Arrêté Ministériel n° 2012-199 du 5 avril 2012 relatif aux obligations professionnelles des établissements de crédit teneurs de comptes-conservateurs d’instruments financiers
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.314 du 29 juin 2006 relative à l’exercice d’une activité de conservation ou administration d’instruments financiers ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 29 mars 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
En application de l’article 3 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006 relative à l’exercice d’une activité de conservation ou administration d’instruments financiers, l’ensemble des moyens et procédures auxquels est tenu le teneur de compte-conservateur conformément au présent arrêté est désigné par l’expression «cahier des charges».
Le cahier des charges du teneur de compte-conservateur s’applique à tout établissement de crédit exerçant une activité de conservation ou d’administration d’instruments financiers.
Lorsqu’il recourt à un mandataire, en application de l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, le teneur de compte conservateur veille à ce que celui-ci mette en œuvre les dispositions du cahier des charges.
Chapitre I
les ressources humaines
Art. 2.
Le teneur de compte conservateur réalise un organigramme détaillé des différentes fonctions et postes requis pour assurer l’activité de tenue de compte conservation, mentionnant son rattachement hiérarchique au sein de l’établissement de crédit.
L’organigramme est accompagné d’un document précisant les compétences et qualifications requises pour remplir lesdites fonctions et postes.
Art. 3.
Le teneur de compte-conservateur s’assure que les collaborateurs affectés à la gestion du système de traitement de l’information ont une compétence conforme aux normes de qualité de la profession informatique.
Un plan annuel de formation adapté aux besoins des agents et à la fonction spécifique de conservation ou administration d’instruments financiers est établi et régulièrement évalué.
Le teneur de compte-conservateur se donne les moyens de répondre, en termes de ressources humaines, aux changements liés à l’évolution des marchés de capitaux, de l’environnement technologique, ainsi qu’à un accroissement durable ou conjoncturel de l’activité.
Chapitre II
Les Moyens Informatiques
Art. 4.
Le teneur de compte-conservateur dispose d’un système de traitement de l’information adapté à sa taille, à ses spécificités et au volume des opérations qu’il traite, ainsi que des matériels et des logiciels garantissant le niveau requis de performance et de sécurité.
L’architecture générale du système de traitement de l’information propre aux activités de tenue de compte-conservation est documentée et la liste des matériels et logiciels utilisés est établie et tenue à jour.
Art. 5.
Le teneur de compte-conservateur dispose de la liste des droits d’accès à ses systèmes informatiques et en assure le suivi. Tous les accès aux systèmes informatiques du teneur de compte-conservateur sont tracés ainsi que les modifications de données ou de traitements en résultant.
Art. 6.
Le teneur de compte-conservateur contrôle régulièrement la qualité des traitements informatiques en se fondant sur les critères définis dans les contrats ou engagements de service passés entre les utilisateurs et la production informatique.
Un suivi d’indicateurs mesurant la fréquence des incidents informatiques est mis au point.
Le teneur de compte conservateur assure notamment la protection physique des centres de traitement et procède, avec les moyens mentionnés à l’article 5, à des contrôles rigoureux d’accès aux systèmes de traitement. Il définit un plan de secours, pour assurer la continuité du service, et les procédures appropriées.
Chapitre III
Les Procedures Comptables
Section 1 - Dispositions générales
Art. 7.
Le teneur de compte conservateur décrit son organisation comptable dans un document approprié.
En application de l’article 5 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, un compte titres ne doit pas être débiteur en date de règlement-livraison de tout instrument cédé. Toutefois, le teneur de compte-conservateur établit les procédures permettant de :
1. faire ressortir, par une information matérialisée, toute négociation ou cession susceptible de rendre un solde de compte d’instruments financiers débiteur ;
2. prévenir l’avènement d’un tel solde débiteur ;
3. procéder aux régularisations nécessaires dans les plus brefs délais.
Art. 8.
Les opérations sont enregistrées en comptabilité dès que le teneur de compte-conservateur en a connaissance.
Lorsque des opérations restent à confirmer entre le teneur de compte-conservateur et ses contreparties, les engagements correspondants font l’objet, soit d’écritures comptables d’engagement, soit d’enregistrements extra-comptables.
Art. 9.
La comptabilité fournit, dans les meilleurs délais, toute information nécessaire à la gestion du dénouement des opérations.
Art. 10.
Toute écriture doit être justifiée, soit par un document écrit, soit par des données informatisées et non altérables.
Art. 11.
S’agissant des titulaires de comptes d’instruments financiers nominatifs administrés, l’intermédiaire habilité teneur de compte-conservateur est en mesure de justifier à tout moment que la comptabilisation de ces avoirs est identique à celle tenue par la personne morale émettrice.
Une situation quotidienne des références nominatives, non transmises au dépositaire central concerné dans les délais impartis et dont la transmission reste à faire, est établie.
Art. 12.
Les procédures de traitement sont organisées de manière à garantir la saisie complète, la fiabilité et la conservation des données de base, notamment celles relatives aux titulaires de comptes, aux instruments financiers conservés, aux prestataires contreparties et aux événements intervenant sur les instruments financiers.
Le système de traitement est en mesure de produire, dans chacune des valeurs conservées, l’historique des mouvements sur instruments financiers et l’historique des comptes d’instruments financiers ouverts en toutes classes du plan comptable.
Les données relatives aux clients et aux opérations qu’ils effectuent sont traitées et conservées dans le respect du secret professionnel.
Section 2 - Dispositions particulières
Art. 13.
Le teneur de compte conservateur établit une piste d’audit entre les écritures titres et espèces correspondant à une même opération, à l’aide soit de références communes, soit de règles de gestion.
Art. 14.
Le système de comptabilité des instruments financiers est conçu pour justifier, d’une part, les soldes de chaque instrument financier à partir des soldes de chacun des titulaires et des soldes des opérations en transit et, d’autre part, la reconstitution de chaque solde à partir des opérations détaillées qui en sont à l’origine.
Ces justifications peuvent être quotidiennes.
Art. 15.
Le système de comptabilité des instruments financiers est organisé pour permettre, d’une part, le contrôle de l’exactitude des procédures de traitement et, d’autre part, au moyen de la mise en place de procédures appropriées, le contrôle des données.
Pour chaque instrument financier, sont vérifiés quotidiennement :
1. l’égalité entre le total des écritures passées au crédit des comptes et le total des écritures passées à leur débit ;
2. l’équilibre entre les comptes présentant des soldes créditeurs et les comptes présentant des soldes débiteurs.
Art. 16.
Le système de comptabilité des instruments financiers met en œuvre des procédures permanentes de vérification de la sincérité des comptes d’avoirs disponibles, à l’aide des justificatifs des avoirs correspondants fournis par le dépositaire central et les teneurs de compte-conservateurs auprès desquels sont conservés les instruments financiers et les personnes morales émettrices faisant appel public à l’épargne.
Toute différence est justifiée.
Art. 17.
Les dates normales attendues de réception ou de livraison des instruments financiers sont enregistrées, en tenant compte des spécificités des opérations transfrontalières.
La situation des suspens en instruments financiers et en espèces, pour toutes les valeurs concernées, est fournie quotidiennement au service ayant la charge opérationnelle des opérations de livraison et de règlement des contreparties.
Au sens du présent cahier des charges, les suspens s’entendent des opérations non accordées dans les délais prévus et des livraisons et règlements en attente, relatifs à des opérations «accordées» avec les contreparties et dont les dates de dénouement prévues sont dépassées.
La situation des suspens est classée par contrepartie et chaque ligne y est renseignée de la date de livraison prévue à l’origine.
En outre, l’accord des contreparties sur les suspens identifiés, tant en instruments financiers qu’en espèces, est régulièrement sollicité.
Chapitre IV
Les services rendus et la protection
apportee a la clientele
Art. 18.
La livraison d’instruments financiers consécutive à une opération effectuée par le prestataire habilité pour compte propre, en relation ou non avec des opérations réalisées par la clientèle, fait l’objet d’un contrôle systématique de disponibilités en conservation propre, afin qu’il ne soit pas fait usage des instruments financiers inscrits au nom de tiers.
Faute de disponibilités en conservation propre suffisantes, le teneur de compte-conservateur recourt à un emprunt des instruments financiers en cause.
Art. 19.
Lorsque le teneur de compte-conservateur recourt à l’emprunt d’instruments financiers prévu à l’article précédent, il s’assure que la réception consécutive des instruments financiers concernés se réalise au plus tard le jour où ces instruments doivent être sortis du compte d’avoirs disponibles, en vue de la livraison mentionnée au même article.
Lors de la restitution des instruments financiers empruntés, le teneur de compte-conservateur s’assure qu’il dispose de la quantité suffisante d’instruments financiers dans sa conservation propre.
Art. 20.
Tout mouvement d’instruments financiers en conservation non effectué dans les délais fixés par les règles des marchés ou des systèmes de règlement livraison est détecté immédiatement par le système d’information et porté à la connaissance du service concerné aux fins de régularisation.
Art. 21.
En cas de non-réception des instruments financiers attendus à la date prévue, le teneur de compte-conservateur intervient dans les meilleurs délais auprès de sa contrepartie pour lui réclamer les instruments financiers en cause.
Parallèlement, la provision manquante en conservation est reconstituée soit par un emprunt, soit, s’il y a lieu, par un rachat, selon les modalités prévues par les règles du marché ou du système de règlement livraison considéré ou selon les dispositions contractuelles convenues avec le titulaire.
Art. 22.
L’information sur les conditions d’exécution d’un ordre de bourse, y compris sur les montants des frais et commissions, est adressée au donneur d’ordre avec les mentions et selon les modalités précisées dans la convention de compte prévue à l’article 5 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Art. 23.
Le prestataire habilité centralisateur en charge d’un versement de dividende réinvestissable en actions veille, en concertation avec la personne morale émettrice, à ce que soient définies et communiquées dès le début de l’opération les modalités de paiement de coupons aux actionnaires ne souhaitant pas réinvestir en actions (possibilité de paiement immédiat ou au contraire paiement ultérieur) ou n’ayant pas communiqué leur réponse pendant la période d’option (date officielle de paiement).
Les montants correspondant à des versements reçus par le prestataire pour le compte d’un client, notamment les dividendes sans option de réemploi, les intérêts de titres de créance, les remboursements de capital, sont portés sur le compte espèces du client dès que le teneur de compte-conservateur a la disponibilité des montants en cause.
Art. 24.
Le teneur de compte-conservateur transmet aux sociétés émettrices les demandes de documents préparatoires à leur assemblée générale formulées par les actionnaires ou tient ces documents à la disposition de ces derniers, sous réserve que la personne morale émettrice ait rempli ses obligations contractuelles à cet égard envers le teneur de compte-conservateur.
Chapitre V
Les relations du teneur de compte-conservateur
avec les autres prestataires
Art. 25.
En application de l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, le mandat de conservation établi entre le mandant et le mandataire doit préciser notamment :
1°) les tâches confiées au mandataire ;
2°) les responsabilités du mandant et du mandataire ;
3°) les procédures mises en oeuvre par le mandant pour assurer le contrôle des opérations effectuées par le mandataire ;
Quand il a en charge la tenue individuelle des comptes de client du mandant, le mandataire s’assure que son mandant applique les procédures établies en application du deuxième alinéa de l’article 7. S’il constate qu’elles n’ont pas été mises en œuvre, il ne procède pas au règlement-livraison.
Toutefois, dans le cas où pour des raisons techniques tenant au fonctionnement du système de règlement-livraison, il n’est pas en mesure d’empêcher la réalisation du règlement-livraison, il s’assure qu’aucun instrument financier appartenant à des clients ne sera utilisé sans leur accord exprès prévu au second alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Art. 26.
Les relations du teneur de compte-conservateur avec les prestataires assumant les fonctions de négociateurs ou de compensateurs pour le compte d’un même investisseur s’établissent dans le cadre de conventions ou de contrats fixant les obligations de chacun afin qu’il soit possible de régulariser dans les meilleures conditions les éventuels litiges en suite d’ajustement ou de dénouement des transactions boursières.
Art. 27.
Les risques relatifs à la mise en œuvre des processus de règlement-livraison d’instruments financiers sont évalués.
Art. 28.
Lorsque le teneur de compte-conservateur est conduit à réaliser, sur instruction d’un titulaire, un transfert de portefeuille d’instruments financiers auprès d’un autre teneur de compte-conservateur, dans les conditions mentionnées au troisième alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, il fournit dans les meilleurs délais au nouveau teneur de compte-conservateur toutes les informations qui lui sont nécessaires, notamment celles relatives à l’identification précise des titulaires concernés.
Art. 29.
La sécurité des instruments financiers conservés à l’étranger pour le compte de la clientèle par l’intermédiaire d’un mandataire mentionné à l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, est assurée par la signature d’un accord passé entre le teneur de compte-conservateur et ledit mandataire.
Cet accord prévoit notamment :
1. les conditions de tenue du ou des comptes ouverts au nom du teneur de compte-conservateur dans les livres du mandataire ;
2. l’obligation pour le mandataire de communiquer dans les meilleurs délais toute information relative aux mouvements enregistrés sur le ou les comptes du teneur de compte-conservateur, ainsi que des situations périodiques des instruments financiers en dépôt ;
3. la mise en œuvre des prescriptions mentionnées au dernier alinéa de l’article 4 de la loi n°1.314 du 29 juin 2006 ;
4. le respect des usages locaux.
Chapitre VI
Les dispositifs de contrôle
Art. 30.
Le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur concernant le teneur de compte-conservateur est assuré par le responsable du contrôle permanent.
Il est nommé par l’organe de direction du teneur de compte conservateur qui doit préalablement s’assurer qu’il répond aux conditions d’honorabilité nécessaires à l’exercice intègre de ses fonctions et que sa qualification, ainsi que les moyens mis à sa disposition, sont adaptés à sa mission.
Il doit disposer de l’expérience professionnelle, du niveau hiérarchique et des pouvoirs nécessaires au sein de l’établissement du teneur de compte conservateur pour assurer l’exercice effectif et autonome de ses fonctions.
Art. 31.
Le responsable du contrôle permanent :
1. s’assure de la qualité des procédures spécifiques à l’activité de tenue de compte-conservation et de la fiabilité des outils de contrôle et de pilotage ;
2. dispose d’une documentation régulièrement mise à jour décrivant l’organisation des services, les procédures opérationnelles et l’ensemble des risques courus du fait de l’activité de tenue de compte ;
3. peut consulter les principaux tableaux de bord ;
4. est destinataire des fiches d’anomalies et des réclamations formulées par la clientèle ou par les partenaires professionnels, relatives notamment aux dysfonctionnements et aux éventuels manquements à la déontologie du métier.
Art. 32.
Le responsable du contrôle permanent organise le contrôle de l’activité de tenue de compte-conservation en distinguant, d’une part, les dispositifs qui assurent au quotidien le contrôle des opérations et, d’autre part, les dispositifs qui, par des contrôles récurrents ou inopinés ainsi que par des audits détaillés des procédures opérationnelles, assurent la cohérence et l’efficacité du contrôle des opérations.
Art. 33.
Le responsable permanent est associé à la validation de tout nouveau schéma comptable et contrôle la mise à jour du plan de comptes.
Il s’assure de l’existence du suivi permanent des risques à l’égard des contreparties, qu’il s’agisse des risques de crédit ou des risques liés au dénouement des opérations et il vérifie que la sécurité des relations avec les contreparties s’appuie, si nécessaire, sur la signature des conventions ou contrats mentionnés à l’article 25.
Il définit les règles de surveillance des postes jugés comme sensibles au regard de la continuité et de l’intégrité des traitements ou de la confidentialité des opérations.
Art. 34.
Le responsable du contrôle permanent s’assure de l’existence et de l’application de procédures garantissant la prise en compte conforme des instructions de la clientèle et des opérations diverses sur instruments financiers, tant en ce qui concerne les délais d’exécution que les modalités de mise à jour des comptes d’instruments financiers et espèces.
Art. 35.
Le responsable du contrôle permanent s’assure de l’efficacité des procédures de gestion prévisionnelle des flux d’instruments financiers et d’espèces destinées à prévenir les suspens et les infractions aux prescriptions du deuxième alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Au cas où néanmoins des suspens se produiraient, le responsable du contrôle des services d’investissement en vérifie les conditions et les délais d’apurement.
Art. 36.
Le Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco en l’Hôtel du Gouvernement, le cinq avril deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.
Vu la loi n° 1.314 du 29 juin 2006 relative à l’exercice d’une activité de conservation ou administration d’instruments financiers ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 29 mars 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
En application de l’article 3 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006 relative à l’exercice d’une activité de conservation ou administration d’instruments financiers, l’ensemble des moyens et procédures auxquels est tenu le teneur de compte-conservateur conformément au présent arrêté est désigné par l’expression «cahier des charges».
Le cahier des charges du teneur de compte-conservateur s’applique à tout établissement de crédit exerçant une activité de conservation ou d’administration d’instruments financiers.
Lorsqu’il recourt à un mandataire, en application de l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, le teneur de compte conservateur veille à ce que celui-ci mette en œuvre les dispositions du cahier des charges.
Chapitre I
les ressources humaines
Art. 2.
Le teneur de compte conservateur réalise un organigramme détaillé des différentes fonctions et postes requis pour assurer l’activité de tenue de compte conservation, mentionnant son rattachement hiérarchique au sein de l’établissement de crédit.
L’organigramme est accompagné d’un document précisant les compétences et qualifications requises pour remplir lesdites fonctions et postes.
Art. 3.
Le teneur de compte-conservateur s’assure que les collaborateurs affectés à la gestion du système de traitement de l’information ont une compétence conforme aux normes de qualité de la profession informatique.
Un plan annuel de formation adapté aux besoins des agents et à la fonction spécifique de conservation ou administration d’instruments financiers est établi et régulièrement évalué.
Le teneur de compte-conservateur se donne les moyens de répondre, en termes de ressources humaines, aux changements liés à l’évolution des marchés de capitaux, de l’environnement technologique, ainsi qu’à un accroissement durable ou conjoncturel de l’activité.
Chapitre II
Les Moyens Informatiques
Art. 4.
Le teneur de compte-conservateur dispose d’un système de traitement de l’information adapté à sa taille, à ses spécificités et au volume des opérations qu’il traite, ainsi que des matériels et des logiciels garantissant le niveau requis de performance et de sécurité.
L’architecture générale du système de traitement de l’information propre aux activités de tenue de compte-conservation est documentée et la liste des matériels et logiciels utilisés est établie et tenue à jour.
Art. 5.
Le teneur de compte-conservateur dispose de la liste des droits d’accès à ses systèmes informatiques et en assure le suivi. Tous les accès aux systèmes informatiques du teneur de compte-conservateur sont tracés ainsi que les modifications de données ou de traitements en résultant.
Art. 6.
Le teneur de compte-conservateur contrôle régulièrement la qualité des traitements informatiques en se fondant sur les critères définis dans les contrats ou engagements de service passés entre les utilisateurs et la production informatique.
Un suivi d’indicateurs mesurant la fréquence des incidents informatiques est mis au point.
Le teneur de compte conservateur assure notamment la protection physique des centres de traitement et procède, avec les moyens mentionnés à l’article 5, à des contrôles rigoureux d’accès aux systèmes de traitement. Il définit un plan de secours, pour assurer la continuité du service, et les procédures appropriées.
Chapitre III
Les Procedures Comptables
Section 1 - Dispositions générales
Art. 7.
Le teneur de compte conservateur décrit son organisation comptable dans un document approprié.
En application de l’article 5 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, un compte titres ne doit pas être débiteur en date de règlement-livraison de tout instrument cédé. Toutefois, le teneur de compte-conservateur établit les procédures permettant de :
1. faire ressortir, par une information matérialisée, toute négociation ou cession susceptible de rendre un solde de compte d’instruments financiers débiteur ;
2. prévenir l’avènement d’un tel solde débiteur ;
3. procéder aux régularisations nécessaires dans les plus brefs délais.
Art. 8.
Les opérations sont enregistrées en comptabilité dès que le teneur de compte-conservateur en a connaissance.
Lorsque des opérations restent à confirmer entre le teneur de compte-conservateur et ses contreparties, les engagements correspondants font l’objet, soit d’écritures comptables d’engagement, soit d’enregistrements extra-comptables.
Art. 9.
La comptabilité fournit, dans les meilleurs délais, toute information nécessaire à la gestion du dénouement des opérations.
Art. 10.
Toute écriture doit être justifiée, soit par un document écrit, soit par des données informatisées et non altérables.
Art. 11.
S’agissant des titulaires de comptes d’instruments financiers nominatifs administrés, l’intermédiaire habilité teneur de compte-conservateur est en mesure de justifier à tout moment que la comptabilisation de ces avoirs est identique à celle tenue par la personne morale émettrice.
Une situation quotidienne des références nominatives, non transmises au dépositaire central concerné dans les délais impartis et dont la transmission reste à faire, est établie.
Art. 12.
Les procédures de traitement sont organisées de manière à garantir la saisie complète, la fiabilité et la conservation des données de base, notamment celles relatives aux titulaires de comptes, aux instruments financiers conservés, aux prestataires contreparties et aux événements intervenant sur les instruments financiers.
Le système de traitement est en mesure de produire, dans chacune des valeurs conservées, l’historique des mouvements sur instruments financiers et l’historique des comptes d’instruments financiers ouverts en toutes classes du plan comptable.
Les données relatives aux clients et aux opérations qu’ils effectuent sont traitées et conservées dans le respect du secret professionnel.
Section 2 - Dispositions particulières
Art. 13.
Le teneur de compte conservateur établit une piste d’audit entre les écritures titres et espèces correspondant à une même opération, à l’aide soit de références communes, soit de règles de gestion.
Art. 14.
Le système de comptabilité des instruments financiers est conçu pour justifier, d’une part, les soldes de chaque instrument financier à partir des soldes de chacun des titulaires et des soldes des opérations en transit et, d’autre part, la reconstitution de chaque solde à partir des opérations détaillées qui en sont à l’origine.
Ces justifications peuvent être quotidiennes.
Art. 15.
Le système de comptabilité des instruments financiers est organisé pour permettre, d’une part, le contrôle de l’exactitude des procédures de traitement et, d’autre part, au moyen de la mise en place de procédures appropriées, le contrôle des données.
Pour chaque instrument financier, sont vérifiés quotidiennement :
1. l’égalité entre le total des écritures passées au crédit des comptes et le total des écritures passées à leur débit ;
2. l’équilibre entre les comptes présentant des soldes créditeurs et les comptes présentant des soldes débiteurs.
Art. 16.
Le système de comptabilité des instruments financiers met en œuvre des procédures permanentes de vérification de la sincérité des comptes d’avoirs disponibles, à l’aide des justificatifs des avoirs correspondants fournis par le dépositaire central et les teneurs de compte-conservateurs auprès desquels sont conservés les instruments financiers et les personnes morales émettrices faisant appel public à l’épargne.
Toute différence est justifiée.
Art. 17.
Les dates normales attendues de réception ou de livraison des instruments financiers sont enregistrées, en tenant compte des spécificités des opérations transfrontalières.
La situation des suspens en instruments financiers et en espèces, pour toutes les valeurs concernées, est fournie quotidiennement au service ayant la charge opérationnelle des opérations de livraison et de règlement des contreparties.
Au sens du présent cahier des charges, les suspens s’entendent des opérations non accordées dans les délais prévus et des livraisons et règlements en attente, relatifs à des opérations «accordées» avec les contreparties et dont les dates de dénouement prévues sont dépassées.
La situation des suspens est classée par contrepartie et chaque ligne y est renseignée de la date de livraison prévue à l’origine.
En outre, l’accord des contreparties sur les suspens identifiés, tant en instruments financiers qu’en espèces, est régulièrement sollicité.
Chapitre IV
Les services rendus et la protection
apportee a la clientele
Art. 18.
La livraison d’instruments financiers consécutive à une opération effectuée par le prestataire habilité pour compte propre, en relation ou non avec des opérations réalisées par la clientèle, fait l’objet d’un contrôle systématique de disponibilités en conservation propre, afin qu’il ne soit pas fait usage des instruments financiers inscrits au nom de tiers.
Faute de disponibilités en conservation propre suffisantes, le teneur de compte-conservateur recourt à un emprunt des instruments financiers en cause.
Art. 19.
Lorsque le teneur de compte-conservateur recourt à l’emprunt d’instruments financiers prévu à l’article précédent, il s’assure que la réception consécutive des instruments financiers concernés se réalise au plus tard le jour où ces instruments doivent être sortis du compte d’avoirs disponibles, en vue de la livraison mentionnée au même article.
Lors de la restitution des instruments financiers empruntés, le teneur de compte-conservateur s’assure qu’il dispose de la quantité suffisante d’instruments financiers dans sa conservation propre.
Art. 20.
Tout mouvement d’instruments financiers en conservation non effectué dans les délais fixés par les règles des marchés ou des systèmes de règlement livraison est détecté immédiatement par le système d’information et porté à la connaissance du service concerné aux fins de régularisation.
Art. 21.
En cas de non-réception des instruments financiers attendus à la date prévue, le teneur de compte-conservateur intervient dans les meilleurs délais auprès de sa contrepartie pour lui réclamer les instruments financiers en cause.
Parallèlement, la provision manquante en conservation est reconstituée soit par un emprunt, soit, s’il y a lieu, par un rachat, selon les modalités prévues par les règles du marché ou du système de règlement livraison considéré ou selon les dispositions contractuelles convenues avec le titulaire.
Art. 22.
L’information sur les conditions d’exécution d’un ordre de bourse, y compris sur les montants des frais et commissions, est adressée au donneur d’ordre avec les mentions et selon les modalités précisées dans la convention de compte prévue à l’article 5 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Art. 23.
Le prestataire habilité centralisateur en charge d’un versement de dividende réinvestissable en actions veille, en concertation avec la personne morale émettrice, à ce que soient définies et communiquées dès le début de l’opération les modalités de paiement de coupons aux actionnaires ne souhaitant pas réinvestir en actions (possibilité de paiement immédiat ou au contraire paiement ultérieur) ou n’ayant pas communiqué leur réponse pendant la période d’option (date officielle de paiement).
Les montants correspondant à des versements reçus par le prestataire pour le compte d’un client, notamment les dividendes sans option de réemploi, les intérêts de titres de créance, les remboursements de capital, sont portés sur le compte espèces du client dès que le teneur de compte-conservateur a la disponibilité des montants en cause.
Art. 24.
Le teneur de compte-conservateur transmet aux sociétés émettrices les demandes de documents préparatoires à leur assemblée générale formulées par les actionnaires ou tient ces documents à la disposition de ces derniers, sous réserve que la personne morale émettrice ait rempli ses obligations contractuelles à cet égard envers le teneur de compte-conservateur.
Chapitre V
Les relations du teneur de compte-conservateur
avec les autres prestataires
Art. 25.
En application de l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, le mandat de conservation établi entre le mandant et le mandataire doit préciser notamment :
1°) les tâches confiées au mandataire ;
2°) les responsabilités du mandant et du mandataire ;
3°) les procédures mises en oeuvre par le mandant pour assurer le contrôle des opérations effectuées par le mandataire ;
Quand il a en charge la tenue individuelle des comptes de client du mandant, le mandataire s’assure que son mandant applique les procédures établies en application du deuxième alinéa de l’article 7. S’il constate qu’elles n’ont pas été mises en œuvre, il ne procède pas au règlement-livraison.
Toutefois, dans le cas où pour des raisons techniques tenant au fonctionnement du système de règlement-livraison, il n’est pas en mesure d’empêcher la réalisation du règlement-livraison, il s’assure qu’aucun instrument financier appartenant à des clients ne sera utilisé sans leur accord exprès prévu au second alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Art. 26.
Les relations du teneur de compte-conservateur avec les prestataires assumant les fonctions de négociateurs ou de compensateurs pour le compte d’un même investisseur s’établissent dans le cadre de conventions ou de contrats fixant les obligations de chacun afin qu’il soit possible de régulariser dans les meilleures conditions les éventuels litiges en suite d’ajustement ou de dénouement des transactions boursières.
Art. 27.
Les risques relatifs à la mise en œuvre des processus de règlement-livraison d’instruments financiers sont évalués.
Art. 28.
Lorsque le teneur de compte-conservateur est conduit à réaliser, sur instruction d’un titulaire, un transfert de portefeuille d’instruments financiers auprès d’un autre teneur de compte-conservateur, dans les conditions mentionnées au troisième alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, il fournit dans les meilleurs délais au nouveau teneur de compte-conservateur toutes les informations qui lui sont nécessaires, notamment celles relatives à l’identification précise des titulaires concernés.
Art. 29.
La sécurité des instruments financiers conservés à l’étranger pour le compte de la clientèle par l’intermédiaire d’un mandataire mentionné à l’article 8 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006, est assurée par la signature d’un accord passé entre le teneur de compte-conservateur et ledit mandataire.
Cet accord prévoit notamment :
1. les conditions de tenue du ou des comptes ouverts au nom du teneur de compte-conservateur dans les livres du mandataire ;
2. l’obligation pour le mandataire de communiquer dans les meilleurs délais toute information relative aux mouvements enregistrés sur le ou les comptes du teneur de compte-conservateur, ainsi que des situations périodiques des instruments financiers en dépôt ;
3. la mise en œuvre des prescriptions mentionnées au dernier alinéa de l’article 4 de la loi n°1.314 du 29 juin 2006 ;
4. le respect des usages locaux.
Chapitre VI
Les dispositifs de contrôle
Art. 30.
Le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur concernant le teneur de compte-conservateur est assuré par le responsable du contrôle permanent.
Il est nommé par l’organe de direction du teneur de compte conservateur qui doit préalablement s’assurer qu’il répond aux conditions d’honorabilité nécessaires à l’exercice intègre de ses fonctions et que sa qualification, ainsi que les moyens mis à sa disposition, sont adaptés à sa mission.
Il doit disposer de l’expérience professionnelle, du niveau hiérarchique et des pouvoirs nécessaires au sein de l’établissement du teneur de compte conservateur pour assurer l’exercice effectif et autonome de ses fonctions.
Art. 31.
Le responsable du contrôle permanent :
1. s’assure de la qualité des procédures spécifiques à l’activité de tenue de compte-conservation et de la fiabilité des outils de contrôle et de pilotage ;
2. dispose d’une documentation régulièrement mise à jour décrivant l’organisation des services, les procédures opérationnelles et l’ensemble des risques courus du fait de l’activité de tenue de compte ;
3. peut consulter les principaux tableaux de bord ;
4. est destinataire des fiches d’anomalies et des réclamations formulées par la clientèle ou par les partenaires professionnels, relatives notamment aux dysfonctionnements et aux éventuels manquements à la déontologie du métier.
Art. 32.
Le responsable du contrôle permanent organise le contrôle de l’activité de tenue de compte-conservation en distinguant, d’une part, les dispositifs qui assurent au quotidien le contrôle des opérations et, d’autre part, les dispositifs qui, par des contrôles récurrents ou inopinés ainsi que par des audits détaillés des procédures opérationnelles, assurent la cohérence et l’efficacité du contrôle des opérations.
Art. 33.
Le responsable permanent est associé à la validation de tout nouveau schéma comptable et contrôle la mise à jour du plan de comptes.
Il s’assure de l’existence du suivi permanent des risques à l’égard des contreparties, qu’il s’agisse des risques de crédit ou des risques liés au dénouement des opérations et il vérifie que la sécurité des relations avec les contreparties s’appuie, si nécessaire, sur la signature des conventions ou contrats mentionnés à l’article 25.
Il définit les règles de surveillance des postes jugés comme sensibles au regard de la continuité et de l’intégrité des traitements ou de la confidentialité des opérations.
Art. 34.
Le responsable du contrôle permanent s’assure de l’existence et de l’application de procédures garantissant la prise en compte conforme des instructions de la clientèle et des opérations diverses sur instruments financiers, tant en ce qui concerne les délais d’exécution que les modalités de mise à jour des comptes d’instruments financiers et espèces.
Art. 35.
Le responsable du contrôle permanent s’assure de l’efficacité des procédures de gestion prévisionnelle des flux d’instruments financiers et d’espèces destinées à prévenir les suspens et les infractions aux prescriptions du deuxième alinéa de l’article 4 de la loi n° 1.314 du 29 juin 2006.
Au cas où néanmoins des suspens se produiraient, le responsable du contrôle des services d’investissement en vérifie les conditions et les délais d’apurement.
Art. 36.
Le Conseiller de Gouvernement pour les Finances et l’Economie est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco en l’Hôtel du Gouvernement, le cinq avril deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.