Délibération n° 2016-161 du 16 novembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Consultation en ligne des actes d'Etat Civil de plus de cent ans », dénommé « www.archives.mairie.mc », présenté par la Commune de Monaco.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu le Code civil ;
Vu le Code de procédure civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l'organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées d'informations et de communication », mis en œuvre par décision du Maire du 2 juillet 2002, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 02.02
du 4 mars 2002 ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d'Etat Civil : actes de naissance et actes de reconnaissance », dénommé « Mélodie - naissance » mis en œuvre par décision du Maire du 29 août 2016, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2016-84 du 20 juillet 2016 ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d'Etat Civil : actes de mariage », dénommé « Mélodie - mariage » mis en œuvre par décision du Maire du 29 août 2016, après avis favorable de la CCIN par délibération
n° 2016-86 du 20 juillet 2016 ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d'Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie - décès » mis en œuvre par décision du Maire du 29 août 2016, après avis favorable de la CCIN par délibération
n° 2016-87 du 20 juillet 2016 ;
Vu la demande d'avis, reçue le 29 juillet 2016, concernant la mise en œuvre par la Commune de Monaco d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Consultation en ligne des actes d'Etat Civil de plus de cent ans », dénommé « www.archives.mairie.mc » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 26 septembre 2016, conformément à l'article 19 l'ordonnance souveraine n° 2.230 du
19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 novembre 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Par décisions du Maire en date du 29 août 2016, 3 traitements automatisés d'informations nominatives concernant la gestion des actes et des registres de l'Etat Civil, de l'élaboration des actes à leur conservation, ont été mis en œuvre, après avis favorables, susvisés, de la Commission.
Le présent traitement concerne la consultation des registres de l'Etat Civil datant de plus de 100 ans. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l'article 7 de la loi
n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Consultation en ligne des actes d'Etat Civil de plus de cent ans ». Il est dénommé « www.archives.mairie.mc ».
Les personnes concernées sont les personnes nées, mariées et décédées en Principauté de Monaco qui figurent dans les registres de l'état civil lorsque l'acte a plus de 100 ans.
La Commission précise que le traitement concerne également les personnes qui créent un compte personnel sur le site Internet afin de conserver leurs recherches si elles le souhaitent.
Le responsable de traitement précise que « la finalité première est la valorisation du patrimoine auprès du grand public ». Ainsi,
« l'objectif poursuivi par le présent traitement est la numérisation, l'indexation et la constitution d'une base de données des actes d'Etat Civil de la Mairie de Monaco afin de permettre la consultation en ligne des actes de plus de cent ans », « via un site dédié accessible par l'URL : www.archives.mairie.mc ».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- archivage de l'ensemble des registres d'Etat Civil (actes de naissance, de mariage et de décès) de plus de cent ans ;
- recherche d'un acte dans les bases d'images selon l'indexation proposée par le responsable de traitement ;
- consultation d'un acte via une visionneuse, sans fonction d'impression ;
- création d'un compte utilisateur permettant à la fois la conservation d'actes dans un panier virtuel et l'indexation collaborative.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de
l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l'article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d'officier d'état civil ; à ce titre :
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois, la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ; (…) ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment des dispositions des articles 26 à 70 du Code civil.
Cet article 70 dispose que « Les registres de l'état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l'officier de l'état civil et les personnes munies d'une autorisation écrite du procureur général ». Ainsi, selon le responsable de traitement, a contrario, les actes de plus de cent ans peuvent être directement consultés par toute personne intéressée.
Dans le respect de la réglementation en vigueur, le Maire souhaite faciliter l'accès en consultation aux registres datant de plus de cent ans considérés comme « librement consultables ».
S'agissant des fonctionnalités relatives aux registres d'Etat Civil, la Commission relève que les dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ne s'appliquent pas aux données concernant des personnes décédées, sauf exception prévues par dispositions législatives ou réglementaires.
Elle rappelle que les informations nominatives ou indirectement nominatives figurant aux registres de l'Etat Civil peuvent être conservées de manière illimitée comme mentionné dans les délibérations de la Commission susvisées.
Leur exploitation et diffusion n'entrent dans le champ d'application de la loi relative à la protection des informations nominatives que si les personnes concernées par les données sont vivantes ou si des tiers peuvent s'opposer à ces opérations. Ce serait le cas, aux termes de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, « sauf dispositions législatives contraires », pour un ascendant, un descendant jusqu'au second degré, ou un conjoint survivant d'une personne décédée qui justifierait d'un intérêt et s'opposerait à la diffusion desdites informations.
En conséquence, s'agissant des informations figurant sur les actes d'Etat Civil, la Commission précise que la présente délibération concerne les informations nominatives et les actes susceptibles d'un recours de ce type.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié, d'une part, par les missions d'Officier d'Etat Civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres de l'Etat Civil, d'autre part, par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par la Commune, tout en veillant à protéger l'intérêt, les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le responsable de traitement précise que « ce nouvel outil de consultation en ligne des actes de plus de cent ans s'inscrit dans une démarche du Conseil Communal de poursuivre la modernisation de l'administration communale » en proposant aux personnes intéressées par ces actes un « outil pratique, rapide » qui « limite les déplacements en Mairie ».
En outre, il permet la valorisation du patrimoine communal, dans le respect des droits des personnes.
Dans ce sens, le responsable de traitement précise que « certains actes d'Etat Civil contenant des informations dites « sensibles » ne sont pas consultables via le site Internet. Il s'agit d'actes qui font apparaître la transcription d'un jugement (jugement de rectification, jugement d'adoption, etc.). Ainsi, la recherche aboutira, cependant la mention suivante apparaîtra : « Visualisation interdite - Images consultables en salle de lecture ». La personne sera invitée via un message à prendre l'attache de la Mairie de Monaco pour la consultation de cet acte. »
Par exemple, « concernant les registres de mariage, il va s'agir de la transcription du jugement de divorce. À compter de 1988, les jugements ne sont plus transcrits dans les registres de mariage ». Alors, la recherche aboutira, comme précédemment mentionné, mais l'internaute sera invité à prendre l'attache de la Mairie de Monaco.
Par ailleurs, les droits de personnes concernées sont respectés en application des dispositions du Code civil : seuls les actes de plus de 100 ans seront accessibles par ce biais.
En complément, soucieux de ces droits, le responsable de traitement précise qu'une procédure particulière a été instaurée pour les personnes directement concernées par ces actes ou un ayant droit d'une personne décédée concernée par ces actes : elles disposeront d'un droit de s'opposer à leur consultation en ligne, comme développé ci-après.
Enfin, la Commission observe que l'utilisation des fonctionnalités du site est encadrée par des Conditions Générales d'Utilisation validées par les internautes avant création d'un compte permettant la conservation des recherches et leur indexation.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes :
• Pour les informations figurant sur les actes de naissance
- identité :
• du titulaire de l'acte : nom, prénoms, date de naissance, et pour les actes rédigés à partir de 1800 : heure de naissance, adresse du lieu de naissance, sexe ;
• des parents : nom, prénoms, et pour les actes rédigés à partir de 1792, âge, ville de naissance ;
• des témoins : nom, prénoms, et pour les actes rédigés à partir de 1800, âge ;
• de l'Officier d'Etat Civil : nom, prénoms pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
- situation de famille : si les parents étaient mariés la mention
« son épouse » ou « sa moglia » ;
- adresses et coordonnées (pour les actes rédigés à partir de 1800) :
• des parents : ville de domicile ;
• des témoins : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• des parents : profession ;
• des témoins : profession pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
• de l'Officier d'Etat Civil : qualité pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
- mention marginale (pour les actes rédigés après 1800) : mariage et décès ;
- donnée d'identification électronique : numéro d'acte pour les actes rédigés à partir de 1800.
• Pour les informations figurant sur les actes de mariage
- identité :
• des époux : nom, prénoms, date du mariage (jour, mois, année) et, pour les actes rédigés après 1800, heure du mariage, lieu de naissance, date de naissance, âge ;
• des parents : nom, prénom du père jusqu'en 1800, puis nom et prénom des deux parents ;
• des témoins : nom, prénom et, pour les actes rédigés à partir de 1800, âge ;
• de l'Officier d'Etat Civil / du prêtre : nom et prénoms ;
- situation de famille : pour les actes rédigés à partir de 1800, divorcé / veuf (date et lieu du décès), nom et prénoms du précédent conjoint ;
- adresses et coordonnées :
• des époux : ville de domicile ;
• des témoins : ville de domicile pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
- vie professionnelle : pour les actes rédigés après 1800,
• des époux : profession;
• des témoins : profession ;
• de l'Officier d'Etat Civil : qualité ;
- mention marginale : divorce, pour les actes rédigés après 1800 ;
- donnée d'identification électronique : numéro de l'acte ;
- régime matrimonial : mention de la signature d'un contrat de mariage, nom et prénom du Notaire et ville de l'étude notariale, pour les actes rédigés après 1800 ;
- détails des pièces fournies pour le mariage : liste des pièces, pour les actes rédigés après 1800.
• Pour les informations figurant sur les actes de décès
- identité :
• du défunt : nom, prénoms, et, pour les actes rédigés après 1800, lieu de naissance, âge ;
• des parents : nom et prénom du père pour les actes rédigés avant 1792, puis nom et prénom des deux parents ;
• du conjoint : nom, prénom ;
• du déclarant : nom, prénom, âge, pour les actes rédigés après 1800 ;
• de l'Officier d'Etat Civil : nom et prénoms pour les actes rédigés après 1800 ;
- situation de famille du défunt : divorcé / veuf pour les actes rédigés à partir de 1792 ;
- adresses et coordonnées : pour les actes rédigés après 1800 :
• du défunt : ville de domicile ;
• du déclarant : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• du défunt : profession, pour les actes rédigés à partir de 1795 ;
• du déclarant : profession, pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
• de l'Officier d'Etat Civil : qualité, pour les actes rédigés à partir de 1800 ;
- donnée d'identification électronique : numéro de l'acte.
• Pour les informations concernant les internautes
- identité : nom, prénom
- données d'identification électronique : adresse électronique, mot de passe.
Les informations nominatives diffusées concernant les actes d'Etat Civil ont pour origine les registres d'Etat Civil et les actes numérisés.
Les informations concernant les internautes ont pour origine les intéressés par le biais d'un formulaire d'inscription en ligne.
La Commission estime que les informations collectées sont
« adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Pour les informations concernant les administrateurs du site
Les informations concernant les personnels de la Commune et le prestataire, dans le cadre de ses missions de mises à jour et de maintenance, sont :
- données d'identification électronique : mot de passe et login personnels.
Les informations ont pour origine le système.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l'information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d'un droit d'opposition au traitement des informations qui les concernent.
L'information des personnes intéressées par la création d'un compte est réalisée par une mention particulière intégrée dans un document d'ordre général : les Conditions Générales d'Utilisation ou CGU, faisant l'objet d'une procédure de type double clic pour validation.
L'information des personnes concernées par les actes, personne dont l'acte de naissance ou de mariage a plus de 100 ans, et leurs ayants droit, quel que soit l'acte, est également assurée par ce biais.
La Commission constate que l'information réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Toutefois, elle recommande, d'une part, que la finalité du traitement soit clairement mentionnée dans l'information des personnes concernées, d'autre part, que les droits des personnes figurant à l'acte ou de leurs ayants droit fassent l'objet d'une mention spécifique exposant la procédure mise en place par la Commune afin de leur permettre de demander la non consultation de l'acte en ligne.
• Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Les personnes créant un compte peuvent exercer leur droit d'accès auprès du Service de l'Etat Civil - Nationalité de la Commune de Monaco, par courrier postal ou sur place.
Elles seront informées de la prise en compte de leur requête dans un délai de 15 jours, selon les mêmes voies.
Les personnes concernées vivantes dont les informations figurent sur les actes diffusés en ligne peuvent demander qu'ils ne fassent pas l'objet d'une consultation en ligne. Il en est de même pour tout ayant droit d'une personne décédée dont les actes sont accessibles lorsqu'ils portent sur un ancêtre « dès lors que la demande est dûment justifiée ».
Ces personnes peuvent exercer leurs droits par voie postale ou sur place auprès du Service de l'Etat Civil - Nationalité de la Commune de Monaco.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivant la réception. En cas de demande portant sur une non-consultation en ligne, une réponse sera apportée à l'intéressé par voie postale.
La Commission considère que les modalités d'exercice des droits d'accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l'Etat Civil - Nationalité et le Chef de Service Adjoint : en inscription et alimentation du site permettant l'intégration annuelle des actes de plus de 100 ans ;
- le Chef de Service de l'Etat Civil - Nationalité, le Chef de Service Adjoint, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en validation de l'inscription des utilisateurs concernant la création d'un compte, et, en vérification, mise en ligne ou suppression du travail d'indexation des actes antérieurs à 1900 ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions.
La Commission observe également que l'internaute a accès :
- aux informations le concernant nécessaires à la gestion de son compte personnel : inscription de ses données et modification de son mot de passe ;
- aux informations relatives à l'état civil : en consultation ;
- aux annotations qu'il a rédigées dans le cadre de l'indexation coopérative : inscription, modification, mise à jour et consultation.
S'agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du
23 décembre 1993, leurs droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations
Les informations figurant sur les actes et les actes eux-mêmes peuvent être accessibles par tous, mais sans possibilité d'impression des documents. Si l'internaute souhaite disposer d'une copie d'un acte, il devra en faire une demande écrite au Service de l'Etat Civil - Nationalité.
Les autres informations sont internes à la Commune.
VI. Sur les rapprochements avec d'autres traitements
Le traitement fait l'objet de rapprochement avec les traitements suivants :
- « Gestion des registres de l'Etat Civil : actes de naissance et acte de reconnaissance », susvisé ;
- « Gestion des registres de l'Etat Civil : actes de mariage », susvisé ;
- « Gestion des registres de l'Etat Civil : actes de décès », susvisé ;
- « Gestion des techniques automatisées d'informations et de communication », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d'origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l'architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feu) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
En outre, elle précise qu'une journalisation automatisée des accès au traitement doit être mise en place.
Par ailleurs, elle considère que la création et l'authentification des comptes personnels doivent être effectuées au travers d'une connexion sécurisée et que le mot de passe renseigné doit être réputé fort.
Elle rappelle de plus que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives se rapportant aux actes et aux registres de l'Etat Civil sont conservées de manière illimitée, conformément aux dispositions législatives codifiées.
Les informations concernant les internautes qui ont créé un compte sur le site Internet en référence sont conservées 5 ans à compter de la dernière action sur le compte. En effet, sans activité sur le compte, celui-ci sera désactivé et les informations y figurant supprimées.
La Commission relève que l'objectif du traitement consiste, d'une part, à valoriser le patrimoine de la Principauté, d'autre part, à mieux connaître et étudier les actes de l'état civil de Monaco grâce au travail collaboratif d'internautes à des fins historiques.
Elle considère que ce contexte particulier lié à l'étude de documents permet de justifier une durée de conservation sur 5 ans des comptes personnels créés par des internautes afin de leur permettre de reprendre le cours de leurs recherches sur une durée raisonnable.
Les informations concernant les personnes de la Commune et les prestataires permettant d'assurer le bon fonctionnement et la sécurité du site et des informations y diffusées sont conservées pendant toute la période d'activité sur le traitement.
La Commission relève que ces durées de conservation sont conformes à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle précise que s'agissant de la durée de conservation des données relatives à la journalisation automatisée des accès, demandée plus avant, elle ne pourra être supérieure à une année lissée.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que l'architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
Recommande que la finalité du traitement soit clairement mentionnée dans l'information des personnes concernées et que les droits des personnes figurant à l'acte ou ayant droit fassent l'objet d'une mention spécifique exposant la procédure mise en place par la Commune afin de leur permettre de suspendre la diffusion d'un acte.
Demande que :
- une journalisation automatisée des accès au traitement soit mise en place ;
- la création et l'authentification des comptes personnels soient effectuées au travers d'une connexion sécurisée et que le mot de passe renseigné soit réputé fort.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Consultation en ligne des actes d'Etat Civil de plus de cent ans », dénommé « www.archives.mairie.mc ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.