Délibération n° 2012-26 du 13 février 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande presentée par La Poste Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 16 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 février 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement». Sa dénomination est «Aviation».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- recensement des taxes liées à une absence ou insuffisance d’affranchissement des envois postaux qui arrivent à La Poste Monaco ;
- gestion du recouvrement desdites taxes ;
- renvoi à leurs expéditeurs des plis au départ de Monaco non suffisamment affranchis, accompagnés d’un bordereau indiquant le complément d’affranchissement à régler.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que ce traitement permet également l’impression d’états récapitulatifs de taxes quotidiens, signés par les facteurs avant de partir en tournée, ainsi que l’établissement de statistiques d’exploitation.
La Commission en prend donc acte.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les expéditeurs ainsi que les destinataires des envois postaux depuis ou vers Monaco. Elle précise en outre que les trois agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (service Distribution) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, de la distribution du courrier au recouvrement des affranchissements et taxes afférents à ce service.
Dans ce cadre, La Poste collecte et exploite des données nominatives nécessaires à la gestion des erreurs d’affranchissement.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le traitement permet l’automatisation du calcul et du suivi des erreurs d’affranchissement, ainsi que l’impression d’états récapitulatifs ou de bordereaux.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom (expéditeur ou destinataire) ;
- adresses et coordonnées : adresse postale ;
- données d’identification électronique : numéro de fiche ;
- données de taxation : date, poids de l’objet, quantité, type de courrier, tarifs, montant à percevoir, numéro du facteur.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que sont également collectées des données relatives à la distribution du courrier, à savoir le code postal et la ville, le numéro de poussette ainsi que le bureau d’instance. La Commission en prend donc acte.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service Distribution de La Poste, à l’exception du numéro de fiche et du montant à percevoir (affranchissement ou taxe), automatiquement calculé par le système.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A ce titre, considérant que toute personne ayant recours aux services de La Poste est susceptible d’être concernée par ce traitement, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- l’agent affecté au poste «Aviation» ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n°1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données sur le site Internet de La Poste Monaco, et comprenant l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-383 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la demande d’avis déposée par La Poste le 16 décembre 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 13 février 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Poste, ancienne administration française, opérait sur le territoire monégasque conformément à la Convention douanière franco-monégasque du 18 mai 1963, rendue exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.042 du 19 août 1963.
Depuis la privatisation de La Poste en mars 2010, ladite convention est devenue caduque. S’est donc alors posée la problématique du fondement juridique de l’activité de La Poste à Monaco.
A ce titre, l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 est venu mettre un terme à ce vide juridique, en faisant de La Poste une société privée concessionnaire d’un service public.
Toutefois, en l’absence de convention de concession et d’un cahier des charges y afférent, la Commission considère qu’il convient de se prononcer sur le traitement qui lui est soumis au regard des missions normalement dévolues à un organisme investi d’une telle mission d’intérêt général.
Ainsi, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, La Poste soumet la présente demande d’avis relative à la mise en œuvre d’un traitement ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement». Sa dénomination est «Aviation».
Les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- recensement des taxes liées à une absence ou insuffisance d’affranchissement des envois postaux qui arrivent à La Poste Monaco ;
- gestion du recouvrement desdites taxes ;
- renvoi à leurs expéditeurs des plis au départ de Monaco non suffisamment affranchis, accompagnés d’un bordereau indiquant le complément d’affranchissement à régler.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que ce traitement permet également l’impression d’états récapitulatifs de taxes quotidiens, signés par les facteurs avant de partir en tournée, ainsi que l’établissement de statistiques d’exploitation.
La Commission en prend donc acte.
Enfin, la Commission relève que les personnes concernées par ce traitement sont les expéditeurs ainsi que les destinataires des envois postaux depuis ou vers Monaco. Elle précise en outre que les trois agents de La Poste mentionnés dans la demande d’avis (service Distribution) ne sont pas des personnes concernées au sens de l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée, leurs informations nominatives n’étant pas exploitées dans le cadre du traitement.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Sur le territoire de la Principauté, la Commission constate que La Poste exerce les missions de service public normalement dévolues à un tel organisme. Cela inclut la gestion des activités postales, de la distribution du courrier au recouvrement des affranchissements et taxes afférents à ce service.
Dans ce cadre, La Poste collecte et exploite des données nominatives nécessaires à la gestion des erreurs d’affranchissement.
Ainsi, la Commission constate que le traitement est licite, conformément aux exigences légales.
• Sur la justification du traitement
Aux termes de la demande d’avis, le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le traitement permet l’automatisation du calcul et du suivi des erreurs d’affranchissement, ainsi que l’impression d’états récapitulatifs ou de bordereaux.
L’examen du respect des libertés et droits fondamentaux des personnes concernées est exposé au point IV de la présente délibération.
Ainsi, sous réserve du respect de ces droits, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom (expéditeur ou destinataire) ;
- adresses et coordonnées : adresse postale ;
- données d’identification électronique : numéro de fiche ;
- données de taxation : date, poids de l’objet, quantité, type de courrier, tarifs, montant à percevoir, numéro du facteur.
Par ailleurs, à l’analyse du dossier, il appert que sont également collectées des données relatives à la distribution du courrier, à savoir le code postal et la ville, le numéro de poussette ainsi que le bureau d’instance. La Commission en prend donc acte.
Enfin, les informations objets du traitement sont issues d’une saisie informatique par les agents du service Distribution de La Poste, à l’exception du numéro de fiche et du montant à percevoir (affranchissement ou taxe), automatiquement calculé par le système.
Au vu de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe qu’aux termes de la demande d’avis, l’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’un affichage, ainsi que d’une procédure interne accessible sur l’Intranet.
Elle relève toutefois que ces modalités d’information ne permettent pas d’informer les personnes concernées de l’existence d’un traitement d’informations nominatives les concernant, ainsi que de leurs droits, comme exigé par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission demande à ce que soit prévu un autre mode d’information des personnes concernées.
A ce titre, considérant que toute personne ayant recours aux services de La Poste est susceptible d’être concernée par ce traitement, la Commission considère que la publication d’une rubrique relative à la protection des données personnelles sur le site Internet de La Poste Monaco serait un mode d’information adapté, sous réserve qu’il comprenne l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
• Sur l’exercice du droit d’accès
La Commission observe que le droit d’accès des personnes concernées à leurs données nominatives peut être exercé par voie postale ou par courrier électronique. A défaut d’indication d’un délai de réponse, elle rappelle que conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi n° 1.165, modifiée, celui-ci ne saurait être supérieur à trente jours.
En ce qui concerne les droits de modification ou de suppression des données, ceux-ci peuvent être exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement dans le cadre de leurs attributions sont les personnes suivantes :
- l’agent affecté au poste «Aviation» ;
- le responsable informatique ;
- le prestataire pour la maintenance.
Aux termes de la demande d’avis, ces personnes disposent de tous les droits d’accès (consultation, modification, suppression). En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n°1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès susmentionnés sont justifiés.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les données sont conservées pour une durée de deux ans.
La Commission considère qu’un tel délai est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Rappelle que :
- les droits d’accès dévolus au prestataire doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de maintenance, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l’article 17, susvisé ;
Demande que conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, l’information préalable des personnes concernées soit correctement assurée, par exemple par la publication d’une rubrique relative à la protection des données sur le site Internet de La Poste Monaco, et comprenant l’ensemble des mentions obligatoires exigées par l’article 14, susvisé.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par La Poste Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des taxations liées aux erreurs d’affranchissement».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.