Délibération n° 2013-75 du 17 juin 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des missions de la commission hygiène sécurité environnement» présentée par Monaco Télécom SAM»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 17 mai 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procédures de sécurité» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Cette société a notamment pour objet «d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Elle dispose d’une Commission d’Hygiène et Sécurité Environnement (CHSE) qui met en place une politique HSE au sein de l’entreprise.
En application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des procédures de sécurité».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Gestion des procédures de sécurité».
Les personnes concernées sont «les collaborateurs MT, MTI et les sous-traitants».
Enfin, ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion des comptes rendus de réunion ;
- gestion des plans de prévention ;
- gestion des affichages sécurité pour les locaux de Monaco Télécom ;
- gestion des procédures HSE ;
- élaboration de la politique HSE ;
- établissement de rapports de vérifications périodiques ;
- établissement de compte rendu d’audits.
Cependant, considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève qu’aux termes de l’ordonnance souveraine n° 3.706 fixant les conditions d’hygiène et sécurité du travail et de l’ordonnance souveraine n° 4.789 portant création de Comités d’hygiène et de sécurité dans les établissements soumis aux dispositions de l’ordonnance n° 3.706 du 5 juillet 1948, la création de comités d’hygiène et de sécurité dans les entreprises commerciales occupant habituellement 500 salariés au moins est obligatoire.
Elle constate cependant que si Monaco Télécom SAM n’est pas obligé de créer un Comité d’hygiène et de sécurité en raison d’un effectif n’atteignant pas le seuil réglementaire susvisé, la création d’une Commission Hygiène Sécurité Environnement permet d’améliorer des conditions de travail et la sécurité des employés en établissant une politique HSE permettant de répondre à des situations critiques.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : civilité, nom, prénom, raison sociale de la société, signature, photo ;
- adresses et coordonnées : adresse de contact, fax, numéro de téléphone ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : habilitations aux missions HSE ;
- données d’identification électronique : adresse électronique.
Les informations collectées ont pour origine les collaborateurs, des sous-traitants ainsi que le traitement ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines hors paie», non légalement mis en œuvre.
La Commission demande que ce traitement soit soumis à son avis préalablement à tout rapprochement ou interconnexion avec le traitement, objet de la présente demande d’avis.
A la condition de ce qui précède, elle considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et par une note interne à la société annexée au dossier.
La Commission considère que les modalités d’information préalable prévues dans ladite note sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qui concerne les salariés de Monaco Télécom. Elle appelle toutefois l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de renommer la finalité du présent traitement selon les modifications effectuées au point I de la présente délibération.
Toutefois, les mentions de la rubrique propre à la protection des données accessible en ligne n’étant pas jointe, la Commission n’est pas en mesure de vérifier que l’information des sous-traitants soit valablement effectuée.
A cet égard, elle rappelle que ces derniers doivent être informés notamment de l’identité du responsable de traitement, de la finalité du traitement, de l’identité des destinataires, de leur droit d’opposition, d’accès et de rectification relativement aux informations les concernant, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès, de modification, mise à jour et de suppression sont exercés par courrier électronique et sur place auprès de la Direction des Ressources Humaines de Monaco Télécom SAM.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations objets du présent traitement sont communiquées aux entités suivantes :
- sous-traitants de la Société ;
- actionnaire au Royaume-Uni.
La Commission considère que ces communications d’informations sont justifiées.
• Sur les personnes ayant accès
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont, en inscription, modification, et mise à jour les employés du Service Environnement Collaborateur pour l’ensemble des fonctionnalités, ainsi que le Comité Exécutif en ce qui concerne la gestion de la politique HSE.
Par ailleurs, il appert de l’analyse du dossier que la Direction des Systèmes d’Information Hébergement dispose d’un accès au serveur hébergeant les fichiers HSE.
Enfin, l’ensemble des collaborateurs peuvent consulter les informations objets du présent traitement par le biais de l’Intranet.
Considérant les attributions des entités susmentionnées, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que les accès susvisés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées durant la durée du contrat de travail du collaborateur ou du contrat liant le responsable de traitement à ses sous-traitants en ce qui concerne les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux adresses électroniques.
Elles sont conservées jusqu’à la fin de la période d’habilitation en ce qui concerne les informations nominatives relatives à la formation diplômes vie professionnelle.
Elles sont conservées 4 ans pour les membres de la Commission Hygiène Sécurité Environnement en ce qui concerne les données relatives à l’identité.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que l’information de l’ensemble des personnes concernées doit être effectuée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Demande que :
- le traitement ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines hors paie», non légalement mis en œuvre soit soumis à son avis préalablement à tout rapprochement ou interconnexion avec le traitement objet de la présente demande d’avis ;
- la finalité du traitement soit modifiée comme suit : «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement» ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Télécom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu le cahier des charges relatif à la concession du service public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco signé le 26 septembre 2011 et annexé à l’ordonnance souveraine n° 3.560 du 6 décembre 2011 ;
Vu la demande d’avis déposée par Monaco Télécom SAM le 17 mai 2013 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procédures de sécurité» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Monaco Télécom SAM, immatriculée au RCI, est un organisme de droit privé concessionnaire d’un service public. Cette société a notamment pour objet «d’assurer dans les relations intérieures et internationales, tous services de télécommunications. A ce titre, elle assure les activités d’opérateur public chargé de l’exploitation du service téléphonique de la Principauté de Monaco […]».
Elle dispose d’une Commission d’Hygiène et Sécurité Environnement (CHSE) qui met en place une politique HSE au sein de l’entreprise.
En application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, ladite société soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des procédures de sécurité».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Gestion des procédures de sécurité».
Les personnes concernées sont «les collaborateurs MT, MTI et les sous-traitants».
Enfin, ses fonctionnalités sont les suivantes :
- gestion des comptes rendus de réunion ;
- gestion des plans de prévention ;
- gestion des affichages sécurité pour les locaux de Monaco Télécom ;
- gestion des procédures HSE ;
- élaboration de la politique HSE ;
- établissement de rapports de vérifications périodiques ;
- établissement de compte rendu d’audits.
Cependant, considérant les fonctionnalités du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.
Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève qu’aux termes de l’ordonnance souveraine n° 3.706 fixant les conditions d’hygiène et sécurité du travail et de l’ordonnance souveraine n° 4.789 portant création de Comités d’hygiène et de sécurité dans les établissements soumis aux dispositions de l’ordonnance n° 3.706 du 5 juillet 1948, la création de comités d’hygiène et de sécurité dans les entreprises commerciales occupant habituellement 500 salariés au moins est obligatoire.
Elle constate cependant que si Monaco Télécom SAM n’est pas obligé de créer un Comité d’hygiène et de sécurité en raison d’un effectif n’atteignant pas le seuil réglementaire susvisé, la création d’une Commission Hygiène Sécurité Environnement permet d’améliorer des conditions de travail et la sécurité des employés en établissant une politique HSE permettant de répondre à des situations critiques.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : civilité, nom, prénom, raison sociale de la société, signature, photo ;
- adresses et coordonnées : adresse de contact, fax, numéro de téléphone ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : habilitations aux missions HSE ;
- données d’identification électronique : adresse électronique.
Les informations collectées ont pour origine les collaborateurs, des sous-traitants ainsi que le traitement ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines hors paie», non légalement mis en œuvre.
La Commission demande que ce traitement soit soumis à son avis préalablement à tout rapprochement ou interconnexion avec le traitement, objet de la présente demande d’avis.
A la condition de ce qui précède, elle considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et par une note interne à la société annexée au dossier.
La Commission considère que les modalités d’information préalable prévues dans ladite note sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qui concerne les salariés de Monaco Télécom. Elle appelle toutefois l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de renommer la finalité du présent traitement selon les modifications effectuées au point I de la présente délibération.
Toutefois, les mentions de la rubrique propre à la protection des données accessible en ligne n’étant pas jointe, la Commission n’est pas en mesure de vérifier que l’information des sous-traitants soit valablement effectuée.
A cet égard, elle rappelle que ces derniers doivent être informés notamment de l’identité du responsable de traitement, de la finalité du traitement, de l’identité des destinataires, de leur droit d’opposition, d’accès et de rectification relativement aux informations les concernant, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
Les droits d’accès, de modification, mise à jour et de suppression sont exercés par courrier électronique et sur place auprès de la Direction des Ressources Humaines de Monaco Télécom SAM.
Le délai de réponse est de 30 jours.
La Commission considère ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations objets du présent traitement sont communiquées aux entités suivantes :
- sous-traitants de la Société ;
- actionnaire au Royaume-Uni.
La Commission considère que ces communications d’informations sont justifiées.
• Sur les personnes ayant accès
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont, en inscription, modification, et mise à jour les employés du Service Environnement Collaborateur pour l’ensemble des fonctionnalités, ainsi que le Comité Exécutif en ce qui concerne la gestion de la politique HSE.
Par ailleurs, il appert de l’analyse du dossier que la Direction des Systèmes d’Information Hébergement dispose d’un accès au serveur hébergeant les fichiers HSE.
Enfin, l’ensemble des collaborateurs peuvent consulter les informations objets du présent traitement par le biais de l’Intranet.
Considérant les attributions des entités susmentionnées, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que les accès susvisés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées durant la durée du contrat de travail du collaborateur ou du contrat liant le responsable de traitement à ses sous-traitants en ce qui concerne les informations relatives à l’identité, aux adresses et coordonnées, aux adresses électroniques.
Elles sont conservées jusqu’à la fin de la période d’habilitation en ce qui concerne les informations nominatives relatives à la formation diplômes vie professionnelle.
Elles sont conservées 4 ans pour les membres de la Commission Hygiène Sécurité Environnement en ce qui concerne les données relatives à l’identité.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que l’information de l’ensemble des personnes concernées doit être effectuée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Demande que :
- le traitement ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines hors paie», non légalement mis en œuvre soit soumis à son avis préalablement à tout rapprochement ou interconnexion avec le traitement objet de la présente demande d’avis ;
- la finalité du traitement soit modifiée comme suit : «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement» ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par Monaco Télécom SAM, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des missions de la Commission Hygiène Sécurité Environnement».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.