Délibération n° 2012-101 du 25 juin 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité »
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2010-45 du 6 décembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille » ;
Vu la délibération n° 2008-06 du 4 juillet 2008 portant avis favorable avec réserve sur la demande présentée, en régularisation, par le Maire, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », et la délibération n° 2009-01 du 19 janvier 2009 portant levée de réserve et confirmation dudit avis favorable ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco le 16 mai 2012, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le 15 janvier 2009, la Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la nationalité», après avis favorable de la Commission par délibérations n° 2008-06 et 2009-01 susvisées.
A l’occasion de l’examen de la demande d’avis afférente, la Commission avait soulevé la question du cadre juridique du sommier de la nationalité. En effet, celui-ci faisait alors l’objet d’une gestion de type bicéphale entre la Direction des Services Judiciaires et le Maire aux termes de l’ordonnance du 27 février 1929 concernant l’institution d’un sommier de la nationalité monégasque et les élections communales et de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée. L’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque a répondu aux observations de la Commission en attribuant la gestion du sommier de la nationalité monégasque au Maire et en donnant une définition du registre de la population monégasque.
Ainsi, aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 « tout Monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité monégasque. Ce sommier est la liste des personnes de nationalité monégasque, tenue et mise à jour à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques. Il comporte une rubrique distincte pour les personnes de sexe féminin et masculin ».
« Le Maire, agent de l’Administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat de gérer le sommier de la nationalité monégasque (…) conformément aux lois et règlements », selon l’article 39 de la loi n° 959 susvisée.
Concernant les informations nominatives traitées dans le sommier, la Commission avait relevé la présence d’un numéro. La Commune avait alors expliqué qu’il ne s’agissait pas d’une information identifiante, mais d’un numéro séquentiel incrémenté automatiquement par le système à chaque inscription. Ce numéro était alors présenté comme servant «uniquement de lien informatique ».
Toutefois, en 2010, lors de l’examen de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille », la Commission avait relevé la présence de ce même numéro. Là encore, il était présenté comme une incrémentation automatiquement commune aux deux traitements afin « d’éviter les erreurs d’homonymie ». Il était également préciser que « le service de la nationalité ne se sert pas de ce numéro pour d’autres applications informatiques ou papier ».
Tenant compte des éléments du dossier présentant ce numéro séquentiel comme « un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative » mais permettant d’assurer cohérence et qualité des informations saisies sur une même personne dans deux traitements techniquement liés, la Commission avait demandé au Maire de modifier le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », soumis deux ans auparavant, afin d’y clarifier la qualification de cette donnée.
Tel est l’objet de la demande d’avis modification déposée auprès de la CCIN le 16 mai 2012.
• Sur la modification du traitement
La demande d’avis indique avoir « pour objet de modifier le traitement en indiquant que le numéro séquentiel devient un numéro unique pour chaque personne figurant sous la dénomination « identifiant personne ». « De la sorte il devient un numéro identifiant interne des monégasques utilisé par le Service de la Nationalité, soit une information nominative ».
• Sur la légitimité et la licéité de la modification
La Commission relève l’évolution de la qualification de cette donnée. Tout d’abord envisagée comme « un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative », qui « ne sert pas (…) pour d’autres applications informatiques ou papier », elle est aujourd’hui présentée comme un numéro identifiant interne utilisé par le Service de la Nationalité.
La Commission observe que l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque prévoit que le sommier soit tenu et mis à jour « à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques ».
Elle relève, en outre que, de manière transparente, la Commune a exposé les modalités techniques de fonctionnement et l’interconnexion des traitements ayant respectivement pour finalité « Sommier de la nationalité » et « Fichiers de nationaux et de leurs familles ».
Elle observe que l’attribution de cet « identifiant personne » est uniquement destinée à veiller à la qualité et à la cohérence des saisies informatiques entre ces deux traitements, notamment de l’absence de doublon ou d’homonyme, concernant l’inscription des informations nominatives relatives aux personnes de nationalité monégasque, dans le cadre des attributions légales et réglementaires du Maire et de la Commune.
Par ailleurs, elle note que cet identifiant est un numéro incrémenté automatiquement, utilisé par le seul Service de la Nationalité à des fins d’organisation techniques des applications informatiques permettant de s’assurer que les informations nominatives traitées sont exactes et mises à jour au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées.
La Commission considère que la modification de la qualification du numéro séquentiel attribué à toute personne lors de son inscription au sommier de la nationalité monégasque en « identifiant personne » respecte les principes relatifs à la qualité des informations nominatives posés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Relève :
- qu’aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 susvisée, le Maire est chargé de la gestion du sommier, qui est tenu et mis à jour « à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques », selon l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 susvisé ;
- que la modification apportée au présent traitement a pour objet de veiller à la transparence des modalités d’organisation technique mises en place au sein du Service de la Nationalité afin de permettre une gestion adéquate et pertinente des informations nominatives relatives aux nationaux collectées dans le présent traitement automatisé mis en relation avec le traitement automatisé ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille », susvisé ;
- que ce numéro est strictement à usage interne du Service de la Nationalité et spécifiques aux deux traitements susmentionnés ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2010-45 du 6 décembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille » ;
Vu la délibération n° 2008-06 du 4 juillet 2008 portant avis favorable avec réserve sur la demande présentée, en régularisation, par le Maire, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », et la délibération n° 2009-01 du 19 janvier 2009 portant levée de réserve et confirmation dudit avis favorable ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Maire de Monaco le 16 mai 2012, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité » ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le 15 janvier 2009, la Commune de Monaco a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la nationalité», après avis favorable de la Commission par délibérations n° 2008-06 et 2009-01 susvisées.
A l’occasion de l’examen de la demande d’avis afférente, la Commission avait soulevé la question du cadre juridique du sommier de la nationalité. En effet, celui-ci faisait alors l’objet d’une gestion de type bicéphale entre la Direction des Services Judiciaires et le Maire aux termes de l’ordonnance du 27 février 1929 concernant l’institution d’un sommier de la nationalité monégasque et les élections communales et de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée. L’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque a répondu aux observations de la Commission en attribuant la gestion du sommier de la nationalité monégasque au Maire et en donnant une définition du registre de la population monégasque.
Ainsi, aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 « tout Monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité monégasque. Ce sommier est la liste des personnes de nationalité monégasque, tenue et mise à jour à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques. Il comporte une rubrique distincte pour les personnes de sexe féminin et masculin ».
« Le Maire, agent de l’Administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat de gérer le sommier de la nationalité monégasque (…) conformément aux lois et règlements », selon l’article 39 de la loi n° 959 susvisée.
Concernant les informations nominatives traitées dans le sommier, la Commission avait relevé la présence d’un numéro. La Commune avait alors expliqué qu’il ne s’agissait pas d’une information identifiante, mais d’un numéro séquentiel incrémenté automatiquement par le système à chaque inscription. Ce numéro était alors présenté comme servant «uniquement de lien informatique ».
Toutefois, en 2010, lors de l’examen de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille », la Commission avait relevé la présence de ce même numéro. Là encore, il était présenté comme une incrémentation automatiquement commune aux deux traitements afin « d’éviter les erreurs d’homonymie ». Il était également préciser que « le service de la nationalité ne se sert pas de ce numéro pour d’autres applications informatiques ou papier ».
Tenant compte des éléments du dossier présentant ce numéro séquentiel comme « un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative » mais permettant d’assurer cohérence et qualité des informations saisies sur une même personne dans deux traitements techniquement liés, la Commission avait demandé au Maire de modifier le traitement ayant pour finalité « Sommier de la nationalité », soumis deux ans auparavant, afin d’y clarifier la qualification de cette donnée.
Tel est l’objet de la demande d’avis modification déposée auprès de la CCIN le 16 mai 2012.
• Sur la modification du traitement
La demande d’avis indique avoir « pour objet de modifier le traitement en indiquant que le numéro séquentiel devient un numéro unique pour chaque personne figurant sous la dénomination « identifiant personne ». « De la sorte il devient un numéro identifiant interne des monégasques utilisé par le Service de la Nationalité, soit une information nominative ».
• Sur la légitimité et la licéité de la modification
La Commission relève l’évolution de la qualification de cette donnée. Tout d’abord envisagée comme « un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative », qui « ne sert pas (…) pour d’autres applications informatiques ou papier », elle est aujourd’hui présentée comme un numéro identifiant interne utilisé par le Service de la Nationalité.
La Commission observe que l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque prévoit que le sommier soit tenu et mis à jour « à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques ».
Elle relève, en outre que, de manière transparente, la Commune a exposé les modalités techniques de fonctionnement et l’interconnexion des traitements ayant respectivement pour finalité « Sommier de la nationalité » et « Fichiers de nationaux et de leurs familles ».
Elle observe que l’attribution de cet « identifiant personne » est uniquement destinée à veiller à la qualité et à la cohérence des saisies informatiques entre ces deux traitements, notamment de l’absence de doublon ou d’homonyme, concernant l’inscription des informations nominatives relatives aux personnes de nationalité monégasque, dans le cadre des attributions légales et réglementaires du Maire et de la Commune.
Par ailleurs, elle note que cet identifiant est un numéro incrémenté automatiquement, utilisé par le seul Service de la Nationalité à des fins d’organisation techniques des applications informatiques permettant de s’assurer que les informations nominatives traitées sont exactes et mises à jour au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées.
La Commission considère que la modification de la qualification du numéro séquentiel attribué à toute personne lors de son inscription au sommier de la nationalité monégasque en « identifiant personne » respecte les principes relatifs à la qualité des informations nominatives posés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Relève :
- qu’aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 susvisée, le Maire est chargé de la gestion du sommier, qui est tenu et mis à jour « à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques », selon l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 susvisé ;
- que la modification apportée au présent traitement a pour objet de veiller à la transparence des modalités d’organisation technique mises en place au sein du Service de la Nationalité afin de permettre une gestion adéquate et pertinente des informations nominatives relatives aux nationaux collectées dans le présent traitement automatisé mis en relation avec le traitement automatisé ayant pour finalité « Fichier des nationaux et de leur famille », susvisé ;
- que ce numéro est strictement à usage interne du Service de la Nationalité et spécifiques aux deux traitements susmentionnés ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par la Commune de Monaco du traitement automatisé ayant pour finalité « Sommier de la Nationalité ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.