Délibération n° 2012-69 du 14 mai 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre, par la Direction de la Sûreté Publique, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des conditions de séjours des résidents de la principauté»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance du 6 juin 1867 sur la police générale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 8.566 du 28 mars 1986 relative au certificat de résidence ;
Vu l’arrêté ministériel n° 92-218 du 31 mars 1992 déterminant les conditions de délivrance du certificat d’hébergement aux étrangers séjournant dans la Principauté ;
Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis sur la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé relatif à la «Gestion des cartes de résidents monégasques» ;
Vu la décision de mise en œuvre du traitement susvisé en date du 19 juin 2001, retirée le 28 mai 2002 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 26 août 2004 concernant la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des résidents», demeurée incomplète à ce jour ;
Vu la délibération n° 2011-59 du 4 juillet 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco» ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 30 mars 2012, concernant la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Constitution d’une base de données relatives aux résidents étrangers en Principauté de Monaco» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 modifiée, « La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi ».
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Constitution d’une base de données relatives aux résidents étrangers en Principauté de Monaco». Il a pour dénomination « Fichier des résidents ».
Il concerne «tout étranger titulaire d’une carte de résident ou d’un document de circulation en Principauté».
Il a pour fonctionnalités de :
- gérer la situation de séjour des résidents étrangers en Principauté de Monaco ;
- permettre de procéder à leur identification et à leur recensement ;
- assurer le suivi de leur situation (renouvellement des cartes de résident) ;
- vérifier la conformité de leur situation administrative au regard de leur séjour ;
- procéder au besoin à la neutralisation d’une carte de résident ;
- établir des statistiques ;
- délivrer des documents justificatifs (attestations, certificats) ;
- effectuer des recherches par nom de la personne.
S’agissant de la finalité du traitement, la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, précitée, celle-ci doit être «déterminée, explicite et légitime».
Or, considérant les fonctionnalités du traitement, elle considère que cette finalité ne répond pas aux exigences légales.
Aussi, la Commission estime qu’il convient de reformuler la finalité du traitement dont s’agit comme suit : «Gestion des conditions de séjours des résidents de la Principauté».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission constate que l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée, dispose que : «Pour séjourner dans la Principauté, tout étranger de plus de 16 ans (…) est tenu dans les huit jours de son arrivée, de souscrire une demande de carte de séjour».
La Commission observe par ailleurs que les conditions d’obtention et de renouvellement de cette carte de séjour sont précisées aux articles 3 et suivants de cette même ordonnance.
Enfin, elle relève que la démarche de demande de carte de séjour doit être entreprise directement auprès de la Direction de la Sûreté Publique, conformément à l’article 3 de l’ordonnance dont s’agit.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée
Le responsable de traitement indique que le traitement relève des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qu’il :
- «intéresse la sécurité publique ;
- est relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté ;
- a pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté».
A l’appui de cette justification, il affirme que « pour établir sa mission de sécurité et de tranquillité publiques, la Direction de la Sûreté Publique assure le contrôle de la situation, sur le plan du séjour, des personnes présentes sur le territoire de la Principauté. Les demandes de cartes de résident sont déposées à la Direction de la Sûreté Publique. Les cartes sont délivrées par le Directeur de la Sûreté Publique.
L’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, prévoit qu’aux fins d’assurer l’accomplissement des missions prioritaires de sécurité et de tranquillité publiques, de la police judiciaire, de renseignement et d’informations, le Directeur de la Sûreté publique peut mettre en œuvre des traitements automatisés ou non, d’informations nominatives, permettant, notamment l’identification, par tous procédés techniques et/ou informatiques des personnes et des biens, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée».
A cet égard, la Commission rappelle en premier lieu qu’à l’occasion de l’examen de ce dossier en 2001, le caractère de «sécurité publique» invoqué par le responsable de traitement avait été écarté par la Commission.
En effet, dans sa délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001, celle-ci avait notamment estimé que « pour qu’un traitement soit considéré comme relevant de la sécurité publique, la collecte et le traitement des informations doivent notamment avoir pour objectif d’assurer, par prévention ou par répression, la protection de l’ordre public et les intérêts essentiels de l’Etat et des individus ».
A cet égard, la Commission avait considéré que «les informations contenues sont principalement de nature administrative ; qu’elles sont en majeure partie fournies par l’intéressé, lequel devrait pouvoir vérifier la teneur des informations le concernant et demander leur correction éventuelle».
Aujourd’hui, considérant la finalité du traitement, ses fonctionnalités ainsi que la nature des informations collectées, la Commission n’estime pas devoir modifier son précédent avis sur ce point.
Aussi, elle considère que le traitement n’intéresse pas la sécurité publique au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
En second lieu, concernant le motif selon lequel le traitement est «relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, précité, la Commission relève que ce traitement exploite des informations relatives aux antécédents judiciaires du demandeur de carte de séjour. Selon les indications du responsable de traitement, ces informations proviennent de l’intéressé, du casier judiciaire ou «d’enquêtes».
Or la Commission s’interroge sur la collecte de telles informations au sein de ce traitement. En effet, l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, précitée, énumère limitativement les informations ou documents nécessaires à l’instruction des demandes de cartes de séjour, et à leur renouvellement.
A ce titre, elle observe que :
- conformément aux troisième et quatrième alinéas de l’article 3 de l’ordonnance dont s’agit : « Pour obtenir la carte de séjour, il est tenu de fournir toutes indications relatives, d’une part, à son état civil, et éventuellement, à celui de son conjoint et des enfants vivant avec lui et, d’autre part, à son mode de logement. À ce titre, il doit produire, soit un document attestant de sa qualité de propriétaire ou de locataire, soit le certificat d’hébergement prévu à l’article 12 ».
- conformément à l’article 6 de cette même ordonnance : «L’étranger qui sollicite, pour la première fois, une carte de séjour de résident doit présenter, à l’appui de sa requête :
• soit un permis de travail, ou un récépissé en tenant lieu, délivré par les services compétents ;
• soit les pièces justificatives de moyens suffisants d’existence, s’il n’entend exercer aucune profession» ;
- conformément à l’article 7 de l’ordonnance : «Pour obtenir une carte de séjour de résident ordinaire, l’étranger doit justifier :
• de l’autorisation des autorités compétentes s’il désire occuper un emploi ou exercer une profession libérale, industrielle ou commerciale ;
• de ressources suffisantes, s’il n’a pas l’intention de se livrer à une activité professionnelle» ;
- conformément au second alinéa de l’article 8 de l’ordonnance : «La carte de résident privilégié n’est délivrée qu’après enquête administrative portant sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé».
La Commission constate donc que la législation en vigueur n’autorise pas la Direction de la Sûreté Publique à collecter des informations relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté dans le cadre de la gestion des conditions de séjours des étrangers en Principauté.
Elle constate par ailleurs que l’enquête administrative effectuée sur la base de l’article 8, précité, encadre strictement ladite enquête, qui ne doit porter que «sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé», et en aucun cas sur des éléments de nature judiciaire.
Au surplus, la Commission relève que cette enquête n’est exigée que pour les personnes sollicitant la délivrance d’une carte de résident privilégiée, conformément au second alinéa de l’article 8 dont s’agit.
Ainsi, elle considère que ce traitement n’est pas relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté.
Enfin, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que ce traitement, de nature strictement administrative, ne doit pas être transformé en casier judiciaire bis. A ce titre, elle demande à ce que les informations de nature judiciaire soient supprimées de ce traitement.
En troisième lieu, la Commission relève que ce traitement de nature administrative n’a pas «pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, précité.
A cet égard, elle estime, notamment, que le fait de considérer que ce dernier est de nature préventive reviendrait à admettre que les étrangers effectuant une demande de carte de séjour en Principauté sont des délinquants potentiels, dont il convient de contrôler le passé judiciaire, conception non conforme à l’esprit de l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, et à laquelle la Commission ne saurait adhérer.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que ce traitement ne relève pas des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations objets du présent traitement sont les suivantes :
- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, filiation ;
- Situation de famille : célibataire, marié, divorcé, veuvage, concubinage, enfants ;
- Adresse et coordonnées : adresse précise, situation et composition du logement, titre, montant du loyer ;
- Formation-Diplômes-Vie professionnelle : études suivies, diplômes obtenus, cursus professionnel ;
- Caractéristiques financières : moyens d’existence, revenus professionnels, biens immobiliers ;
- Loisirs, habitudes de vie et comportement : curriculum-vitae, renseignements de moralité et de comportement ;
- Infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : antécédents judiciaires ;
- Photographie : enregistrement de la photographie du visage ;
- Documents administratifs : références des pièces d’identité fournies par le demandeur, type de carte de résident obtenue, numéro et date de validité.
Le responsable de traitement indique par ailleurs que sont également collectés les distinctions honorifiques et décorations, ainsi qu’un exemplaire de la signature.
Or la Commission rappelle que seules les informations visées par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, telles que mentionnées au point II de la présente délibération, peuvent être collectées au sein de ce traitement.
Ainsi, elle considère que doivent être exclues du traitement les informations figurant dans les rubriques suivantes : «Formation-Diplômes-Vie professionnelle», «Infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites », «Loisirs, habitudes de vie et comportement» ainsi que celles relatives aux distinctions honorifiques.
S’agissant des informations de nature professionnelle, elle estime que celles-ci ne peuvent porter que sur la profession exercée par la personne concernée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
La Commission constate que le responsable de traitement ne fournit aucun élément concernant les mesures mises en place pour informer les personnes concernées de l’existence du traitement ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe également qu’aucune modalité n’est mentionnée pour l’exercice de leurs droits d’accès et de modification, en application des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission rappelle toutefois, comme indiqué au point II de la présente délibération, que le traitement n’entre pas dans le cadre des traitements visés à l’article 11 de la loi dont s’agit.
Par conséquent, les dispositions de l’article 14 alinéa 3, qui exonèrent le responsable de traitement de l’obligation d’information des personnes concernées, ne sont pas applicables en l’espèce.
La Commission demande donc à ce que le responsable de traitement prenne toutes les mesures requises par la loi aux fins d’informer les personnes concernées du traitement de leurs informations nominatives, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits, conformément aux dispositions susvisées.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes ayant accès au traitement sont les enquêteurs et les attachés administratifs affectés à la section des résidents de la Division de police administrative.
A ce titre, la Commission relève que ces personnes sont habilitées à avoir accès auxdites informations au regard des missions attribuées à la police administrative aux termes de l’article 4 de l’ordonnance du 6 juin 1867 sur la police générale.
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique communiquer au Service des Titres de Circulation des informations relatives à l’identité ainsi qu’aux documents administratifs.
La Commission s’interroge sur les raisons d’une telle communication d’informations. Elle relève en effet qu’aux termes de sa délibération n° 2011-59 du 4 juillet 2011 relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco», mis en œuvre le 29 février 2012 par le Ministre d’Etat, les informations exploitées dans ce traitement ont pour seule origine la personne concernée.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique également que le traitement fait l’objet d’une interconnexion avec le traitement du Service des Titres de Circulation, précité, permettant audit Service de vérifier si une personne sollicitant l’immatriculation d’un véhicule en Principauté est titulaire d’une carte de résident.
A cet égard, la Commission constate que le traitement « Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco » du Service des Titres de la Circulation ne fait nullement état d’une quelconque mise en relation avec le traitement objet de la présente délibération.
Enfin, elle relève qu’en l’absence d’information complémentaire, elle n’est pas en mesure d’analyser les éléments de sécurité informatique afférents à cette interconnexion ou communication de données.
Au demeurant, la Commission n’estime pas opportun de demander un complément d’information sur ce point, cette mise en relation ou interconnexion de traitements automatisés, ou cette communication de données étant en tout état de cause injustifiée au regard de la finalité du traitement.
Aussi, la Commission demande à ce que toute communication d’informations, sous quelque forme que ce soit, au Service des Titres de Circulation soit interrompue.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que :
- les informations relatives à l’identité et à la situation de famille sont conservées 30 ans après le décès du titulaire ;
- les informations relatives à l’adresse et aux coordonnées sont conservées 10 ans après le décès de ce dernier ;
- les informations relatives à la vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux loisirs, habitudes de vie et comportement, à la photographie et aux documents administratifs sont conservées jusqu’au décès du titulaire ;
- les informations relatives aux infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites sont conservées 30 ans pour les «infractions les plus graves» et les infractions sexuelles, et 10 ans pour les délits.
Il précise également que les données relatives au document de circulation délivré aux mineurs «peuvent être détruits à la majorité du titulaire».
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, «les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
A cet égard, elle considère que les durées de conservation des informations précitées sont excessives au regard de la finalité du traitement.
Aussi, à l’instar de sa délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001, et conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 lui permettant de fixer un délai de conservation plus bref que celui prévu dans la demande d’avis, la Commission fixe la durée de conservation des informations à 5 ans après l’expiration ou l’annulation de la carte de séjour, et en cas de décès du titulaire d’une carte de séjour, à 5 ans après son décès.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- la procédure d’octroi et de renouvellement des cartes de séjour des résidents étrangers en Principauté est strictement encadrée par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée, qui énumère limitativement les informations devant être collectées à cet effet ;
- l’enquête administrative effectuée sur la base de l’article 8 de l’ordonnance précitée ne doit porter que «sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé», et en aucun cas sur des éléments de nature judiciaire ;
- ce traitement ne doit pas constituer un casier judiciaire bis ;
Relève que le traitement n’est pas soumis aux dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Demande que :
- le responsable de traitement prenne toutes les mesures requises par la loi aux fins d’informer les personnes concernées du traitement de leurs informations nominatives, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les informations de nature judiciaire, ainsi que celles qui ne sont pas prévues par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, soient supprimées de ce traitement ;
- toute communication d’informations, sous quelque forme que ce soit, au Service des Titres de Circulation soit interrompue.
Fixe la durée de conservation des informations à 5 ans après l’expiration ou l’annulation de la carte de séjour, et en cas de décès du titulaire d’une carte de séjour, à 5 ans après son décès.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des conditions de séjours des résidents de la Principauté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance du 6 juin 1867 sur la police générale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 8.566 du 28 mars 1986 relative au certificat de résidence ;
Vu l’arrêté ministériel n° 92-218 du 31 mars 1992 déterminant les conditions de délivrance du certificat d’hébergement aux étrangers séjournant dans la Principauté ;
Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis sur la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé relatif à la «Gestion des cartes de résidents monégasques» ;
Vu la décision de mise en œuvre du traitement susvisé en date du 19 juin 2001, retirée le 28 mai 2002 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 26 août 2004 concernant la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des résidents», demeurée incomplète à ce jour ;
Vu la délibération n° 2011-59 du 4 juillet 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco» ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 30 mars 2012, concernant la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Constitution d’une base de données relatives aux résidents étrangers en Principauté de Monaco» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 modifiée, « La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi ».
Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Constitution d’une base de données relatives aux résidents étrangers en Principauté de Monaco». Il a pour dénomination « Fichier des résidents ».
Il concerne «tout étranger titulaire d’une carte de résident ou d’un document de circulation en Principauté».
Il a pour fonctionnalités de :
- gérer la situation de séjour des résidents étrangers en Principauté de Monaco ;
- permettre de procéder à leur identification et à leur recensement ;
- assurer le suivi de leur situation (renouvellement des cartes de résident) ;
- vérifier la conformité de leur situation administrative au regard de leur séjour ;
- procéder au besoin à la neutralisation d’une carte de résident ;
- établir des statistiques ;
- délivrer des documents justificatifs (attestations, certificats) ;
- effectuer des recherches par nom de la personne.
S’agissant de la finalité du traitement, la Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, précitée, celle-ci doit être «déterminée, explicite et légitime».
Or, considérant les fonctionnalités du traitement, elle considère que cette finalité ne répond pas aux exigences légales.
Aussi, la Commission estime qu’il convient de reformuler la finalité du traitement dont s’agit comme suit : «Gestion des conditions de séjours des résidents de la Principauté».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission constate que l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée, dispose que : «Pour séjourner dans la Principauté, tout étranger de plus de 16 ans (…) est tenu dans les huit jours de son arrivée, de souscrire une demande de carte de séjour».
La Commission observe par ailleurs que les conditions d’obtention et de renouvellement de cette carte de séjour sont précisées aux articles 3 et suivants de cette même ordonnance.
Enfin, elle relève que la démarche de demande de carte de séjour doit être entreprise directement auprès de la Direction de la Sûreté Publique, conformément à l’article 3 de l’ordonnance dont s’agit.
Ainsi, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée
Le responsable de traitement indique que le traitement relève des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée, en ce qu’il :
- «intéresse la sécurité publique ;
- est relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté ;
- a pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté».
A l’appui de cette justification, il affirme que « pour établir sa mission de sécurité et de tranquillité publiques, la Direction de la Sûreté Publique assure le contrôle de la situation, sur le plan du séjour, des personnes présentes sur le territoire de la Principauté. Les demandes de cartes de résident sont déposées à la Direction de la Sûreté Publique. Les cartes sont délivrées par le Directeur de la Sûreté Publique.
L’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, prévoit qu’aux fins d’assurer l’accomplissement des missions prioritaires de sécurité et de tranquillité publiques, de la police judiciaire, de renseignement et d’informations, le Directeur de la Sûreté publique peut mettre en œuvre des traitements automatisés ou non, d’informations nominatives, permettant, notamment l’identification, par tous procédés techniques et/ou informatiques des personnes et des biens, dans le respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée».
A cet égard, la Commission rappelle en premier lieu qu’à l’occasion de l’examen de ce dossier en 2001, le caractère de «sécurité publique» invoqué par le responsable de traitement avait été écarté par la Commission.
En effet, dans sa délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001, celle-ci avait notamment estimé que « pour qu’un traitement soit considéré comme relevant de la sécurité publique, la collecte et le traitement des informations doivent notamment avoir pour objectif d’assurer, par prévention ou par répression, la protection de l’ordre public et les intérêts essentiels de l’Etat et des individus ».
A cet égard, la Commission avait considéré que «les informations contenues sont principalement de nature administrative ; qu’elles sont en majeure partie fournies par l’intéressé, lequel devrait pouvoir vérifier la teneur des informations le concernant et demander leur correction éventuelle».
Aujourd’hui, considérant la finalité du traitement, ses fonctionnalités ainsi que la nature des informations collectées, la Commission n’estime pas devoir modifier son précédent avis sur ce point.
Aussi, elle considère que le traitement n’intéresse pas la sécurité publique au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
En second lieu, concernant le motif selon lequel le traitement est «relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, précité, la Commission relève que ce traitement exploite des informations relatives aux antécédents judiciaires du demandeur de carte de séjour. Selon les indications du responsable de traitement, ces informations proviennent de l’intéressé, du casier judiciaire ou «d’enquêtes».
Or la Commission s’interroge sur la collecte de telles informations au sein de ce traitement. En effet, l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, précitée, énumère limitativement les informations ou documents nécessaires à l’instruction des demandes de cartes de séjour, et à leur renouvellement.
A ce titre, elle observe que :
- conformément aux troisième et quatrième alinéas de l’article 3 de l’ordonnance dont s’agit : « Pour obtenir la carte de séjour, il est tenu de fournir toutes indications relatives, d’une part, à son état civil, et éventuellement, à celui de son conjoint et des enfants vivant avec lui et, d’autre part, à son mode de logement. À ce titre, il doit produire, soit un document attestant de sa qualité de propriétaire ou de locataire, soit le certificat d’hébergement prévu à l’article 12 ».
- conformément à l’article 6 de cette même ordonnance : «L’étranger qui sollicite, pour la première fois, une carte de séjour de résident doit présenter, à l’appui de sa requête :
• soit un permis de travail, ou un récépissé en tenant lieu, délivré par les services compétents ;
• soit les pièces justificatives de moyens suffisants d’existence, s’il n’entend exercer aucune profession» ;
- conformément à l’article 7 de l’ordonnance : «Pour obtenir une carte de séjour de résident ordinaire, l’étranger doit justifier :
• de l’autorisation des autorités compétentes s’il désire occuper un emploi ou exercer une profession libérale, industrielle ou commerciale ;
• de ressources suffisantes, s’il n’a pas l’intention de se livrer à une activité professionnelle» ;
- conformément au second alinéa de l’article 8 de l’ordonnance : «La carte de résident privilégié n’est délivrée qu’après enquête administrative portant sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé».
La Commission constate donc que la législation en vigueur n’autorise pas la Direction de la Sûreté Publique à collecter des informations relatives à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté dans le cadre de la gestion des conditions de séjours des étrangers en Principauté.
Elle constate par ailleurs que l’enquête administrative effectuée sur la base de l’article 8, précité, encadre strictement ladite enquête, qui ne doit porter que «sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé», et en aucun cas sur des éléments de nature judiciaire.
Au surplus, la Commission relève que cette enquête n’est exigée que pour les personnes sollicitant la délivrance d’une carte de résident privilégiée, conformément au second alinéa de l’article 8 dont s’agit.
Ainsi, elle considère que ce traitement n’est pas relatif à des infractions, condamnations ou mesures de sûreté.
Enfin, la Commission appelle l’attention du responsable de traitement sur le fait que ce traitement, de nature strictement administrative, ne doit pas être transformé en casier judiciaire bis. A ce titre, elle demande à ce que les informations de nature judiciaire soient supprimées de ce traitement.
En troisième lieu, la Commission relève que ce traitement de nature administrative n’a pas «pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté» au sens de l’article 11 de la loi n° 1.165, précité.
A cet égard, elle estime, notamment, que le fait de considérer que ce dernier est de nature préventive reviendrait à admettre que les étrangers effectuant une demande de carte de séjour en Principauté sont des délinquants potentiels, dont il convient de contrôler le passé judiciaire, conception non conforme à l’esprit de l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, et à laquelle la Commission ne saurait adhérer.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que ce traitement ne relève pas des dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Le responsable de traitement indique que les informations objets du présent traitement sont les suivantes :
- Identité : nom, nom de jeune fille, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, filiation ;
- Situation de famille : célibataire, marié, divorcé, veuvage, concubinage, enfants ;
- Adresse et coordonnées : adresse précise, situation et composition du logement, titre, montant du loyer ;
- Formation-Diplômes-Vie professionnelle : études suivies, diplômes obtenus, cursus professionnel ;
- Caractéristiques financières : moyens d’existence, revenus professionnels, biens immobiliers ;
- Loisirs, habitudes de vie et comportement : curriculum-vitae, renseignements de moralité et de comportement ;
- Infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : antécédents judiciaires ;
- Photographie : enregistrement de la photographie du visage ;
- Documents administratifs : références des pièces d’identité fournies par le demandeur, type de carte de résident obtenue, numéro et date de validité.
Le responsable de traitement indique par ailleurs que sont également collectés les distinctions honorifiques et décorations, ainsi qu’un exemplaire de la signature.
Or la Commission rappelle que seules les informations visées par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, telles que mentionnées au point II de la présente délibération, peuvent être collectées au sein de ce traitement.
Ainsi, elle considère que doivent être exclues du traitement les informations figurant dans les rubriques suivantes : «Formation-Diplômes-Vie professionnelle», «Infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites », «Loisirs, habitudes de vie et comportement» ainsi que celles relatives aux distinctions honorifiques.
S’agissant des informations de nature professionnelle, elle estime que celles-ci ne peuvent porter que sur la profession exercée par la personne concernée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
La Commission constate que le responsable de traitement ne fournit aucun élément concernant les mesures mises en place pour informer les personnes concernées de l’existence du traitement ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle observe également qu’aucune modalité n’est mentionnée pour l’exercice de leurs droits d’accès et de modification, en application des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission rappelle toutefois, comme indiqué au point II de la présente délibération, que le traitement n’entre pas dans le cadre des traitements visés à l’article 11 de la loi dont s’agit.
Par conséquent, les dispositions de l’article 14 alinéa 3, qui exonèrent le responsable de traitement de l’obligation d’information des personnes concernées, ne sont pas applicables en l’espèce.
La Commission demande donc à ce que le responsable de traitement prenne toutes les mesures requises par la loi aux fins d’informer les personnes concernées du traitement de leurs informations nominatives, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits, conformément aux dispositions susvisées.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes ayant accès au traitement sont les enquêteurs et les attachés administratifs affectés à la section des résidents de la Division de police administrative.
A ce titre, la Commission relève que ces personnes sont habilitées à avoir accès auxdites informations au regard des missions attribuées à la police administrative aux termes de l’article 4 de l’ordonnance du 6 juin 1867 sur la police générale.
• Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique communiquer au Service des Titres de Circulation des informations relatives à l’identité ainsi qu’aux documents administratifs.
La Commission s’interroge sur les raisons d’une telle communication d’informations. Elle relève en effet qu’aux termes de sa délibération n° 2011-59 du 4 juillet 2011 relative au traitement ayant pour finalité «Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco», mis en œuvre le 29 février 2012 par le Ministre d’Etat, les informations exploitées dans ce traitement ont pour seule origine la personne concernée.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique également que le traitement fait l’objet d’une interconnexion avec le traitement du Service des Titres de Circulation, précité, permettant audit Service de vérifier si une personne sollicitant l’immatriculation d’un véhicule en Principauté est titulaire d’une carte de résident.
A cet égard, la Commission constate que le traitement « Gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco » du Service des Titres de la Circulation ne fait nullement état d’une quelconque mise en relation avec le traitement objet de la présente délibération.
Enfin, elle relève qu’en l’absence d’information complémentaire, elle n’est pas en mesure d’analyser les éléments de sécurité informatique afférents à cette interconnexion ou communication de données.
Au demeurant, la Commission n’estime pas opportun de demander un complément d’information sur ce point, cette mise en relation ou interconnexion de traitements automatisés, ou cette communication de données étant en tout état de cause injustifiée au regard de la finalité du traitement.
Aussi, la Commission demande à ce que toute communication d’informations, sous quelque forme que ce soit, au Service des Titres de Circulation soit interrompue.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que :
- les informations relatives à l’identité et à la situation de famille sont conservées 30 ans après le décès du titulaire ;
- les informations relatives à l’adresse et aux coordonnées sont conservées 10 ans après le décès de ce dernier ;
- les informations relatives à la vie professionnelle, aux caractéristiques financières, aux loisirs, habitudes de vie et comportement, à la photographie et aux documents administratifs sont conservées jusqu’au décès du titulaire ;
- les informations relatives aux infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites sont conservées 30 ans pour les «infractions les plus graves» et les infractions sexuelles, et 10 ans pour les délits.
Il précise également que les données relatives au document de circulation délivré aux mineurs «peuvent être détruits à la majorité du titulaire».
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, «les informations nominatives doivent être (…) conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
A cet égard, elle considère que les durées de conservation des informations précitées sont excessives au regard de la finalité du traitement.
Aussi, à l’instar de sa délibération n° 2001-25 du 21 mai 2001, et conformément à l’article 9 alinéa 3 de la loi n° 1.165 lui permettant de fixer un délai de conservation plus bref que celui prévu dans la demande d’avis, la Commission fixe la durée de conservation des informations à 5 ans après l’expiration ou l’annulation de la carte de séjour, et en cas de décès du titulaire d’une carte de séjour, à 5 ans après son décès.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- la procédure d’octroi et de renouvellement des cartes de séjour des résidents étrangers en Principauté est strictement encadrée par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964 relative aux conditions d’entrée et de séjour des étrangers dans la Principauté, modifiée, qui énumère limitativement les informations devant être collectées à cet effet ;
- l’enquête administrative effectuée sur la base de l’article 8 de l’ordonnance précitée ne doit porter que «sur le caractère effectif de la résidence, la profession ou les moyens d’existence de l’intéressé», et en aucun cas sur des éléments de nature judiciaire ;
- ce traitement ne doit pas constituer un casier judiciaire bis ;
Relève que le traitement n’est pas soumis aux dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Demande que :
- le responsable de traitement prenne toutes les mesures requises par la loi aux fins d’informer les personnes concernées du traitement de leurs informations nominatives, ainsi que des modalités d’exercice de leurs droits, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- les informations de nature judiciaire, ainsi que celles qui ne sont pas prévues par l’ordonnance souveraine n° 3.153 du 19 mars 1964, soient supprimées de ce traitement ;
- toute communication d’informations, sous quelque forme que ce soit, au Service des Titres de Circulation soit interrompue.
Fixe la durée de conservation des informations à 5 ans après l’expiration ou l’annulation de la carte de séjour, et en cas de décès du titulaire d’une carte de séjour, à 5 ans après son décès.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des conditions de séjours des résidents de la Principauté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.