Délibération n° 2017-88 du 17 mai 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la paie des salariés » présenté par l'Office de la Médecine du Travail.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 619 du 26 juillet 1956 fixant le régime des congés payés annuels, modifiée ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, modifiée ;
Vu la loi n° 636 du 11 janvier 1958 tendant à modifier et à codifier la législation sur la déclaration, la réparation et l'assurance des accidents du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 638 du 11 janvier 1958 tendant à instituer le contrôle du paiement et de la déclaration des salaires, modifiée ;
Vu la loi n° 729 du 16 mars 1963 concernant le contrat de travail ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l'organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 58-150 du 24 avril 1958 fixant les mentions à porter sur les bulletins de paye, modifié ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Directeur de l'Office de la Médecine du Travail, le 10 février 2017, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la paie des salariés » de l'Office de la Médecine du Travail ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 7 avril 2017, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mai 2017 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
L'Office de la Médecin du Travail (OMT), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d'une mission d'intérêt général au sens de l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010.
Ainsi, le traitement d'informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la paie des salariés ».
Il concerne les salariés de l'Office.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- calcul et paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s'y rattachant ;
- réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l'activité salariée dans l'entreprise ;
- fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
- fourniture des informations et réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales telles que la tenue du registre des entrées et sorties du personnel et du livre de paie ;
- gestion des éléments de rémunération concernant les avantages en nature et les titres restaurant.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Sur la licéité du traitement
L'OMT a été créé par la loi n° 637 du 11 janvier 1958\. Il est défini en son article 1er comme « un service public chargé de la médecine préventive du travail ». Ses missions sont déterminées à l'article 2 de ladite loi.
L'article 3 de cette loi précise, notamment, que « L'administration, la gestion financière et le fonctionnement de l'office sont assurés par un Comité, présidé par le Conseiller de Gouvernement-Ministre de l'Intérieur et dont la composition est fixée par ordonnance souveraine ».
L'Ordonnance Souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 précise ladite composition ainsi que l'organisation et le fonctionnement de l'Office, notamment au titre des personnes travaillant en son sein.
Ainsi, en tant qu'employeur, l'Office est soumis aux obligations du droit du travail et du droit social en vigueur en Principauté impliquant la mise en place d'une gestion de la paie de ses salariés.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Sur la justification
Le traitement est justifié par un motif d'intérêt légitime tendant à veiller au respect des obligations légales et réglementaires de l'Office, ainsi que par l'exécution des contrats de travail entre l'Office et ses salariés.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l'article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Sur le détail des informations nominatives traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : civilité, nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, numéro de matricule interne, numéro d'assuré social, numéros d'immatriculation aux caisses de retraite (numéro CAR) et de prévoyance ;
- situation de famille : situation familiale et matrimoniale, nombre d'enfants à charge ;
- adresse et coordonnées : adresse du domicile ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires (IBAN, relevé postal ou de caisse d'épargne), éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : lieu de travail, numéro de salarié, date d'entrée, emploi et coefficient, service, nature du contrat, horaire hebdomadaire et mensuel ;
- bulletin de paie : détail des éléments de rémunération.
Les informations relatives à l'identité, à la situation de famille, aux adresses et coordonnées bancaires ont pour origine le salarié.
Les informations relatives à la formation, aux diplômes et à la vie professionnelle ont pour origine le salarié et l'OMT.
Celles concernant les caractéristiques financières (autres que les coordonnées bancaires) et les bulletins de paie ont pour origine l'OMT.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d'un document spécifique répondant aux obligations de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Cependant la Commission observe que le texte de l'information fait référence à l'Office en la qualifiant d'entreprise.
Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès est exercé par voie postale ou sur place auprès du Directeur de l'OMT. Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de modification, de mise à jour des données ou de suppression sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 14, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l'accès au traitement et aux informations relèvent de l'autorité du responsable de traitement.
Tenant compte de l'organisation mise en place à des fins de gestion des salariés de l'Office, les personnes ayant accès aux informations sont :
- au service des ressources humaines, la Responsable Administratif et Ressources Humaines : inscription, modification, mise à jour et consultation de l'ensemble des informations ;
- à la Direction de l'OMT : la secrétaire de Direction et le Directeur : inscription, modification, mise à jour et consultation de l'ensemble des informations.
Par ailleurs, le personnel du service informatique de l'OMT peut avoir accès au traitement et aux informations, mais uniquement afin d'assurer la sécurité du traitement et des données dans le respect de la charte administrateur système et réseau de l'Office.
Enfin, supervisé par le personnel habilité de l'Office, des prestataires techniques pourraient avoir accès au traitement au titre de missions de maintenance telles que prévues par contrat comportant des clauses de confidentialité.
En ce qui concerne les prestataires la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Sur les destinataires des informations
Les personnes pouvant recevoir communication des informations sont :
- les services chargés du contrôle financier de l'Office ;
- les assurances sociales, de retraite et de prévoyance ;
- les organismes publics et administrations légalement ou réglementaires habilités à les recevoir à Monaco ;
- l'expert-comptable de l'Office, conformément aux dispositions de l'article 3 quinquies de l'Ordonnance Souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958, à Monaco.
Ces communications sont réalisées dans le respect des textes de nature légale ou réglementaire qui imposent ou organisent lesdites communications.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d'informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
Le traitement fait l'objet de rapprochement avec le traitement « Gestion des habilitations, de la sécurité et de la traçabilité des accès » de l'OMT, légalement mis en œuvre.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
De plus la Commission rappelle que si des informations nominatives sont transmises par le biais de moyens électroniques ces communications doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations nominatives transmises.
Elle rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations relatives à l'identité et aux bulletins de paie nécessaires à la gestion de droit à la retraite sont conservées cinq ans après l'extinction des droits à la retraite ouverts à la personne concernée ou à ses ayants droit.
Les autres informations nominatives sont conservées « selon les dispositions légales en vigueur ».
À cet égard la Commission rappelle que le délai légal de prescription en matière de paiement des salaires est de cinq ans.
Après en avoir délibéré, la Commission
Rappelle que :
- si des informations nominatives sont transmises par le biais de moyens électroniques ces communications doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations nominatives transmises ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort ;
- le délai légal de prescription en matière de paiement des salaires est de cinq ans.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l'Office de la Médecine du Travail, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la paie des salariés ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.