Délibération n° 2013-79 du 16 juillet 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social » présenté par le Conseil Economique et Social
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 instituant un Conseil Economique Provisoire, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président du Conseil Economique et Social le 21 juin 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil Economique et Social a été institué par l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945, modifiée.
Afin de permettre à son Secrétariat Général de tenir à jour la liste des membres de l’assemblée, le Conseil Economique et Social souhaite procéder à la mise en œuvre d’un traitement permettant la gestion de cette dernière.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 concernant la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives par des responsables de traitements personnes morales de droit public, le Président de ladite assemblée soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
Les personnes concernées sont « les membres du Conseil Economique et Social ».
Enfin, ses fonctionnalités sont les suivantes :
- contacter les membres actuels ou anciens du Conseil Economique et Social ;
- convoquer les membres aux diverses réunions ou assemblées ;
- inviter les membres aux diverses manifestations du Conseil Economique et Social ;
- convier les anciens membres du Conseil Economique et Social ;
- établir un listing historique des anciens membres du Conseil Economique et Social (en cas de décès, seuls leurs noms, prénoms et mandatures sont conservés).
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 précitée, le Conseil Economique et Social est une « assemblée consultative », composée de 36 membres, « ayant pour fonctions de donner un avis sur les problèmes sociaux, financiers, touristiques, hôteliers, commerciaux, industriels, fonciers et d’urbanisme qui intéressent, d’une façon générale, la vie économique du Pays » .
La Commission considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
A cet égard, la Commission relève que la tenue de cette liste est nécessaire au fonctionnement de cette assemblée. Par son biais, le Secrétariat Général peut gérer les diverses manifestations et réunions qui contribuent à la réalisation des différentes missions du Conseil Economique et Social.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est justifié, à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone, télécopie, adresse email ;
- mandature : dates de mandature.
Il appert de l’analyse du dossier que la nationalité des membres est également collectée. La Commission en prend acte.
Enfin, les informations relatives à l’identité et aux adresses et coordonnées ont pour origine le membre de l’assemblée. Les catégories d’informations concernant la mandature proviennent d’une saisie effectuée par le Secrétariat du Conseil Economique et Social.
Ainsi, la Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de
l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte (la fiche de renseignement établie en début de mandat), annexé à la présente demande d’avis.
La Commission considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès, de suppression et de modification sont exercés par voie postale ainsi que sur place auprès du Conseil Economique et Social. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres du Secrétariat Général du Conseil Economique et Social (tout accès).
Ainsi, considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés, conformément aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations concernant l’identité du membre ainsi que ses mandatures effectuées au sein du Conseil Economique et Social sont conservées sans limite de durée, cela pour permettre la constitution d’archives historiques.
Les informations relatives aux adresses et coordonnées sont conservées pendant la durée de la mandature, ou au-delà avec son consentement afin de se voir contacter ou convier aux différentes manifestations après son mandat.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil Economique et Social, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 instituant un Conseil Economique Provisoire, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président du Conseil Economique et Social le 21 juin 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil Economique et Social a été institué par l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945, modifiée.
Afin de permettre à son Secrétariat Général de tenir à jour la liste des membres de l’assemblée, le Conseil Economique et Social souhaite procéder à la mise en œuvre d’un traitement permettant la gestion de cette dernière.
A ce titre, en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 concernant la mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives par des responsables de traitements personnes morales de droit public, le Président de ladite assemblée soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
Les personnes concernées sont « les membres du Conseil Economique et Social ».
Enfin, ses fonctionnalités sont les suivantes :
- contacter les membres actuels ou anciens du Conseil Economique et Social ;
- convoquer les membres aux diverses réunions ou assemblées ;
- inviter les membres aux diverses manifestations du Conseil Economique et Social ;
- convier les anciens membres du Conseil Economique et Social ;
- établir un listing historique des anciens membres du Conseil Economique et Social (en cas de décès, seuls leurs noms, prénoms et mandatures sont conservés).
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
* Sur la licéité du traitement
Conformément à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.136 du 22 décembre 1945 précitée, le Conseil Economique et Social est une « assemblée consultative », composée de 36 membres, « ayant pour fonctions de donner un avis sur les problèmes sociaux, financiers, touristiques, hôteliers, commerciaux, industriels, fonciers et d’urbanisme qui intéressent, d’une façon générale, la vie économique du Pays » .
La Commission considère que le traitement est licite, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
* Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
A cet égard, la Commission relève que la tenue de cette liste est nécessaire au fonctionnement de cette assemblée. Par son biais, le Secrétariat Général peut gérer les diverses manifestations et réunions qui contribuent à la réalisation des différentes missions du Conseil Economique et Social.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est justifié, à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont :
- identité : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone, télécopie, adresse email ;
- mandature : dates de mandature.
Il appert de l’analyse du dossier que la nationalité des membres est également collectée. La Commission en prend acte.
Enfin, les informations relatives à l’identité et aux adresses et coordonnées ont pour origine le membre de l’assemblée. Les catégories d’informations concernant la mandature proviennent d’une saisie effectuée par le Secrétariat du Conseil Economique et Social.
Ainsi, la Commission considère que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de
l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
* Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte (la fiche de renseignement établie en début de mandat), annexé à la présente demande d’avis.
La Commission considère que les modalités d’information préalable sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
* Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès, de suppression et de modification sont exercés par voie postale ainsi que sur place auprès du Conseil Economique et Social. Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont les membres du Secrétariat Général du Conseil Economique et Social (tout accès).
Ainsi, considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés, conformément aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observations particulières.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations concernant l’identité du membre ainsi que ses mandatures effectuées au sein du Conseil Economique et Social sont conservées sans limite de durée, cela pour permettre la constitution d’archives historiques.
Les informations relatives aux adresses et coordonnées sont conservées pendant la durée de la mandature, ou au-delà avec son consentement afin de se voir contacter ou convier aux différentes manifestations après son mandat.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Conseil Economique et Social, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la liste des membres du Conseil Economique et Social ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.