Délibération n° 2014-96 du 10 juin 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat », dénommé « Contrôle dentaire », du Service des Prestations Médicales de l’Etat, présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée, et l’arrangement administratif relatif aux modalités d’application de cette convention, modifié ;
Vu la loi n° 486 du 17 juillet 1948 relative à l’octroi des allocations pour charges de famille, des prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques aux fonctionnaires de l’Etat et de la Commune ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013 relative à la prescription civile ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.387 du 22 janvier 1947 relative aux prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques allouées aux fonctionnaires, agents et employés de l’ordre administratif ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 14.532 du 17 juillet 2000 rendant exécutoire l’arrangement administratif particulier franco-monégasque concernant les modalités de remboursement des frais exposés dans les établissements de soins français et monégasques ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 231 du 3 octobre 2005 portant création d’un Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel du 4 février 1947 portant règlement des prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques allouées aux fonctionnaires ;
Vu l’arrêté ministériel du 15 mars 1947 fixant le tarif maximum de responsabilité appliqué aux fonctionnaires agents et employés de l’Etat ;
Vu l’arrêté ministériel du 30 novembre 1984 relatif à la nomenclature générale des actes professionnels des médecins, des chirurgiens-dentistes, des sages-femmes et des auxiliaires médicaux, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel du 7 juin 2005 fixant les conditions de remboursement par les régimes d’assurance maladie des actes relevant de la classification commune des actes médicaux, modifié ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la délibération n° 2011-18 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande, présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Immatriculation au Service des Prestations médicales de l’Etat » du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu la délibération n° 2013-26 du 6 mars 2013 portant avis favorable sur la demande, présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Décomptes - Gestion et Remboursement des Prestations Médicales en Nature » du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 6 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat », dénommé « Contrôle dentaire », du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Les assurés sociaux et leurs ayants droit immatriculés auprès du Service des Prestations Médicales de l’Etat (SPME) peuvent bénéficier de prestations médicales, pharmaceutiques et chirurgicales.
La gestion de ces prestations a été dévolue au Service des Prestations Médicales de l’Etat créé par l’ordonnance souveraine n° 231 du 3 octobre 2005, susvisée.
Placé sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé, ce service est amené, dans le cadre des missions qui lui sont conférées par ladite ordonnance, à traiter des informations nominatives.
Ainsi, le traitement automatisé des informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat ». Il est dénommé « Contrôle dentaire ».
Il concerne les personnes assurées au SPME, leurs ayants droit, ainsi que les praticiens (dentistes - orthodontistes - stomatologues).
Ce traitement a pour objectif principal de gérer les demandes d’accord préalable dentaires établies par les praticiens et les avis s’y rapportant émis par le Dentiste Conseil.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- contrôler la conformité aux nomenclatures Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP) et Classification Commune des Actes Médicaux (CCAM) de tous les actes dentaires soumis à accord préalable ;
- contrôler la justification de l’acte dentaire demandé ;
- contrôler la réalisation et la conformité des actes dentaires, soumis à accord préalable, ayant fait l’objet d’un avis favorable avec contrôle après exécution du Dentiste Conseil ;
- effectuer des contrôles de suivi des traitements d’orthopédie dento-faciale ;
- contrôler les motifs des arrêts de travail relatifs à des actes dentaires effectués ;
- émettre un avis relativement aux demandes de certificat d’aptitude plongeur, d’équivalence de cotation concernant les actes dentaires effectués à l’étranger par les assurés, d’accord préalable concernant les actes dentaires ;
- établir des statistiques globales anonymisées liées aux actes dentaires.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève tout d’abord que l’ordonnance souveraine n° 231, susvisée, attribue au SPME la gestion des prestations objets du présent traitement.
Elle note, en outre, qu’aux termes de la loi n° 486 du 17 juillet 1948 susvisée « les fonctionnaires, agents et employés de l’État et de la Commune bénéficient d’allocations pour charges de famille, de prestations diverses en cas de maladie, maternité, accident ou décès ».
Par ailleurs, elle relève que les lois encadrant les statuts des fonctionnaires prévoient que l’Administration dispose des avis du médecin-conseil pour l’application des prestations de santé aux fonctionnaires.
La Commission observe ensuite que le présent traitement implique la collecte et l’exploitation de données de santé.
A ce titre, le responsable de traitement indique que le traitement des données de santé relève d’une personne morale de droit public dans le cadre d’un motif d’intérêt public et qu’il est nécessaire aux fins de gestion d’un service de prévoyance sociale.
Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle le SPME est soumis : celle d’assurer les prestations médicales tout en veillant au respect des conditions d’attribution.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations traitées concernant l’assuré et ses ayants droit
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : titre de civilité, nom, prénom(s), date(s) de naissance de l’assuré et de son/ses ayant(s) droit éventuel(s), numéro d’assuré social ;
- situation de famille : qualité du bénéficiaire des actes (assuré, conjoint, enfant) ;
- adresses et coordonnées : adresse postale du domicile, adresse du service administratif où l’assuré est affecté ;
- donnée administratives : code d’imputation ;
- données de santé : orthopédie dento-faciale « obligatoirement soumise à entente préalable » (diagnostic simplifié de la pathologie, diagnostic détaillé complémentaire en début de traitement, plan de traitement, type d’appareillage, durée prévisionnelle du traitement et nombre d’années de contention prévues), soins conservateurs soumis à entente préalable (date de la demande, numéro de dent, codification des actes selon la Nomenclature, commentaires éventuels du Dentiste Conseil relativement aux actes dentaires, objets de l’avis), prothèses dentaires « obligatoirement soumises à entente préalable » (date de la demande, numéro de dent, codification des actes selon la Nomenclature, caractéristiques de la prothèse), soins chirurgicaux soumis à entente préalable (nature de l’acte, anesthésie générale (oui/non), cotation de l’acte) ;
- données spécifiques à l’avis : nature de l’avis formulé relativement à la demande d’accord préalable, observations/
commentaires d’ordre médical du Dentiste Conseil relativement aux actes sollicités, objets de la demande d’accord préalable.
Les informations concernant l’identité, la situation de famille, l’adresse du domicile et les données de santé de l’assuré et de ses ayants droit sont issues des feuilles de soins, réglementairement appelées « feuilles de soins dentiste» envoyées par l’assuré au SPME.
L’information relative à l’adresse du service administratif où est affecté l’assuré et les données spécifiques à l’avis du Dentiste Conseil proviennent du SPME.
La Commission relève que les informations concernant l’identité, la situation de famille, les adresses et coordonnées ainsi que les données administratives de l’assuré font l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Immatriculation au Service des Prestations Médicales de l’Etat », susvisé.
Elle observe que la présente utilisation est compatible avec le traitement précité, conformément aux dispositions de l’article 10.1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les informations traitées concernant le praticien
- identité : titre de civilité, nom, prénom, numéro de matricule ;
- adresses et coordonnées : adresse postale du cabinet.
Les informations concernant l’identité, les adresses et coordonnées du praticien ont pour origine le cachet apposé par celui-ci sur les feuilles de soins précitées. Le numéro de matricule du praticien provient du SPME.
Au vu de ce qui précède, la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève qu’en application de l’article 13 de la loi n° 1.165, susvisée, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, dans le cadre des missions d’intérêt général du SPME, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
L’information préalable des personnes concernées est assurée par voie d’affichage.
La Commission relève que l’affichage soumis à son avis n’est pas conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, puisqu’il ne comporte ni la finalité du traitement, ni la mention du caractère obligatoire ou facultatif des réponses de l’assuré, ni les conséquences à leur égard d’un défaut de réponse.
Par ailleurs, elle rappelle, à l’instar de sa délibération n° 2013-26, susvisée, que l’information effectuée par voie d’affichage devra être complétée par une lettre circulaire et que l’ensemble des mentions obligatoires listé à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, devra y figurer.
Elle précise, en outre, que cet affichage étant commun à tous les traitements exploités par le SPME, les mentions devront distinguer chacun des traitements.
Enfin, le responsable de traitement devra vérifier que sont informés tant les assurés que les agents publics en charge du traitement des données.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place auprès du SPME. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le dentiste conseil : accès à toutes les informations médicales et administratives en création, mise à jour, modification et consultation ;
- le personnel du secrétariat (2 personnes) : accès en inscription, modification, mise à jour des données administratives et en consultation des avis du dentiste conseil.
Toutefois, ces personnes n’ont pas d’accès aux informations médicales.
La Commission observe que ces accès sont opérés de manière nominative dans le cadre d’habilitations strictes établies selon les missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation mentionnée dans la demande d’avis est de « 30 ans après le décès de l’assuré », tenant compte du délai de prescription trentenaire en vigueur lors de la mise en place par le SPME de ses précédents traitements.
La Commission relève que la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013, susvisée, fait désormais du délai quinquennal le nouveau délai de droit commun de la prescription extinctive. Elle estime donc que la durée de conservation des informations objet du traitement doit être limitée à 5 ans après le décès de l’assuré.
Par ailleurs, la Commission relève que la loi précitée a une incidence sur les traitements déjà mis en place par le SPME. Elle invite donc le responsable de traitement à modifier les durées de conservation des informations nominatives en vigueur afin de se conformer à ces nouveaux délais de prescription.
Après en avoir délibéré,
Rappelle au SPME la demande formulée dans sa délibération n° 2013-26, susvisée, en matière d’information préalable des personnes concernées ;
Demande que :
- l’information des personnes concernées soit rédigée afin de tenir compte de l’ensemble des mentions prévues par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, et qu’elle soit réalisée par voie d’affichage et par lettre circulaire ;
- la durée de conservation des informations soit limitée à 5 ans à compter du décès de l’assuré.
Invite le responsable de traitement à s’assurer du respect des dispositions relatives à la prescription civile lorsque les délais de conservation des traitements déjà mis en place ont été justifiés sur ce fondement.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat », dénommé « Contrôle dentaire », du Service des Prestations Médicales de l’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée, et l’arrangement administratif relatif aux modalités d’application de cette convention, modifié ;
Vu la loi n° 486 du 17 juillet 1948 relative à l’octroi des allocations pour charges de famille, des prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques aux fonctionnaires de l’Etat et de la Commune ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013 relative à la prescription civile ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.387 du 22 janvier 1947 relative aux prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques allouées aux fonctionnaires, agents et employés de l’ordre administratif ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 14.532 du 17 juillet 2000 rendant exécutoire l’arrangement administratif particulier franco-monégasque concernant les modalités de remboursement des frais exposés dans les établissements de soins français et monégasques ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 231 du 3 octobre 2005 portant création d’un Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel du 4 février 1947 portant règlement des prestations médicales, chirurgicales et pharmaceutiques allouées aux fonctionnaires ;
Vu l’arrêté ministériel du 15 mars 1947 fixant le tarif maximum de responsabilité appliqué aux fonctionnaires agents et employés de l’Etat ;
Vu l’arrêté ministériel du 30 novembre 1984 relatif à la nomenclature générale des actes professionnels des médecins, des chirurgiens-dentistes, des sages-femmes et des auxiliaires médicaux, modifié ;
Vu l’arrêté ministériel du 7 juin 2005 fixant les conditions de remboursement par les régimes d’assurance maladie des actes relevant de la classification commune des actes médicaux, modifié ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la délibération n° 2011-18 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande, présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Immatriculation au Service des Prestations médicales de l’Etat » du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu la délibération n° 2013-26 du 6 mars 2013 portant avis favorable sur la demande, présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Décomptes - Gestion et Remboursement des Prestations Médicales en Nature » du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 6 mai 2014, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat », dénommé « Contrôle dentaire », du Service des Prestations Médicales de l’Etat ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 10 juin 2014 portant examen du traitement, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Les assurés sociaux et leurs ayants droit immatriculés auprès du Service des Prestations Médicales de l’Etat (SPME) peuvent bénéficier de prestations médicales, pharmaceutiques et chirurgicales.
La gestion de ces prestations a été dévolue au Service des Prestations Médicales de l’Etat créé par l’ordonnance souveraine n° 231 du 3 octobre 2005, susvisée.
Placé sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé, ce service est amené, dans le cadre des missions qui lui sont conférées par ladite ordonnance, à traiter des informations nominatives.
Ainsi, le traitement automatisé des informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat ». Il est dénommé « Contrôle dentaire ».
Il concerne les personnes assurées au SPME, leurs ayants droit, ainsi que les praticiens (dentistes - orthodontistes - stomatologues).
Ce traitement a pour objectif principal de gérer les demandes d’accord préalable dentaires établies par les praticiens et les avis s’y rapportant émis par le Dentiste Conseil.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- contrôler la conformité aux nomenclatures Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP) et Classification Commune des Actes Médicaux (CCAM) de tous les actes dentaires soumis à accord préalable ;
- contrôler la justification de l’acte dentaire demandé ;
- contrôler la réalisation et la conformité des actes dentaires, soumis à accord préalable, ayant fait l’objet d’un avis favorable avec contrôle après exécution du Dentiste Conseil ;
- effectuer des contrôles de suivi des traitements d’orthopédie dento-faciale ;
- contrôler les motifs des arrêts de travail relatifs à des actes dentaires effectués ;
- émettre un avis relativement aux demandes de certificat d’aptitude plongeur, d’équivalence de cotation concernant les actes dentaires effectués à l’étranger par les assurés, d’accord préalable concernant les actes dentaires ;
- établir des statistiques globales anonymisées liées aux actes dentaires.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève tout d’abord que l’ordonnance souveraine n° 231, susvisée, attribue au SPME la gestion des prestations objets du présent traitement.
Elle note, en outre, qu’aux termes de la loi n° 486 du 17 juillet 1948 susvisée « les fonctionnaires, agents et employés de l’État et de la Commune bénéficient d’allocations pour charges de famille, de prestations diverses en cas de maladie, maternité, accident ou décès ».
Par ailleurs, elle relève que les lois encadrant les statuts des fonctionnaires prévoient que l’Administration dispose des avis du médecin-conseil pour l’application des prestations de santé aux fonctionnaires.
La Commission observe ensuite que le présent traitement implique la collecte et l’exploitation de données de santé.
A ce titre, le responsable de traitement indique que le traitement des données de santé relève d’une personne morale de droit public dans le cadre d’un motif d’intérêt public et qu’il est nécessaire aux fins de gestion d’un service de prévoyance sociale.
Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite conformément aux articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle le SPME est soumis : celle d’assurer les prestations médicales tout en veillant au respect des conditions d’attribution.
La Commission considère que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Sur les informations traitées concernant l’assuré et ses ayants droit
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : titre de civilité, nom, prénom(s), date(s) de naissance de l’assuré et de son/ses ayant(s) droit éventuel(s), numéro d’assuré social ;
- situation de famille : qualité du bénéficiaire des actes (assuré, conjoint, enfant) ;
- adresses et coordonnées : adresse postale du domicile, adresse du service administratif où l’assuré est affecté ;
- donnée administratives : code d’imputation ;
- données de santé : orthopédie dento-faciale « obligatoirement soumise à entente préalable » (diagnostic simplifié de la pathologie, diagnostic détaillé complémentaire en début de traitement, plan de traitement, type d’appareillage, durée prévisionnelle du traitement et nombre d’années de contention prévues), soins conservateurs soumis à entente préalable (date de la demande, numéro de dent, codification des actes selon la Nomenclature, commentaires éventuels du Dentiste Conseil relativement aux actes dentaires, objets de l’avis), prothèses dentaires « obligatoirement soumises à entente préalable » (date de la demande, numéro de dent, codification des actes selon la Nomenclature, caractéristiques de la prothèse), soins chirurgicaux soumis à entente préalable (nature de l’acte, anesthésie générale (oui/non), cotation de l’acte) ;
- données spécifiques à l’avis : nature de l’avis formulé relativement à la demande d’accord préalable, observations/
commentaires d’ordre médical du Dentiste Conseil relativement aux actes sollicités, objets de la demande d’accord préalable.
Les informations concernant l’identité, la situation de famille, l’adresse du domicile et les données de santé de l’assuré et de ses ayants droit sont issues des feuilles de soins, réglementairement appelées « feuilles de soins dentiste» envoyées par l’assuré au SPME.
L’information relative à l’adresse du service administratif où est affecté l’assuré et les données spécifiques à l’avis du Dentiste Conseil proviennent du SPME.
La Commission relève que les informations concernant l’identité, la situation de famille, les adresses et coordonnées ainsi que les données administratives de l’assuré font l’objet d’un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Immatriculation au Service des Prestations Médicales de l’Etat », susvisé.
Elle observe que la présente utilisation est compatible avec le traitement précité, conformément aux dispositions de l’article 10.1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les informations traitées concernant le praticien
- identité : titre de civilité, nom, prénom, numéro de matricule ;
- adresses et coordonnées : adresse postale du cabinet.
Les informations concernant l’identité, les adresses et coordonnées du praticien ont pour origine le cachet apposé par celui-ci sur les feuilles de soins précitées. Le numéro de matricule du praticien provient du SPME.
Au vu de ce qui précède, la Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève qu’en application de l’article 13 de la loi n° 1.165, susvisée, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, dans le cadre des missions d’intérêt général du SPME, les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations qui les concernent fassent l’objet d’un traitement.
L’information préalable des personnes concernées est assurée par voie d’affichage.
La Commission relève que l’affichage soumis à son avis n’est pas conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, puisqu’il ne comporte ni la finalité du traitement, ni la mention du caractère obligatoire ou facultatif des réponses de l’assuré, ni les conséquences à leur égard d’un défaut de réponse.
Par ailleurs, elle rappelle, à l’instar de sa délibération n° 2013-26, susvisée, que l’information effectuée par voie d’affichage devra être complétée par une lettre circulaire et que l’ensemble des mentions obligatoires listé à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, devra y figurer.
Elle précise, en outre, que cet affichage étant commun à tous les traitements exploités par le SPME, les mentions devront distinguer chacun des traitements.
Enfin, le responsable de traitement devra vérifier que sont informés tant les assurés que les agents publics en charge du traitement des données.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par voie postale ou sur place auprès du SPME. Le délai de réponse est de 30 jours.
Les droits de modification, mise à jour ou suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- le dentiste conseil : accès à toutes les informations médicales et administratives en création, mise à jour, modification et consultation ;
- le personnel du secrétariat (2 personnes) : accès en inscription, modification, mise à jour des données administratives et en consultation des avis du dentiste conseil.
Toutefois, ces personnes n’ont pas d’accès aux informations médicales.
La Commission observe que ces accès sont opérés de manière nominative dans le cadre d’habilitations strictes établies selon les missions et attributions de chacune des personnes ayant accès au traitement.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
La durée de conservation mentionnée dans la demande d’avis est de « 30 ans après le décès de l’assuré », tenant compte du délai de prescription trentenaire en vigueur lors de la mise en place par le SPME de ses précédents traitements.
La Commission relève que la loi n° 1.401 du 5 décembre 2013, susvisée, fait désormais du délai quinquennal le nouveau délai de droit commun de la prescription extinctive. Elle estime donc que la durée de conservation des informations objet du traitement doit être limitée à 5 ans après le décès de l’assuré.
Par ailleurs, la Commission relève que la loi précitée a une incidence sur les traitements déjà mis en place par le SPME. Elle invite donc le responsable de traitement à modifier les durées de conservation des informations nominatives en vigueur afin de se conformer à ces nouveaux délais de prescription.
Après en avoir délibéré,
Rappelle au SPME la demande formulée dans sa délibération n° 2013-26, susvisée, en matière d’information préalable des personnes concernées ;
Demande que :
- l’information des personnes concernées soit rédigée afin de tenir compte de l’ensemble des mentions prévues par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, et qu’elle soit réalisée par voie d’affichage et par lettre circulaire ;
- la durée de conservation des informations soit limitée à 5 ans à compter du décès de l’assuré.
Invite le responsable de traitement à s’assurer du respect des dispositions relatives à la prescription civile lorsque les délais de conservation des traitements déjà mis en place ont été justifiés sur ce fondement.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle dentaire par le Service des Prestations Médicales de l’Etat », dénommé « Contrôle dentaire », du Service des Prestations Médicales de l’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.