Délibération n° 2014-109 du 28 juillet 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 335 du 19 décembre 1941 portant création d’un office d’assistance sociale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.279 du 29 décembre 2003 modifiant certaines dispositions de la loi n° 335 du 19 décembre 1941 portant création d’un office d’assistance sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.509 du 1er mars 1966 créant une Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006 portant création du Centre de Coordination Gérontologique de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007 portant création de la prestation d’autonomie, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la Recommandation n° R(86) 1 du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du Conseil de l’Europe du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 27 juin 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Outil de gestion des dossiers de la prestation d’autonomie », dénommé « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 juillet 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La prestation d’autonomie a été créée par l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007, susvisée. Il s’agit d’une aide personnalisée accordée par le Gouvernement sous la forme d’une prestation en nature. Elle est destinée à permettre une prise en charge des besoins des personne âgées de plus de soixante ans présentant un manque ou une perte d’autonomie liée à leur état physique ou mental, ou plus jeune et présentant des troubles cognitifs occasionnant une perte d’autonomie identique à celle liée à l’âge.
Les dossiers afférant à cette prestation sont suivis par le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM), placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale (DASS), et la Division Aide Sociale de cette Direction.
La mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives afférant est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Outil de gestion des dossiers de la prestation d’autonomie ». Il est dénommé « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie ».
Il concerne les demandeurs et bénéficiaires de la prestation d’autonomie, leurs proches et médecins, ainsi que le personnel du CCGM et de la DASS en charge du suivi de l’attribution de cette prestation.
Il a pour objet de permettre d’assurer le suivi de la demande à la mise en place de la prestation, puis celui de son évolution au travers des réévaluations, tels qu’encadrés par la réglementation.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre au personnel habilité d’avoir accès aux applications informatiques mises en place afin d’assurer la gestion de la prestation d’autonomie ;
- saisir et assurer le suivi des informations relatives aux demandeurs et aux bénéficiaires de la prestation au travers des fiches spécifiques : fiche de liaison sociale, fiche de revenus, fiche de synthèse ;
- assurer le suivi des dossiers de prestations d’autonomie : création, modification, réévaluation et suppression ;
- permettre le transfert des données des bénéficiaires vers les entités habilitées ;
- calculer le montant des prestations pouvant être alloué aux demandeurs et bénéficiaires ;
- échanger des correspondances avec les demandeurs et bénéficiaires ;
- historiser les modifications apportées à un dossier ;
- établir des statistiques non nominatives ;
- évaluer l’efficacité du dispositif ;
- mettre en place des études et enquêtes de satisfaction sur le dispositif (préparation et envoi de mailing, traitement des réponses et statistiques).
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
A cet égard, elle considère qu’un outil est le support d’un traitement, soit des opérations réalisées à l’aide de cet outil ou d’application(s) informatique(s) spécifique(s). Aussi, elle suggère que la finalité du traitement soit modifiée par « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » et que la dénomination du traitement soit supprimée.
Par ailleurs, elle relève que ce traitement ne concerne pas les opérations portant sur des informations nominatives réalisées par le CCGM permettant l’évaluation sociale, l’évaluation gérontologique et l’évaluation médicale du demandeur ou bénéficiaire de la prestation d’autonomie.
Enfin, concernant les études et enquêtes de satisfaction sur le dispositif, la Commission précise que les réponses devront être renvoyées de manière anonyme.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Les attributions de la DASS sont fixées par l’ordonnance souveraine n° 3.509, susvisée. Elles découlent également de nombreux textes qui précisent ses fonctions dans le cadre de dispositions légales ou réglementaires relevant de ses domaines de compétence.
La Commission relève que ces dernières ont progressivement structuré l’organisation administrative de la DASS au travers de divisions et de services auxquels sont attribuées des missions spécifiques. Cette organisation est également illustrée par la mise en place de profils d’habilitations informatiques qui permettent de veiller à la sécurité et à la confidentialité des informations traitées par chaque entité en considération des missions qui lui sont attribuées.
La Commission relève ainsi que les attributions établies en 1966 sont très générales. Elle recommande que les missions qui sont dévolues aux services soient précisées afin de lui donner un cadre de fonctionnement tenant compte de ses missions de service public.
La prestation d’autonomie a été instaurée par l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007. Ce texte la définit, établit ses règles d’attribution, de réévaluation et de versement.
Aux termes de l’article 7 de ladite ordonnance « les dossiers de demande doivent être retirés puis déposés au Centre de Coordination Gérontologique de Monaco contre récépissé ». Ce Centre a été créé par l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006, susvisée, « au Ministère d’Etat, Département des Affaires Sociales et de la Santé ». Il est « placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ».
Aux termes de son article 2, le CCGM est, notamment, chargé d’accueillir, d’écouter et d’informer les personnes âgées et leur famille, d’effectuer l’évaluation gérontologique, de mettre en place les actions de santé publique destinées aux personnes âgées, et d’évaluer les besoins médico-sociaux nécessaires pour répondre aux demandes de prestations.
La demande d’avis met en évidence que le CCGM est en charge de la collecte des informations permettant l’établissement du dossier de demande de prestation et des contacts avec les demandeurs ou bénéficiaires afin d’évaluer leur situation. Le service social de la Division Aide Sociale de la DASS est chargé de l’établissement du montant de la prestation.
Par ailleurs, ce traitement collecte des informations nominatives relatives à la santé et à des mesures à caractère social dont peuvent bénéficier des personnes physiques. La Commission relève que le traitement de ces données répond à une obligation fixée par ordonnance souveraine.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement. A l’appui de cette justification, le responsable de traitement met en évidence les « missions et tâches à caractère sanitaire et sociale » de la DASS et les fonctions du Directeur de la DASS concernant le CCGM et l’Office de Protection Sociale.
La Commission relève que le traitement est justifié par les missions réglementairement conférées au CCGM, placé sous l’autorité de la DASS qui intervient dans le processus d’attribution de la prestation d’autonomie dans le cadre de ses missions.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
• Concernant les demandeurs ou bénéficiaires de la prestation
- identité : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, nationalité, lieu de naissance ;
- situation de famille : nombre de demandeurs pour le foyer, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile, coordonnées téléphoniques ;
- caractéristiques financières du foyer : détails des revenus – allocations – aides sociales, montant des charges, mise en évidence de l’exonération du ticket modérateur, identification de la ou des caisses de retraites, relevé d’identité bancaire ou postale ;
- habitude de vie : autonomie du conjoint, présence d’un animal de compagnie, identification des mesures de maintien à domicile et des organismes prestataires ;
- données de santé : mention du GIR ;
- données à caractère social : mention d’une mesure de tutelle ;
- données de sécurité sociale : organisme de sécurité sociale, numéro de sécurité sociale, couleur de carte, qualité (bénéficiaire - ayant droit), identification d’une complémentaire santé ;
- bilan du plan d’aide : nombres d’heures de ressources humaines préconisées, montants et matériels et consommables préconisés ;
- suivi du dossier : numéro de dossier, date de réception de la demande et de son accusé de réception, dates des différentes étapes de suivi du dossier ;
- documents justificatifs : scan des documents justificatifs fournis à la demande.
Les informations relatives à l’identité, la situation de famille, à l’adresse et aux coordonnées, aux caractéristiques financières, aux habitudes de vie, aux données à caractère social et de sécurité sociale ont pour origine le demandeur de la prestation.
Les informations relatives aux données de santé et au bilan du plan d’aide ont pour origine le CCGM.
• Concernant les proches du bénéficiaire
- identité de la personne à contacter : nom, statut (ex. enfant, voisin, conjoint…), adresse, téléphone ;
- identité du médecin traitant et du médecin spécialiste : nom, prénom ;
- identité du tuteur légal : nom, prénom, adresse et téléphone.
- Ces informations ont pour origine le demandeur ou bénéficiaire de la prestation.
Concernant le personnel du CCGM et de la DASS
- identité des personnes chargées des dossiers : nom, prénom, fonction.
Ces informations ont pour origine les intéressés.
Le responsable de traitement précise que « si la personne refuse de transmettre ses revenus, elle peut signer un document dans lequel il atteste accepter de se voir appliquer un ticket modérateur maximum (de 90 %) ». Si tel est le cas, un document spécifique est rempli par l’intéressé, signé et conservé dans le dossier.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, dans le cadre des missions d’intérêt général du CCGM, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par un courrier adressé au demandeur de la prestation d’autonomie. La Commission constate que les mentions inscrites sur les correspondances du CCGP et de la DASS sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Cependant, elle rappelle que l’information des personnes concernées doit être réalisée au plus tard au moment du recueil des données, non une fois que les informations ont été traitées.
Aussi, la Commission demande que cette information leur soit fournie avant le dépôt de la demande, par exemple, au travers d’un document inséré dans le dossier qui doit être retiré au CCGM par le futur bénéficiaire ou sa famille.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place au CCGM. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès aux informations
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les personnels habilités du CCGM : en création, inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- les personnels du Service Social de la Division Aide Sociale de la DASS : en création, inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le personnel de la Direction Informatique ou les tiers intervenants pour son compte dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le Personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenants pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
• Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le médecin traitant du demandeur au travers d’échange de correspondances avec le CCGM ; ce médecin reçoit également l’évaluation médicale de son patient ;
- l’Office de Protection Sociale en charge du règlement de la prestation d’autonomie, conformément à l’article 8 de l’ordonnance souveraine n° 904, susvisée.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les échanges de données sont effectués en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément à l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 5 ans après la clôture du dossier. Cette durée de conservation a été établie sur le fondement du délai de prescription quinquennale fixé à l’article 3 de la loi n° 335, susvisée.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Recommande que les missions dévolues aux Divisions et Services de la DASS soient précisées afin de leur permettre de disposer d’un cadre juridique tenant compte des attributions qui leur ont été conférées depuis 1966 ;
Invite le responsable de traitement à modifier la finalité du présent traitement par « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » et à supprimer la dénomination du traitement ;
Demande que l’information des demandeurs d’une prestation d’autonomie soit réalisée avant le dépôt de la demande, par exemple, au travers d’un document inséré dans le dossier qui doit être retiré au CCGM par le futur bénéficiaire ou sa famille ;
A la condition de la prise en compte de la demande qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 335 du 19 décembre 1941 portant création d’un office d’assistance sociale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.279 du 29 décembre 2003 modifiant certaines dispositions de la loi n° 335 du 19 décembre 1941 portant création d’un office d’assistance sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.509 du 1er mars 1966 créant une Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006 portant création du Centre de Coordination Gérontologique de Monaco ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007 portant création de la prestation d’autonomie, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la Recommandation n° R(86) 1 du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du Conseil de l’Europe du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 27 juin 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Outil de gestion des dossiers de la prestation d’autonomie », dénommé « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 28 juillet 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La prestation d’autonomie a été créée par l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007, susvisée. Il s’agit d’une aide personnalisée accordée par le Gouvernement sous la forme d’une prestation en nature. Elle est destinée à permettre une prise en charge des besoins des personne âgées de plus de soixante ans présentant un manque ou une perte d’autonomie liée à leur état physique ou mental, ou plus jeune et présentant des troubles cognitifs occasionnant une perte d’autonomie identique à celle liée à l’âge.
Les dossiers afférant à cette prestation sont suivis par le Centre de Coordination Gérontologique de Monaco (CCGM), placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale (DASS), et la Division Aide Sociale de cette Direction.
La mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives afférant est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Outil de gestion des dossiers de la prestation d’autonomie ». Il est dénommé « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie ».
Il concerne les demandeurs et bénéficiaires de la prestation d’autonomie, leurs proches et médecins, ainsi que le personnel du CCGM et de la DASS en charge du suivi de l’attribution de cette prestation.
Il a pour objet de permettre d’assurer le suivi de la demande à la mise en place de la prestation, puis celui de son évolution au travers des réévaluations, tels qu’encadrés par la réglementation.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre au personnel habilité d’avoir accès aux applications informatiques mises en place afin d’assurer la gestion de la prestation d’autonomie ;
- saisir et assurer le suivi des informations relatives aux demandeurs et aux bénéficiaires de la prestation au travers des fiches spécifiques : fiche de liaison sociale, fiche de revenus, fiche de synthèse ;
- assurer le suivi des dossiers de prestations d’autonomie : création, modification, réévaluation et suppression ;
- permettre le transfert des données des bénéficiaires vers les entités habilitées ;
- calculer le montant des prestations pouvant être alloué aux demandeurs et bénéficiaires ;
- échanger des correspondances avec les demandeurs et bénéficiaires ;
- historiser les modifications apportées à un dossier ;
- établir des statistiques non nominatives ;
- évaluer l’efficacité du dispositif ;
- mettre en place des études et enquêtes de satisfaction sur le dispositif (préparation et envoi de mailing, traitement des réponses et statistiques).
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, les informations nominatives doivent être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime.
A cet égard, elle considère qu’un outil est le support d’un traitement, soit des opérations réalisées à l’aide de cet outil ou d’application(s) informatique(s) spécifique(s). Aussi, elle suggère que la finalité du traitement soit modifiée par « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » et que la dénomination du traitement soit supprimée.
Par ailleurs, elle relève que ce traitement ne concerne pas les opérations portant sur des informations nominatives réalisées par le CCGM permettant l’évaluation sociale, l’évaluation gérontologique et l’évaluation médicale du demandeur ou bénéficiaire de la prestation d’autonomie.
Enfin, concernant les études et enquêtes de satisfaction sur le dispositif, la Commission précise que les réponses devront être renvoyées de manière anonyme.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Les attributions de la DASS sont fixées par l’ordonnance souveraine n° 3.509, susvisée. Elles découlent également de nombreux textes qui précisent ses fonctions dans le cadre de dispositions légales ou réglementaires relevant de ses domaines de compétence.
La Commission relève que ces dernières ont progressivement structuré l’organisation administrative de la DASS au travers de divisions et de services auxquels sont attribuées des missions spécifiques. Cette organisation est également illustrée par la mise en place de profils d’habilitations informatiques qui permettent de veiller à la sécurité et à la confidentialité des informations traitées par chaque entité en considération des missions qui lui sont attribuées.
La Commission relève ainsi que les attributions établies en 1966 sont très générales. Elle recommande que les missions qui sont dévolues aux services soient précisées afin de lui donner un cadre de fonctionnement tenant compte de ses missions de service public.
La prestation d’autonomie a été instaurée par l’ordonnance souveraine n° 904 du 8 janvier 2007. Ce texte la définit, établit ses règles d’attribution, de réévaluation et de versement.
Aux termes de l’article 7 de ladite ordonnance « les dossiers de demande doivent être retirés puis déposés au Centre de Coordination Gérontologique de Monaco contre récépissé ». Ce Centre a été créé par l’ordonnance souveraine n° 841 du 18 décembre 2006, susvisée, « au Ministère d’Etat, Département des Affaires Sociales et de la Santé ». Il est « placé sous l’autorité de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale ».
Aux termes de son article 2, le CCGM est, notamment, chargé d’accueillir, d’écouter et d’informer les personnes âgées et leur famille, d’effectuer l’évaluation gérontologique, de mettre en place les actions de santé publique destinées aux personnes âgées, et d’évaluer les besoins médico-sociaux nécessaires pour répondre aux demandes de prestations.
La demande d’avis met en évidence que le CCGM est en charge de la collecte des informations permettant l’établissement du dossier de demande de prestation et des contacts avec les demandeurs ou bénéficiaires afin d’évaluer leur situation. Le service social de la Division Aide Sociale de la DASS est chargé de l’établissement du montant de la prestation.
Par ailleurs, ce traitement collecte des informations nominatives relatives à la santé et à des mesures à caractère social dont peuvent bénéficier des personnes physiques. La Commission relève que le traitement de ces données répond à une obligation fixée par ordonnance souveraine.
La Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement. A l’appui de cette justification, le responsable de traitement met en évidence les « missions et tâches à caractère sanitaire et sociale » de la DASS et les fonctions du Directeur de la DASS concernant le CCGM et l’Office de Protection Sociale.
La Commission relève que le traitement est justifié par les missions réglementairement conférées au CCGM, placé sous l’autorité de la DASS qui intervient dans le processus d’attribution de la prestation d’autonomie dans le cadre de ses missions.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
• Concernant les demandeurs ou bénéficiaires de la prestation
- identité : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, date de naissance, nationalité, lieu de naissance ;
- situation de famille : nombre de demandeurs pour le foyer, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse du domicile, coordonnées téléphoniques ;
- caractéristiques financières du foyer : détails des revenus – allocations – aides sociales, montant des charges, mise en évidence de l’exonération du ticket modérateur, identification de la ou des caisses de retraites, relevé d’identité bancaire ou postale ;
- habitude de vie : autonomie du conjoint, présence d’un animal de compagnie, identification des mesures de maintien à domicile et des organismes prestataires ;
- données de santé : mention du GIR ;
- données à caractère social : mention d’une mesure de tutelle ;
- données de sécurité sociale : organisme de sécurité sociale, numéro de sécurité sociale, couleur de carte, qualité (bénéficiaire - ayant droit), identification d’une complémentaire santé ;
- bilan du plan d’aide : nombres d’heures de ressources humaines préconisées, montants et matériels et consommables préconisés ;
- suivi du dossier : numéro de dossier, date de réception de la demande et de son accusé de réception, dates des différentes étapes de suivi du dossier ;
- documents justificatifs : scan des documents justificatifs fournis à la demande.
Les informations relatives à l’identité, la situation de famille, à l’adresse et aux coordonnées, aux caractéristiques financières, aux habitudes de vie, aux données à caractère social et de sécurité sociale ont pour origine le demandeur de la prestation.
Les informations relatives aux données de santé et au bilan du plan d’aide ont pour origine le CCGM.
• Concernant les proches du bénéficiaire
- identité de la personne à contacter : nom, statut (ex. enfant, voisin, conjoint…), adresse, téléphone ;
- identité du médecin traitant et du médecin spécialiste : nom, prénom ;
- identité du tuteur légal : nom, prénom, adresse et téléphone.
- Ces informations ont pour origine le demandeur ou bénéficiaire de la prestation.
Concernant le personnel du CCGM et de la DASS
- identité des personnes chargées des dossiers : nom, prénom, fonction.
Ces informations ont pour origine les intéressés.
Le responsable de traitement précise que « si la personne refuse de transmettre ses revenus, elle peut signer un document dans lequel il atteste accepter de se voir appliquer un ticket modérateur maximum (de 90 %) ». Si tel est le cas, un document spécifique est rempli par l’intéressé, signé et conservé dans le dossier.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, dans le cadre des missions d’intérêt général du CCGM, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par un courrier adressé au demandeur de la prestation d’autonomie. La Commission constate que les mentions inscrites sur les correspondances du CCGP et de la DASS sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
Cependant, elle rappelle que l’information des personnes concernées doit être réalisée au plus tard au moment du recueil des données, non une fois que les informations ont été traitées.
Aussi, la Commission demande que cette information leur soit fournie avant le dépôt de la demande, par exemple, au travers d’un document inséré dans le dossier qui doit être retiré au CCGM par le futur bénéficiaire ou sa famille.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place au CCGM. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès aux informations
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les personnels habilités du CCGM : en création, inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- les personnels du Service Social de la Division Aide Sociale de la DASS : en création, inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le personnel de la Direction Informatique ou les tiers intervenants pour son compte dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’Etat ;
- le Personnel de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers ou tiers intervenants pour son compte ayant un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.
• Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le médecin traitant du demandeur au travers d’échange de correspondances avec le CCGM ; ce médecin reçoit également l’évaluation médicale de son patient ;
- l’Office de Protection Sociale en charge du règlement de la prestation d’autonomie, conformément à l’article 8 de l’ordonnance souveraine n° 904, susvisée.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les échanges de données sont effectués en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément à l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 5 ans après la clôture du dossier. Cette durée de conservation a été établie sur le fondement du délai de prescription quinquennale fixé à l’article 3 de la loi n° 335, susvisée.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Recommande que les missions dévolues aux Divisions et Services de la DASS soient précisées afin de leur permettre de disposer d’un cadre juridique tenant compte des attributions qui leur ont été conférées depuis 1966 ;
Invite le responsable de traitement à modifier la finalité du présent traitement par « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » et à supprimer la dénomination du traitement ;
Demande que l’information des demandeurs d’une prestation d’autonomie soit réalisée avant le dépôt de la demande, par exemple, au travers d’un document inséré dans le dossier qui doit être retiré au CCGM par le futur bénéficiaire ou sa famille ;
A la condition de la prise en compte de la demande qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers de prestations d’autonomie » de la Direction de l’Action Sanitaire et Sociale.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.