Délibération n° 2011-13 du 17 janvier 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier» du Centre de Presse.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.126 du 25 octobre 1968 instituant un comité supérieur du tourisme ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.346 du 25 octobre 1969 portant création d’un comité supérieur des manifestations et fêtes diverses, artistiques, culturelles et sportives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 27 décembre 2010 ; concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 janvier 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Centre de Presse, service de l’Administration monégasque, est de fait l’organe de relation publique, de relation presse et de communication du Gouvernement monégasque. Conformément à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, les domaines de l’information et de la communication relèvent de l’autorité du Ministre d’Etat.
Dans le cadre de l’avènement du Mariage Princier, le Centre de Presse est en charge de la gestion des membres des médias souhaitant assister à cet événement.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier».
Les personnes concernées par ledit traitement regroupent l’ensemble des professionnels des médias qui ont fait une demande d’accréditation, et le cas échéant, une demande d’autorisation de prises de vues, via l’Espace Presse du site Internet du Mariage Princier, objet d’une demande d’avis concomitante.
Enfin, les fonctionnalités, dans le cadre de l’avènement du Mariage Princier, sont les suivantes :
- lister les médias accrédités ;
- lister les médias autorisés pour effectuer des prises de vues en Principauté ;
- vérifier les quotas de médias accrédités suivant le type de média et le pays d’origine.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II - Sur la justification du traitement
En premier lieu, la Commission observe que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
Il s’agit des professionnels des médias, qui communiquent librement leurs informations nominatives lors des demandes d’accréditation ou d’autorisation de prises de vues qu’ils effectuent via l’Espace Presse du site Internet du Mariage Princier.
A ce titre, la Commission relève que le traitement automatisé d’informations nominatives exploité au travers dudit Espace Presse fait l’objet d’une demande d’avis concomitante.
En second lieu, la Commission constate que le traitement est également justifié par un motif d’intérêt public, ainsi que la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
A ce titre, elle prend acte des déclarations du responsable du traitement aux termes desquelles «la liste des médias autorisés est utilisée en vue de contrôler les professionnels des médias présents lors du Mariage Princier, et donc de s’assurer de la sécurité de l’évènement. A cette fin, ladite liste est communiquée aux services de sécurité habilités pour cet événement».
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que le traitement ayant pour finalité « Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier » est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les informations traitées
La Commission relève que les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : pays ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : société, type de média (presse écrite, radio, TV, agence, site Internet, etc.) ;
- accréditations : type d’accréditation ou d’autorisation de prises de vues.
Ces informations ont pour origine les personnes concernées elles-mêmes, à l’exception des accréditations, lesquelles ont pour origine le Centre de Presse qui en a la charge, et sert à ce titre d’intermédiaire avec le Département de l’Intérieur.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour :
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique ou fax. Le délai de réponse est d’une semaine.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’information préalable des personnes concernées :
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’une rubrique d’information qui sera publiée sur le site Internet du Mariage Princier.
Dans le cadre de l’analyse de la demande, la Commission a pu constater que le texte de cette rubrique d’information comportait l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
V – Sur les transferts d’informations
A titre liminaire, la Commission relève que le traitement objet de la présente demande d’avis n’implique aucun transfert vers un pays étranger.
Par ailleurs, elle observe que les informations collectées dans le cadre du traitement font l’objet de transferts vers des entités situées en Principauté de Monaco, à savoir les services du Palais Princier, les personnes habilitées de l’Administration, ainsi que les services chargés de la sécurité de l’événement.
La Commission considère que les transferts susvisés sont nécessaires à l’accomplissement des missions légitimes des entités destinataires des données.
De plus, elle estime que ces missions sont compatibles avec la finalité du traitement, en application des dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission conclut que le transfert de données nominatives aux entités monégasques précitées est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII – Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’à la fin de l’évènement, à savoir les festivités du Mariage Princier.
A ce titre, dans une perspective de contrôle des professionnels des médias assistant à l’évènement, la Commission estime qu’une durée de conservation limitée à la durée de l’évènement lui-même est proportionnée.
En conséquence, la Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
VIII - Sur la licéité du traitement
La Commission constate qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence du Centre de Presse en tant qu’entité juridique propre, et définissant par la même ses missions.
Elle relève toutefois que le Centre de Presse est mentionné en tant que tel dans certains textes officiels, à savoir :
- l’ordonnance n° 4.126 du 25 octobre 1968 instituant un comité supérieur du tourisme ;
- l’ordonnance n° 4.346 du 25 octobre 1969 portant création d’un comité supérieur des manifestations et fêtes diverses, artistiques, culturelles et sportives ;
- l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’État.
A ce titre, la Commission estime que l’arrêté ministériel susvisé consacre indirectement l’existence du Centre de Presse en tant que service de l’Administration, disposant de prérogatives de représentation au sein de commissions paritaires.
Elle note en outre que son personnel est nommé par ordonnance souveraine, et relève à ce titre de la Fonction Publique monégasque.
Elle réitère toutefois son souhait que soit consacrée l’existence juridique du Centre de Presse par une législation définissant dans le même temps ses missions.
Dans l’attente, considérant l’urgence et la singularité de la situation liée à l’avènement du Mariage Princier, ainsi que la courte durée de conservation des données collectées, qui n’ont pas le caractère de données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission considère que l’absence d’une telle législation ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Elle recommande néanmoins qu’un texte réglementaire soit adopté en ce sens, conformément à la loi n° 1.165 dont s’agit et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels.
Après en avoir délibéré :
Recommande qu’un texte réglementaire soit adopté, conformément à la loi n° 1.165 dont s’agit et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, afin de consacrer l’existence juridique du Centre de Presse et définir ses missions.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.126 du 25 octobre 1968 instituant un comité supérieur du tourisme ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.346 du 25 octobre 1969 portant création d’un comité supérieur des manifestations et fêtes diverses, artistiques, culturelles et sportives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’Etat ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 27 décembre 2010 ; concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 janvier 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le Centre de Presse, service de l’Administration monégasque, est de fait l’organe de relation publique, de relation presse et de communication du Gouvernement monégasque. Conformément à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, les domaines de l’information et de la communication relèvent de l’autorité du Ministre d’Etat.
Dans le cadre de l’avènement du Mariage Princier, le Centre de Presse est en charge de la gestion des membres des médias souhaitant assister à cet événement.
Ainsi, le traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier».
Les personnes concernées par ledit traitement regroupent l’ensemble des professionnels des médias qui ont fait une demande d’accréditation, et le cas échéant, une demande d’autorisation de prises de vues, via l’Espace Presse du site Internet du Mariage Princier, objet d’une demande d’avis concomitante.
Enfin, les fonctionnalités, dans le cadre de l’avènement du Mariage Princier, sont les suivantes :
- lister les médias accrédités ;
- lister les médias autorisés pour effectuer des prises de vues en Principauté ;
- vérifier les quotas de médias accrédités suivant le type de média et le pays d’origine.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II - Sur la justification du traitement
En premier lieu, la Commission observe que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
Il s’agit des professionnels des médias, qui communiquent librement leurs informations nominatives lors des demandes d’accréditation ou d’autorisation de prises de vues qu’ils effectuent via l’Espace Presse du site Internet du Mariage Princier.
A ce titre, la Commission relève que le traitement automatisé d’informations nominatives exploité au travers dudit Espace Presse fait l’objet d’une demande d’avis concomitante.
En second lieu, la Commission constate que le traitement est également justifié par un motif d’intérêt public, ainsi que la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
A ce titre, elle prend acte des déclarations du responsable du traitement aux termes desquelles «la liste des médias autorisés est utilisée en vue de contrôler les professionnels des médias présents lors du Mariage Princier, et donc de s’assurer de la sécurité de l’évènement. A cette fin, ladite liste est communiquée aux services de sécurité habilités pour cet événement».
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère donc que le traitement ayant pour finalité « Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier » est justifié, conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III - Sur les informations traitées
La Commission relève que les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : nom, prénom ;
- adresses et coordonnées : pays ;
- formation / diplômes / vie professionnelle : société, type de média (presse écrite, radio, TV, agence, site Internet, etc.) ;
- accréditations : type d’accréditation ou d’autorisation de prises de vues.
Ces informations ont pour origine les personnes concernées elles-mêmes, à l’exception des accréditations, lesquelles ont pour origine le Centre de Presse qui en a la charge, et sert à ce titre d’intermédiaire avec le Département de l’Intérieur.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour :
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique ou fax. Le délai de réponse est d’une semaine.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’information préalable des personnes concernées :
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est faite à partir d’une rubrique d’information qui sera publiée sur le site Internet du Mariage Princier.
Dans le cadre de l’analyse de la demande, la Commission a pu constater que le texte de cette rubrique d’information comportait l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
V – Sur les transferts d’informations
A titre liminaire, la Commission relève que le traitement objet de la présente demande d’avis n’implique aucun transfert vers un pays étranger.
Par ailleurs, elle observe que les informations collectées dans le cadre du traitement font l’objet de transferts vers des entités situées en Principauté de Monaco, à savoir les services du Palais Princier, les personnes habilitées de l’Administration, ainsi que les services chargés de la sécurité de l’événement.
La Commission considère que les transferts susvisés sont nécessaires à l’accomplissement des missions légitimes des entités destinataires des données.
De plus, elle estime que ces missions sont compatibles avec la finalité du traitement, en application des dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par conséquent, la Commission conclut que le transfert de données nominatives aux entités monégasques précitées est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
VI - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII – Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées seront conservées jusqu’à la fin de l’évènement, à savoir les festivités du Mariage Princier.
A ce titre, dans une perspective de contrôle des professionnels des médias assistant à l’évènement, la Commission estime qu’une durée de conservation limitée à la durée de l’évènement lui-même est proportionnée.
En conséquence, la Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
VIII - Sur la licéité du traitement
La Commission constate qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence du Centre de Presse en tant qu’entité juridique propre, et définissant par la même ses missions.
Elle relève toutefois que le Centre de Presse est mentionné en tant que tel dans certains textes officiels, à savoir :
- l’ordonnance n° 4.126 du 25 octobre 1968 instituant un comité supérieur du tourisme ;
- l’ordonnance n° 4.346 du 25 octobre 1969 portant création d’un comité supérieur des manifestations et fêtes diverses, artistiques, culturelles et sportives ;
- l’arrêté ministériel n° 77-126 du 30 mars 1977 relatif à la composition et aux conditions de désignation et de fonctionnement des commissions paritaires instituées par le statut des fonctionnaires de l’État.
A ce titre, la Commission estime que l’arrêté ministériel susvisé consacre indirectement l’existence du Centre de Presse en tant que service de l’Administration, disposant de prérogatives de représentation au sein de commissions paritaires.
Elle note en outre que son personnel est nommé par ordonnance souveraine, et relève à ce titre de la Fonction Publique monégasque.
Elle réitère toutefois son souhait que soit consacrée l’existence juridique du Centre de Presse par une législation définissant dans le même temps ses missions.
Dans l’attente, considérant l’urgence et la singularité de la situation liée à l’avènement du Mariage Princier, ainsi que la courte durée de conservation des données collectées, qui n’ont pas le caractère de données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission considère que l’absence d’une telle législation ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Elle recommande néanmoins qu’un texte réglementaire soit adopté en ce sens, conformément à la loi n° 1.165 dont s’agit et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels.
Après en avoir délibéré :
Recommande qu’un texte réglementaire soit adopté, conformément à la loi n° 1.165 dont s’agit et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, afin de consacrer l’existence juridique du Centre de Presse et définir ses missions.
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Liste des médias accrédités pour le Mariage Princier».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.