Délibération n° 2016-46 du 20 avril 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité le « Recensement Général de la Population de Monaco pour l’année 2016 » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance du 16 décembre 1862 sur le recensement, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Etudes Economiques, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2000-440 du 18 septembre 2000 relatif à la Commission chargée de procéder aux opérations de recensement, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2016-134 du 25 février 2016 fixant la liste des enquêtes statistiques réalisées par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco le 6 avril 2016 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements scolaires de la Principauté » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 janvier 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Conformément aux textes en vigueur, la Commune de Monaco doit procéder en 2016 au recensement de la population, avec le concours technique de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques (IMSEE).
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, elle soumet le traitement ayant pour finalité « Recensement Général de la population de Monaco » à l’avis de la Commission.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Recensement général de la population de Monaco ».
Sont concernées les personnes ayant leur résidence principale en Principauté de Monaco, telles que définies aux articles 2 et 3 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population, ainsi que les membres des ménages ayant leurs résidences légales en Principauté, mais se trouvant absents du territoire pour les raisons indiquées à l’article 4 dudit arrêté.
La Commission constate que sont également concernés les agents recenseurs, les chefs de secteur et les gardiens/concierges/syndics d’immeubles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
•Gérer les opérations de recensement et les agents recenseurs ;
•Collecter les informations nécessaires au recensement de la population par le biais des 5 formulaires papiers suivants :
-le bordereau de maison, renseigné par l’agent recenseur ou le chef de secteur afin de répertorier les caractéristiques du bâtiment et d’estimer le nombre de logement à recenser ;
-la feuille de logement, renseignée par l’habitant, qui permet de localiser le logement, d’en décrire les caractéristiques, et d’en dresser la liste des occupants ;
-le bulletin individuel, qui permet de connaître la situation personnelle de chaque personne vivant dans le logement ;
-la feuille communauté et le bulletin individuel collectif, afin d’identifier la population des membres d’une communauté, qui sont enquêtés par les chefs de secteurs.
•Numériser les formulaires recueillis sur les bases de données de l’IMSEE et effectuer une gestion électronique des documents (GED) ;
•Transférer par disques durs amovibles les données numérisées sur une base sécurisée de la Direction Informatique ;
•Archiver de manière mécanographique les données jusqu’au prochain recensement ;
•Etablir par l’IMSEE un rapport statistique anonyme.
La Commission rappelle que la finalité du traitement mis en œuvre en 2008 dans le cadre du précédent recensement laissait paraître l’année concernée par celui-ci, aussi elle modifie la finalité du présent traitement comme suit : « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Sous cette réserve la Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale et par un motif d’intérêt général.
A cet égard, elle relève que l’article 38 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 portant sur l’organisation communale dispose que « Le Maire, agent et représentant de la commune, est chargé, sous le contrôle du Conseil communal : […]* 8°) de procéder au recensement de la population à la date et dans les conditions fixées par les lois et règlements ; […] ».
De plus, l’article premier de l’ordonnance du 16/12/1862 sur le recensement dispose que « Le dénombrement de la population de la Principauté aura lieu périodiquement à une date qui sera fixée par le Ministre d’Etat qui en déterminera également la durée ».
Ainsi, l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 s’inscrit dans ladite ordonnance en fixant notamment les dates, la durée du prochain recensement, ainsi que son périmètre. L’article 1er dudit arrêté dispose qu’ « Il sera procédé, entre le 7 juin 2016 et le 29 juillet 2016, à un recensement général de la population par les soins du Maire de Monaco, avec le concours technique de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques ».
Par ailleurs, la Commission constate que ce traitement s’inscrit dans les missions dévolues à l’IMSEE par l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique et des Etudes Economiques, modifiée. Il est couvert par les secrets professionnel et statistique. Ainsi, « Les informations collectées dans le cadre de l’enquête visée à l’article premier peuvent faire l’objet d’un traitement d’informations nominatives, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée », en application de l’article 9 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 précité.
La Commission relève en outre que le recensement objet de la présente délibération a un caractère obligatoire en application de la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique et à la lecture de l’arrêté ministériel n° 2016-134 du 25 février 2016 fixant la liste des enquêtes statistiques réalisées par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques.
Enfin, le responsable de traitement indique que cette enquête s’inscrit dans l’objectif d’établir des statistiques comparables avec les autres instituts producteurs de statistiques, tant internationaux qu’européens, puisqu’il tend à se conformer aux « Principles and Recommendations for Population and Housing Censuses - Revision 2 » (ONU) et au règlement (CE) n° 1201/2009 de la Commission de l’Union Européenne, tous deux ayant trait au recensement de la population.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
En ce qui concerne la phase de recensement, les agents recenseurs créent un annuaire de contact qui sera détruit à la fin de la phase de collecte du recensement, et qui contient les informations suivantes :
-identité : nom, prénom des gardiens/concierges/syndics d’immeubles ;
-adresses et coordonnées : numéro de téléphone, n° de district, ID bat.
Les informations collectées ont pour origine les gardiens/concierges/syndic lors de la tournée de reconnaissance effectuée par les agents recenseurs, par le biais du formulaire bordereau de maison.
En ce qui concerne les agents recenseurs et les chefs de secteur, la Commission constate que les informations relatives à leur identité (nom prénom, numéro de téléphone) sont collectées et qu’un code de désignation leur est attribué.
En ce qui concerne les informations propres au recensement, les informations collectées sont :
-identité : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité ;
-situation de famille : vie maritale, célibataire, marié, veuf, divorcé ;
-adresses et coordonnées : numéro de rue, bloc, étage, situation géographique du logement occupé lors du dernier recensement, année d’installation à Monaco, résidence à Monaco depuis la naissance ;
-formation-Diplômes-Vie professionnelle : type et niveau du diplôme obtenu, statut professionnel, personnes sans activité, profession, lieu de travail, type de contrat de travail, catégorie socio-professionnelle ;
-consommation de biens et services : équipement du logement : nombre d’appareils électro-ménager, média, communication, accès Internet ;
-loisirs, habitudes de vie et comportement ;
-mode de garde des enfants : nourrice, crèche, établissement scolaire, pré-scolaire, autre mode de garde, établissement public ou privé, à Monaco ou à l’étranger ;
-transport et déplacements : mode de transport utilisé, véhicules et deux-roues ;
-logement : descriptif de l’immeuble : type d’immeuble, année d’achèvement, service de gardiennage, accessibilité personnes à mobilité réduite, certification du bâtiment, nombre d’ascenseurs, nombre d’étages, type de chauffage, type de climatisation, parking, local à ordures et tri sélectif ; descriptif de l’appartement : catégorie du logement, type du logement, nombre de pièces, surface habitable, qualité de l’occupant, qualité du propriétaire, loi applicable au logement, système de production d’eau chaude sanitaire, installations sanitaires, mode de chauffage, système de climatisation, vitrage ;
-animaux domestiques : nombre de chien, chat, autre animal.
La Commission considère donc que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par une campagne institutionnelle diffusée conjointement par la Mairie et l’IMSEE, par une lettre du Maire distribuée à l’ensemble de la population résidente par les agents recenseurs lors de la tournée de reconnaissance, par une notice d’information jointe aux formulaires distribués auprès de la population recensée ainsi que par l’insertion dans les formulaires de collecte « bulletin individuel » des modalités d’exercice du droit d’accès.
A la lecture de cette mention dont s’agit, jointe au dossier, la Commission relève que l’information des personnes concernées est valablement effectuée.
Par ailleurs, elle rappelle que les personnes recensées ont l’obligation de répondre au recensement en vertu de la loi n° 419, susvisée, et qu’elles ne disposent pas, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, d’un droit d’opposition.
En outre, les usagers pourront prendre connaissance des éléments relatifs audit traitement, via la rubrique spécifique « Protection des données nominatives » intégrée au site internet de l’IMSEE, qui sera mise à jour de façon concomitante à la mise en œuvre du traitement objet de cette demande d’avis, comprenant les mentions exigées par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle constate que les agents et les chefs de secteur sont informés de l’exploitation des informations les concernant lors de la distribution des manuels portant sur leurs missions.
La Commission relève en outre qu’afin de sensibiliser les professionnels de l’immobilier amenés à être en contact avec les personnes recensées, deux notices leur seront adressées afin de les informer de la tenue du Recensement et de ses implications.
•Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place auprès de l’IMSEE.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale ou par courrier électronique.
Le délai de réponse est de 7 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement en tous accès sont :
-le personnel de l’IMSEE : le Directeur, le Chef de division, deux administrateurs, trois rédacteurs ;
-le personnel de la Direction Informatique de l’Etat : le Chef d’exploitation.
La Commission constate qu’ont également accès aux informations :
-les agents de recensement, le temps de la collecte des formulaires papiers ;
-le prestataire pour ses missions de numérisation des documents.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
A cet égard, la Commission relève que ce prestataire est tenu au secret professionnel et statistique en application de l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI.Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est rapproché avec la « Gestion des techniques automatisées de communication » de la Direction Informatique de l’Etat, légalement mis en œuvre, afin d’utiliser la messagerie mise en place en faveur des fonctionnaires et agents de l’Etat dans le cadre du processus de recensement.
VII.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Toutefois, lorsque les données sont transférées par le biais d’un disque dur amovible, elles devront être chiffrées. Une fois le transfert effectué, le disque dur amovible devra être formaté et/ou détruit.
De plus, l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordements (switchs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de celui-ci au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII.Sur la durée de conservation
Les informations traitées seront conservées de la manière suivante :
-les informations relatives à l’identité (nom, prénom) et à l’adresse ne seront pas intégrées et conservées dans la base de données puisque ces dernières ne sont utiles qu’au suivi du recensement (pointage des logements et vérification du nombre de Bulletins Individuels au regard du formulaire Feuille de Logement où sont transcrits les noms et prénoms des recensés) ;
-toutes les informations sous format papier et d’image numérisée seront conservées jusqu’à la publication des résultats dans le livre de recueil du recensement 2016 ;
-l’ensemble des formulaires « papier » sera conservé jusqu’au prochain recensement général de la population afin que les intéressés puissent exercer leur droit d’accès et de rectification dans les locaux de l’IMSEE. Puis un échantillon aléatoire sera effectué par l’IMSEE et versé au Service Central des Archives et de la Documentation Administrative (SCADA) à des fins historiques et statistiques ;
-l’ensemble des images issues de la GED constitue des archives publiques en application de l’article 2-3 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée ;
-l’ensemble des documents liés à la collecte et au traitement a la qualité d’archives publiques ;
-l’annuaire « contact » des gardiens d’immeuble/ concierges et des syndics sera détruit dès la fin de la collecte du Recensement ;
-les informations relatives aux agents recenseurs et aux chefs de secteur seront supprimées à la publication des résultats.
La Commission considère donc que la durée de conservation des informations objets du traitement est conforme aux obligations légales, et notamment aux dispositions de l’article 2-3 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 qui dispose que « Les études et enquêtes statistiques effectuées conformément aux dispositions de la présente ordonnance constituent des archives publiques au sens de Notre ordonnance n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée ».
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement comme suit : « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Constate que :
-les agents recenseurs, les chefs de secteur et les concierges/gardiens/syndics d’immeuble sont des personnes concernées ;
-sont collectés le nom, le prénom et le numéro de téléphone des agents recenseurs et des chefs de secteur, et qu’un code d’identification leur est attribué.
Rappelle que les serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
Demande que les données portées sur le disque dur amovible soient chiffrées et que ce dernier soit formaté et/ou détruit une fois le transfert de données effectué.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité le « Recensement Général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance du 16 décembre 1862 sur le recensement, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique de la Statistique et des Etudes Economiques, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2000-440 du 18 septembre 2000 relatif à la Commission chargée de procéder aux opérations de recensement, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2016-134 du 25 février 2016 fixant la liste des enquêtes statistiques réalisées par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco le 6 avril 2016 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements scolaires de la Principauté » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 janvier 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Conformément aux textes en vigueur, la Commune de Monaco doit procéder en 2016 au recensement de la population, avec le concours technique de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques (IMSEE).
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, elle soumet le traitement ayant pour finalité « Recensement Général de la population de Monaco » à l’avis de la Commission.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Recensement général de la population de Monaco ».
Sont concernées les personnes ayant leur résidence principale en Principauté de Monaco, telles que définies aux articles 2 et 3 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population, ainsi que les membres des ménages ayant leurs résidences légales en Principauté, mais se trouvant absents du territoire pour les raisons indiquées à l’article 4 dudit arrêté.
La Commission constate que sont également concernés les agents recenseurs, les chefs de secteur et les gardiens/concierges/syndics d’immeubles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
•Gérer les opérations de recensement et les agents recenseurs ;
•Collecter les informations nécessaires au recensement de la population par le biais des 5 formulaires papiers suivants :
-le bordereau de maison, renseigné par l’agent recenseur ou le chef de secteur afin de répertorier les caractéristiques du bâtiment et d’estimer le nombre de logement à recenser ;
-la feuille de logement, renseignée par l’habitant, qui permet de localiser le logement, d’en décrire les caractéristiques, et d’en dresser la liste des occupants ;
-le bulletin individuel, qui permet de connaître la situation personnelle de chaque personne vivant dans le logement ;
-la feuille communauté et le bulletin individuel collectif, afin d’identifier la population des membres d’une communauté, qui sont enquêtés par les chefs de secteurs.
•Numériser les formulaires recueillis sur les bases de données de l’IMSEE et effectuer une gestion électronique des documents (GED) ;
•Transférer par disques durs amovibles les données numérisées sur une base sécurisée de la Direction Informatique ;
•Archiver de manière mécanographique les données jusqu’au prochain recensement ;
•Etablir par l’IMSEE un rapport statistique anonyme.
La Commission rappelle que la finalité du traitement mis en œuvre en 2008 dans le cadre du précédent recensement laissait paraître l’année concernée par celui-ci, aussi elle modifie la finalité du présent traitement comme suit : « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Sous cette réserve la Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale et par un motif d’intérêt général.
A cet égard, elle relève que l’article 38 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 portant sur l’organisation communale dispose que « Le Maire, agent et représentant de la commune, est chargé, sous le contrôle du Conseil communal : […]* 8°) de procéder au recensement de la population à la date et dans les conditions fixées par les lois et règlements ; […] ».
De plus, l’article premier de l’ordonnance du 16/12/1862 sur le recensement dispose que « Le dénombrement de la population de la Principauté aura lieu périodiquement à une date qui sera fixée par le Ministre d’Etat qui en déterminera également la durée ».
Ainsi, l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 s’inscrit dans ladite ordonnance en fixant notamment les dates, la durée du prochain recensement, ainsi que son périmètre. L’article 1er dudit arrêté dispose qu’ « Il sera procédé, entre le 7 juin 2016 et le 29 juillet 2016, à un recensement général de la population par les soins du Maire de Monaco, avec le concours technique de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques ».
Par ailleurs, la Commission constate que ce traitement s’inscrit dans les missions dévolues à l’IMSEE par l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011 portant création de l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques et du Conseil Scientifique et des Etudes Economiques, modifiée. Il est couvert par les secrets professionnel et statistique. Ainsi, « Les informations collectées dans le cadre de l’enquête visée à l’article premier peuvent faire l’objet d’un traitement d’informations nominatives, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée », en application de l’article 9 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 précité.
La Commission relève en outre que le recensement objet de la présente délibération a un caractère obligatoire en application de la loi n° 419 du 7 juin 1945 relative aux mesures d’ordre statistique et à la lecture de l’arrêté ministériel n° 2016-134 du 25 février 2016 fixant la liste des enquêtes statistiques réalisées par l’Institut Monégasque de la Statistique et des Etudes Economiques.
Enfin, le responsable de traitement indique que cette enquête s’inscrit dans l’objectif d’établir des statistiques comparables avec les autres instituts producteurs de statistiques, tant internationaux qu’européens, puisqu’il tend à se conformer aux « Principles and Recommendations for Population and Housing Censuses - Revision 2 » (ONU) et au règlement (CE) n° 1201/2009 de la Commission de l’Union Européenne, tous deux ayant trait au recensement de la population.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
En ce qui concerne la phase de recensement, les agents recenseurs créent un annuaire de contact qui sera détruit à la fin de la phase de collecte du recensement, et qui contient les informations suivantes :
-identité : nom, prénom des gardiens/concierges/syndics d’immeubles ;
-adresses et coordonnées : numéro de téléphone, n° de district, ID bat.
Les informations collectées ont pour origine les gardiens/concierges/syndic lors de la tournée de reconnaissance effectuée par les agents recenseurs, par le biais du formulaire bordereau de maison.
En ce qui concerne les agents recenseurs et les chefs de secteur, la Commission constate que les informations relatives à leur identité (nom prénom, numéro de téléphone) sont collectées et qu’un code de désignation leur est attribué.
En ce qui concerne les informations propres au recensement, les informations collectées sont :
-identité : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité ;
-situation de famille : vie maritale, célibataire, marié, veuf, divorcé ;
-adresses et coordonnées : numéro de rue, bloc, étage, situation géographique du logement occupé lors du dernier recensement, année d’installation à Monaco, résidence à Monaco depuis la naissance ;
-formation-Diplômes-Vie professionnelle : type et niveau du diplôme obtenu, statut professionnel, personnes sans activité, profession, lieu de travail, type de contrat de travail, catégorie socio-professionnelle ;
-consommation de biens et services : équipement du logement : nombre d’appareils électro-ménager, média, communication, accès Internet ;
-loisirs, habitudes de vie et comportement ;
-mode de garde des enfants : nourrice, crèche, établissement scolaire, pré-scolaire, autre mode de garde, établissement public ou privé, à Monaco ou à l’étranger ;
-transport et déplacements : mode de transport utilisé, véhicules et deux-roues ;
-logement : descriptif de l’immeuble : type d’immeuble, année d’achèvement, service de gardiennage, accessibilité personnes à mobilité réduite, certification du bâtiment, nombre d’ascenseurs, nombre d’étages, type de chauffage, type de climatisation, parking, local à ordures et tri sélectif ; descriptif de l’appartement : catégorie du logement, type du logement, nombre de pièces, surface habitable, qualité de l’occupant, qualité du propriétaire, loi applicable au logement, système de production d’eau chaude sanitaire, installations sanitaires, mode de chauffage, système de climatisation, vitrage ;
-animaux domestiques : nombre de chien, chat, autre animal.
La Commission considère donc que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par une campagne institutionnelle diffusée conjointement par la Mairie et l’IMSEE, par une lettre du Maire distribuée à l’ensemble de la population résidente par les agents recenseurs lors de la tournée de reconnaissance, par une notice d’information jointe aux formulaires distribués auprès de la population recensée ainsi que par l’insertion dans les formulaires de collecte « bulletin individuel » des modalités d’exercice du droit d’accès.
A la lecture de cette mention dont s’agit, jointe au dossier, la Commission relève que l’information des personnes concernées est valablement effectuée.
Par ailleurs, elle rappelle que les personnes recensées ont l’obligation de répondre au recensement en vertu de la loi n° 419, susvisée, et qu’elles ne disposent pas, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, d’un droit d’opposition.
En outre, les usagers pourront prendre connaissance des éléments relatifs audit traitement, via la rubrique spécifique « Protection des données nominatives » intégrée au site internet de l’IMSEE, qui sera mise à jour de façon concomitante à la mise en œuvre du traitement objet de cette demande d’avis, comprenant les mentions exigées par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle constate que les agents et les chefs de secteur sont informés de l’exploitation des informations les concernant lors de la distribution des manuels portant sur leurs missions.
La Commission relève en outre qu’afin de sensibiliser les professionnels de l’immobilier amenés à être en contact avec les personnes recensées, deux notices leur seront adressées afin de les informer de la tenue du Recensement et de ses implications.
•Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place auprès de l’IMSEE.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale ou par courrier électronique.
Le délai de réponse est de 7 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement en tous accès sont :
-le personnel de l’IMSEE : le Directeur, le Chef de division, deux administrateurs, trois rédacteurs ;
-le personnel de la Direction Informatique de l’Etat : le Chef d’exploitation.
La Commission constate qu’ont également accès aux informations :
-les agents de recensement, le temps de la collecte des formulaires papiers ;
-le prestataire pour ses missions de numérisation des documents.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
A cet égard, la Commission relève que ce prestataire est tenu au secret professionnel et statistique en application de l’article 6 de l’arrêté ministériel n° 2016-122 du 18 février 2016 relatif au recensement général de la population.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI.Sur les rapprochements et interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est rapproché avec la « Gestion des techniques automatisées de communication » de la Direction Informatique de l’Etat, légalement mis en œuvre, afin d’utiliser la messagerie mise en place en faveur des fonctionnaires et agents de l’Etat dans le cadre du processus de recensement.
VII.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Toutefois, lorsque les données sont transférées par le biais d’un disque dur amovible, elles devront être chiffrées. Une fois le transfert effectué, le disque dur amovible devra être formaté et/ou détruit.
De plus, l’architecture technique du système repose sur des équipements de raccordements (switchs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de celui-ci au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII.Sur la durée de conservation
Les informations traitées seront conservées de la manière suivante :
-les informations relatives à l’identité (nom, prénom) et à l’adresse ne seront pas intégrées et conservées dans la base de données puisque ces dernières ne sont utiles qu’au suivi du recensement (pointage des logements et vérification du nombre de Bulletins Individuels au regard du formulaire Feuille de Logement où sont transcrits les noms et prénoms des recensés) ;
-toutes les informations sous format papier et d’image numérisée seront conservées jusqu’à la publication des résultats dans le livre de recueil du recensement 2016 ;
-l’ensemble des formulaires « papier » sera conservé jusqu’au prochain recensement général de la population afin que les intéressés puissent exercer leur droit d’accès et de rectification dans les locaux de l’IMSEE. Puis un échantillon aléatoire sera effectué par l’IMSEE et versé au Service Central des Archives et de la Documentation Administrative (SCADA) à des fins historiques et statistiques ;
-l’ensemble des images issues de la GED constitue des archives publiques en application de l’article 2-3 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 du 24 janvier 2011, modifiée ;
-l’ensemble des documents liés à la collecte et au traitement a la qualité d’archives publiques ;
-l’annuaire « contact » des gardiens d’immeuble/ concierges et des syndics sera détruit dès la fin de la collecte du Recensement ;
-les informations relatives aux agents recenseurs et aux chefs de secteur seront supprimées à la publication des résultats.
La Commission considère donc que la durée de conservation des informations objets du traitement est conforme aux obligations légales, et notamment aux dispositions de l’article 2-3 de l’ordonnance souveraine n° 3.095 qui dispose que « Les études et enquêtes statistiques effectuées conformément aux dispositions de la présente ordonnance constituent des archives publiques au sens de Notre ordonnance n° 3.413 du 29 août 2011, modifiée, susvisée ».
Après en avoir délibéré, la Commission :
Modifie la finalité du traitement comme suit : « Recensement général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Constate que :
-les agents recenseurs, les chefs de secteur et les concierges/gardiens/syndics d’immeuble sont des personnes concernées ;
-sont collectés le nom, le prénom et le numéro de téléphone des agents recenseurs et des chefs de secteur, et qu’un code d’identification leur est attribué.
Rappelle que les serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
Demande que les données portées sur le disque dur amovible soient chiffrées et que ce dernier soit formaté et/ou détruit une fois le transfert de données effectué.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité le « Recensement Général de la population de Monaco pour l’année 2016 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.