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Délibération n° 2016-39 du 16 mars 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Work-Flow interne à l’Administration d’instruction des demandes de création d’activités économiques », dénommé « Work-Flow - demandes de création d’activités » de la Direction de l’Expansion Economique présentée par le Ministre d’Etat

  • N° journal 8274
  • Date de publication 22/04/2016
  • Qualité 96.28%
  • N° de page 990
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.144 du 26 juillet 1991 concernant l’exercice de certaines activités économiques et juridiques ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.312 du 29 juin 2006 relative à la motivation des actes administratifs ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, portant création de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.830 du 16 mai 2014 relative à la procédure d’instruction des déclarations d’exercice et des demandes d’autorisation d’exercice formées sur le fondement de la loi n° 1.144 du 26 juillet 1991 concernant l’exercice de certaines activités économiques et juridiques, modifiée, ainsi qu’à celle relative aux demandes d’autorisation de constitution de sociétés anonymes ou en commandite par actions formées sur le fondement de l’ordonnance du 5 mars 1895 sur les sociétés anonymes et en commandites par actions, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2014-264 du 21 mai 2014 fixant la liste des pièces justificatives à produire à l’appui des déclarations et demandes d’autorisation d’exercice présentées sur le fondement de la loi n° 1.144 du 26 juillet 1991 concernant l’exercice de certaines activités économiques et juridiques, modifiée, ainsi que des demandes d’autorisation de constitution de sociétés anonymes et en commandite par actions ;
Vu la délibération n° 2011-47 du 6 juin 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Work-Flow Interne à l’Administration des demandes de création d’activités économiques », dénommé « Work-Flow - Demandes de création d’activités économiques - version 1 » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 15 janvier 2016, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Afin de répondre aux objectifs du Gouvernement de simplification et d’accélération des démarches administratives des personnes souhaitant créer une activité économique en Principauté de Monaco, le Ministre d’Etat a souhaité que la Direction de l’Expansion Economique, en charge de l’instruction des demandes de création de telles activités, mette en œuvre un outil de traitement des demandes et de recollement des observations et avis des Services Administratifs habilités.
Un avis favorable a été rendu par délibération n° 2011-47 du 6 juin 2011 dont la décision de mise en œuvre a été publiée au Journal de Monaco du 24 juin 2011, prenant acte que le traitement était mis en œuvre en phase test afin de permettre à l’Autorité compétente de finaliser les informations devant être collectées et les accès mis en place dans le cadre de l’instruction de demandes de création d’activité par la Direction de l’Expansion Economique.
En vertu de l’article 9 alinéa 1er de la loi n° 1.165 modifiée, toute modification devant être soumise à la Commission, la présente demande est soumise à son avis préalable, conformément aux dispositions de l’article 7 alinéa 1er de la loi n° 1.165, susvisée.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités
Le traitement a pour finalité « Work-Flow interne à l’Administration d’instruction des demandes de création d’activités économiques ». Il est dénommé « Work-Flow - Demandes de création d’activités ».
S’agissant des personnes concernées, la Commission avait relevé que ce traitement permettait également la collecte d’informations sur les personnels de la Direction de l’Expansion Economique qui saisiront des informations afin d’instruire le dossier de demande et sur les personnels de l’Administration qui y saisiront les observations relevant de leurs attributions lorsqu’ils sont consultés.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
-réception du dossier papier par la Direction de l’Expansion Economique, numérisation par scanner de ce dossier et intégration des pièces dans le formulaire électronique qui est complété de quelques données structurées nécessaires à l’instruction des demandes ;
-vérification de la recevabilité et de la complétude du dossier par la Direction de l’Expansion Economique, validation de l’activité de l’entreprise, choix des services administratifs devant être consultés en fonction de la nature de l’activité ;
-transmission électronique de la fiche auxdits services et réponse desdits services par le formulaire ;
-à la suite de ces réponses, suivi au travers du Work Flow de la suite de l’instruction par la DEE jusqu’à l’éventuelle délivrance de l’autorisation ;
-suivi d’indicateurs par la Direction de l’Expansion Economique ;
-création automatisée et ajout de la fiche informatisée des différentes lettres et documents échangés avec les requérants ou l’Administration (selon le cas, une cinquantaine de modèles en tout).
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification
•Sur la licéité du traitement
La Commission rappelle que l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, portant création de la Direction de l’Expansion Economique, dispose que cette dernière est notamment chargée « de l’instruction et du suivi administratif des dossiers de demandes de création et de modification d’activités économiques (…) ».
En conséquence, la Commission constate que le traitement objet de la présente demande est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
•Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre de ce traitement par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que la dématérialisation des dossiers permet « d’accélérer le traitement de la demande » s’agissant « de l’instruction et du suivi des demandes de création d’activités économiques ».
Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
La Commission note qu’est entré en vigueur l’arrêté ministériel n° 2014-264 du 21 mai 2014, précité, qui liste les pièces utiles aux déclarations et demandes d’autorisation d’exercice présentées sur le fondement de la loi n° 1.144 du 26 juillet 1991 concernant l’exercice de certaines activités économiques et juridiques, ainsi que des demandes d’autorisation de constitution de sociétés anonymes et en commandite par actions.
La Commission note que le responsable de traitement ne collecte plus certaines informations dont la Commission avait demandé la justification de la collecte, à savoir, le domicile antérieur sur les dix dernières années des requérants, le nombre d’enfants à charge, la nationalité antérieure et le mode d’acquisition de la nationalité antérieure.
•La Commission note que les informations suivantes sont collectées et saisies dans l’outil :
-fiche individuelle et état civil : titre, nom et prénom du requérant, qualité requérant, fonction (ex associé, gérant, administrateur), nationalité, adresse personnelle, état matrimonial.
Ces informations ont pour origine le dossier de demande ainsi que les documents fournis à l’appui de la demande.
Elles ne sont accessibles que par le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique et de la Direction de la Sûreté Publique, dont les accès dévolus sont décrits au point V de la présente délibération.
-caractéristiques de l’activité économique pour laquelle l’autorisation est demandée : numéro de dossier, nom de la société, nom du demandeur si activité en nom personnel, adresse, personne à contacter, numéro de prospect du MWBO, thème/type de société, secteur d’activité, code NAF, forme juridique, nature de la modification (si modification).
Ces informations ont pour origine le formulaire d’inscription.
Seul le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique peut créer et modifier ces informations.
-gestion de l’avancement du Work flow : état dans le Work-Flow, Service qui a créé la fiche, liste des Services Administratifs devant être consultés, observations, visas, affichage de l’historique des modifications.
Ces informations sont créées automatiquement par le système ou par le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique.
•Certaines informations sont numérisées et agrafées électroniquement dans la fiche, la Commission note à cet égard que « les informations qu’elles contiennent ne peuvent être utilisées pour des recherches ou des traitements informatisés » :
-identité : personne physique : qualité et nom du requérant, nom de jeune fille, prénoms, type (associé, gérant, administrateur), fonction, date et lieu de naissance, nationalité actuelle (sous forme d’une pièce d’état civil scannée et agrafée sous forme d’image au format pdf) ;
-personne morale : dénomination sociale, forme juridique ;
-situation de famille : situation de famille (liste de choix), document d’identité (document agrafé sous forme d’image pdf) ;
-adresses et coordonnées : personne physique : adresse postale actuelle, date d’arrivée en Principauté, coordonnées téléphoniques, email ;
-personne morale : adresse postale ;
-formations, diplômes : expérience professionnelle et diplômes (formulaire agrafé sous forme d’image pdf) ;
-infractions, condamnations : extrait de casier judiciaire (agrafé sous forme d’image pdf) ;
-les données liées à la société : description de l’activité, CA sur 3 ans, répartition CA souhaité, répartition achats souhaités, nombre mètres carrés, nombre de salariés souhaités ; liste des activités commerciales, artisanales ou professionnelles exercées en Principauté, n° RCI, liste des sociétés appartenant à la personne en dehors de la Principauté (raison sociale et numéro de RCI) ;
-les informations concernant le local : adresse, situation, nom, prénom et adresse du propriétaire du local, nom, prénoms et adresse du locataire principal, titre d’occupation du local, local domicile (oui/non), autres occupants (oui/non), nom, prénom et activités des autres occupants, nom, prénom et activité de l’occupant antérieur, nombre de personnes dans le local, surfaces, travaux (oui/non), description des travaux, avis de la Commission technique : avis Commission, avis Direction Habitat, avis dernier passage.
La Commission note que le responsable de traitement a pris acte des remarques émises dans la précédente délibération en indiquant que la fiche de renseignements, l’extrait de casier judiciaire et la pièce d’état civil ne sont accessibles que par le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique et de la Direction de la Sûreté Publique.
Enfin, le CV et les diplômes, le questionnaire lié à la société, le budget prévisionnel et la brochure de documentation ne peuvent être créés et modifiés que par le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique.
La Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’exercice du droit d’accès
Le responsable de traitement indique que les personnes concernées sont informées de leurs droits par une mention sur les documents de collecte.
La Commission constate que cette information ne mentionne pas toutes les mentions prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 précitée.
Aussi elle demande que cette information soit dûment complétée.
•Sur les droits d’accès, de rectification et de modification
Ce traitement étant mis en place par une entité administrative dans le cadre de ses missions d’intérêt général, il ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165.
Les personnes peuvent exercer leur droit d’accès auprès de la Direction de l’Expansion Economique par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
Il est procédé à la communication des informations dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
La réponse au droit d’accès est adressée à la personne concernée par voie postale, sur place ou par courrier électronique.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V.Sur les personnes ayant accès au traitement
La Commission note que l’ordonnance souveraine n° 4.830 du 16 mai 2014 susvisée prévoit en son article 1er que l’instruction des déclarations d’exercice et des demandes d’autorisation d’exercice formées, notamment, sur le fondement de la loi n° 1.144 du 26 juillet 1991, modifiée, ainsi que des demandes d’autorisation de constitution des sociétés anonymes et en commandite par actions formées sur le fondement de l’ordonnance du 5 mars 1895, modifiée est conduite par la Direction de l’Expansion Economique, laquelle est habilitée à consulter tous les Services Administratifs ou Organismes professionnels dont l’avis technique est nécessaire.
Les personnes qui ont accès au traitement sont :
-le personnel habilité de la Direction de l’Expansion Economique en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
-le personnel habilité des Directions ou Services Administratifs consultés : en mise à jour pour leur réponse, et en consultation du dossier sur lequel l’entité est consultée ;
-le personnel administratif de la Direction Informatique ou tiers intervenant pour son compte : tous accès dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat.
La Commission note que désormais le personnel habilité de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenant pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure aura accès au traitement.
Les Services consultés pour tous les dossiers sont :
-la Direction de la Sûreté Publique ;
-la Direction des Services Fiscaux.
La Commission relève que désormais l’IMSEE (pour insertion du code NAF en lien avec la demande) sera également consulté pour tous les dossiers.
•Certains services sont susceptibles d’être consultés « au cas par cas et pour instruire les dossiers conformément aux textes législatifs existants », faisant référence au cadre légal relatif à l’exercice de chaque activité.
-la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale (et son Département de tutelle pour information), pour les activités relevant de la santé et celles relevant de l’alimentaire ;
-la Direction du Budget et du Trésor pour les activités bancaires et financières ;
-le Département de l’Intérieur pour les activités dans le domaine de la sécurité des biens et des personnes ;
-la Direction des Affaires Maritimes pour les activités régies par le Code de la mer ;
-le Service de l’Aviation Civile pour les activités relevant du transport aérien ;
-le Centre de Presse pour l’Industrie cinématographique ;
-la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
-le Service des Titres de Circulation pour les activités de transport de personnes et de marchandises.
La Commission relève que désormais sont également susceptibles d’être consultés :
-le Secrétariat Général du Ministère d’Etat ;
-le Département des Finances et de l’Economie ;
-le Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme ;
-le Département des Affaires Sociales et de la Santé.
•Certaines Directions sont consultées « au cas par cas et pour apprécier les critères de compétence et d’opportunité permettant au Gouvernement d’autoriser ou de rejeter la demande conformément à la loi n° 1.312 du 29 juin 2006 relative à la motivation des actes administratifs » :
-la Direction des Travaux Publics ;
-la Direction de la Prospective, de l’Urbanisme et de la Mobilité ;
-la Direction de l’Environnement ;
-la Direction du Travail ;
-la Direction des Communications Electroniques ;
-la Direction Informatique ;
-la Direction du Tourisme et des Congrès ;
-la Direction des Affaires Culturelles ;
La Commission relève que désormais sont également susceptibles d’être consultés :
-la Direction de l’Aménagement Urbain ;
-la Régie des Tabacs et des Allumettes ;
-la Direction des Affaires Juridiques ;
-le Corps des Sapeurs-Pompiers.
•La Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique peut être consultée dans le cas où l’un des associés est fonctionnaire ou agent de l’Etat.
•S’agissant de la Direction de l’Habitat, il est indiqué qu’elle peut être consultée lorsque l’activité sera exercée à domicile.
•L’Administration des Domaines peut être consultée lorsqu’il y a une convention d’occupation domaniale.
•Le SICCFIN peut être destinataire du dossier pour information s’agissant des activités relevant de la loi n° 1.162 du 3 août 2009 relative à la lutte contre blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et de la corruption.
La Commission note que le responsable de traitement a pris acte des remarques émises dans la précédente délibération et a joint une annexe décrivant les accès dévolus par Direction, Service ou Département en indiquant qu’un réseau de référents a été mis en place avec les profils suivants :
Un référent, un suppléant, et une ou deux personnes qui approuvent pouvant être les Chefs de Service et/ou leurs Adjoints.
Chaque Service, Direction ou Département, n’accède qu’aux dossiers pour lesquels ils ont été sollicités pour avis et ne peuvent consulter les avis des autres Directions, Services ou Départements, seule la Direction de l’Expansion Economique voit l’intégralité des avis.
En ce qui concerne les attributions de chacune de ces personnes et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne les prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en exécution de ce même article.
VI.Sur la durée de conservation
La Commission note que les informations sont conservées 30 ans après radiation de l’organisme autorisé à exercer une activité en Principauté ou en cas de rejet, 30 ans après celui-ci.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Demande que l’information préalable des personnes concernées présente sur les documents de collecte comporte les mentions édictées à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée,
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Work-Flow interne à l’Administration d’instruction des demandes de création d’activités économiques », dénommé « Work-Flow demandes de création d’activités » de la Direction de l’Expansion Economique.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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