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Délibération n° 2011-46 du 6 juin 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat, relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Organisation et gestion de l’Espace Numérique de Travail de la communauté éducative de la Principauté», dénommé ent, de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports

  • N° journal 8023
  • Date de publication 01/07/2011
  • Qualité 98.27%
  • N° de page 1323
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du personnel», de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 3 septembre 2002 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2002.08 du 2 juillet 2002 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», appelé «Charlemagne», de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat du 17 février 2003 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2002.14 du 29 juillet 2002, tel que modifié par décision du Ministre d’Etat du 20 juillet 2005 après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2005-08 du 5 juillet 2005 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Consultation en ligne par les responsables d’enfants scolarisés à Monaco d’informations relatives à la vie scolaire», appelé «école directe», de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat en date du 22 décembre 2002, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2002-17 du 7 octobre 2002, tel que modifié par décision du Ministre d’Etat du 27 avril 2007 prise après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2007-26 du 19 avril 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports, mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat en date du 23 novembre 2009, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2009-03 du 13 mai 2010 ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 15 avril 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Organisation et gestion de l’Espace Numérique de Travail de la communauté éducative de la Principauté», dénommé ENT, par la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 6 juin 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Selon la demande d’avis, «ce traitement s’inscrit dans le déploiement en Principauté des ENT, environnement ou espace numérique de travail. Il s’agit pour la DENJS d’une action prioritaire dans la mesure où ils participent à l’apprentissage et à la maîtrise des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
L’ENT s’inscrit dans une dynamique de progrès. Il crée un lien social entre l’école et la famille avec la mise à disposition d’un service public éducatif en ligne. Il favorise la communication et le partage. Il valorise les infrastructures TIC et les équipements existants. Il accélère la diffusion et les usages des TIC au sein de la population concernée par l’enseignement scolaire.
Il doit offrir 100 % d’accessibilité même aux parents non équipés par la mise en place dans l’établissement de zones d’accueil en libre service».
La mise en place de cette plate-forme éducative nécessitant l’instauration d’opérations automatisées au sein de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports (DENJS) relevant de l’autorité du Ministre d’Etat, la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives concerné est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé a pour finalité «Organisation et gestion de l’Espace Numérique de Travail de la communauté éducative de la Principauté». Il est dénommé : ENT pour «Environnement Numérique de Travail».
Il concerne les membres de la communauté éducative de la Principauté de Monaco, c’est-à-dire les élèves, les délégués d’élèves, les parents d’élèves, les délégués des parents d’élèves, les étudiants, les personnels enseignants, les personnels des établissements autres que les enseignants, les intervenants extérieurs, les directeurs d’établissement, les administrateurs ENT des établissements scolaires, soit l’ensemble de la communauté des établissements d’enseignement technique et d’enseignement supérieur.
Il a pour fonctionnalités :
- ouvrir les comptes ENT, gérer les accès, les droits, les profils, les menus ;
- saisir et mettre à disposition des informations administratives, des informations relatives à la vie scolaire, aux enseignants et au fonctionnement de l’établissement ;
- mettre à disposition de la documentation en ligne ;
- permettre aux usagers de l’ENT de s’inscrire en ligne à des activités proposées par l’établissement, de s’inscrire à des listes de diffusion, de participer à des espaces communautaires de travail (groupe de travail, forums) ;
- proposer à la communauté éducative des contenus à vocation pédagogique et éducative ;
- conserver et mettre à disposition des contenus pédagogiques et éducatifs établis par les membres de la communauté éducative ;
- conserver les documents administratifs pendant la durée légale.
La finalité du traitement est «explicite, déterminée et légitime», conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement d’une part, par un motif d’intérêt public, d’autre part, par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni les intérêts, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission relève qu’aux termes de l’article 1er de la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation, «l’éducation est un service public national».
Elle constate que l’ENT est envisagé comme un support à l’administration et l’organisation des établissements, comme un support d’apprentissage de l’outil informatique et des TIC, et comme le support matériel de diffusion des enseignements.
La Commission considère que le traitement automatisé est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
• Les informations collectées
Les informations traitées par les administrateurs ENT à des fins de gestion des habilitations, des accès et de l’annuaire partagé sont :
• Sur les élèves :
- Identité : civilité, nom, prénom, sexe, date de naissance ;
- Vie professionnelle : niveau, classe, groupe ;
- Donnée d’identification électronique : adresse électronique ENT, login et mot de passe ;
- Données de trafic : données d’horodatage et log de connexion.
• Sur les parents :
- Identité : civilité, nom, prénom ;
- Donnée d’identification électronique : adresse électronique ENT, login et mot de passe ;
- Données de trafic : données d’horodatage et log de connexion.
• Sur les personnels de l’éducation nationale :
- Identité : civilité, nom, prénom, sexe, date de naissance ;
- Vie professionnelle pour les enseignants : classe, groupe, matière ;
- Donnée d’identification électronique : adresse électronique ENT, login et mot de passe ;
- Données de trafic : données d’horodatage et log de connexion.
Les informations traitées par les utilisateurs eux-mêmes selon leur profil sont :
- Identité du contact messagerie : Civilité, nom, prénom, adresse mail, fonction ;
- Identité du contact de travail – annuaire : Civilité, nom, prénom, fonction, classe ;
- Correspondance, travail, document : propos, commentaires, échanges tenus, rédigés par les acteurs de l’ENT.
• Origine des informations
Les informations permettant d’ouvrir un compte ENT, de gérer les habilitations et les annuaires sont issues :
- pour les parents et les élèves, du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», appelé «Charlemagn», susvisé ;
- pour les personnels de l’éducation nationale, du traitement ayant pour finalité «Gestion du personnel», susvisé.
La Commission constate qu’il n’y a pas d’interconnexion entre les traitements. Les données précédentes sont extraites des fichiers sous la forme de tableaux Excel. Les utilisations des informations sont compatibles avec les traitements précités, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Toutefois, la Commission estime que le traitement relatif à la gestion du personnel devrait être modifié afin que les administrateurs des cellules informatiques apparaissent comme disposant d’accès aux informations, lesquelles, en l’espèce, ne sont pas traitées à des fins de gestion du personnel mais à des fins de gestion du système d’information et des TIC de la DENJS.
Les informations relatives aux données d’identification ont pour origine l’administrateur ENT, puis l’intéressé s’il souhaite modifié les login et mot de passe.
Les informations concernant les données de trafic ont pour origine le prestataire de service.
Les informations traitées par les utilisateurs ont pour origine l’utilisateur lui-même qui gère les entrées et sorties des informations sur son profil.
La Commission considère que les informations exploitées sont adéquates, proportionnelles et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information des personnes concernées par l’ENT est réalisée par le biais d’un courrier adressé chaque année dès la première connexion à l’ENT. Cette information vient compléter la politique de sensibilisation à la protection des informations nominatives opérée par la «charte d’utilisation de l’Internet, des réseaux et des services multimédias au sein de l’établissement», et dans «le code de bonne conduite définissant les conditions d’utilisation des ressources informatiques de l’Internet».
La Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle recommande néanmoins que le titre complet de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives soit inscrit dans le Code de bonne conduite et la charte.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour :
Mis en œuvre par une entité administrative relevant de l’autorité de l’Etat, responsable de traitement visé à l’article 7 de la loi n° 1.165, dans le cadre de ses missions d’intérêt général, ce traitement ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition de la part des personnes concernées, conformément à l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée.
Le droit d’accès est exercé par courrier électronique, par voie postale, ou sur place auprès de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ou auprès des Chefs d’établissement.
Le délai de réponse est de sept jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont donc conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
Les personnes ayant accès au présent traitement relèvent de l’autorité de la DENJS ou agissent sous son autorité et sa responsabilité.
Les personnes ayant accès aux informations nominatives sont exclusivement les utilisateurs habilités des ENT, selon les accès et habilitations qui leur ont été dévolus en fonction de leur «rôle» dans la communauté éducative.
Il s’agit :
- des élèves, en ce qui concerne leurs informations personnelles et la vie scolaire (consultation, mise à jour) ;
- des délégués d’élèves, en ce qui concerne la vie lycéenne (en consultation, mise à jour) ;
- des parents d’élèves, en ce qui concerne la vie scolaire de leur(s) enfant(s) (en consultation) ;
- des délégués de parents d’élèves, en ce qui concerne la vie de l’établissement (en consultation) ;
- des personnels enseignants, en ce qui concerne les informations relatives à la vie scolaire, à la scolarité de leurs élèves (en consultation, modification, mise à jour, suppression) ;
- des personnels autres que les personnels enseignants (conseil d’orientation, infirmiers), en ce qui concerne leurs fonctions dans l’établissement (en consultation, modification, suppression, mise à jour) ;
- des intervenants extérieurs, en ce qui concerne des activités scolaires ou périscolaires auxquelles ils participent et qui sont organisées en accord avec le responsable de l’établissement (en consultation) ;
- du Directeur de l’établissement en consultation, modification, mise à jour, suppression pour les éléments de la vie de l’établissement, ainsi que la signature et le verrouillage des cahiers de texte électronique ;
- les administrateurs de l’ENT de chaque établissement, en consultation, modification, mise à jour, suppression des informations ayant un impact sur la gestion technique de la plate-forme ;
- les personnels chargés du support technique, en consultation, modification, mise à jour, suppression des informations ayant un impact sur la gestion technique de la plate-forme.
Ces derniers, soumis à un engagement de confidentialité spécifique, sont également destinataires des seules informations permettant l’ouverture des comptes ENT.
La Commission considère que les accès tels que dévolus sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité des informations
Les mesures générales prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
La politique de sécurité déployée, contenant un ensemble de stratégies et de démarches, démontre que la sécurité des communications repose sur une architecture réseau au niveau de l’état de l’art.
La Commission rappelle, toutefois, que les sauvegardes réalisées afin d’assurer la pérennité du traitement et des informations doivent être réalisées afin de veiller à ce que, tel que précisé par l’article 17 de la loi n° 1.165, les informations soient protégées «contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé, notamment lorsque le traitement comporte des transmissions d’informations dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite». En l’absence de précision sur ce point, elle appelle l’attention du responsable de traitement sur la nécessité de s’assurer que la protection accordée à ces sauvegardes répond bien à ces critères.
VII. Sur la durée de conservation des informations
Les informations nominatives exploitées dans le cadre d’un compte ENT sont mises à jour au début de chaque année scolaire.
Elles sont supprimées de l’ENT dans un délai de trois mois dès lors que la personne concernée n’a plus vocation à détenir un compte pour les élèves et les parents.
Les informations concernant les nom, prénom et adresse électronique du personnel administratif ou enseignant sont figées jusqu’à l’âge légal de départ à la retraite afin de tenir compte des mouvements de personnel au sein de l’éducation nationale.
Par ailleurs, les contributions et documents pédagogiques (ex. cahier de textes, devoirs) laissés dans les espaces communautaires ou de publication pourront, sauf opposition du contributeur lors de la fermeture de son compte ENT, être conservés par l’établissement à des fins informatives, pédagogiques ou scientifiques selon les documents.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré :
Recommande que le titre complet de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives soit inscrit dans les documentations destinées à sensibiliser les personnes concernées à l’utilisation des technologies de l’information et des communications.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Organisation et gestion de l’Espace Numérique de Travail de la communauté éducative de la Principauté», dénommé «ENT» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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