Délibération n° 2012-43 du 2 avril 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par La Poste monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels affranchigo liberté»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 24 février 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 2 avril 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
La dénomination du traitement est «MACT».
La fonctionnalité du traitement est la suivante :
- assurer le suivi au niveau du chiffre d’affaires et de la facturation des clients (entreprises) ayant besoin ponctuellement d’un service d’affranchissement.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement permet également l’édition de différents états, issus de l’ensemble de ces données.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les clients et les commerciaux de La Poste Monaco.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la gestion des clients «Affranchigo Liberté», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant notamment d’assurer le suivi de la facturation de certaines prestations à ses clients.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
En effet, le traitement permet d’effectuer la gestion du suivi de facturation des clients effectuant des «Affranchigo Liberté». La saisie d’une fiche client détaillant l’opération d’affranchissement permet de constituer une base de connaissance utile au suivi de production et de facturation de ce service.
La Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client, nom du commercial de La Poste Monaco ;
- données d’identification électronique : numéro de client, numéro d’enregistrement ;
- données de facturation : date du contrat, date d’affranchissement, type d’objet, nombre de plis, montant, type d’envoi (J ou J+1), date de règlement, numéro de facturation, montant de la prestation.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service informatique de La Poste Monaco, ainsi que par un agent affecté à la position dite «MACT». Le montant de la prestation est quant à lui calculé automatiquement.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève à cet égard que ces modes d’information sont suffisants pour garantir l’information des clients de La Poste, sous réserve que l’ensemble des éléments prévus à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soit mentionné.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du service informatique : tous droits ;
- un agent affecté à la position dite « MACT » : tous droits ;
- le prestataire : maintenance de La Poste française.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17 susvisé ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, modifié, portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 24 février 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 2 avril 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste Monaco une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste Monaco soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
La dénomination du traitement est «MACT».
La fonctionnalité du traitement est la suivante :
- assurer le suivi au niveau du chiffre d’affaires et de la facturation des clients (entreprises) ayant besoin ponctuellement d’un service d’affranchissement.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que ce traitement permet également l’édition de différents états, issus de l’ensemble de ces données.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les clients et les commerciaux de La Poste Monaco.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste Monaco exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, ainsi que toute activité sous-jacente permettant le bon fonctionnement des services de La Poste à Monaco - telle que la gestion des clients «Affranchigo Liberté», constituant le traitement objet de la présente délibération.
Dans le cadre de ce traitement, La Poste Monaco collecte des données nominatives permettant notamment d’assurer le suivi de la facturation de certaines prestations à ses clients.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées, ainsi que par l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
En effet, le traitement permet d’effectuer la gestion du suivi de facturation des clients effectuant des «Affranchigo Liberté». La saisie d’une fiche client détaillant l’opération d’affranchissement permet de constituer une base de connaissance utile au suivi de production et de facturation de ce service.
La Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom du client, nom du commercial de La Poste Monaco ;
- données d’identification électronique : numéro de client, numéro d’enregistrement ;
- données de facturation : date du contrat, date d’affranchissement, type d’objet, nombre de plis, montant, type d’envoi (J ou J+1), date de règlement, numéro de facturation, montant de la prestation.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service informatique de La Poste Monaco, ainsi que par un agent affecté à la position dite «MACT». Le montant de la prestation est quant à lui calculé automatiquement.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève à cet égard que ces modes d’information sont suffisants pour garantir l’information des clients de La Poste, sous réserve que l’ensemble des éléments prévus à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, soit mentionné.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- les agents du service informatique : tous droits ;
- un agent affecté à la position dite « MACT » : tous droits ;
- le prestataire : maintenance de La Poste française.
Considérant les attributions de chacun de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé.
Ainsi, elle considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17 susvisé ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des clients ponctuels Affranchigo Liberté».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.