Délibération n° 2016-53 du 20 avril 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance » présentée par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifié ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Prestations fournies par la Mairie auprès des enfants » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 16 novembre 2009, parue au Journal de Monaco du 6 août 2010 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 11 mars 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance » par la Commune de Monaco ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations nominatives en date du 20 avril 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Prestations fournies par la Mairie auprès des enfants » a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 26 novembre 2002, puis modifié par décision du Maire du 16 novembre 2009, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009.
Les modifications opérées ont pour objet de formaliser l’intégration des nouvelles structures d’accueil des enfants de moins de 6 ans et la mise en place d’un nouvel outil informatique mis à la disposition des structures en complément de l’outil existant.
Elles portent également sur la finalité du traitement, les informations traitées, l’information des personnes concernées, les moyens techniques mis en œuvre, et les personnes ayant accès au traitement.
La modification du traitement des informations nominatives est soumise par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, précitée.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est modifiée par « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance ».
Les fonctionnalités du traitement sont modifiées afin d’intégrer les nouvelles structures d’accueil des enfants de moins de 6 ans : les microcrèches et le jardin d’éveil qui s’ajoutent ainsi aux crèches collectives, aux crèches familiales et au mini-club.
La présente demande d’avis modifie également l’organisation de la gestion des présences des enfants, jusqu’ici gérée à l’aide d’un registre papier. Ainsi, le « pointage » de l’arrivée et des départs des enfants sera réalisé au moyen d’une carte nominative attribuée à chaque enfant et scannée à chaque arrivée et départ.
Les fonctionnalités modifiées du traitement sont les suivantes :
-la gestion des présences avec la liste des enfants inscrits, édition d’une carte à code-barre et enregistrement des arrivées / départs des enfants ;
-l’établissement de réservations pour le mini-club et la halte-garderie ;
-le planning horaire du personnel ;
-la facturation ;
-l’établissement de statistiques ;
-la gestion des commandes et des stocks.
À l’instar de l’observation formulée par la Commission dans ses délibérations n° 02-22 du 4 novembre 2002 et n° 09-08 du 5 octobre 2009, la Commission rappelle que si la gestion des personnes encadrant les enfants paraît justifiée par la nécessité d’organiser les prestations fournies par la Commune et l’établissement des plannings horaire du personnel, elle ne doit pas être « utilisée pour l’établissement de relevés individuels à des fins de contrôle d’emploi du temps des agents ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Comme en 2009, le traitement est justifié par le respect d’obligations légales.
Ainsi, aux termes de l’article 25 chiffre 3 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « Le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance (…) »,
À ce titre, « le maire, agent et représentant de la Commune, dispose des services » dont « le service d’actions sociales », selon l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014, susvisé.
Outre les attributions légalement conférées au Maire et au Conseil Communal, l’encadrement des enfants doit répondre à de nombreuses obligations établies, notamment, par l’ordonnance souveraine n° 10.496 du 3 mars 1992, l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010, et l’ordonnance souveraine n° 669 du 10 décembre 1952, susvisés.
L’arrêté ministériel précité indique, en son article 1er, que « Les établissements et les services accueillant des enfants de moins de six ans veillent à la santé, à la sécurité, au bien-être et au développement des enfants qui leur sont confiés (…) ». Il prévoit les modalités d’organisation et de fonctionnement des établissements concernés, notamment en terme de capacité d’accueil, de formation et de compétences de la ou des personnes chargée(s) de la direction de la structure et de l’encadrement des enfants, mais également de leur suivi médical.
Afin de tenir compte de ces modifications, les structures ont également fait évoluer leurs règlements intérieurs, ainsi que les documents demandés aux familles.
Ce traitement permet ainsi de répondre aux obligations de la Commune et des responsables des établissements relatives à la surveillance des enfants, et d’assurer la gestion administrative des structures en matière de logistique, de comptabilité et de ressources humaines.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1, 10-2 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Une nouvelle information est intégrée dans le traitement au titre des données d’identification électronique : le numéro du dossier d’inscription de l’enfant inscrit sur le code-barre du badge de l’enfant. Cette information a pour origine une incrémentation automatique du logiciel utilisé.
Les informations relatives aux coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et celles des personnes autorisées à récupérer l’enfant ne sont plus saisies dans l’outil informatique, mais sont conservées au sein de chaque structure sous format papier.
Enfin s’agissant des enfants inscrits au mini-club, l’établissement scolaire et la classe ne sont plus traités de manière automatisée.
•Les informations nominatives traitées dans le cadre des crèches, microcrèches, jardins d’éveil et de la halte-garderie
Tenant compte des informations supprimées par la présente modification, les informations objet du traitement sont :
-identité de l’enfant et de ses parents : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe de l’enfant, nationalité, numéro d’inscription ;
-situation de famille des parents : marié, divorcé, séparé, veuf ;
-adresses et coordonnées : adresse et numéro de téléphone du domicile et du bureau numéro de portable, adresse électronique ;
-vie professionnelle : profession et attestation de l’employeur ;
-caractéristiques financières : montant des revenus, RIB, autorisation de prélèvement ;
-loisirs, habitudes de vie et comportement : alimentation, sommeil, jeux ;
-données d’identification électronique : numéro de dossier d’inscription de l’enfant ;
-données de santé : vaccinations, handicap, contre-indications ;
-le numéro de sécurité sociale : numéro d’immatriculation ;
-relevé de présence : jours et heures de présence de l’enfant ;
-montants des frais payés par les parents : nom de l’enfant, nom de la crèche où il est inscrit, montant des frais de garde, issus de la facture mensuelle adressée aux parents.
L’origine des informations n’a pas été modifiée : il s’agit d’entretiens avec les parents de l’enfant, ou responsables légaux, et des documents qu’ils doivent remplir ou fournir lors de l’inscription de leur(s) enfant(s).
•Les informations nominatives traitées dans le cadre du mini-club
Les informations nominatives exploitées de manière automatisée sont :
-identité des parents : nom et prénom des parents ;
-identité de l’enfant : nom et prénom de l’enfant, numéro d’inscription ;
-coordonnées des parents : numéro de téléphone du domicile, du bureau, portable et adresse mail.
L’origine des informations n’a pas été modifiée : il s’agit des documents remplis par les parents ou responsables légaux des enfants.
L’adresse mail des parents permet de les informer de la vie des crèches en général, et, s’ils le souhaitent, de recevoir la facture par courriel.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, la Commission relève que les Règlements Intérieurs des structures précisent que « des photos et des vidéos pourront être faites dans le cadre [des activités]. Elles pourront également être exposées et diffusées. Les parents doivent préciser, par écrit, s’ils n’autorisent pas celles-ci ».
Elle considère que, s’agissant de mineur en bas âge, les parents doivent donner préalablement leur consentement écrit et exprès à la prise de photos et de vidéo, ainsi qu’à leur diffusion. Aussi, elle demande que cette procédure soit modifiée.
En outre, elle appelle à la plus grande prudence lors de la diffusion de ces images, particulièrement si celle-ci est effectuée par un réseau de communication électronique et invite le Maire de Monaco à sensibiliser le personnel des structures d’accueil des enfants quant à la diffusion sur ces supports spécialement lors de l’utilisation de moyen de communication électronique.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est toujours réalisée par des mentions sur chacun des documents de collecte que les parents ou représentants légaux des enfants doivent remplir lors de l’inscription de leur(s) enfant(s).
Elle a été modifiée en tenant compte des observations de la Commission formalisées dans sa délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009, susvisée.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
•Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées n’a pas été modifié et s’exerce par voie postale ou sur place, le délai de réponse étant de 15 jours.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
•Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
•S’agissant des informations administratives :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, les comptables, la coordinatrice des crèches ;
-en consultation : les directrices de crèches et leurs adjointes (pour leur établissement), les auxiliaires de puériculture, l’éducatrice de jeunes enfants.
•S’agissant des informations comptables :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, les comptables ;
-en consultation : la coordinatrice des crèches.
•S’agissant des informations médicales :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, la coordinatrice des crèches ;
-en consultation : les directrices de crèches et leurs adjointes pour leur établissement.
La Commission observe que ces accès sont opérés de manière nominative dans le cadre d’habilitations strictes établies selon les missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement.
Elle relève par ailleurs le recours à un prestataire à des fins de maintenance et d’assistance, agissant sous l’autorité de la Direction Informatique de la Commune.
A cet égard la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, il est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en exécution de ce même article.
•Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations nominatives n’ont pas été modifiés et sont :
-la Caisse de Compensation des Services Sociaux ou le Service des Prestations Médicales de l’Etat, pour permettre aux parents de percevoir une prestation familiale, versée par ces organismes, appelée « prime de crèche » ou « participation aux frais de crèche ». Ainsi sont communiqués à ces organismes, chaque mois, un listing comportant l’identité de l’enfant et des parents, l’adresse et les coordonnées, le numéro d’assuré social et le relevé de l’enfant ;
-la Direction des Services Fiscaux afin de permettre aux chefs de foyer fiscalement imposables sur le revenu en France de pouvoir bénéficier de l’abattement fiscal lié aux frais de garde des enfants de moins de sept ans, dans le cadre de la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963, modifiée en 2005. Sont communiqués, pour ces seules personnes, leur identité, leur adresse et le montant des frais payés.
Conformément à l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010, susvisé, le Directeur de l’Action et de l’Aide Sociales, qui doit être informé de tout accident grave survenu dans les locaux de l’établissement, et le médecin-inspecteur de cette Direction dans le cadre de ses attributions, peuvent également être destinataires des informations.
VI.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission relève néanmoins que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feu) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Demande que les parents expriment leur consentement écrit et exprès à la prise de photos et de vidéo, ainsi qu’à leur diffusion.
Invite le Maire à sensibiliser le personnel des structures d’accueil des enfants quant à la diffusion de photos d’enfants par un réseau de communication électronique.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre de la modification, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans, modifié ;
Vu l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014 fixant la liste des services communaux ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Prestations fournies par la Mairie auprès des enfants » tel que mis en œuvre par décision du Maire du 16 novembre 2009, parue au Journal de Monaco du 6 août 2010 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 11 mars 2016, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance » par la Commune de Monaco ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations nominatives en date du 20 avril 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Prestations fournies par la Mairie auprès des enfants » a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 26 novembre 2002, puis modifié par décision du Maire du 16 novembre 2009, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009.
Les modifications opérées ont pour objet de formaliser l’intégration des nouvelles structures d’accueil des enfants de moins de 6 ans et la mise en place d’un nouvel outil informatique mis à la disposition des structures en complément de l’outil existant.
Elles portent également sur la finalité du traitement, les informations traitées, l’information des personnes concernées, les moyens techniques mis en œuvre, et les personnes ayant accès au traitement.
La modification du traitement des informations nominatives est soumise par la Commune de Monaco à la Commission conformément à l’article 9 de la loi n° 1.165, précitée.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est modifiée par « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance ».
Les fonctionnalités du traitement sont modifiées afin d’intégrer les nouvelles structures d’accueil des enfants de moins de 6 ans : les microcrèches et le jardin d’éveil qui s’ajoutent ainsi aux crèches collectives, aux crèches familiales et au mini-club.
La présente demande d’avis modifie également l’organisation de la gestion des présences des enfants, jusqu’ici gérée à l’aide d’un registre papier. Ainsi, le « pointage » de l’arrivée et des départs des enfants sera réalisé au moyen d’une carte nominative attribuée à chaque enfant et scannée à chaque arrivée et départ.
Les fonctionnalités modifiées du traitement sont les suivantes :
-la gestion des présences avec la liste des enfants inscrits, édition d’une carte à code-barre et enregistrement des arrivées / départs des enfants ;
-l’établissement de réservations pour le mini-club et la halte-garderie ;
-le planning horaire du personnel ;
-la facturation ;
-l’établissement de statistiques ;
-la gestion des commandes et des stocks.
À l’instar de l’observation formulée par la Commission dans ses délibérations n° 02-22 du 4 novembre 2002 et n° 09-08 du 5 octobre 2009, la Commission rappelle que si la gestion des personnes encadrant les enfants paraît justifiée par la nécessité d’organiser les prestations fournies par la Commune et l’établissement des plannings horaire du personnel, elle ne doit pas être « utilisée pour l’établissement de relevés individuels à des fins de contrôle d’emploi du temps des agents ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Comme en 2009, le traitement est justifié par le respect d’obligations légales.
Ainsi, aux termes de l’article 25 chiffre 3 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, « Le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance (…) »,
À ce titre, « le maire, agent et représentant de la Commune, dispose des services » dont « le service d’actions sociales », selon l’arrêté municipal n° 2014-1992 du 16 juin 2014, susvisé.
Outre les attributions légalement conférées au Maire et au Conseil Communal, l’encadrement des enfants doit répondre à de nombreuses obligations établies, notamment, par l’ordonnance souveraine n° 10.496 du 3 mars 1992, l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010, et l’ordonnance souveraine n° 669 du 10 décembre 1952, susvisés.
L’arrêté ministériel précité indique, en son article 1er, que « Les établissements et les services accueillant des enfants de moins de six ans veillent à la santé, à la sécurité, au bien-être et au développement des enfants qui leur sont confiés (…) ». Il prévoit les modalités d’organisation et de fonctionnement des établissements concernés, notamment en terme de capacité d’accueil, de formation et de compétences de la ou des personnes chargée(s) de la direction de la structure et de l’encadrement des enfants, mais également de leur suivi médical.
Afin de tenir compte de ces modifications, les structures ont également fait évoluer leurs règlements intérieurs, ainsi que les documents demandés aux familles.
Ce traitement permet ainsi de répondre aux obligations de la Commune et des responsables des établissements relatives à la surveillance des enfants, et d’assurer la gestion administrative des structures en matière de logistique, de comptabilité et de ressources humaines.
La Commission relève que le traitement est licite et justifié conformément aux articles 10-1, 10-2 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Une nouvelle information est intégrée dans le traitement au titre des données d’identification électronique : le numéro du dossier d’inscription de l’enfant inscrit sur le code-barre du badge de l’enfant. Cette information a pour origine une incrémentation automatique du logiciel utilisé.
Les informations relatives aux coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et celles des personnes autorisées à récupérer l’enfant ne sont plus saisies dans l’outil informatique, mais sont conservées au sein de chaque structure sous format papier.
Enfin s’agissant des enfants inscrits au mini-club, l’établissement scolaire et la classe ne sont plus traités de manière automatisée.
•Les informations nominatives traitées dans le cadre des crèches, microcrèches, jardins d’éveil et de la halte-garderie
Tenant compte des informations supprimées par la présente modification, les informations objet du traitement sont :
-identité de l’enfant et de ses parents : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe de l’enfant, nationalité, numéro d’inscription ;
-situation de famille des parents : marié, divorcé, séparé, veuf ;
-adresses et coordonnées : adresse et numéro de téléphone du domicile et du bureau numéro de portable, adresse électronique ;
-vie professionnelle : profession et attestation de l’employeur ;
-caractéristiques financières : montant des revenus, RIB, autorisation de prélèvement ;
-loisirs, habitudes de vie et comportement : alimentation, sommeil, jeux ;
-données d’identification électronique : numéro de dossier d’inscription de l’enfant ;
-données de santé : vaccinations, handicap, contre-indications ;
-le numéro de sécurité sociale : numéro d’immatriculation ;
-relevé de présence : jours et heures de présence de l’enfant ;
-montants des frais payés par les parents : nom de l’enfant, nom de la crèche où il est inscrit, montant des frais de garde, issus de la facture mensuelle adressée aux parents.
L’origine des informations n’a pas été modifiée : il s’agit d’entretiens avec les parents de l’enfant, ou responsables légaux, et des documents qu’ils doivent remplir ou fournir lors de l’inscription de leur(s) enfant(s).
•Les informations nominatives traitées dans le cadre du mini-club
Les informations nominatives exploitées de manière automatisée sont :
-identité des parents : nom et prénom des parents ;
-identité de l’enfant : nom et prénom de l’enfant, numéro d’inscription ;
-coordonnées des parents : numéro de téléphone du domicile, du bureau, portable et adresse mail.
L’origine des informations n’a pas été modifiée : il s’agit des documents remplis par les parents ou responsables légaux des enfants.
L’adresse mail des parents permet de les informer de la vie des crèches en général, et, s’ils le souhaitent, de recevoir la facture par courriel.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, la Commission relève que les Règlements Intérieurs des structures précisent que « des photos et des vidéos pourront être faites dans le cadre [des activités]. Elles pourront également être exposées et diffusées. Les parents doivent préciser, par écrit, s’ils n’autorisent pas celles-ci ».
Elle considère que, s’agissant de mineur en bas âge, les parents doivent donner préalablement leur consentement écrit et exprès à la prise de photos et de vidéo, ainsi qu’à leur diffusion. Aussi, elle demande que cette procédure soit modifiée.
En outre, elle appelle à la plus grande prudence lors de la diffusion de ces images, particulièrement si celle-ci est effectuée par un réseau de communication électronique et invite le Maire de Monaco à sensibiliser le personnel des structures d’accueil des enfants quant à la diffusion sur ces supports spécialement lors de l’utilisation de moyen de communication électronique.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que le présent traitement est mis en œuvre par un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée. Aussi, en application de son article 13, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition au traitement des informations qui les concernent.
L’information des personnes concernées est toujours réalisée par des mentions sur chacun des documents de collecte que les parents ou représentants légaux des enfants doivent remplir lors de l’inscription de leur(s) enfant(s).
Elle a été modifiée en tenant compte des observations de la Commission formalisées dans sa délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009, susvisée.
La Commission constate que l’information ainsi réalisée est conforme aux exigences légales fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
•Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès des personnes concernées n’a pas été modifié et s’exerce par voie postale ou sur place, le délai de réponse étant de 15 jours.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
•Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
•S’agissant des informations administratives :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, les comptables, la coordinatrice des crèches ;
-en consultation : les directrices de crèches et leurs adjointes (pour leur établissement), les auxiliaires de puériculture, l’éducatrice de jeunes enfants.
•S’agissant des informations comptables :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, les comptables ;
-en consultation : la coordinatrice des crèches.
•S’agissant des informations médicales :
-en inscription, modification, consultation et mise à jour : le chef de service, l’adjoint et les secrétaires du point petite enfance, le responsable du mini-club, la coordinatrice des crèches ;
-en consultation : les directrices de crèches et leurs adjointes pour leur établissement.
La Commission observe que ces accès sont opérés de manière nominative dans le cadre d’habilitations strictes établies selon les missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement.
Elle relève par ailleurs le recours à un prestataire à des fins de maintenance et d’assistance, agissant sous l’autorité de la Direction Informatique de la Commune.
A cet égard la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, il est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en exécution de ce même article.
•Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations nominatives n’ont pas été modifiés et sont :
-la Caisse de Compensation des Services Sociaux ou le Service des Prestations Médicales de l’Etat, pour permettre aux parents de percevoir une prestation familiale, versée par ces organismes, appelée « prime de crèche » ou « participation aux frais de crèche ». Ainsi sont communiqués à ces organismes, chaque mois, un listing comportant l’identité de l’enfant et des parents, l’adresse et les coordonnées, le numéro d’assuré social et le relevé de l’enfant ;
-la Direction des Services Fiscaux afin de permettre aux chefs de foyer fiscalement imposables sur le revenu en France de pouvoir bénéficier de l’abattement fiscal lié aux frais de garde des enfants de moins de sept ans, dans le cadre de la Convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963, modifiée en 2005. Sont communiqués, pour ces seules personnes, leur identité, leur adresse et le montant des frais payés.
Conformément à l’arrêté ministériel n° 2010-154 du 24 mars 2010, susvisé, le Directeur de l’Action et de l’Aide Sociales, qui doit être informé de tout accident grave survenu dans les locaux de l’établissement, et le médecin-inspecteur de cette Direction dans le cadre de ses attributions, peuvent également être destinataires des informations.
VI.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission relève néanmoins que l’architecture technique repose sur des équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feu) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
Elle rappelle de plus que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Demande que les parents expriment leur consentement écrit et exprès à la prise de photos et de vidéo, ainsi qu’à leur diffusion.
Invite le Maire à sensibiliser le personnel des structures d’accueil des enfants quant à la diffusion de photos d’enfants par un réseau de communication électronique.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre de la modification, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des structures d’accueil dédiées à la petite enfance ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.