Délibération n° 2010-24 du 21 juin 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat, relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la demande d’avis reçue le 4 mai 2010 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif au «Fichier d’adresses» du Musée d’Anthropologie Préhistorique ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2010 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Fichier d’adresses».
Il concerne les abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique.
Il a pour fonctionnalités :
- le suivi de l’évolution des commandes du bulletin du Musée ;
- l’enregistrement des bons de commandes ;
- l’envoi des bulletins et des factures ;
- la gestion des paiements.
La Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susmentionnée.
Considérant les fonctionnalités du traitement, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif «echerché» par le responsable de traitement, soit celui d’accomplir tous les actes nécessaires à la gestion des abonnements au bulletin d’information du Musée, celui-ci ne pouvant être réduit à la simple gestion d’un fichier d’adresses.
En conséquence, elle considère que sa finalité doit être modifiée par «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique».
II. Sur la justification du traitement :
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, le responsable de traitement justifie ce traitement par :
- le consentement des personnes concernées ;
- et l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
III. Sur l’information de la personne concernée
Les personnes concernées sont informées de leurs droits par le biais d’une mention intégrée sur la facture adressée à l’abonné.
La Commission relève que les personnes concernées ne sont pas informées des mentions obligatoires prévues à l’article 14 de la loi- n° 1.165, préalablement à la collecte de leurs informations. Elle rappelle qu’aux termes de cette disposition :
«Les personnes auprès de qui des informations nominatives sont recueillies doivent être averties :
- de l’identité du responsable du traitement et le cas échéant de celle de son représentant à Monaco ;
- de la finalité du traitement ;
- du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
- de l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires ;
- de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification relativement aux informations les concernant ;
- de leur droit de s’opposer à l’utilisation pour le compte de tiers, ou à la communication à des tiers d’informations nominatives les concernant à des fins de prospection, notamment commerciale».
Ainsi, la Commission demande au responsable de traitement de prendre toutes mesures utiles afin que les informations obligatoires prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 modifiée soient portées à la connaissance de la personne concernée préalablement à la collecte de ses informations.
IV. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
L’exercice du droit d’accès s’exerce au Musée d’Anthropologie Préhistorique par courrier postal ou par courrier électronique. Une réponse est apportée à toute demande sous 7 jours.
V. Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation.
VI. Sur les catégories d’informations traitées et leur durée de conservation
Les catégories d’informations et les informations nominatives traitées concernant les personnes concernées sont :
- l’identité : nom, prénom, raison sociale ;
- l’adresse : rue, code postal, ville, pays.
La Commission constate que les informations collectées sont conformes aux principes de qualité des données consacrés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Toutes les informations sont recueillies auprès de la personne concernée.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées 1 an renouvelable selon les abonnements.
Cette durée correspond à la durée de l’abonnement, durée renouvelable en cas de reconduction de l’abonnement par l’intéressé.
VIII. Sur la licéité du traitement
La Commission relève l’absence de législation concernant la création et fixant les missions du Musée d’Anthropologie Préhistorique.
Elle observe cependant que ce Musée a été fondé par décision de S.A.S. le Prince Albert Ier, en 1901, «afin de conserver les vestiges d’humanités primitives exhumés du sol de la Principauté et des régions avoisinantes».
Elle constate par ailleurs, que le traitement soumis à son avis ne soulève aucune difficulté de fond, les informations collectées ainsi que leurs utilisations n’étant pas de nature à porter atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Ainsi, la Commission considère que, si l’absence de législation relative au Musée ne porte pas entrave au sens de la loi n° 1.165 susmentionnée, il serait opportun que cette institution dispose d’un cadre juridique adapté à ses missions.
Après en avoir délibéré :
Rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» ;
Relève que la finalité proposée par le demandeur à savoir «fichier d’adresses» n’est pas explicite au sens de l’article précité ;
Modifie la finalité du traitement automatisé par «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique» ;
Recommande qu’un cadre juridique soit adopté afin de permettre au Musée d’Anthropologie Préhistorique de disposer d’un fondement à la réalisation de ses missions.
Demande que les personnes concernées soient informées des mentions obligatoires prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165, préalablement à la collecte de leurs informations nominatives.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique» par le Ministre d’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la demande d’avis reçue le 4 mai 2010 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif au «Fichier d’adresses» du Musée d’Anthropologie Préhistorique ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 juin 2010 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité «Fichier d’adresses».
Il concerne les abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique.
Il a pour fonctionnalités :
- le suivi de l’évolution des commandes du bulletin du Musée ;
- l’enregistrement des bons de commandes ;
- l’envoi des bulletins et des factures ;
- la gestion des paiements.
La Commission rappelle que tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susmentionnée.
Considérant les fonctionnalités du traitement, elle estime que la finalité du présent traitement doit être plus explicite et mettre en évidence l’objectif «echerché» par le responsable de traitement, soit celui d’accomplir tous les actes nécessaires à la gestion des abonnements au bulletin d’information du Musée, celui-ci ne pouvant être réduit à la simple gestion d’un fichier d’adresses.
En conséquence, elle considère que sa finalité doit être modifiée par «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique».
II. Sur la justification du traitement :
Conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, le responsable de traitement justifie ce traitement par :
- le consentement des personnes concernées ;
- et l’exécution d’un contrat ou de mesures pré-contractuelles avec la personne concernée.
III. Sur l’information de la personne concernée
Les personnes concernées sont informées de leurs droits par le biais d’une mention intégrée sur la facture adressée à l’abonné.
La Commission relève que les personnes concernées ne sont pas informées des mentions obligatoires prévues à l’article 14 de la loi- n° 1.165, préalablement à la collecte de leurs informations. Elle rappelle qu’aux termes de cette disposition :
«Les personnes auprès de qui des informations nominatives sont recueillies doivent être averties :
- de l’identité du responsable du traitement et le cas échéant de celle de son représentant à Monaco ;
- de la finalité du traitement ;
- du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse ;
- de l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires ;
- de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification relativement aux informations les concernant ;
- de leur droit de s’opposer à l’utilisation pour le compte de tiers, ou à la communication à des tiers d’informations nominatives les concernant à des fins de prospection, notamment commerciale».
Ainsi, la Commission demande au responsable de traitement de prendre toutes mesures utiles afin que les informations obligatoires prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165 modifiée soient portées à la connaissance de la personne concernée préalablement à la collecte de ses informations.
IV. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
L’exercice du droit d’accès s’exerce au Musée d’Anthropologie Préhistorique par courrier postal ou par courrier électronique. Une réponse est apportée à toute demande sous 7 jours.
V. Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation.
VI. Sur les catégories d’informations traitées et leur durée de conservation
Les catégories d’informations et les informations nominatives traitées concernant les personnes concernées sont :
- l’identité : nom, prénom, raison sociale ;
- l’adresse : rue, code postal, ville, pays.
La Commission constate que les informations collectées sont conformes aux principes de qualité des données consacrés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Toutes les informations sont recueillies auprès de la personne concernée.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées 1 an renouvelable selon les abonnements.
Cette durée correspond à la durée de l’abonnement, durée renouvelable en cas de reconduction de l’abonnement par l’intéressé.
VIII. Sur la licéité du traitement
La Commission relève l’absence de législation concernant la création et fixant les missions du Musée d’Anthropologie Préhistorique.
Elle observe cependant que ce Musée a été fondé par décision de S.A.S. le Prince Albert Ier, en 1901, «afin de conserver les vestiges d’humanités primitives exhumés du sol de la Principauté et des régions avoisinantes».
Elle constate par ailleurs, que le traitement soumis à son avis ne soulève aucune difficulté de fond, les informations collectées ainsi que leurs utilisations n’étant pas de nature à porter atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Ainsi, la Commission considère que, si l’absence de législation relative au Musée ne porte pas entrave au sens de la loi n° 1.165 susmentionnée, il serait opportun que cette institution dispose d’un cadre juridique adapté à ses missions.
Après en avoir délibéré :
Rappelle qu’aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée tout traitement d’informations nominatives doit avoir une finalité «déterminée, explicite et légitime» ;
Relève que la finalité proposée par le demandeur à savoir «fichier d’adresses» n’est pas explicite au sens de l’article précité ;
Modifie la finalité du traitement automatisé par «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique» ;
Recommande qu’un cadre juridique soit adopté afin de permettre au Musée d’Anthropologie Préhistorique de disposer d’un fondement à la réalisation de ses missions.
Demande que les personnes concernées soient informées des mentions obligatoires prévues à l’article 14 de la loi n° 1.165, préalablement à la collecte de leurs informations nominatives.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «gestion des abonnés au bulletin du Musée d’Anthropologie Préhistorique» par le Ministre d’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.