Délibération n° 2016-87 du 20 juillet 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie », présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.186 du 11 mai 1964 relative au certificat de décès, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.357 du 5 octobre 1994 portant publication de la convention de concession des services publics de la Société Monégasque de Thanatologie (SO.MO.THA.) du 26 août 1994 et l’avenant à ladite convention enregistré le 16 juillet 2003 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.401 du 21 novembre 1994 fixant le montant des droits à percevoir en vertu de la loi n° 564 du 15 juin 1952 autorisant les services administratifs à percevoir des droits à l’occasion de la délivrance de certaines pièces ou de l’accomplissement de formalités ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifiée par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer et de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les établir.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de décès. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de décès ». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère décédées en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également les personnes déclarant un décès, demandant la transcription de l’acte ou celles dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de décès ;
- édition et délivrance des actes ;
- délivrance du permis d’inhumer ;
- délivrance des certificats d’hérédité ;
- transcription des actes de décès ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Décès ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois, la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment, des dispositions du Code Civil relatives aux déclarations d’un décès (article 60 et suivants) et aux actes de l’état civil y afférents (articles 25 et suivants), ainsi que de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
Le responsable de traitement met toutefois en exergue que la délivrance d’un certificat d’hérédité par la Commune à partir des registres de l’état civil est un usage en Principauté attesté par l’ordonnance souveraine n° 11.401 du 21 novembre 1994. Il permet, par exemple, aux familles de se voir restituer les effets personnels d’une personne décédée au Centre Hospitalier Princesse Grace (article 178 du règlement intérieur de l’hôpital), de bénéficier des dispositions issues de l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1 juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial (article 31).
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres de l’état civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée qui détaille, notamment, les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (par exemple les articles 61 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de décès, les articles 36 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes
• Pour les actes de décès
- identité :
• du défunt : nom, prénoms, sexe, date du décès (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du décès (adresse ou type d’établissement), nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance, âge ;
• des parents du défunt : nom, prénoms ;
• du conjoint du défunt : nom, prénoms, année de naissance ;
• du déclarant : civilité, nom, prénom, âge, parenté avec le défunt ;
- situation de famille du défunt célibataire, marié, veuf, séparé, divorcé ;
- adresses et coordonnées :
• du défunt : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents du défunt (si vivants) : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du conjoint : ville de domicile ;
• du déclarant : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• du défunt : profession et décorations ;
• du ou des parent(s) vivant(s) : profession ;
• du conjoint : profession ;
• du déclarant : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant dressé l’acte nom, prénom, qualité ;
- mention marginale postérieure à l’établissement de l’acte rectification.
Les informations relatives à l’identité du défunt, de ses parents, de son conjoint et du déclarant ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA (Société Monégasque de Thanatologie), le certificat de décès dressé par le médecin de l’établissement où la personne est décédée, la carte d’identité, le livret de famille ou l’acte de naissance du défunt.
Les informations relatives à la situation de famille du défunt ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le livret de famille ou l’acte de naissance du défunt.
Les informations relatives aux adresses et coordonnées ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA et la carte d’identité du défunt.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
La mention marginale postérieure à l’établissement de l’acte a pour origine l’acte concerné.
La mention concernant la publication du décès dans la presse a pour origine la famille.
• Pour l’acte de décès des enfants présentés sans vie
- identité :
• de l’enfant présenté sans vie : nom, prénoms (le cas échéant sans prénom), sexe, date d’accouchement (jour, mois, année, heure et minute), lieu d’accouchement ;
• des parents : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville et département ou pays) ;
• du père ou du déclarant : civilité, nom, prénom, âge ;
- situation de famille des parents : mariage - date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées
• des parents : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du père ou du déclarant : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• des parents vivants : profession ;
• du père ou du déclarant : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- filiation : parents mariés, enfant reconnu par la mère.
Les informations relatives à l’identité du défunt, à celle de ses parents et du déclarant et à la filiation de l’enfant ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le certificat d’accouchement délivré par la Maternité, le certificat de décès dressé par le médecin de l’établissement où l’enfant s’est présenté sans vie, la carte d’identité des parents, leur livret de famille.
Les informations relatives à la situation de famille, aux adresses et coordonnées des parents ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le livret de famille, ou la carte d’identité pour le déclarant tiers.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
• Pour la transcription des actes de décès
- identité :
• du défunt : nom, prénoms, date du décès (jour, mois, année), lieu du décès (adresse et ville, département ou pays) ;
• des parents du défunt : nom, prénoms ;
• du conjoint du défunt : nom, prénoms ;
• du déclarant : nom, prénom, âge ;
• de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance étranger nom, prénom ;
- situation de famille du défunt : célibataire, marié, veuf, séparé, divorcé ;
- adresses et coordonnées :
• du défunt : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents du défunt (si vivants) : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du déclarant : adresse complète, ville de domicile, pays ;
- vie professionnelle :
• du défunt : profession ;
• du ou des parent(s) vivant(s) : profession ;
• du déclarant : profession ;
• l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance étranger qualité ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- identité de l’Officier d’état civil retranscrit l’acte : nom, prénom, qualité.
Les informations relatives au défunt, à ses parents, à son conjoint, au déclarant et à l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de décès dressé à l’étranger ont pour original l’acte délivré par la Mairie ou l’entité compétente étrangère.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées, à savoir du déclarant d’un décès ou de la personne demandant la transcription d’un acte, est réalisée par une mention sur le document de collecte et par un document spécifique remis au déclarant lors de la demande de retranscription d’un acte.
La Commission observe, toutefois, que le responsable du traitement n’est pas la SO.MO.THA., comme le laisse à supposer la rédaction de la mention d’information, mais la Commune. Aussi, elle demande que cette dernière soit modifiée dans ce sens.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication de ces actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du Procureur Général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de décès, doit respecter les dispositions de l’alinéa 3 de l’article 67 du Code Civil aux termes duquel « Les copies d’acte de décès peuvent être délivrées à toute personne, majeure ou émancipée » et de l’article 61 qui en fixe le contenu.
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant sur ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
En outre, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil - Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de décès
La Commission relève que les copies d’actes de décès peuvent être communiquées à tout requérant, personne physique, qui en fait la demande sans justification particulière.
Ainsi, sur le fondement de ce principe, le responsable de traitement précise que copie de ces actes ou d’informations issues de ces actes peuvent être communiquées, dans le respect des articles 67 et 61 du Code Civil précités, aux personnes suivantes :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée qui en fait la demande ;
- le Procureur Général : il reçoit communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016.
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe ».
- le Greffe Général : en vertu des articles 32 et 34 du Code Civil, il est destinataire des procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil, avec l’exemplaire des registres ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, la situation de famille, l’adresse et les coordonnées des personnes décédées en Principauté telles qu’inscrites à l’acte de décès sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse ;
- le Service de la Nationalité de la Mairie de Monaco : toutes les informations sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant le décès de nationaux.
- la SO.MO.THA. dans le cadre des autorisations d’inhumer, notamment de l’article 63 du Code Civil et des articles 12 et 30 de la Convention de concession des services publics de la Société Monégasque de Thanatologie ;
- la Caisse de Compensation des Services Sociaux, l’Association Monégasque de retraite par Répartition, la Direction du Budget et du Trésor, la Direction des Services Fiscaux, le Service d’Actions Sociales de la Commune : les informations relatives aux nom, prénoms, adresse, date de naissance et lieu de naissance, date de décès du défunt, les nom et prénom du conjoint ou la mention « célibataire ».
La Commission rappelle qu’il appartiendra à chacune de ces entités de ne conserver et de ne traiter les informations relatives aux seules personnes dont elles ont à connaître en raison de leurs missions.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté, afin de « permettre la tenue à jour des registres des ressortissants étrangers vivant en Principauté ».
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de décès. A l’instar de la demande d’avis relative aux actes de naissance, les avocats et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte » ;
- les organismes de presse : les informations relatives à l’identité du défunt et de son conjoint (nom, prénoms, année de naissance du défunt, situation de famille, nom et prénom du conjoint) sont adressées à la presse locale, sauf avis contraire de la famille du défunt ;
- tout requérant, conformément à l’article 67 du Code Civil.
Par ailleurs, le Maire indique qu’il communique à 8 Mairies françaises une copie des actes de décès des personnes décédées en Principauté domiciliées dans ces Communes afin de leur permettre de « tenir à jour leur registre de recensement des personnes domiciliées dans ces Communes ».
La Commission relève qu’en France les opérations de recensement de la population répondent à des procédures établies par la loi qu’il importe de respecter. Aussi, elle demande que soient précisés les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 8 Communes mentionnées dans la demande d’avis. À défaut, elle demande que ces communications cessent.
Par ailleurs, elle observe que l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 traite en son titre VI de la « délivrance d’acte de l’état civil et légalisations ».
Les alinéas 1 et 2 son article 24 précisent en effet que :
« Les deux Hautes Parties contractantes délivreront sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque la demande en sera faite dans un intérêt administratif dûment spécifié ou en faveur de leurs ressortissants indigents.
Elles délivreront également sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque ces actes concerneront des étrangers de nationalité tierce et seront demandés dans un intérêt administratif dûment spécifié ».
Son article 25 dispose que :
« Les demandes faites par les autorités françaises seront transmises aux autorités locales monégasques par le consulat général de France à Monaco.
Les demandes faites par les autorités monégasques seront transmises aux autorités locales françaises par la légation de Monaco à Paris.
La demande spécifiera sommairement le motif invoqué :
- « Intérêt administratif, service des pensions, de la sécurité sociale ou tout autre » ;
- « Indigence du Français ou du Monégasque requérant ». ».
En conséquence, la Commission rappelle, comme précédemment développé, que les communications relatives aux actes de l’état civil établis en Principauté de Monaco sous la responsabilité du Maire, Officier d’état civil, dans le cadre des Conventions bilatérales devraient respecter les procédures fixées par les textes.
Tenant compte de ce qui précède, le responsable de traitement précise que :
- les destinataires des informations relatives aux actes de décès d’un enfant présenté sans vie sont le requérant qui en fait la demande, le Procureur Général, ainsi que la SO.MO.THA.
Il rappelle qu’aux termes de l’article 64 du Code Civil « Lorsque le décès d’un enfant dont la naissance n’a pas encore été enregistrée est déclaré à l’officier de l’état civil, celui-ci établit un acte unique mentionnant à la fois la naissance et le décès et contenant les indications prévues pour les actes de naissance et les actes de décès ».
- les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de décès sont tout requérant qui en fait la demande et le Service de la Nationalité en charge de la tenue du Sommier peuvent en recevoir communication.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquate, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres de l’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil actes de naissance et acte de reconnaissance » ;
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de mariage ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ».
La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de décès est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au greffe général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. déclaration de décès, copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisée. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois, elles sont conservées sur support papier aux archives de la Commune aux fins de justificatif auprès de la famille ou du Procureur Général, le cas échéant.
En outre, il précise que la délivrance des certificats d’hérédité ne fait l’objet d’aucune conservation de données.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les nationaux ;
• les entités recevant communication des informations relatives au défunt et à leur conjoint ne devraient conserver et traiter que les informations relatives aux seules personnes dont elles ont à connaître en raison de leurs missions ;
- le contrat de prestations de service devrait faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs ;
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
Recommande que la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés.
Demande que :
- les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès ;
- l’information de personnes déclarant un décès ou demandant la transcription d’un acte soit modifiée afin de préciser que le responsable du traitement est la Commune, non la SO.MO.THA, en précisant « Les informations nominatives collectées par la Société Monégasque de Thanatologie sont destinées à la Commune et seront intégrées dans un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de décès » mis en œuvre par la Commune ».
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Décès ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu le Code Civil ;
Vu le Code de Procédure Civile ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance du 20 avril 1901 promulguant la déclaration échangée entre la Principauté et l’Italie relativement à la communication réciproque des actes de l’état civil ;
Vu l’ordonnance n° 3.712 du 9 juillet 1948 relative à la déclaration concernant la délivrance gratuite réciproque des expéditions d’actes de l’état civil signée à Bruxelles le 5 juin 1948 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 rendant exécutoire la convention relative à l’aide mutuelle judiciaire entre la France et la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.186 du 11 mai 1964 relative au certificat de décès, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.357 du 5 octobre 1994 portant publication de la convention de concession des services publics de la Société Monégasque de Thanatologie (SO.MO.THA.) du 26 août 1994 et l’avenant à ladite convention enregistré le 16 juillet 2003 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.401 du 21 novembre 1994 fixant le montant des droits à percevoir en vertu de la loi n° 564 du 15 juin 1952 autorisant les services administratifs à percevoir des droits à l’occasion de la délivrance de certaines pièces ou de l’accomplissement de formalités ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.828 du 18 septembre 2008 rendant exécutoire la Convention d’entraide judiciaire en matière pénale entre le Gouvernement de la République française et le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco, signée à Paris le 8 novembre 2005 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016 portant application de la loi n° 1.398 du 24 juin 2013 relative à l’administration et à l’organisation judiciaires ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005 fixant les modalités de transcription et de conservation des actes d’état civil étrangers concernant les personnes de nationalité monégasque ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité », tel que mis en œuvre par décision du Maire du 19 janvier 2009, modifiée par décisions du Maire des 16 novembre 2009 et du 12 septembre 2012, après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 08.06 du 4 juillet 2008, n° 09.01 du 19 janvier 2009, n° 09.07 du 5 octobre 2009, n° 2012.101 du 25 juin 2012 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, modifié par décision du Maire du 31 mars 2004 après avis favorables de la CCIN par délibérations n° 01.36 du 16 juillet 2001 et n° 03.20 du 11 décembre 2003 ;
Vu la demande d’avis, reçue le 7 avril 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie », par la Commune de Monaco ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 3 juin 2016, conformément à l’article 19 l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil » a été mis en œuvre par décision du Maire du 5 octobre 2001, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives n° 01.36 du 16 juillet 2001, modifié le 31 mars 2004, après avis favorable de la Commission par délibération n° 03.20 du 11 décembre 2003.
En 2001 et 2003, les registres de l’état civil n’étaient pas informatisés. Aussi le traitement automatisé soumis à la Commission permettait au service de l’état civil de la Commune d’imprimer et de délivrer des copies d’acte, mais ne permettait pas de les établir.
Depuis 2005, la gestion des registres de l’état civil, de l’élaboration de l’acte à sa conservation, a fait l’objet d’une informatisation progressive permettant la gestion automatisée de l’ensemble des opérations lié à la tenue des registres d’état civil.
Afin de veiller à la transparence de celles-ci en termes de protection des informations nominatives, ces opérations ont été fractionnées en trois demandes d’avis portant sur les actes de naissance et les actes de reconnaissance, les actes de mariage et les actes de décès.
Le présent traitement concerne les actes de décès. Il est soumis par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Gestion des registres d’Etat Civil : actes de décès ». Il est dénommé « Mélodie ».
Les personnes concernées sont les personnes de nationalité monégasque et les personnes de nationalité étrangère décédées en Principauté de Monaco. La Commission précise que le traitement concerne également les personnes déclarant un décès, demandant la transcription de l’acte ou celles dont l’identité doit figurer à l’acte conformément à la législation en vigueur.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes
- tenue à jour des registres de l’état civil ;
- numérisation des actes établis entre 1900 et 2005 ;
- saisie informatique des informations relatives aux actes de décès ;
- édition et délivrance des actes ;
- délivrance du permis d’inhumer ;
- délivrance des certificats d’hérédité ;
- transcription des actes de décès ;
- archivage des actes ;
- enregistrement des correspondances relatives à des demandes d’actes d’état civil des Juridictions, Communes, Ambassades et Consulats ;
- établissement et édition de statistiques.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Elle observe cependant que la dénomination du traitement est identique pour les trois demandes d’avis se rapportant à la gestion de l’état civil examinées concomitamment. Aussi, elle suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Décès ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, « Le Maire assure, sous la surveillance du procureur général, les fonctions d’officier d’état civil ; à ce titre
1°) il dresse les actes de naissance, de mariage, de décès et autres y relatifs selon des procédés manuels ou automatisés ; toutefois, la signature des actes doit être manuscrite ;
2°) il tient les registres prescrits à cet effet par la loi ; ceux-ci pourront être composés de feuilles mobiles, numérotées, réunies dans un classeur provisoire puis reliées en registre ;
3°) il délivre les permis d’inhumer dans les formes et conditions prévues par les lois et règlements ;
4°) il reçoit les déclarations de personnes qui, aux termes de la loi, veulent soit réclamer, soit décliner la nationalité monégasque ».
Il exerce ces fonctions dans le respect de la réglementation en vigueur, notamment, des dispositions du Code Civil relatives aux déclarations d’un décès (article 60 et suivants) et aux actes de l’état civil y afférents (articles 25 et suivants), ainsi que de l’arrêté ministériel n° 2005-492 du 30 septembre 2005.
Le responsable de traitement met toutefois en exergue que la délivrance d’un certificat d’hérédité par la Commune à partir des registres de l’état civil est un usage en Principauté attesté par l’ordonnance souveraine n° 11.401 du 21 novembre 1994. Il permet, par exemple, aux familles de se voir restituer les effets personnels d’une personne décédée au Centre Hospitalier Princesse Grace (article 178 du règlement intérieur de l’hôpital), de bénéficier des dispositions issues de l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1 juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial (article 31).
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par les missions d’Officier d’état civil du Maire précitées et les impératifs liés à la tenue des registres de l’état civil tels qu’encadrés par la réglementation susvisée qui détaille, notamment, les mentions devant figurer sur les actes, les modalités d’élaboration (par exemple les articles 61 et suivants du Code Civil s’agissant des actes de décès, les articles 36 et suivants pour la transcription de « tout acte de l’état civil d’une personne de nationalité monégasque dressé dans un pays étranger »), de modification, de communication et de conservation des actes et des registres.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III. Sur les informations traitées
Les informations objet du traitement sont les suivantes
• Pour les actes de décès
- identité :
• du défunt : nom, prénoms, sexe, date du décès (jour, mois, année, heure et minute) et lieu du décès (adresse ou type d’établissement), nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance, âge ;
• des parents du défunt : nom, prénoms ;
• du conjoint du défunt : nom, prénoms, année de naissance ;
• du déclarant : civilité, nom, prénom, âge, parenté avec le défunt ;
- situation de famille du défunt célibataire, marié, veuf, séparé, divorcé ;
- adresses et coordonnées :
• du défunt : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents du défunt (si vivants) : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du conjoint : ville de domicile ;
• du déclarant : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• du défunt : profession et décorations ;
• du ou des parent(s) vivant(s) : profession ;
• du conjoint : profession ;
• du déclarant : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- publication de l’acte : mention si le Service est autorisé à faire publier l’acte dans la presse ;
- identité de l’Officier d’état civil ayant dressé l’acte nom, prénom, qualité ;
- mention marginale postérieure à l’établissement de l’acte rectification.
Les informations relatives à l’identité du défunt, de ses parents, de son conjoint et du déclarant ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA (Société Monégasque de Thanatologie), le certificat de décès dressé par le médecin de l’établissement où la personne est décédée, la carte d’identité, le livret de famille ou l’acte de naissance du défunt.
Les informations relatives à la situation de famille du défunt ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le livret de famille ou l’acte de naissance du défunt.
Les informations relatives aux adresses et coordonnées ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA et la carte d’identité du défunt.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
La mention marginale postérieure à l’établissement de l’acte a pour origine l’acte concerné.
La mention concernant la publication du décès dans la presse a pour origine la famille.
• Pour l’acte de décès des enfants présentés sans vie
- identité :
• de l’enfant présenté sans vie : nom, prénoms (le cas échéant sans prénom), sexe, date d’accouchement (jour, mois, année, heure et minute), lieu d’accouchement ;
• des parents : nom, prénoms, nationalité, date de naissance (jour, mois, année), lieu de naissance (ville et département ou pays) ;
• du père ou du déclarant : civilité, nom, prénom, âge ;
- situation de famille des parents : mariage - date et lieu du mariage ;
- adresses et coordonnées
• des parents : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du père ou du déclarant : ville de domicile ;
- vie professionnelle :
• des parents vivants : profession ;
• du père ou du déclarant : profession ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- filiation : parents mariés, enfant reconnu par la mère.
Les informations relatives à l’identité du défunt, à celle de ses parents et du déclarant et à la filiation de l’enfant ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le certificat d’accouchement délivré par la Maternité, le certificat de décès dressé par le médecin de l’établissement où l’enfant s’est présenté sans vie, la carte d’identité des parents, leur livret de famille.
Les informations relatives à la situation de famille, aux adresses et coordonnées des parents ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA, le livret de famille, ou la carte d’identité pour le déclarant tiers.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la déclaration de décès dressée par la SO.MO.THA.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes de l’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
• Pour la transcription des actes de décès
- identité :
• du défunt : nom, prénoms, date du décès (jour, mois, année), lieu du décès (adresse et ville, département ou pays) ;
• des parents du défunt : nom, prénoms ;
• du conjoint du défunt : nom, prénoms ;
• du déclarant : nom, prénom, âge ;
• de l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance étranger nom, prénom ;
- situation de famille du défunt : célibataire, marié, veuf, séparé, divorcé ;
- adresses et coordonnées :
• du défunt : adresse complète (ville de domicile, nom du département ou pays) ;
• des parents du défunt (si vivants) : ville de domicile, nom du département ou pays ;
• du déclarant : adresse complète, ville de domicile, pays ;
- vie professionnelle :
• du défunt : profession ;
• du ou des parent(s) vivant(s) : profession ;
• du déclarant : profession ;
• l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de naissance étranger qualité ;
- numéro d’identification électronique : numéro d’ordre de l’acte ;
- identité de l’Officier d’état civil retranscrit l’acte : nom, prénom, qualité.
Les informations relatives au défunt, à ses parents, à son conjoint, au déclarant et à l’Officier d’état civil figurant sur l’acte de décès dressé à l’étranger ont pour original l’acte délivré par la Mairie ou l’entité compétente étrangère.
Le numéro d’identification électronique a pour origine le logiciel d’élaboration des actes d’état civil.
L’identité de l’Officier d’état civil a pour origine l’intéressé.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées, à savoir du déclarant d’un décès ou de la personne demandant la transcription d’un acte, est réalisée par une mention sur le document de collecte et par un document spécifique remis au déclarant lors de la demande de retranscription d’un acte.
La Commission observe, toutefois, que le responsable du traitement n’est pas la SO.MO.THA., comme le laisse à supposer la rédaction de la mention d’information, mais la Commune. Aussi, elle demande que cette dernière soit modifiée dans ce sens.
Elle relève également que le traitement fait l’objet d’une collecte indirecte d’informations nominatives prévue par des dispositions législatives, conformément à l’article 14 alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées est mis en œuvre dans le respect de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 et des dispositions particulières introduites par la loi dans le Code Civil relatives à la publicité des actes d’état civil (article 67) et à la communication de ces actes (articles 67 et suivants).
Dans ce sens, la consultation des registres doit respecter les dispositions de l’article 70 du Code Civil, aux termes duquel « Les registres de l’état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par l’officier de l’état civil et les personnes munies d’une autorisation écrite du Procureur Général ».
La communication d’informations figurant au registre de l’état civil, et plus particulièrement aux actes de décès, doit respecter les dispositions de l’alinéa 3 de l’article 67 du Code Civil aux termes duquel « Les copies d’acte de décès peuvent être délivrées à toute personne, majeure ou émancipée » et de l’article 61 qui en fixe le contenu.
Il en sera de même pour toute demande de modification d’informations nominatives figurant sur ces actes qui doit respecter la procédure relative à la rectification des actes de l’état civil telle qu’elle découle des articles 71 et suivants du Code Civil et des articles 814 et 815 du Code de Procédure Civile.
En outre, le principe de suppression des informations nominatives ne peut s’appliquer au présent traitement.
Tenant compte des dispositions législatives particulières à la gestion des actes et des registres de l’état civil, la Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées mises en place par le responsable de traitement sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le Chef de Service de l’Etat Civil - Nationalité, le Chef de Service Adjoint de la section Etat Civil, un Chef de Bureau et deux Attachés de cette section : en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le Chef de Service Adjoint de la Section Nationalité, une Attachée Principale, une Attachée et trois Secrétaires de cette Section : en consultation ;
- les prestataires dans le cadre exclusif de leurs missions de maintenance.
S’agissant des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, ils sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
• Sur les destinataires des informations relatives aux actes de décès
La Commission relève que les copies d’actes de décès peuvent être communiquées à tout requérant, personne physique, qui en fait la demande sans justification particulière.
Ainsi, sur le fondement de ce principe, le responsable de traitement précise que copie de ces actes ou d’informations issues de ces actes peuvent être communiquées, dans le respect des articles 67 et 61 du Code Civil précités, aux personnes suivantes :
- les intéressés : il s’agit de toute personne majeure ou émancipée qui en fait la demande ;
- le Procureur Général : il reçoit communication des registres de l’Etat civil, conformément aux dispositions des articles 43 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, 40 du Code Civil et de l’article 7 chiffre 2° d) de l’ordonnance souveraine n° 5.727 du 11 février 2016.
La Commission observe que le Procureur Général reçoit les registres dans le cadre de la procédure permettant d’effectuer un « état annuel de la vérification des registres de l’état civil » « après leur dépôt au Greffe ».
- le Greffe Général : en vertu des articles 32 et 34 du Code Civil, il est destinataire des procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil, avec l’exemplaire des registres ;
- le Ministre d’Etat : les informations relatives à l’identité, la situation de famille, l’adresse et les coordonnées des personnes décédées en Principauté telles qu’inscrites à l’acte de décès sont communiquées chaque semaine au Ministère d’Etat sur demande expresse ;
- le Service de la Nationalité de la Mairie de Monaco : toutes les informations sont communiquées audit Service de la Commune dans le cadre de ses missions relatives à la tenue du Sommier de la Nationalité dans le respect de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009.
La Commission relève que le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant le décès de nationaux.
- la SO.MO.THA. dans le cadre des autorisations d’inhumer, notamment de l’article 63 du Code Civil et des articles 12 et 30 de la Convention de concession des services publics de la Société Monégasque de Thanatologie ;
- la Caisse de Compensation des Services Sociaux, l’Association Monégasque de retraite par Répartition, la Direction du Budget et du Trésor, la Direction des Services Fiscaux, le Service d’Actions Sociales de la Commune : les informations relatives aux nom, prénoms, adresse, date de naissance et lieu de naissance, date de décès du défunt, les nom et prénom du conjoint ou la mention « célibataire ».
La Commission rappelle qu’il appartiendra à chacune de ces entités de ne conserver et de ne traiter les informations relatives aux seules personnes dont elles ont à connaître en raison de leurs missions.
- les Ambassades et Consulats installés en Principauté dans le cadre de déclaration ou de Convention bilatérale établissant les modalités de délivrance des actes de l’état civil dressés en Principauté, afin de « permettre la tenue à jour des registres des ressortissants étrangers vivant en Principauté ».
La Commission observe que les communications des actes ou informations y figurant devraient respecter les modalités prévues par les déclarations ou conventions bilatérales concernant la délivrance des actes de l’état civil. Aussi, elles ne devraient pas être automatiques si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif.
- les Officiers ministériels et avocats dans le cadre de leurs fonctions peuvent demander à recevoir des actes de décès. A l’instar de la demande d’avis relative aux actes de naissance, les avocats et les notaires « sont présumés mandataires de leur client pour l’obtention de l’acte » ;
- les organismes de presse : les informations relatives à l’identité du défunt et de son conjoint (nom, prénoms, année de naissance du défunt, situation de famille, nom et prénom du conjoint) sont adressées à la presse locale, sauf avis contraire de la famille du défunt ;
- tout requérant, conformément à l’article 67 du Code Civil.
Par ailleurs, le Maire indique qu’il communique à 8 Mairies françaises une copie des actes de décès des personnes décédées en Principauté domiciliées dans ces Communes afin de leur permettre de « tenir à jour leur registre de recensement des personnes domiciliées dans ces Communes ».
La Commission relève qu’en France les opérations de recensement de la population répondent à des procédures établies par la loi qu’il importe de respecter. Aussi, elle demande que soient précisés les fondements juridiques permettant la communication par la Commune de Monaco d’informations issues des actes de l’état civil de la Principauté de Monaco directement et systématiquement aux 8 Communes mentionnées dans la demande d’avis. À défaut, elle demande que ces communications cessent.
Par ailleurs, elle observe que l’ordonnance souveraine n° 106 du 2 décembre 1949 traite en son titre VI de la « délivrance d’acte de l’état civil et légalisations ».
Les alinéas 1 et 2 son article 24 précisent en effet que :
« Les deux Hautes Parties contractantes délivreront sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque la demande en sera faite dans un intérêt administratif dûment spécifié ou en faveur de leurs ressortissants indigents.
Elles délivreront également sans frais des expéditions des actes de l’état civil dressés sur leurs territoires respectifs lorsque ces actes concerneront des étrangers de nationalité tierce et seront demandés dans un intérêt administratif dûment spécifié ».
Son article 25 dispose que :
« Les demandes faites par les autorités françaises seront transmises aux autorités locales monégasques par le consulat général de France à Monaco.
Les demandes faites par les autorités monégasques seront transmises aux autorités locales françaises par la légation de Monaco à Paris.
La demande spécifiera sommairement le motif invoqué :
- « Intérêt administratif, service des pensions, de la sécurité sociale ou tout autre » ;
- « Indigence du Français ou du Monégasque requérant ». ».
En conséquence, la Commission rappelle, comme précédemment développé, que les communications relatives aux actes de l’état civil établis en Principauté de Monaco sous la responsabilité du Maire, Officier d’état civil, dans le cadre des Conventions bilatérales devraient respecter les procédures fixées par les textes.
Tenant compte de ce qui précède, le responsable de traitement précise que :
- les destinataires des informations relatives aux actes de décès d’un enfant présenté sans vie sont le requérant qui en fait la demande, le Procureur Général, ainsi que la SO.MO.THA.
Il rappelle qu’aux termes de l’article 64 du Code Civil « Lorsque le décès d’un enfant dont la naissance n’a pas encore été enregistrée est déclaré à l’officier de l’état civil, celui-ci établit un acte unique mentionnant à la fois la naissance et le décès et contenant les indications prévues pour les actes de naissance et les actes de décès ».
- les destinataires des informations relatives à la transcription d’un acte de décès sont tout requérant qui en fait la demande et le Service de la Nationalité en charge de la tenue du Sommier peuvent en recevoir communication.
Les communications aux personnes intéressées, précitées, aux notaires et avocats, ainsi qu’à tout requérant, peuvent être effectuées vers un Pays disposant d’un niveau de protection adéquate, au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, ou vers un Pays ne disposant pas de ce niveau selon la localisation géographique du demandeur.
La Commission relève, d’une part, que ces communications sont réalisées sous format papier, d’autre part, qu’elles sont effectuées dans le respect de dispositions légales et réglementaires encadrant les communications des informations figurant au registre de l’état civil sous forme de copies.
Aussi les communications vers les demandeurs, légalement habilités à les recevoir, localisés dans des Pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat sont conformes aux dispositions de l’article 20-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements suivants concomitamment soumis à l’examen de la Commission permettant la gestion globale des registres de l’état civil, notamment l’inscription des mentions marginales :
- « Gestion des registres de l’Etat Civil actes de naissance et acte de reconnaissance » ;
- « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de mariage ».
Par ailleurs, le traitement fait l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », susvisé.
La Commission relève que ces opérations sont justifiées et permettent une exploitation des données compatibles avec les finalités d’origine des traitements.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient appellent les observations suivantes.
La Commission relève que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Par ailleurs, elle estime que les mesures de sécurité et de confidentialité devraient être renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès, ainsi que par un chiffrement de la base de données et de l’espace de stockage des actes.
En outre, elle note que le contrat de prestations de service comporte une clause de confidentialité qui stipule que cette obligation « deviendra caduque si l’information tombe dans le domaine public, en dehors de toute intervention de la Partie qui a reçu l’information ».
La Commission considère que, s’agissant particulièrement des informations et documents relatifs à l’état civil, même si les informations « tombaient dans le domaine public », le prestataire ne pourrait en disposer, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs. Aussi, elle considère que cette clause doit être supprimée.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
La conservation des actes de décès est encadrée par le Code Civil. Ainsi, aux termes de l’article 32 de ce Code :
« Les actes de l’état civil sont inscrits sur un ou plusieurs registres tenus, chacun, en deux exemplaires.
Les registres sont cotés de leur première à leur dernière feuille et paraphés, sur chaque feuille, par un juge du tribunal de première instance.
Les actes de l’état civil peuvent également être dressés, en double exemplaire, sur des feuilles mobiles cotées et paraphées dans les conditions fixées au précédent alinéa. Dès que ces feuilles sont remplies, elles sont placées dans un classeur provisoire. Il est en outre porté mention, sur un cahier spécial, dès l’établissement de chaque acte de l’état civil sur des feuilles mobiles, du numéro et de la nature de l’acte, du nom et du premier prénom des parties ainsi que du numéro de la page sur laquelle il a été dressé. En fin d’année civile, les registres sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil. En début de chaque année civile, les feuilles sur lesquelles ont été inscrits les actes de l’année précédente sont reliées en registre, suivant leur numérotation et l’ordre chronologique des actes.
Un exemplaire de chaque registre est alors déposé respectivement aux archives de la Mairie et au Greffe Général ».
Par ailleurs, aux termes de l’article 34, « Après avoir été paraphées par celui qui les a produites et l’officier de l’état civil, les procurations et autres pièces qui doivent demeurer annexées à l’acte de l’état civil sont déposées au greffe général, avec l’exemplaire des registres ».
Ainsi, conformément aux dispositions législatives codifiées, les informations objet du traitement sont conservées de manière illimitée aux archives de la Mairie et au Greffe Général.
La Commission considère que cette durée de conservation des informations objet du traitement est conforme à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Le responsable de traitement précise que les copies des documents justificatifs (ex. déclaration de décès, copie du livret de famille, des cartes d’identité) ne sont pas conservées de manière automatisée. Elles ne sont pas numérisées. Toutefois, elles sont conservées sur support papier aux archives de la Commune aux fins de justificatif auprès de la famille ou du Procureur Général, le cas échéant.
En outre, il précise que la délivrance des certificats d’hérédité ne fait l’objet d’aucune conservation de données.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Considère que :
- les communications des actes et des informations y figurant devraient être réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur et qu’ainsi :
• les Ambassades, Consulats et autres Autorités compétentes désignées comme telles aux termes de déclarations ou accords bilatéraux sur le sujet ne devraient pas recevoir communication de ces informations et documents de manière automatique si l’accord bilatéral prévoit un acte positif de l’autorité locale de chaque pays par la mission diplomatique ou par les consuls de l’autre pays au travers d’une demande en spécifiant le motif ;
• le Service de la Nationalité ne devrait recevoir que les informations concernant les nationaux ;
• les entités recevant communication des informations relatives au défunt et à leur conjoint ne devraient conserver et traiter que les informations relatives aux seules personnes dont elles ont à connaître en raison de leurs missions ;
- le contrat de prestations de service devrait faire l’objet d’un avenant afin de supprimer la clause qui permettrait audit prestataire de ne plus être lié par la clause de confidentialité si les informations objet de la prestation venaient à tomber dans le domaine public, la Commune devant rester maître de la diffusion desdites informations afin de ne pas risquer de porter atteinte à la vie privée des personnes concernées par les actes en permettant la diffusion de données qui pourraient être protégées par ailleurs ;
Rappelle que l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés ;
Recommande que la base de données et l’espace de stockage des actes soient chiffrés.
Demande que :
- les mesures de sécurité et de confidentialité soient renforcées, notamment par une journalisation automatisée des accès ;
- l’information de personnes déclarant un décès ou demandant la transcription d’un acte soit modifiée afin de préciser que le responsable du traitement est la Commune, non la SO.MO.THA, en précisant « Les informations nominatives collectées par la Société Monégasque de Thanatologie sont destinées à la Commune et seront intégrées dans un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de décès » mis en œuvre par la Commune ».
Suggère que la dénomination du traitement en objet soit modifiée par « Mélodie - Décès ».
Invite le Maire à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « La Gestion des actes délivrés par l’Etat Civil », conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, une fois le présent traitement mis en œuvre.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des registres de l’Etat Civil : actes de décès », dénommé « Mélodie ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.