Délibération n° 2014-26 du 4 février 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» présenté par son Président
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN» ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 13 janvier 2014 relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général, la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de préciser certaines fonctionnalités du traitement susmentionné, et de les intégrer dans un traitement distinct.
Au vu de ces éléments, et en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission un nouveau traitement ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président, les membres de la Commission et les personnes figurant dans les divers dossiers soumis à la CCIN.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- Analyse de la recevabilité des dossiers de formalités légales au regard de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Elaboration des courriers et documents explicatifs pour le retour des dossiers incomplets ;
- Elaboration des projets de délibérations relatifs aux demandes d’avis ou d’autorisation en vue d’être soumis à l’assemblée plénière de la Commission ;
- Elaboration de tout autre projet de délibération ou de rapport ou texte divers devant être soumis au vote de la Commission conformément aux dispositions légales (ex. : recommandations, avis sur des projets de textes, procès-verbal de la précédente assemblée plénière, etc.), ou lui étant présentés selon le souhait du Président (ex. : projets de publications diverses, rapports d’analyse, notes diverses ) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’envoi des documents issus du présent traitement par email ;
• «Recueille des délibérations de la Commission» pour la conservation des délibérations adoptées ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers en lien avec le présent traitement ;
• «Gestion des procès-verbaux de la Commission» pour le compte-rendu des débats.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est «déterminée, explicite et légitime», tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ou son représentant.
En effet, l’examen de la recevabilité des dossiers de déclarations, de demandes d’avis ou d’autorisation adressés à la Commission est effectué par le Secrétariat Général en application de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée, et 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009.
Les projets de délibérations sont soumis au vote de la Commission en vertu des missions qui lui sont conférées par l’article 2 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, les formalités soumises à la Commission le sont en application des articles 6 à 9 de la loi n° 1.165, modifiée, et 16 et 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009.
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- Identité : nom, prénom, fonction des personnes concernées ;
- Documents présentés à la Commission : projets de délibérations, de publications, de communiqués, de procès-verbaux, notes et rapports divers ;
- Documents liés à l’examen de la recevabilité des dossiers de formalités : courriers et documents explicatifs.
Les données relatives à l’identité ont pour origine les documents présentés à la Commission et ceux relatifs à l’examen de la recevabilité des dossiers. Ces documents ont eux-mêmes pour origine les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la Commission ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les mentions légales du site Internet de la CCIN comprennent un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Conformément aux dispositions de l’article 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, le responsable de traitement, ou son représentant situé à Monaco est, le cas échéant, destinataire d’un courrier l’informant du caractère incomplet du dossier de déclaration, de demande d’avis ou d’autorisation adressé à la CCIN, ainsi que du tableau annexe explicatif.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Chaque agent du Secrétariat Général ainsi que le Secrétaire Général ont accès aux documents dont ils sont chargés de la rédaction ou de la relecture (inscription, modification).
Ces documents sont consultés et peuvent donc être consultés :
- sur le réseau nominatif de l’agent en charge ou du Secrétaire Général, uniquement par lui ;
- sur le réseau commun pour les documents nécessitant un travail entre plusieurs agents ou avec le Secrétaire Général, par tous les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
L’agent administrateur informatique du Secrétariat Général dispose de tous les droits d’accès dans le cadre de la maintenance du système d’information.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
L’ensemble des documents objets du présent traitement sont anonymisés ou supprimés, le cas échéant, au terme d’un délai de 5 ans.
Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN» ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 13 janvier 2014 relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 février 2014 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité «Organisation et gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général, la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de préciser certaines fonctionnalités du traitement susmentionné, et de les intégrer dans un traitement distinct.
Au vu de ces éléments, et en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission un nouveau traitement ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général, le Président, les membres de la Commission et les personnes figurant dans les divers dossiers soumis à la CCIN.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- Analyse de la recevabilité des dossiers de formalités légales au regard de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- Elaboration des courriers et documents explicatifs pour le retour des dossiers incomplets ;
- Elaboration des projets de délibérations relatifs aux demandes d’avis ou d’autorisation en vue d’être soumis à l’assemblée plénière de la Commission ;
- Elaboration de tout autre projet de délibération ou de rapport ou texte divers devant être soumis au vote de la Commission conformément aux dispositions légales (ex. : recommandations, avis sur des projets de textes, procès-verbal de la précédente assemblée plénière, etc.), ou lui étant présentés selon le souhait du Président (ex. : projets de publications diverses, rapports d’analyse, notes diverses ) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de l’imprimante multifonction» pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- Interconnexion (filtrage) avec le traitement «Gestion des habilitations» pour les accès aux répertoires partagés ;
- Rapprochement avec les traitements suivants :
• «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour l’envoi des documents issus du présent traitement par email ;
• «Recueille des délibérations de la Commission» pour la conservation des délibérations adoptées ;
• «Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général» pour l’enregistrement des courriers en lien avec le présent traitement ;
• «Gestion des procès-verbaux de la Commission» pour le compte-rendu des débats.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est «déterminée, explicite et légitime», tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ou son représentant.
En effet, l’examen de la recevabilité des dossiers de déclarations, de demandes d’avis ou d’autorisation adressés à la Commission est effectué par le Secrétariat Général en application de l’article 8 de la loi n° 1.165, modifiée, et 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009.
Les projets de délibérations sont soumis au vote de la Commission en vertu des missions qui lui sont conférées par l’article 2 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, les formalités soumises à la Commission le sont en application des articles 6 à 9 de la loi n° 1.165, modifiée, et 16 et 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009.
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- Identité : nom, prénom, fonction des personnes concernées ;
- Documents présentés à la Commission : projets de délibérations, de publications, de communiqués, de procès-verbaux, notes et rapports divers ;
- Documents liés à l’examen de la recevabilité des dossiers de formalités : courriers et documents explicatifs.
Les données relatives à l’identité ont pour origine les documents présentés à la Commission et ceux relatifs à l’examen de la recevabilité des dossiers. Ces documents ont eux-mêmes pour origine les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la Commission ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les mentions légales du site Internet de la CCIN comprennent un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Conformément aux dispositions de l’article 17 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, le responsable de traitement, ou son représentant situé à Monaco est, le cas échéant, destinataire d’un courrier l’informant du caractère incomplet du dossier de déclaration, de demande d’avis ou d’autorisation adressé à la CCIN, ainsi que du tableau annexe explicatif.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Chaque agent du Secrétariat Général ainsi que le Secrétaire Général ont accès aux documents dont ils sont chargés de la rédaction ou de la relecture (inscription, modification).
Ces documents sont consultés et peuvent donc être consultés :
- sur le réseau nominatif de l’agent en charge ou du Secrétaire Général, uniquement par lui ;
- sur le réseau commun pour les documents nécessitant un travail entre plusieurs agents ou avec le Secrétaire Général, par tous les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que le Président.
L’agent administrateur informatique du Secrétariat Général dispose de tous les droits d’accès dans le cadre de la maintenance du système d’information.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
L’ensemble des documents objets du présent traitement sont anonymisés ou supprimés, le cas échéant, au terme d’un délai de 5 ans.
Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.