrutin.
La Commission relève que ces accès sont dévolus dans le cadre des missions des personnes autorisées à avoir accès au traitement.

• Les destinataires des informations

Les résultats des élections sont transmis au Ministre d'État et au Journal de Monaco aux fins de publication, conformément à l'article 50 de la loi n° 839 du 23 février 1968.
La Commission relève que ces communications sont conformes aux exigences légales.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
Le présent traitement est mis en relation avec le traitement « Liste électorale » afin d'établir la liste électorale, les cartes d'électeur, les cartes de procuration et la liste d'émargement.
Cette mise en relation permet également de vérifier :
- la qualité d'électeur des candidats conformément aux articles 13 et 16 de la loi n° 839 du 23 février 1968 ;
- la qualité d'électeur des mandants et mandataires du vote par procuration conformément aux articles 43 et 43 bis de la loi n° 839 du 23 février 1968 ;
- que la personne mandatée pour déposer la liste de candidats jouit de ses droits civils et politiques conformément aux dispositions de l'article 25 bis de loi n° 839 du 23 février 1968.
La Commission constate que ce traitement a été légalement mis en œuvre.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures techniques prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n'appellent pas d'observation de la Commission.
Elle rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission précise également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives nécessaires à l'exploitation du présent traitement, ainsi que les pièces justificatives collectées par la Mairie en application de la réglementation relative aux élections nationales et communales sont supprimées dans les 4 mois suivants l'expiration des délais légaux de contentieux électoral, ou, en cas de contentieux, une fois la décision des autorités compétentes devenue définitive.
Toutefois, la liste d'émargement, le registre des candidatures et les autorisations de pénétrer dans la salle de vote sont conservés aux archives de la Mairie de manière illimitée à des fins historiques et statistiques.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions des articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Opérations électorales ».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.