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Délibération n° 2011-77 du 21 septembre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatise d’informations nominatives ayant pour finalité «Renouvellement d’immatriculation de véhicules (estampilles) par télé-procédure» du Service des Titres de Circulation

  • N° journal 8040
  • Date de publication 28/10/2011
  • Qualité 93.52%
  • N° de page
L’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998 portant création de ce service lui confie pour mission essentielle l’élaboration et la mise en œuvre de la réglementation concernant les véhicules automobiles, dont celle relative à l’immatriculation des véhicules automobiles.

Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement d’informations nominatives présenté a pour finalité «renouvellement d’immatriculation de véhicules (estampilles) par télé-procédure».

Les personnes concernées sont les utilisateurs, les propriétaires et les mandataires des véhicules immatriculés à Monaco.

Les fonctionnalités sont les suivantes :
- permettre aux personnes de renouveler l’immatriculation de leur véhicule par voie électronique ;

• permettre le paiement du renouvellement de l’immatriculation et des factures non soldées, le cas échéant, par voie électronique ;
• permettre aux personnes concernées de s’identifier ;
• permettre aux personnes concernées de consulter le détail de la facture ou des factures à régler ;
• adresser un accusé de réception en fin de procédure confirmant le paiement ;
- permettre de contacter par courrier électronique le STC ;
- effectuer un sondage anonyme sur l’utilisation de la télé-procédure ;
- disposer des informations techniques permettant l’aide à la navigation sur le site dédié au téléservice ;
- établir des statistiques.

La Commission constate que ce traitement est un téléservice, au sens de l’article 42 de l’ordonnance souveraine n° 3.413, susvisée.

Ce traitement est connexe au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco» du STC. Toute utilisation du téléservice implique une première immatriculation du ou des véhicules concernés et une première saisine des informations nominatives nécessaires à la demande et à la délivrance d’un certificat d’immatriculation.

La Commission observe que, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le traitement objet du présent avis est compatible avec le traitement précité dans ses fonctionnalités relatives à la gestion des immatriculations des véhicules et à la gestion des renouvellements d’immatriculation.

Par ailleurs, elle relève que ce traitement a pour objectif principal de permettre le télépaiement du renouvellement des estampilles. Aussi, en l’absence de précisions sur le processus de vérification imposé au STC au moment du renouvellement des estampilles, notamment par l’article 12 de l’arrêté ministériel n° 78-5 susvisé, la Commission note que les intéressés sont susceptibles de devoir fournir des informations complémentaires par voie postale ou sur place auprès dudit service.

Enfin, elle prend acte que le sondage effectué que la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers sera anonyme. A cet égard, afin d’éviter que les utilisateurs ne mentionnent des informations nominatives dans la zone «commentaires», leur attention devra être appelée sur le caractère anonyme du sondage et sur le fait que toute demande de contact doit être formalisée par le biais de la fiche établie à cet effet.

Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité du traitement

La Commission observe que le STC a été créé par l’ordonnance souveraine n° 13.637 du 25 septembre 1998, et qu’il relève des attributions du Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme.
Considérant les missions dudit service, telles que précisées à l’article 2 de l’ordonnance souveraine précitée, aux articles 2, 4 et 5 de l’arrêté ministériel n° 78-5 du 9 janvier 1978 relatif à l’immatriculation des véhicules automobiles, modifié, la Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par le consentement des personnes concernées, le respect d’une obligation légale et la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

S’agissant du consentement des personnes concernées, la Commission relève qu’il s’applique, non à la procédure de renouvellement d’estampille, mais au choix des modalités de paiements par télé-procédure, étant entendu que les intéressés conservent la faculté d’effectuer cette démarche directement auprès du STC.

Par ailleurs, le responsable de traitement précise que le consentement est intégré dans les conditions générales d’utilisation du site qui doivent être acceptées par l’utilisateur au moment de son identification.

Elle relève enfin que les missions réglementairement conférées à ce service, les objectifs poursuivis par la réglementation relative au renouvellement des estampilles, ainsi que l’objectif de simplification des démarches administratives des personnes concernées, permettent de justifier la mise en œuvre du présent traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.

III. Sur les informations traitées et leurs origines

D’après le responsable de traitement, les informations traitées sont les suivantes :

- Adresses et coordonnées : adresse électronique ;
- Comportement : historique de navigation de l’usager : pages visitées, temps resté sur les différentes pages ;
- Données d’identification électronique : numéro d’immatriculation, numéro d’émission, adresse IP du poste depuis lequel l’administré se connecte au téléservice ;
- Données de transaction : numéro de transaction, montant, date de paiement, mode de paiement ;
- Données de connexion : données d’horodatage, log de connexion de l’utilisateur, données de messagerie de l’utilisateur.

Ces informations ont pour origine :
- l’intéressé pour l’identité et l’adresse électronique, au travers du formulaire de contact ou du sondage lorsqu’il souhaite contacter le STC par voie électronique ;
- le PC de l’utilisateur, pour l’adresse IP ;
- le Module WEB du STC, pour les données de transaction et les données de connexion ;
- le service comptabilité du STC, pour le numéro d’immatriculation et le numéro d’émission.

La Commission relève que l’information relative à l’adresse électronique des personnes concernées est exploitée dans le cadre de la fonctionnalité destinée à leur permettre de contacter par courrier électronique.
Par ailleurs, le responsable de traitement met en évidence la collecte des noms et prénoms des intéressés lorsque ces derniers remplissent la fiche «contact». Or, à l’examen de la copie d’écran se rapportant à cette fiche, la Commission observe que ces informations ne sont pas demandées à l’intéressé, qui ne s’identifie que par son adresse électronique. La Commission prend donc acte que les noms et prénoms des personnes ne sont pas collectés dans le cadre du traitement objet de la présente délibération.

La Commission constate que les informations nominatives traitées, telles que listées précédemment, sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

IV. Sur les droits des personnes concernées

• Sur l’information des personnes concernées

D’après le responsable de traitement, l’information préalable des personnes concernées est assurée par une mention ou une clause particulière intégrée dans un document qui leur est remis, un courrier qui leur est adressé et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général.

En pratique, cette information est réalisée par le biais d’une mention inscrite en bas de la facture adressée au titulaire des immatriculations, et au travers d’une clause spécifique intégrée dans les conditions générales d’utilisation du téléservice.

Ainsi, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

• Sur l’exercice du droit d’accès

La Commission relève que le traitement est mis en œuvre par un service administratif, dans le cadre de ses missions d’intérêt général, qui relève de l’autorité d’un responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée. Aussi, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, elle rappelle que les personnes concernées ne disposent pas d’un droit d’opposition à ce que les informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement.

Ainsi, si elles peuvent choisir d’utiliser ou non la télé-procédure qui leur est proposée, elles ne peuvent s’opposer à l’exploitation de leurs informations nominatives dans le cadre de l’établissement des bases de données nécessaires à la mise en place de ce type de service.

La Commission observe par ailleurs que le droit d’accès peut être exercé sur place auprès du STC ou par voie postale. Le délai de réponse est de trois jours ouvrés.

Les personnes concernées seront informées des modifications, mises à jour et suppressions des informations demandées sur place, par courrier électronique ou par voie postale.

La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

D’après le responsable de traitement, les personnes ayant accès au traitement sont :
- le personnel habilité du service comptable du STC : en consultation ;
- le personnel habilité de la Direction Informatique dans le cadre des missions de maintenance, de développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site, mais aussi du contrôle et du maintien des mesures de sécurité du site et du système d’information de l’Etat : tous accès ;
- le personnel administratif de la Direction de l’Administration Electronique et de l’Information aux Usagers, dans le cadre de leurs missions d’assistance à maîtrise d’ouvrage sur la procédure.

La Commission constate ainsi que les accès sont dévolus conformément aux dispositions des articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.

VI. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VII. Sur la durée de conservation

D’après le responsable de traitement, les informations traitées sont conservées pendant les durées suivantes :
- 1 an pour l’adresse électronique des personnes souhaitant être contactées par le STC ou adressant une demande à ce service ;
- 6 mois pour les informations portant sur les historiques de navigation, les données d’identification électronique et les données de transactions ;
- 3 mois pour les données de connexion.

Il convient de préciser que les informations relatives aux transactions financières seront ensuite conservées, durant 10 années à compter de la fin de l’année comptable concernée, dans le traitement ayant pour finalité « gestion des véhicules immatriculés en Principauté de Monaco » mis en œuvre par le Ministre d’Etat après avis favorable de la Commission en date du 4 juillet 2011.

La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux articles 9 et 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

Après en avoir délibéré :

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Renouvellement d’immatriculation de véhicules (estampilles) par télé-procédure» du Service des Titres de Circulation.



Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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