Délibération n° 2013-95 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle d’accès par badge de l’immeuble « Les Eucalyptus » » présenté par le Ministre d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la Loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la Recommandation du Conseil de l’Europe n° R(89)2 du 19 janvier 1989 sur la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins d’emploi ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 3 juillet 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Les Eucalyptus » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
« Les Eucalyptus », font partie des immeubles des Domaines de l’Etat.
Afin de garantir la sécurité des biens et des personnes se trouvant à l’intérieur de ces immeubles, l’Administration des Domaines souhaite mettre en œuvre un système de contrôle d’accès par badge.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Les Eucalyptus ».
Les personnes concernées sont « les résidents, le personnel de l’immeuble ainsi que toute autre personne équipée d’une clef magnétique ».
A cet égard, la Commission rappelle que le traitement ne saurait conduire à une surveillance permanente et inopportune des résidents ou de leurs visiteurs, ni permettre le contrôle du travail ou du temps de travail du personnel au sein des immeubles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- assurer la sécurité des biens ;
- assurer la sécurité des personnes.
Cependant, considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer la sécurité de l’immeuble « Les Eucalyptus » au moyen de la vidéosurveillance.
Par conséquent, elle demande que la finalité du traitement soit modifiée comme suit : « Contrôle d’accès par badge de l’immeuble « Les Eucalyptus »».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
L’immeuble dont s’agit appartient au domaine privé de l’Etat.
A ce titre, la Commission constate que la mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans cet immeuble ne constitue pas une « ingérence d’une autorité publique » au sens de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme.
En effet, l’Etat, en tant que propriétaire unique, est habilité à décider de la mise en place d’un système de contrôle d’accès par badges aux fins d’assurer la sécurité de son bien et des personnes qui y pénètrent, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165.
* Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, la Commission constate que l’installation d’un système de contrôle d’accès par badges a pour but de renforcer la protection des biens et des personnes en ne permettant l’accès à l’immeuble qu’aux seules personnes résidant ou travaillant dans l’enceinte du bâtiment. Ce dernier est exploité de manière à minimiser les risques d’atteintes à la vie privée.
Le Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont le numéro de l’appartement et le numéro de clef (données d’identification électronique).
Toutefois, à l’examen de la demande d’avis, il appert que sont également collectées la date et l’heure de passage à une porte.
Par ailleurs, le responsable indique qu’aucun listing d’attribution nominatif n’est tenu. La Commission en prend donc acte.
Enfin, ces informations collectées ont pour origine le dispositif de contrôle d’accès par badge.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage situé dans les immeubles « Les Eucalyptus », dont un exemplaire est joint à la présente demande d’avis.
Il appert de l’analyse dudit document que celui-ci fait état de la présence d’un système de vidéosurveillance et non d’un système de contrôle d’accès par badge.
Par conséquent, la Commission demande à ce qu’il soit modifié ou complété de manière à faire figurer les modalités d’informations relatives à l’exploitation de ce traitement.
Sous cette condition, elle considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès et de suppression sont exercés par voie postale auprès du Cabinet chargé de la gestion de l’immeuble « Les Eucalyptus ».
Le délai de réponse est de 18 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée par les besoins d’une enquête judiciaire. A cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, les services de police ne pourront avoir accès aux informations objet du traitement, que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées.
Dans ces conditions, elle estime que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
* Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le personnel de sécurité (consultation) ;
- le Cabinet chargé de la gestion de l’immeuble (consultation en cas d’infraction, acte de malveillance) ;
- le prestataire de service (consultation, extraction et maintenance).
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
VI. Sur les interconnexions
Ce traitement est interconnecté avec un traitement ayant pour finalité « Vidéosurveillance de l’immeuble « Les Eucalyptus » », déposé concomitamment.
A cet égard, le responsable de traitement indique que « la vidéosurveillance des halls de l’immeuble enregistre, après ouverture de la porte d’accès par contrôle d’accès ou clé piétonne et diffuse sur la baie vidéo la ou les personnes qui pénètrent dans l’immeuble ».
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
Elle rappelle également que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées par le système de contrôle d’accès par badge sont conservées pour une durée de
21 jours.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que l’affichage soit modifié ou complété de manière à faire figurer les modalités d’informations relatives à l’exploitation de ce traitement ;
Rappelle que :
- le traitement ne saurait conduire à une surveillance permanente et inopportune des résidents ou de leurs visiteurs, ni permettre le contrôle du travail ou du temps de travail du personnel au sein des immeubles ;
- les services de police, peuvent être rendus destinataires d’images en cas d’incident, dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle d’accès par badge de l’immeuble « Les Eucalyptus » ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la Loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la Recommandation du Conseil de l’Europe n° R(89)2 du 19 janvier 1989 sur la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins d’emploi ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 3 juillet 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Les Eucalyptus » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
« Les Eucalyptus », font partie des immeubles des Domaines de l’Etat.
Afin de garantir la sécurité des biens et des personnes se trouvant à l’intérieur de ces immeubles, l’Administration des Domaines souhaite mettre en œuvre un système de contrôle d’accès par badge.
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Les Eucalyptus ».
Les personnes concernées sont « les résidents, le personnel de l’immeuble ainsi que toute autre personne équipée d’une clef magnétique ».
A cet égard, la Commission rappelle que le traitement ne saurait conduire à une surveillance permanente et inopportune des résidents ou de leurs visiteurs, ni permettre le contrôle du travail ou du temps de travail du personnel au sein des immeubles.
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- assurer la sécurité des biens ;
- assurer la sécurité des personnes.
Cependant, considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité « déterminée, explicite et légitime » aux termes de l’article 10-1 de la loi n 1.165, susmentionnée.
A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui d’assurer la sécurité de l’immeuble « Les Eucalyptus » au moyen de la vidéosurveillance.
Par conséquent, elle demande que la finalité du traitement soit modifiée comme suit : « Contrôle d’accès par badge de l’immeuble « Les Eucalyptus »».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
L’immeuble dont s’agit appartient au domaine privé de l’Etat.
A ce titre, la Commission constate que la mise en place d’un dispositif de vidéosurveillance dans cet immeuble ne constitue pas une « ingérence d’une autorité publique » au sens de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme.
En effet, l’Etat, en tant que propriétaire unique, est habilité à décider de la mise en place d’un système de contrôle d’accès par badges aux fins d’assurer la sécurité de son bien et des personnes qui y pénètrent, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165.
* Sur la justification
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A cet égard, la Commission constate que l’installation d’un système de contrôle d’accès par badges a pour but de renforcer la protection des biens et des personnes en ne permettant l’accès à l’immeuble qu’aux seules personnes résidant ou travaillant dans l’enceinte du bâtiment. Ce dernier est exploité de manière à minimiser les risques d’atteintes à la vie privée.
Le Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont le numéro de l’appartement et le numéro de clef (données d’identification électronique).
Toutefois, à l’examen de la demande d’avis, il appert que sont également collectées la date et l’heure de passage à une porte.
Par ailleurs, le responsable indique qu’aucun listing d’attribution nominatif n’est tenu. La Commission en prend donc acte.
Enfin, ces informations collectées ont pour origine le dispositif de contrôle d’accès par badge.
La Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage situé dans les immeubles « Les Eucalyptus », dont un exemplaire est joint à la présente demande d’avis.
Il appert de l’analyse dudit document que celui-ci fait état de la présence d’un système de vidéosurveillance et non d’un système de contrôle d’accès par badge.
Par conséquent, la Commission demande à ce qu’il soit modifié ou complété de manière à faire figurer les modalités d’informations relatives à l’exploitation de ce traitement.
Sous cette condition, elle considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès et de suppression sont exercés par voie postale auprès du Cabinet chargé de la gestion de l’immeuble « Les Eucalyptus ».
Le délai de réponse est de 18 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les destinataires
Les informations collectées dans le cadre du traitement sont susceptibles d’être communiquées à la Direction de la Sûreté Publique.
La Commission estime que la communication à la Direction de la Sûreté Publique peut être justifiée par les besoins d’une enquête judiciaire. A cet égard, elle rappelle qu’en cas de transmission, les services de police ne pourront avoir accès aux informations objet du traitement, que dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées.
Dans ces conditions, elle estime que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
* Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le personnel de sécurité (consultation) ;
- le Cabinet chargé de la gestion de l’immeuble (consultation en cas d’infraction, acte de malveillance) ;
- le prestataire de service (consultation, extraction et maintenance).
Considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
VI. Sur les interconnexions
Ce traitement est interconnecté avec un traitement ayant pour finalité « Vidéosurveillance de l’immeuble « Les Eucalyptus » », déposé concomitamment.
A cet égard, le responsable de traitement indique que « la vidéosurveillance des halls de l’immeuble enregistre, après ouverture de la porte d’accès par contrôle d’accès ou clé piétonne et diffuse sur la baie vidéo la ou les personnes qui pénètrent dans l’immeuble ».
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
Elle rappelle également que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement devra être chiffrée sur son support de réception.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées par le système de contrôle d’accès par badge sont conservées pour une durée de
21 jours.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande que l’affichage soit modifié ou complété de manière à faire figurer les modalités d’informations relatives à l’exploitation de ce traitement ;
Rappelle que :
- le traitement ne saurait conduire à une surveillance permanente et inopportune des résidents ou de leurs visiteurs, ni permettre le contrôle du travail ou du temps de travail du personnel au sein des immeubles ;
- les services de police, peuvent être rendus destinataires d’images en cas d’incident, dans le strict cadre de leurs missions légalement conférées ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’Etat, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Contrôle d’accès par badge de l’immeuble « Les Eucalyptus » ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.