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Délibération n° 2012-150 du 12 novembre 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des procurations des personnes morales»

  • N° journal 8097
  • Date de publication 30/11/2012
  • Qualité 96.67%
  • N° de page 2418
Vu la Constitution ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;

Vu la demande d’avis déposée par La Poste Monaco le 18 octobre 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des dossiers de sociétés» ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 novembre 2012 ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.

Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.

A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.

Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.

Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des dossiers de sociétés».

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité «Gestion des dossiers de sociétés».

Il a pour dénomination «Dossier».

Les personnes concernées par ce traitement sont «les employés de La Poste Monaco ainsi que les clients ayant souscrit au service» de procuration.

La fonctionnalité du traitement est le référencement des procurations déposées par les sociétés, associations, fondations pour effectuer des opérations telles que le retrait des envois postaux, la perception de mandats de toute catégorie ou l’achat de produits postaux. Cela permet l’édition de différents listings.

Cependant, considérant la fonctionnalité du traitement, la Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susmentionnée.

A cet égard, la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif recherché par le responsable de traitement, soit celui de gérer les procurations des personnes morales.

Par conséquent, la Commission considère que la finalité du traitement doit être modifiée comme suit : «Gestion des procurations des personnes morales».

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la «gestion des procurations des personnes morales», constituant le traitement objet de la présente délibération.

Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant, notamment, aux personnes désignées par le mandant d’effectuer diverses opérations pour le compte de la personne morale représentée.

Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.

• Sur la justification du traitement

Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.

La Commission relève que le traitement est justifié par l’exécution d’un contrat conclu entre La Poste et ses clients.

Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Les informations nominatives objets du présent traitement sont :

- identité : nom et/ou enseigne de la société, qualité, nom, prénom des mandataires ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, téléphone, fax, courriel ;
- caractéristiques financières : compte à la Banque Postale oui/non, si oui les numéros de comptes ;
- données d’identification électronique : numéro d’enregistrement, extrait RCI (sociétés) ou agrément Ministère d’Etat (Associations, Fondations) ;
- données diverses : date de création, date de modification, type juridique et nature de la société, numéro de tournées lettres et colis, bureau d’instance, ancienne adresse, nom et adresse de l’établissement secondaire.
Les informations relatives à l’identité, à l’adresse et coordonnées, aux caractéristiques financières, aux données d’identification électronique, à l’ancienne adresse, au nom et adresse de l’établissement secondaire ainsi qu’au type et nature de la société ont pour origine le client.

Celles relatives aux dates de création et de modification ont pour origine le système.

Enfin, les informations concernant le numéro de tournées lettres et colis a pour origine le traitement «Suivi des tournées des préposés», régulièrement déclaré.

Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

La Commission prend acte à l’analyse du dossier que les documents d’identité ne sont ni photocopiés, ni numérisés.

Elle demande par conséquent à ce que La Poste Monaco fournisse le détail des modalités de contrôle utilisées pour la gestion des procurations desdites sociétés.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information des personnes concernées

D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une rubrique en ligne sur le site internet de La Poste Monaco.

La Commission relève que cette modalité est suffisante pour garantir l’information des clients de La Poste Monaco, sous réserve que l’ensemble des éléments prévus à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soit mentionné.

• Sur l’exercice du droit d’accès

La Commission observe que les droits d’accès, de modification et de suppression des personnes concernées à leurs données nominatives peuvent être exercés par voie postale ou par courrier électronique auprès de La Poste Monaco.

Le délai de réponse est de 15 jours ouvrables.

La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les suivantes :

- les agents du Service Informatique (tous droits) ;
- la personne affectée au Service Distribution (tous droits) ;
- les personnes affectées au guichet (consultation) ;
- La Poste France en sa qualité de prestataire pour la maintenance.

Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.

Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.

VI. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement déclare que les informations objets du présent traitement seront conservées «jusqu’à résiliation».

A cet égard, il précise que la durée de la procuration postale est limitée à 5 ans et devra être renouvelée au delà.

Il indique également que cette dernière prend fin dans les cas suivants :

- à la révocation à tout moment par le mandant ;
- à la dissolution ou liquidation judiciaire de la personne morale ;
- au changement de représentants légaux ;
- à la souscription d’un contrat de réexpédition des envois postaux au nom de la personne morale.

La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré,

Demande que La Poste Monaco fournisse le détail des modalités de contrôle utilisées pour la gestion des procurations des sociétés civiles ;

Rappelle que les accès du prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.

A la condition de la prise en compte de ce qui précède,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par La Poste Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des procurations des personnes morales».


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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