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Délibération n° 2012-87 du 11 juin 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre par la direction de la sûreté publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des candidatures externes aux fonctions de policiers».

  • N° journal 8075
  • Date de publication 29/06/2012
  • Qualité 97.77%
  • N° de page 1363
Vu la Constitution ;

Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la Convention destinée à adapter et à approfondir la coopération administrative entre la République française et la Principauté de Monaco, du 8 novembre 2005, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 2.021 du 19 décembre 2008 ;

Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975, modifiée, portant statut des fonctionnaires de l’Etat ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978, modifiée, fixant les conditions d’application de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;

Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;

Vu l’arrêté ministériel n° 2009-160 du 8 avril 2009, modifié, relatif aux conditions d’aptitude physique aux fonctions d’Elève Lieutenant-inspecteur de police et d’Elève Agent de police ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2001-24 du 21 mai 2001 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des candidatures aux concours externes de la Sûreté Publique » ;

Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines», dénommé «Candidatures aux fonctions de policiers à la DSP» ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 11 juin 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

Aux termes de l’article 3 de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 modifiée, «le Directeur de la Sûreté Publique est le chef de service de la Direction de la Sûreté Publique au sens de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée».

Dans ce cadre, la Direction de la Sûreté Publique exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des candidatures externes aux fonctions de policiers» mis en œuvre le 19 juin 2001 après avis favorable de la Commission.

Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 30 mars 2012 une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, modifiée.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Aux termes de la demande d’avis modificative, la finalité du traitement est «Gestion des Ressources Humaines». Il a pour dénomination «Candidatures aux fonctions de policiers à la DSP».

Or, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la finalité du traitement doit être déterminée et explicite. A ce titre, elle observe que le Ministre d’Etat a soumis concomitamment trois demandes d’avis portant sur des traitements ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines», et qui se distinguent par leurs dénominations.

En l’espèce, la Commission considère que la dénomination du traitement apparaît plus adéquate pour en décrire la finalité. Elle reformule donc la finalité du traitement dans les termes suivants : «Gestion des candidatures externes aux fonctions de policiers».

Par ailleurs, la Commission relève que les personnes concernées sont les «personnes déposant un dossier de candidature pour se présenter aux épreuves d’un concours d’entrée».

Enfin, la demande d’avis modificative entend préciser les fonctionnalités du traitement, qui sont les suivantes :

- gérer les dossiers de candidatures aux concours à la fonction de policier (agent, lieutenant) organisés par la DSP ;
- rechercher des informations sur chaque candidat pour vérifier si le dossier est complet ou réactualisé ;
- rechercher des informations en fonction d’un concours.
II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

Aux termes de l’article 6 de l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978, modifiée, fixant les conditions d’application de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, « (…) les fonctionnaires sont recrutés par voie de concours ouverts aux candidats remplissant les conditions d’aptitude qui y seront prévues, compte tenu des besoins des services et des fonctions à exercer ».

Par ailleurs, l’article 9 de ladite ordonnance dispose que : «Les concours sont ouverts par des arrêtés ministériels qui mentionneront notamment :

1° le nombre, la nature et, s’il y a lieu, la catégorie des emplois mis au concours ainsi que les indices hiérarchiques minimaux et maximaux caractérisant les échelles indiciaires y afférentes ;
2° le cas échéant, l’obligation de posséder la nationalité monégasque, l’âge minimal et maximal des candidats ainsi que, pour certaines fonctions, les conditions d’aptitude physique particulières qu’ils doivent remplir ;
3° les conditions minimales d’aptitude dont doivent justifier les candidats ;
4° la durée minimale de service exigée, pour l’application soit de l’article 7, soit de l’article 8 ;
5° les délais impartis pour présenter les candidatures et les pièces à produire à l’appui de celles-ci ;
6° la nature du concours, s’il est sur pièces ou sur épreuves ; dans ce dernier cas, seront précisés le nombre, le programme, l’objet et les conditions des épreuves, les coefficients de notation, les notes maximales et, le cas échéant, les notes éliminatoires ;
7° les noms et qualités des membres composant le jury des concours».

En outre, l’arrêté ministériel n° 2009-160 du 8 avril 2009, modifié, fixe les conditions d’aptitude physique aux fonctions d’Elève Lieutenant-inspecteur de police et d’Elève Agent de police.

Enfin, la Convention destinée à adapter et à approfondir la coopération administrative entre la République française et la Principauté de Monaco, du 8 novembre 2005, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 2.021 du 19 décembre 2008, dispose en son article 3 que «Les emplois relatifs à la sécurité et à l’ordre public ne peuvent être occupés que par des ressortissants monégasques ou français».

En l’espèce, la Commission relève que le traitement a pour objet de vérifier le caractère complet et à jour des dossiers de candidature préalablement à la convocation des candidats.

Cet examen est établi sur la base des conditions posées et des pièces demandées par les textes précités.

Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur la justification du traitement

Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du traitement par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

A cet égard, il indique que «pour présenter un concours d’entrée à la DSP, tout candidat doit fournir de nombreux documents. Pour vérifier que le dossier est complet, ou qu’il a été correctement réactualisé (dans l’hypothèse d’un échec lors d’une précédente tentative), ce traitement permet de regrouper les informations utiles».

Au vu de ces éléments, la Commission relève que le traitement est d’avantage justifié par le consentement de la personne concernée, qui accepte que soient collectées ses données en faisant acte de candidature. Il répond également à une obligation règlementaire ainsi qu’à l’exécution de mesures précontractuelles avec la personne concernée, qui se soumet, notamment, aux exigences de l’arrêté ministériel n° 2009-160 précité, en vue d’exercer la fonction de Lieutenant-Inspecteur de police ou d’agent de police.

Ainsi, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations traitées sont les suivantes :

- Identité : nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, nationalité ;
- Situation de famille : situation de famille, identité du conjoint, nombre d’enfants, frères et sœurs ;
- Adresses et coordonnées : adresse domiciliaire, coordonnées téléphoniques ;
- Formation-diplôme-vie professionnelle : diplômes, établissements scolaires, langues étrangères pratiquées, emplois précédents et employeurs, sports pratiqués ;
- Données d’identification électronique : adresse électronique ;
- Infractions, condamnation : bulletin n° 3 du casier judiciaire ;
- Situation militaire ;
- Permis de conduire : numéro, date et lieu d’obtention.

A défaut de précision dans la demande d’avis relativement aux informations effectivement collectées sur les frères et sœurs du candidat, la Commission considère, à l’instar de sa délibération n° 2001-24 du 21 mai 2001, que cette collecte dans le cadre du traitement automatisé dont s’agit ne porte que sur leur nombre.

Par ailleurs, la Commission observe que certaines des catégories de données susvisées n’apparaissent pas dans les copies écran jointes au dossier. Elle prend tout de même acte de leur collecte, conformément aux affirmations du responsable de traitement.

Enfin, à l’analyse des copies écran jointes au dossier, la Commission constate que sont également collectées les informations suivantes : nom de jeune fille du candidat, matricule au Centre de Recrutement et de Formation, date d’entrée et de sortie des précédents emplois, grade, nombre de concours agent ou inspecteur, spécialité de la candidature (agent, lieutenant, inspecteur), diplôme de secourisme, critères physiques, service national, dérogation, archives, intervention, métier de sécurité.

La Commission considère que ces informations sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

Toutefois, la Commission relève que le groupe sanguin est également collecté. A cet égard, elle estime que cette collecte n’est pas justifiée par les textes précités, et ne constitue pas non plus une condition de recevabilité ni de pertinence des candidatures. Elle demande donc à ce que cette information soit supprimée du traitement.

La Commission relève en outre l’existence d’une zone «commentaires». Elle demande à ce que ce champ soit renseigné dans le respect des principes de licéité, d’adéquation et de proportionnalité posés par la loi n° 1.165, modifiée.

Enfin, les informations nominatives traitées ont toutes pour origine le candidat.

La Commission prend acte qu’en cas de réussite du concours, les informations seront saisies dans le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique», objet d’un avis favorable de la Commission par délibération n° 2012-71 du 14 mai 2012.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée « pour l’heure en verbal au moment de l’inscription au concours. Une mention spécifique est à l’étude pour être portée sur la notice remise au candidat ».

A ce titre, la Commission rappelle que la formalisation de l’information des personnes concernées est un gage du respect de l’obligation d’information prévue à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée. Elle invite donc l’autorité compétente à envisager une modalité d’information écrite reprenant l’ensemble des mentions obligatoires prévues audit article.

• Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès est exercé par voie postale. Le délai de réponse est de trente jours. Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.

La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les destinataires des données

Le responsable de traitement indique que les personnes destinataires des données exploitées dans le cadre du traitement sont le personnel de la DSP affecté à l’Ecole de Police ainsi que celui du Bureau du personnel de la DSP - aussi appelé Centre de Gestion du Personnel.

Toutefois, à l’examen du dossier, la Commission relève que les communications dont s’agit ne constituent pas des transferts de données, mais des accès au traitement ouverts à l’attention de ces personnels. Elle en prend donc acte et examine leur licéité au point VI de la présente délibération.

VI. Sur les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les personnes ou catégories de personnes ayant accès au traitement sont :

- le personnel affecté à l’Ecole de Police de la Division de l’Administration et de la Formation de la DSP : en inscription, modification, mise à jour, et suppression ;
- le personnel du Centre de Gestion des Personnels de la DSP : en consultation pour une mise en relation avec le traitement ayant pour finalité «Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique», précité.

Au vu des attributions des personnels susvisés, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Aux termes de la demande d’avis, les informations objets du traitement sont conservées 3 ans après le premier échec au concours, puis effacées si le candidat ne se représente pas pendant ce délai.

Si le candidat se présente une seconde fois et échoue à nouveau, le responsable de traitement mentionne deux durées de conservation contradictoires, à savoir un an d’une part, et deux ans d’autre part. Il indique que les candidats ayant échoué deux fois au concours ne sont plus éligibles à se présenter une troisième fois.

Or la Commission relève que cette condition d’éligibilité au concours n’est inscrite dans aucun texte légal ou réglementaire de droit monégasque.

Elle relève en outre que les durées susmentionnées sont incompatibles avec la volonté de la Direction de la Sûreté Publique de contrôler le nombre de concours passés par les candidats.

Ainsi, la Commission demande à ce que la durée de conservation des données soit limitée à trois ans pour chaque acte de candidature.

Elle rappelle que si la durée de conservation des données devait être plus longue, il conviendra de soumettre une demande d’avis modificative, en application de l’article 9 de la loi n° 1.165, modifiée.

Au demeurant, elle relève que la condition d’éligibilité susmentionnée devra être prévue par un texte conforme à l’ordre juridique interne, dans le respect du principe de sécurité juridique.

Après en avoir délibéré

Demande que le groupe sanguin des candidats ne soit pas collecté dans le traitement ;

Fixe la durée de conservation des données à trois ans pour chaque acte de candidature ;

Invite l’autorité compétente à envisager une modalité d’information écrite reprenant l’ensemble des mentions obligatoires prévues par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

A la condition de la prise en compte de ce qui précède,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des candidatures externes aux fonctions de policiers».





Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.


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