Délibération n° 2013-153 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant » présenté par Monaco Télécom SAM
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la déclaration simplifiée ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 14 octobre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 décembre 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».
Elle souhaite faire profiter ses salariés d’un avantage en leur permettant de profiter des titres restaurant.
A cet égard, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des titres restaurant ».
Les personnes concernées sont les collaborateurs de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International. A cet égard, la Commission relève que Monaco Télécom International, filiale à 100 % de Monaco Télécom, ne disposant pas de sa propre Direction des Ressources Humaines, a délégué la gestion des titres restaurants à Monaco Telecom SAM.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- « Collecte initiale des données nominatives des salariés souhaitant recevoir des titres restaurant ;
- Commande des titres auprès du fournisseur ;
- Transfert des données en vue de remise de titres à la paye ».
Concernant cette dernière fonctionnalité, le responsable de traitement indique que la Direction des Ressources Humaines envoie par le biais d’un fichier Excel les informations objets du présent traitement au Service Paie. Cette transmission permet d’opérer un rapprochement entre le présent traitement et le traitement ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003, afin de prélever sur le bulletin de salaire du collaborateur la partie financière à sa charge.
A cet égard, la Commission observe que le traitement précité, déclaré sous la forme simplifiée, permet à Monaco Télécom de gérer exclusivement la paie de ses propres salariés et en aucun cas celles des salariés relevant d’une de ses filiales, à savoir en l’espèce celles des collaborateurs MTI.
Aussi, s’agissant des informations relatives aux collaborateurs MTI, elle demande à ce que le rapprochement effectué entre ces deux traitements soit suspendu dans l’attente de la mise en conformité d’un traitement de gestion de la paie commun aux entités Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International. Elle invite par conséquent le responsable de traitement à lui soumettre la demande d’avis afférente.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier de demande d’avis, la Commission constate l’exploitation d’une fonctionnalité supplémentaire relative à l’édition d’une feuille d’émargement permettant de recueillir la signature des salariés lors de la remise des titres restaurant.
Enfin, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence les objectifs recherchés par le responsable de traitement.
Par conséquent, elle devrait être modifiée par la finalité suivante : « Gestion des titres restaurant de MT et MTI ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Il n’existe aucune législation à Monaco encadrant la distribution de titres restaurant. Il s’agit d’un choix du responsable de traitement de mettre en place un avantage pour ses salariés afin de prendre en charge une partie du prix de leurs repas.
Ainsi, il indique que ce traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, il précise que pour attribuer cet avantage, Monaco Telecom doit pouvoir mettre en œuvre une bonne gestion globale des titres restaurant.
En outre, le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, car il appartient au collaborateur souhaitant profiter des titres restaurant d’en solliciter l’attribution.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom et prénom du collaborateur ;
- vie professionnelle : nombre de jours d’absence, déplacements et formations des collaborateurs n’ouvrant pas droit à l’attribution des titres restaurant pour les jours concernés ;
- lieu : lieu de travail du collaborateur.
Ces informations ont pour origine un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines hors paie », concomitamment soumis à l’avis de la Commission. A cet égard, elle rappelle que ce rapprochement ne pourra valablement être effectué qu’une fois ce traitement légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, la Commission relève que sont également traitées les informations suivantes : nombre de titres restaurant auquel le salarié a droit chaque mois, la part en euros que doit payer mensuellement le salarié, la part patronale que doit payer mensuellement Monaco Télécom, la valeur finale d’un carnet de titres restaurant, le service auquel appartient le salarié.
Elle constate que ces informations sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une note interne de la Direction des Ressources Humaines, jointe au présent dossier.
La Commission constate que les modalités d’information des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification et de suppression sont exercés par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations objets du présent traitement sont transmises à la société prestataire de titres restaurant, situé en France.
La Commission considère que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les collaborateurs de l’entité « Direction Ressources Humaines » en consultation uniquement ;
- les collaborateurs du Service Gestion Administrative des Ressources Humaines et le Service Paie en consultation, inscription et modification.
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont actualisées tous les mois et supprimées à chaque fin d’année civile.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que le rapprochement effectué entre le présent traitement et celui ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines hors paie », concomitamment soumis à l’avis de la Commission, ne pourra valablement être effectué qu’une fois ce traitement légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
Demande que :
- le rapprochement effectué entre le présent traitement et le traitement ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003, soit suspendu dans l’attente de la mise en conformité d’un traitement de gestion de la paie commun aux entités Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International ;
- la finalité du traitement soit modifiée de la manière suivante : « Gestion des titres restaurant de MT et MTI ».
Invite par conséquent le responsable de traitement à lui soumettre la demande d’avis afférente au traitement « Gestion de la paie des collaborateurs MT et MTI ».
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant de MT et MTI » par Monaco Telecom SAM.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le contrat de concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco du 26 septembre 2011 ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la déclaration simplifiée ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 14 octobre 2013 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 décembre 2013, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Elle a notamment pour objet « d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […] ».
Elle souhaite faire profiter ses salariés d’un avantage en leur permettant de profiter des titres restaurant.
A cet égard, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion des titres restaurant ».
Les personnes concernées sont les collaborateurs de Monaco Télécom SAM et de Monaco Télécom International. A cet égard, la Commission relève que Monaco Télécom International, filiale à 100 % de Monaco Télécom, ne disposant pas de sa propre Direction des Ressources Humaines, a délégué la gestion des titres restaurants à Monaco Telecom SAM.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- « Collecte initiale des données nominatives des salariés souhaitant recevoir des titres restaurant ;
- Commande des titres auprès du fournisseur ;
- Transfert des données en vue de remise de titres à la paye ».
Concernant cette dernière fonctionnalité, le responsable de traitement indique que la Direction des Ressources Humaines envoie par le biais d’un fichier Excel les informations objets du présent traitement au Service Paie. Cette transmission permet d’opérer un rapprochement entre le présent traitement et le traitement ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003, afin de prélever sur le bulletin de salaire du collaborateur la partie financière à sa charge.
A cet égard, la Commission observe que le traitement précité, déclaré sous la forme simplifiée, permet à Monaco Télécom de gérer exclusivement la paie de ses propres salariés et en aucun cas celles des salariés relevant d’une de ses filiales, à savoir en l’espèce celles des collaborateurs MTI.
Aussi, s’agissant des informations relatives aux collaborateurs MTI, elle demande à ce que le rapprochement effectué entre ces deux traitements soit suspendu dans l’attente de la mise en conformité d’un traitement de gestion de la paie commun aux entités Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International. Elle invite par conséquent le responsable de traitement à lui soumettre la demande d’avis afférente.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier de demande d’avis, la Commission constate l’exploitation d’une fonctionnalité supplémentaire relative à l’édition d’une feuille d’émargement permettant de recueillir la signature des salariés lors de la remise des titres restaurant.
Enfin, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence les objectifs recherchés par le responsable de traitement.
Par conséquent, elle devrait être modifiée par la finalité suivante : « Gestion des titres restaurant de MT et MTI ».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Il n’existe aucune législation à Monaco encadrant la distribution de titres restaurant. Il s’agit d’un choix du responsable de traitement de mettre en place un avantage pour ses salariés afin de prendre en charge une partie du prix de leurs repas.
Ainsi, il indique que ce traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, il précise que pour attribuer cet avantage, Monaco Telecom doit pouvoir mettre en œuvre une bonne gestion globale des titres restaurant.
En outre, le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, car il appartient au collaborateur souhaitant profiter des titres restaurant d’en solliciter l’attribution.
La Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom et prénom du collaborateur ;
- vie professionnelle : nombre de jours d’absence, déplacements et formations des collaborateurs n’ouvrant pas droit à l’attribution des titres restaurant pour les jours concernés ;
- lieu : lieu de travail du collaborateur.
Ces informations ont pour origine un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines hors paie », concomitamment soumis à l’avis de la Commission. A cet égard, elle rappelle que ce rapprochement ne pourra valablement être effectué qu’une fois ce traitement légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, la Commission relève que sont également traitées les informations suivantes : nombre de titres restaurant auquel le salarié a droit chaque mois, la part en euros que doit payer mensuellement le salarié, la part patronale que doit payer mensuellement Monaco Télécom, la valeur finale d’un carnet de titres restaurant, le service auquel appartient le salarié.
Elle constate que ces informations sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une note interne de la Direction des Ressources Humaines, jointe au présent dossier.
La Commission constate que les modalités d’information des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits des personnes concernées
Les droits d’accès, de modification et de suppression sont exercés par voie postale ou par courrier électronique auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations objets du présent traitement sont transmises à la société prestataire de titres restaurant, situé en France.
La Commission considère que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont :
- les collaborateurs de l’entité « Direction Ressources Humaines » en consultation uniquement ;
- les collaborateurs du Service Gestion Administrative des Ressources Humaines et le Service Paie en consultation, inscription et modification.
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Elle rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont actualisées tous les mois et supprimées à chaque fin d’année civile.
La Commission considère que cette durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que le rapprochement effectué entre le présent traitement et celui ayant pour finalité « Gestion des ressources humaines hors paie », concomitamment soumis à l’avis de la Commission, ne pourra valablement être effectué qu’une fois ce traitement légalement mis en œuvre au sens de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
Demande que :
- le rapprochement effectué entre le présent traitement et le traitement ayant pour finalité « Gestion de la paie », légalement mis en œuvre le 14 mai 2003, soit suspendu dans l’attente de la mise en conformité d’un traitement de gestion de la paie commun aux entités Monaco Télécom SAM et Monaco Télécom International ;
- la finalité du traitement soit modifiée de la manière suivante : « Gestion des titres restaurant de MT et MTI ».
Invite par conséquent le responsable de traitement à lui soumettre la demande d’avis afférente au traitement « Gestion de la paie des collaborateurs MT et MTI ».
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des titres restaurant de MT et MTI » par Monaco Telecom SAM.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.