Délibération n° 2013-145 du 16 décembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco », dénommé « Plan d’accueil Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office, présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco », dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco ». Il est dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome ».
Il concerne les membres du Comité Ad Hoc et du Comité de pilotage créés par le Gouvernement afin de réfléchir à la mise en place d’un plan d’accueil en Principauté de Monaco. Toutefois, toute personne susceptible d’être appelée à participer aux échanges de ces comités pourrait également voir ses données y être inscrites.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- établir le carnet d’adresses des personnes pouvant ou devant être contactées dans le cadre de la mise en place et du suivi du plan d’action ;
- planifier et organiser les réunions des groupes de travail ;
- établir les comptes rendus des Comités ;
- suivre et contrôler les actions décidées par le Comité Ad Hoc ;
- réaliser des statistiques sur les actions et les activités des Comités.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office est spécifiquement chargé :
- (…) ;
- de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ;
- de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles ;
- de promouvoir le Service auprès des différents réseaux à Monaco et à l’étranger ;
- d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur ;
- de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530, susvisée, et ses missions ont été précisées.
La Commission observe que cette modification réalisée en octobre 2013 offre transparence et visibilité des activités du Service pour les administrés.
Le présent traitement permet l’exploitation des informations nominatives nécessaires à l’organisation des réunions des Comités intervenant dans la mise en place du Plan d’accueil, de formaliser les comptes rendus de ces réunions et les orientations prises, enfin de conserver, le cas échéant, les documents établis.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
- Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité : prénom, nom, titre, fonction des membres du Comité Ad Hoc ;
- adresses et coordonnées : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnels des membres du Comité ;
- propos, interventions et contenus : éléments nécessaires à l’établissement des procès-verbaux, relevé de propositions, apports de travaux et idées, échanges d’avis et de contenu.
Les informations ont pour origine les membres du Comité.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’une note inscrite sur les courriels adressés aux membres des Comités et aux personnes qui pourraient être invitées, le cas échéant, à prendre part à leurs échanges.
Ladite mention n’a pas été annexée au dossier de demande d’avis. En conséquence, la Commission rappelle qu’elle doit reprendre les mentions fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 susvisée.
Celle-ci pourrait être, par exemple :
« Afin de permettre l’organisation et la logistique du plan accueil global pour Monaco, le MWBO exploite un traitement automatisé d’informations nominatives. Les données vous concernant sont nécessaires à la prise de contact et à l’établissement des documents de travail des Comités. Elles sont internes au MWBO et communiquées aux seuls membres des Comités. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification concernant vos informations par courrier postal ou électronique, ou directement auprès du service MWBO à l’adresse suivante : MWBO - 9, rue du Gabian - 98000 Monaco - contact@monaco-welcom.mc ».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le traitement est exploité par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, les personnes concernées ne disposent pas de droit à s’opposer au traitement de leurs informations nominatives.
Elles peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO en charge du plan d’accueil.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont les membres des Comités au travers des listes de destinataires des courriels adressés aux membres ainsi que des documents établis lors des travaux des Comités.
La Commission considère que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées pendant la durée de participation des membres au Comité.
Toutefois, les documents établis par le Comité comportant des informations nominatives sont conservés 20 ans au MWBO. Ils feront ensuite l’objet d’un archivage selon les normes établis par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative, conformément aux articles 29 et suivants de l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré.
S’agissant des traitements exploités par le service précité à des fins d’archivage des documents administratifs, la Commission rappelle que des formalités préalables à leur mise en œuvre doivent être réalisées auprès d’elle conformément à la loi n° 1.165, susvisée.
A cet égard, elle relève qu’à ce jour, le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative n’a soumis aucun traitement à son avis.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les traitements exploités par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative comportant des informations nominatives doivent préalablement à leur mise en œuvre être soumis à l’avis de la Commission afin d’en assurer la conformité à la loi n° 1.165, susvisée ;
- l’information des personnes concernées doit reprendre les éléments obligatoires fixés à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco », dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996 portant création de la Direction de l’Expansion Economique, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création du Service Monaco Welcome & Business Office au sein de la Direction de l’Expansion Economique ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 26 novembre 2013, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco », dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome » du Monaco Welcome & Business Office ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 décembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 11.986 du 2 juillet 1996, modifiée, le Monaco Welcome & Business Office (MWBO) est un service de la Direction de l’Expansion Economique, relevant des attributions du Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie.
Le présent traitement est ainsi soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco ». Il est dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome ».
Il concerne les membres du Comité Ad Hoc et du Comité de pilotage créés par le Gouvernement afin de réfléchir à la mise en place d’un plan d’accueil en Principauté de Monaco. Toutefois, toute personne susceptible d’être appelée à participer aux échanges de ces comités pourrait également voir ses données y être inscrites.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- établir le carnet d’adresses des personnes pouvant ou devant être contactées dans le cadre de la mise en place et du suivi du plan d’action ;
- planifier et organiser les réunions des groupes de travail ;
- établir les comptes rendus des Comités ;
- suivre et contrôler les actions décidées par le Comité Ad Hoc ;
- réaliser des statistiques sur les actions et les activités des Comités.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
Le Monaco Welcome & Business Office a été instauré par l’ordonnance souveraine n° 4.530 du 30 octobre 2013 portant création dudit service au sein de la Direction de l’Expansion Economique, qui a modifié l’ordonnance souveraine n° 11.986, susvisée.
Aux termes de l’article 2 alinéa 2 de cette dernière, le « Service Monaco Welcome & Business Office est spécifiquement chargé :
- (…) ;
- de mettre en œuvre, entretenir et optimiser les relations et contacts permanents avec l’ensemble des professionnels et partenaires économiques pouvant contribuer à la bonne installation des personnes et entreprises ;
- de créer et alimenter les outils de communication et d’information utiles ;
- de promouvoir le Service auprès des différents réseaux à Monaco et à l’étranger ;
- d’assurer un point de contact privilégié pour les commerçants de la Principauté, coordonner le Groupe Commerce et créer des échanges personnalisés avec les acteurs du secteur ;
- de participer à la mise en place des mesures concernant le secteur privé pour le plan accueil « Monaco Welcome » et au suivi et contrôle des dispositions du Plan Accueil ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A l’appui de ces justifications, le responsable de traitement précise que le plan d’accueil, dénommé « Monaco Welcome », a pour objectif d’améliorer et de renforcer l’attractivité de la Principauté. La création d’un plan d’accueil global pour la Principauté a fait l’objet d’une délibération en Conseil de Gouvernement le 3 août 2012, approuvée par S.A.S. le Prince Souverain.
Dans le prolongement de cette délibération, le Service de la Direction de l’Expansion Economique appelé « Service Espace Entreprise » a été renommé « Service Monaco Welcome & Business Office » (MWBO) par l’ordonnance souveraine n° 4.530, susvisée, et ses missions ont été précisées.
La Commission observe que cette modification réalisée en octobre 2013 offre transparence et visibilité des activités du Service pour les administrés.
Le présent traitement permet l’exploitation des informations nominatives nécessaires à l’organisation des réunions des Comités intervenant dans la mise en place du Plan d’accueil, de formaliser les comptes rendus de ces réunions et les orientations prises, enfin de conserver, le cas échéant, les documents établis.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
- Les informations nominatives objets du présent traitement :
- identité : prénom, nom, titre, fonction des membres du Comité Ad Hoc ;
- adresses et coordonnées : téléphone, adresse postale et adresse électronique professionnels des membres du Comité ;
- propos, interventions et contenus : éléments nécessaires à l’établissement des procès-verbaux, relevé de propositions, apports de travaux et idées, échanges d’avis et de contenu.
Les informations ont pour origine les membres du Comité.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information des personnes concernées est réalisée par le biais d’une note inscrite sur les courriels adressés aux membres des Comités et aux personnes qui pourraient être invitées, le cas échéant, à prendre part à leurs échanges.
Ladite mention n’a pas été annexée au dossier de demande d’avis. En conséquence, la Commission rappelle qu’elle doit reprendre les mentions fixées à l’article 14 de la loi n° 1.165 susvisée.
Celle-ci pourrait être, par exemple :
« Afin de permettre l’organisation et la logistique du plan accueil global pour Monaco, le MWBO exploite un traitement automatisé d’informations nominatives. Les données vous concernant sont nécessaires à la prise de contact et à l’établissement des documents de travail des Comités. Elles sont internes au MWBO et communiquées aux seuls membres des Comités. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification concernant vos informations par courrier postal ou électronique, ou directement auprès du service MWBO à l’adresse suivante : MWBO - 9, rue du Gabian - 98000 Monaco - contact@monaco-welcom.mc ».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le traitement est exploité par un responsable de traitements visé à l’article 7 de la loi n° 1.165. Aussi, conformément à l’article 13 de ladite loi, les personnes concernées ne disposent pas de droit à s’opposer au traitement de leurs informations nominatives.
Elles peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification auprès du MWBO par courrier postal, par courrier électronique ou sur place. Il sera répondu à leur demande dans le délai légal de 30 jours à compter de la réception de la demande, selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation sont les collaborateurs du MWBO en charge du plan d’accueil.
• Les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont les membres des Comités au travers des listes de destinataires des courriels adressés aux membres ainsi que des documents établis lors des travaux des Comités.
La Commission considère que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées pendant la durée de participation des membres au Comité.
Toutefois, les documents établis par le Comité comportant des informations nominatives sont conservés 20 ans au MWBO. Ils feront ensuite l’objet d’un archivage selon les normes établis par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative, conformément aux articles 29 et suivants de l’ordonnance souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré.
S’agissant des traitements exploités par le service précité à des fins d’archivage des documents administratifs, la Commission rappelle que des formalités préalables à leur mise en œuvre doivent être réalisées auprès d’elle conformément à la loi n° 1.165, susvisée.
A cet égard, elle relève qu’à ce jour, le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative n’a soumis aucun traitement à son avis.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les traitements exploités par le Service Central des Archives et de la Documentation Administrative comportant des informations nominatives doivent préalablement à leur mise en œuvre être soumis à l’avis de la Commission afin d’en assurer la conformité à la loi n° 1.165, susvisée ;
- l’information des personnes concernées doit reprendre les éléments obligatoires fixés à l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Organisation et logistique du plan accueil global pour Monaco », dénommé « Plan d’accueil - Monaco Welcome », du Monaco Welcome & Business Office.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.