Délibération n° 2017-49 du 19 avril 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux (incluant le Pass Restaurant) », dénommé « LINUX » présenté par le Maire de Monaco.

Vu la Constitution,
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 455 du 27 juin 1947 sur les retraites des salariés, modifiée ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l'organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.049 du 28 juillet 1982 sur les pensions de retraite des fonctionnaires, des magistrats et de certains agents publics, modifiée ;
Vu la loi n° 1.096 du 7 août 1986 portant statut des fonctionnaires de la Commune, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.851 du 26 mars 1936 concernant la déclaration des traitements, salaires et rétributions de toute nature ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.077 du 18 août 1945 relative aux obligations des administrations, sociétés ou particuliers qui paient des traitements, salaires, allocations, rétributions de toute nature à des personnes domiciliées en France, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.972 du 24 mars 1959 instituant un service du Contrôle général des dépenses, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 3.037 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention fiscale signée à Paris le 18 mai 1963, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.610 du 10 janvier 2005 portant création de la Direction du Budget et du Trésor ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.611 du 10 janvier 2005 fixant les conditions d'application de la loi n° 1.096 du 7 août 1986, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 231 du 3 octobre 2005 portant création d'un Service des Prestations Médicales de l'État ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.425 du 29 novembre 2007 établissant le classement des grades ou emplois de l'administration communale dans les échelles indiciaires de traitements, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu la demande d'avis déposée par le Maire de Monaco, le 12 janvier 2017, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux (incluant le Pass Restaurant) », dénommé « LINUX » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 9 mars 2017, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 19 avril 2017 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le processus de gestion du personnel de la Commune se déroule en trois étapes décrites au travers de trois demandes d'avis : le processus d'embauche, le déroulement des carrières, la gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux.
Le présent traitement concerne la gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics. Il est soumis par le Maire de Monaco à la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion du personnel communal : gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux (incluant le Pass Restaurant) », dénommé « LINUX ».
Les personnes concernées sont les fonctionnaires, les agents non titulaires de la Commune, les saisonniers et les suppléants, en activité.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- détermination et mise à jour des éléments de paie (indice, arrêt de travail…) ;
- le calcul de la paie de l'ensemble du personnel communal ;
- l'établissement du bulletin de paie, également appelé « décompte mensuel de rémunération » des fonctionnaires et agents ;
- le versement de la paie ;
- la délivrance d'attestations diverses à la demande des intéressés ;
- l'édition des journaux de paie ;
- l'établissement des déclarations de salaire ;
- le versement de diverses prestations familiales ;
- l'établissement de statistiques ;
- la gestion des titres restaurant « Le Pass Restaurant Monaco » (pour les fonctionnaires et agents contractuels remplissant les conditions d'adhésion) : activation/désactivation de la demande, commande mensuelle, livraison et délivrance des titres, établissement de statistiques sur le taux d'adhésion.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

La loi n° 959 du 24 juillet 1974 précise les rôles et missions communales en matière de gestion du personnel. Ainsi, aux termes de son article 25 « Le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) 5°) (…) l'organisation des services communaux, leur translation ou leur suppression ; 6°) l'établissement ou la modification de l'organigramme des services communaux, lequel détermine, par catégories de personnels, l'affectation de ceux-ci dans les services de la commune, compte tenu, le cas échéant, des dispositions prévues au second alinéa de l'article 53 (…) ».
Selon l'article 32 de ladite loi, « Le Maire et les adjoints ont pour mission d'assurer, conformément aux dispositions de la présente loi, l'administration de la commune », et aux termes de l'article 52 alinéa 4 « Les fonctionnaires et agents communaux sont placés sous l'autorité du maire et la direction du Secrétaire général de la mairie » ; le Secrétaire Général de la Mairie étant le Directeur du personnel de la Commune, conformément à l'article 1er alinéa 2 de la loi n° 1.096 du 7 août 1986.
Par ailleurs, aux termes de son article 56, « les dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux », comportant « traitements, salaires, indemnités et charges sociales »  sont inscrits au chapitre des « dépenses ordinaires ».
La gestion du personnel communal est ainsi réalisée dans le respect de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, mais également des dispositions de droit public spécifiques telles qu'encadrées, par exemple, par la loi n° 1.096 du 7 août 1986, l'Ordonnance Souveraine n° 16.611 du 10 janvier 2005 et l'Ordonnance Souveraine n° 1.425 du 29 novembre 2007.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

• Sur la justification du traitement

Le traitement est justifié par le respect d'obligations légales de la Commune, notamment au travers des textes précités.
S'agissant des opérations automatisées liées au « Pass Restaurant », elles sont justifiées par le consentement des personnes souhaitant bénéficier du Pass Restaurant. En effet, le bénéfice de cet avantage doit être demandé par la personne concernée si elle répond aux conditions, notamment d'ancienneté, fixées par décision du Conseil Communal.
La Commission considère que ce traitement est justifié, conformément aux dispositions de l'article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.

III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité :
- de l'agent : nom usuel, nom patronymique, prénoms, titre et civilité, sexe, nationalité, date et lieu de naissance, matricule SPME ;
- de son conjoint : nom usuel, nom patronymique, prénoms, nationalité, date et lieu de naissance ;
- de son ou ses enfants : nom usuel, nom patronymique, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation de famille de l'agent et de son conjoint : marié, divorcé, séparé, veuf, célibataire, concubin ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : date d'embauche, statut (titulaire ou non titulaire), poste occupé, temps de travail, indice et échelle de classement, salaires, historique de carrière, limite d'âge de la retraite, date de fin de contrat, date du Conseil de Gouvernement, fonction, situation de l'agent (disponibilité, contrat renouvelé, démission, invalidité) ;
- caractéristiques financières : domiciliation bancaire, montant des salaires, montant des prestations familiales, code impôt, codes et dates des arrêts maladie et imputation ;
- information de gestion des titres restaurant : consentement de l'agent (oui/non), Code Service, Service de livraison, article - section - code service de la Direction du Budget et du Trésor, nombre de titres à distribuer,  période de suspension (date et motif) ;
- information de distribution des titres restaurant : civilité, nom, prénom, adresse et téléphone professionnelles, matricule, statut, Code service ;
- caisses sociales : déclaration de salaire pour cotisations retraites, arrêts maladie, allocations familiales ;
- direction des services fiscaux : montant à déclarer à l'Administration française ;
- donnée de traçabilité : Code de la personne intervenant dans le logiciel.
Les informations relatives à l'identité, à la situation de famille, à l'adresse ont pour origine la fiche d'embauche de l'intéressé, établies dans le cadre du traitement ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : processus d'embauchage », objet d'une demande d'avis déposée concomitamment à la Commission.
Le numéro matricule a pour origine la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, comme mentionné dans le traitement ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : processus d'embauchage », objet d'une demande d'avis déposée concomitamment à la Commission.
La Commission précise que ce numéro ne peut être une donnée d'identification électronique car il s'agit d'un matricule permettant d'identifier une personne au même titre que son nom ou son prénom. Ce numéro dispose d'une double utilisation au sein de l'Administration : il s'agit du matricule d'agent public et du numéro d'assuré social auprès des prestations médicales de l'État.
Les informations relatives à la vie professionnelle et aux diplômes ont pour origine la fiche de recrutement et la fiche d'embauche de l'intéressé, établies dans le cadre du traitement ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : processus d'embauchage », précité.
Les informations relatives aux caractéristiques financières ont pour origine, selon le cas, l'intéressé (pour le RIB et le code impôt « imposable ou non » selon la domiciliation fiscale de l'intéressé), les documents d'arrêt maladie qu'il communique (sans accès pour le service à la pathologie, seules les dates et l'imputation sont connues et saisies - « code M pour maladie ; code AEM pour absence pour enfant malade ; code CMT pour congé maternité; code CPT pour congé paternité ; code CMS pour congé maternité sans solde ; code LM pour longue maladie ; code LM1 pour longue maladie 1 ; code LD pour longue durée ; code M90 pour maladie plus de 90 jours ; code AT pour accident du travail »), le Service des Prestations Médicales de l'État pour les prestations familiales.
Les informations dites « caisses sociales » ont pour origine la fiche de recrutement et le Service de gestion des personnels. Elles permettent d'assurer la continuité des remboursements selon l'ouverture des droits des personnes, des déclarations sociales de la Commune en tant qu'employeur auprès de la Caisse Autonome des Retraites et du Service des Prestations Médicales de l'État.
Les informations de distribution des titres restaurants ont pour origine le Service de Gestion des Personnels.
Les informations dites « Direction des Services Fiscaux » permettent de mettre en évidence le montant à déclarer à cette Direction aux fins de communication à l'Administration fiscale française dans le cadre du traitement « Déclaration de rémunération ».
Les informations nécessaires aux déclarations vers les Caisses Sociales ont pour origine la fiche de recrutement et le Service de gestion des personnels.
Enfin, les données de traçabilité ont pour origine le logiciel exploité.
La Commission considère que les informations collectées dans le présent traitement sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité de celui-ci, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.  Sur les droits des personnes concernées
Conformément à l'article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les personnes concernées n'ont pas la possibilité de s'opposer au traitement de leurs informations nominatives, à l'exception de celles liées à la gestion des « Pass Restaurant ». Elles peuvent également demander à ce que les informations erronées ou inexactes soient mises à jour.

• Sur l'information préalable des personnes concernées

L'information préalable des personnes concernées s'effectue par le biais d'une mention figurant sur un document de collecte, par une mention particulière figurant dans un document remis à l'intéressé et par un courrier adressé aux intéressés.
La Commission considère que les modalités d'information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour

Le droit d'accès s'exerce par voie postale, par courrier électronique ou directement auprès du Service de gestion du personnel de la Commune. La réponse à toute demande est apportée dans les sept jours.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Toute demande de mise à jour, modification ou de suppression des informations nominatives peut être vérifiée sur place auprès de ce même service.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

• Les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que, de manière générale, les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- au Service de Gestion des Personnels : le chef de service, le chef de service adjoint et le contrôle : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- la Direction du Budget et du Trésor, dans le cadre de ses missions de contrôle et de validation des éléments de paye, telles qu'encadrées par l'Ordonnance Souveraine n° 16.610 du 10 janvier 2005 ;
- à la Direction informatique de l'État :
• le personnel en charge des développements et de la maintenance des outils : tout accès dans le cadre de leurs missions ;
• le personnel en charge des opérations d'éditions des bulletins de paye et de mise sous pli : accès en édition ; uniquement dans le cadre de ces missions spécifiques.
Au cas particulier de la gestion des « Pass Restaurant », ont accès aux informations :
- au Secrétariat Général :
• le Secrétaire Général de la Mairie, le Secrétaire Général Adjoint, le Chargé de mission pour les ressources humaines : accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• le personnel précité du Service de Gestion des Personnels.

• Les destinataires des informations

Les destinataires des informations sont :
-  le Contrôleur Général des Dépenses : pour le contrôle des éléments de la procédure de recrutement en lien avec l'engagement, l'ordonnancement et le paiement des dépenses publiques, conformément à l'Ordonnance Souveraine n° 1.972 du 24 mars 1959 ;
- le receveur municipal du Service de la recette municipale, conformément à l'article 64 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 ;
-  a société prestataire de l'établissement des « Pass Restaurant », dans le cadre d'un contrat de prestation avec la Commune ;
- la Caisse Autonome des Retraites de Monaco, conformément aux dispositions de la loi n° 455 du 27 juin 1947 ;
- la Direction des Services Fiscaux en application, notamment de l'Ordonnance Souveraine n° 3.077 du 18 août 1945.
La Commission considère que ces communications sont conformes aux exigences légales.

VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
Le traitement fait l'objet de rapprochements avec les traitements automatisés d'informations nominatives suivants :
- « Gestion du personnel communal : déroulement des carrières » de la Commune, concomitamment soumis à l'avis de la Commission ;
- « Gestion du personnel communal : processus d'embauchage » de la Commune, concomitamment soumis à l'avis de la Commission.
En outre, le traitement fait l'objet :
- d'une interconnexion avec le traitement « Établir la paye des fonctionnaires et agents de l'État » de la Direction du Budget et du Trésor, légalement mis en œuvre, les deux traitements fonctionnant sur les mêmes applications informatiques ;
- d'une interconnexion avec le traitement « Déclarations des rémunérations » de la Direction des Services Fiscaux dans le cadre des obligations des employeurs de communiquer à l'administration fiscale française les revenus versés aux personnes fiscalement françaises, légalement mis en œuvre ;
- d'une interconnexion avec le traitement « Gestion des titres restaurant « Le Pass Monaco » du Ministère d'État, permettant l'exploitation d'applications communes de gestion des titres restaurant, légalement mis en œuvre.
Enfin, la Commission que le présent traitement fait également l'objet d'interconnexion avec les traitements suivants :
-  « Gestion des techniques automatisées d'information et de communication » de la Direction Informatique de la Commune ;
-  « Gestion des techniques automatisées de communication » du Service Informatique de l'État.
La Commission constate que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n'appellent pas d'observation de la Commission.
Elle rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission rappelle également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.  Sur la durée de conservation
Les informations nécessaires à l'établissement des droits en vue de liquidation de retraites ou de pension sont conservées 40 ans après l'âge légal de la retraite.
Les informations traitées dans le cadre de la gestion des « Pass Restaurant » sont conservées l'année civile en cours.
Les autres sont supprimées après le départ à la retraite de l'intéressé.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du personnel communal : gestion des dépenses de personnel afférentes aux emplois publics communaux (incluant le Pass Restaurant) »,

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.