Décision n° 2014-02 du 20 février 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des plannings des agents du Secrétariat Général»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-23, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des plannings des agents du Secrétariat Général» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des plannings des agents du Secrétariat Général».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Création d’évènements sur l’agenda (réunion, RDV, rappel, etc.), («entrée d’agenda») ;
- Envoi d’alertes ou d’invitations à d’autres collaborateurs ainsi qu’à des tiers pour participer à ces évènements ;
- Vérification de la disponibilité des collaborateurs sur l’agenda ;
- Visualisation des évènements sur l’agenda ;
- Paramétrage des évènements et des alertes ou invitations envoyées (ex. «Marquer comme privé», «Marquer comme disponible», «M’avertir», «Ne pas recevoir de réponse des invités», «Empêcher les contre-propositions», «Empêcher la délégation», «Accusé de réception», «signer», «chiffrer») ;
- Paramétrage d’une alarme pour certains évènements ;
- Suppression ou replanification d’un évènement ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la récupération des adresses email enregistrées dans la messagerie Lotus Notes ainsi que pour l’envoi des alertes ou invitations susvisées et la réception des réponses (invitation acceptée, acceptée provisoirement, refusée) ;
- Interconnexion avec les messageries de tiers pour la réception des invitations, l’envoi des réponses auxdites invitations, et la réception de toute alerte relative au suivi ultérieur de l’évènement (ex. : annulation, replanification) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion des habilitations» pour la récupération de l’identité des collaborateurs concernés par, ou invités à un évènement ;
- Statistiques sur les réunions du Secrétariat Général, rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements «Elaboration des publications de la CCIN» et «Gestion des consultations juridiques de la CCIN»).
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que les tiers concernés par un évènement sur l’agenda.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des agents du Secrétariat Général, du Secrétaire Général ou des tiers concernés par les évènements de l’agenda ; nom de la société ;
- adresses : adresse de l’évènement s’il est extérieur à la CCIN ;
- données d’identification électronique : email des personnes invitées aux évènements ;
- horodatage et alertes : date, heure de début et heure de fin de l’évènement, paramètres des alertes, durée de l’évènement, réponses aux invitations envoyées et suivi de l’évènement ;
- catégorie d’évènements : objet, réunion, RDV, évènement sur une journée, etc.
• Les données sont supprimées au terme d’un délai d’un an révolu. Toutefois, elles peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-23, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des plannings des agents du Secrétariat Général» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des plannings des agents du Secrétariat Général».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Création d’évènements sur l’agenda (réunion, RDV, rappel, etc.), («entrée d’agenda») ;
- Envoi d’alertes ou d’invitations à d’autres collaborateurs ainsi qu’à des tiers pour participer à ces évènements ;
- Vérification de la disponibilité des collaborateurs sur l’agenda ;
- Visualisation des évènements sur l’agenda ;
- Paramétrage des évènements et des alertes ou invitations envoyées (ex. «Marquer comme privé», «Marquer comme disponible», «M’avertir», «Ne pas recevoir de réponse des invités», «Empêcher les contre-propositions», «Empêcher la délégation», «Accusé de réception», «signer», «chiffrer») ;
- Paramétrage d’une alarme pour certains évènements ;
- Suppression ou replanification d’un évènement ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la récupération des adresses email enregistrées dans la messagerie Lotus Notes ainsi que pour l’envoi des alertes ou invitations susvisées et la réception des réponses (invitation acceptée, acceptée provisoirement, refusée) ;
- Interconnexion avec les messageries de tiers pour la réception des invitations, l’envoi des réponses auxdites invitations, et la réception de toute alerte relative au suivi ultérieur de l’évènement (ex. : annulation, replanification) ;
- Interconnexion avec le traitement «Gestion des habilitations» pour la récupération de l’identité des collaborateurs concernés par, ou invités à un évènement ;
- Statistiques sur les réunions du Secrétariat Général, rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements «Elaboration des publications de la CCIN» et «Gestion des consultations juridiques de la CCIN»).
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général, le Secrétaire Général ainsi que les tiers concernés par un évènement sur l’agenda.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des agents du Secrétariat Général, du Secrétaire Général ou des tiers concernés par les évènements de l’agenda ; nom de la société ;
- adresses : adresse de l’évènement s’il est extérieur à la CCIN ;
- données d’identification électronique : email des personnes invitées aux évènements ;
- horodatage et alertes : date, heure de début et heure de fin de l’évènement, paramètres des alertes, durée de l’évènement, réponses aux invitations envoyées et suivi de l’évènement ;
- catégorie d’évènements : objet, réunion, RDV, évènement sur une journée, etc.
• Les données sont supprimées au terme d’un délai d’un an révolu. Toutefois, elles peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.