Délibération n° 09-08 du 5 octobre 2009 portant avis sur la demande présentée par le Maire de Monaco relative à la modification du traitement automatisé ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants»
Vu la Constitution du 17 décembre 1962 ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée par la loi n° 1.316 du 26 juin 2006 ;
Vu l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances ;
Vu l’ordonnance n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans ;
Vu l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches ;
Vu l’arrêté municipal n° 2009-0001 du 5 janvier 2009 abrogeant l’arrêté municipal n° 2008-1685 du 19 mai 2008 fixant la liste des services communaux ;
Vu l’exposé des motifs de la loi n° 1.280 du 29 décembre 2003 prononçant la dissolution de l’établissement public dénommé «Foyer Sainte-dévote» ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants» tel que mis en œuvre par décision du Maire le 26 décembre 2002, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 02-2002 du 4 novembre 2002 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 19 août 2009, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants», transmise par le Maire, Responsable de traitement ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants» a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 26 novembre 2002.
Depuis le 1er janvier 2004, à la suite d’un transfert de compétence de l’Etat formalisé lors de la dissolution du Foyer Sainte Dévote en 2003, la Commune est chargée de gérer les crèches collectives et familiales de la Principauté de Monaco. Aussi, afin d’entériner les conséquences de ce transfert de compétence en termes de traitement des informations nominatives, et de formaliser les évolutions d’ordre technique mises en place au sein de la Commune, le Maire a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives d’une demande d’avis modificative du traitement mis en oeuvre en 2002.
Cette modification vise donc à étendre le champ d’application du traitement à l’ensemble des crèches de Monaco, et non plus à la seule crèche communale, et à supprimer la gestion de la salle d’anniversaire du Parc Princesse Antoinette.
Par ailleurs, les dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives étant entrées en vigueur le 1er avril 2009, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec la loi
n° 1.165.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
«Le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance (…)», selon l’article 25 chiffre 3 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée.
A ce titre, «le maire, agent et représentant de la Commune, dispose des services communaux» dont «le service municipal d’actions sociales et de loisirs», selon l’arrêté municipal n° 2009-0001 du 5 janvier 2009 abrogeant l’arrêté municipal n° 2008-1685 du 19 mai 2008 fixant la liste des services communaux.
Dans ce sens, le traitement ayant pour finalité «prestations servies auprès des enfants par la Mairie» comporte 3 fonctionnalités :
1) la gestion des crèches municipales (collectives et familiales) ;
2) la gestion de la halte-garderie ;
3) la gestion du mini-club du Larvotto.
La gestion de ces structures intègre :
- la gestion des présences avec la liste des enfants inscrits ;
- l’établissement de réservations pour le mini-club et la halte garderie ;
- le planning horaire du personnel ;
- la facturation ;
- l’établissement de statistiques ;
- la gestion des commandes et des stocks.
Les modifications apportées au traitement mis en œuvre en 2002 portent sur la gestion des crèches de la Principauté, augmentant de la sorte le nombre de personnes concernées, et sur la gestion des commandes et des stocks des établissements.
Concernant l’établissement d’un planning horaire du personnel, la Commission rappelle, comme mentionné dans sa délibération n° 02-22 du 4 novembre 2002, que si la gestion des personnes encadrant les enfants paraît justifiée par la nécessité d’organiser les prestations fournies par la Commune, elle ne doit pas être «utilisée pour l’établissement de relevés individuels à des fins de contrôle d’emploi du temps des agents».
II. Sur la légitimité du traitement
Tenant compte de ses nouvelles attributions formalisées en 2003 et en 2006, en matière d’actions destinées à la petite enfance, le Maire justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’obligations légales.
Outre les attributions légalement conférées au Maire et au Conseil Communal, l’encadrement des enfants doit répondre à de nombreuses obligations établies, notamment, pour les crèches familiales et collectives, par l’ordonnance n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans et l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches, et, pour le mini-club du Larvotto, par l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances.
L’arrêté ministériel précité indique, en son article 1er, que «les crèches ont pour mission de garder pendant la journée les enfants bien-portants ayant plus de deux mois et moins de trois ans accomplis», dès lors que «les deux parents travaillent ou [sont] demandeurs d’emploi».
Sur le même principe, la halte-garderie municipale permet un accueil des enfants de 3 mois à quatre ans révolus, de manière occasionnelle ou si la maman est en congé maternité, selon le règlement intérieur de la crèche collective.
Les textes encadrant la gestion de ces établissements imposent une connaissance de l’enfant dont l’admission ne sera définitive «qu’après l’avis favorable du médecin de la crèche ; cet avis est donné à la suite de l’examen de l’enfant en présence d’une personne qui en assure la charge effective et permanente».
En outre, la connaissance de l’enfant et de l’identité des personnes qui en ont la charge sont des obligations encadrées par les textes précités, tout comme son suivi au quotidien, notamment, au travers de la tenue d’un registre par la directrice de l’établissement qui permet de connaître et d’accompagner l’enfant, de joindre ses parents ou les personnes ayant sa garde, et de consigner «toutes les observations concernant leur santé», dont «les observations et directives du médecin de l’établissement».
La qualification des personnes encadrant les enfants et les règles d’organisation des établissements sont également formalisées.
Les enfants âgés de 3 à 12 ans révolus peuvent être accueillis au sein du mini-club du Larvotto tous les mercredis après-midi et durant les congés scolaires. L’organisation de ce centre nécessite la collecte d’un nombre limité d’informations nominatives sur les enfants et leurs parents ou responsables légaux.
Selon l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 précitée, pour être admis dans un établissement de surveillance ou de vacances, les enfants doivent avoir été vaccinés conformément aux textes en vigueur, et avoir subi un examen médical d’aptitude. Une fiche de liaison, sur laquelle sont notées les observations ne relevant pas du secret médical, comportant les informations utiles aux éducateurs doit être établie.
Ce traitement permet de répondre aux obligations de la Commune et des responsables des établissements relatives à la surveillance des enfants, et, d’assurer la gestion administrative des structures en matière de logistique, de comptabilité et de ressources humaines.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Le droit d’accès des personnes concernées s’exerce auprès du point petite enfance du service d’actions sociales et de loisirs de la Commune, ou, auprès de la directrice de chaque établissement.
Les personnes concernées par ce traitement sont informées de l’existence du traitement automatisé par une mention figurant sur chacun des documents de collecte que doivent fournir les parents ou représentant légaux des enfants.
Cette mention dispose que «les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion des inscriptions dans les établissements concernés. En application de l’article 14 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent auprès du point petite enfance». Elle a été modifiée afin de tenir compte des nouveaux impératifs de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
La Commission relève toutefois que la mention du droit d’opposition des personnes est ambiguë.
En effet, nombre des informations exploitées dans le cadre de ce traitement relève d’une obligation légale du responsable de traitement, sans lesquelles un enfant ne peut pas être accepté dans l’établissement.
Par ailleurs, aux termes de l’article 13 de la loi n° 1.165 susmentionnée, les personnes ne peuvent s’opposer à ce que des informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement lorsqu’une personne morale de droit public agit dans le cadre exclusif de ses missions d’intérêt général.
En conséquence, la Commission invite le responsable de traitement à s’assurer de la réalité du droit d’opposition dont la personne concernée peut se prévaloir ; et, le cas échéant, de modifier les mentions figurant sur les différents documents en précisant les informations obligatoires et celles qui sont facultatives.
Par ailleurs, afin d’être complète, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, cette information pourrait comporter les destinataires ou catégories de destinataires des informations, qui, au sens de la loi n° 1.165, sont l’organisme social dont relève le chef de foyer et la Direction des Services Fiscaux pour les foyers soumis à impôt sur le revenu selon la législation française. Cette information n’est pas obligatoire dès lors qu’elle découle de textes réglementaires mais permettrait une lisibilité du traitement des informations par les personnes concernées.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modifications techniques apportées au traitement et à la sécurité qui l’entoure se rapportent à un changement de logiciel, à un accroissement du nombre des utilisateurs se traduisant par une multiplication des points d’accès au traitement à différents lieux géographiques de la Principauté.
La sécurité apportée au traitement s’inscrit dans celle, plus globale, apportée au réseau informatique de la Commune, en ce qui concerne les mesures prises pour la sécurité de son Intranet et de son Extranet.
Ces mesures, prises par le responsable de traitement afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations exploitées, hébergés au sein de son réseau informatique, répondent aux impératifs de la loi n° 1.165.
Elles n’appellent pas d’observations particulières de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la Commune prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permettra de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées et leur durée de conservation
Les informations nominatives exploitées dans le cadre de ce traitement ont fait l’objet de quelques ajouts, dont le RIB lié à l’automatisation du paiement si souhaité par l’intéressé.
Les informations nominatives traitées dans le cadre des crèches et de la halte-garderie.
Les informations nominatives collectées au titre de la gestion des crèches et de la halte garderie proviennent d’entretiens avec les parents de l’enfant, ou responsables légaux, et de divers documents qu’ils doivent remplir, dont
- d’une fiche de renseignements qui comporte des renseignements sur l’enfant, des renseignements individuels sur les parents, les listes des personnes à contacter et autorisées à venir chercher l’enfant, l’engagement à respecter le règlement intérieur et une photo de l’enfant ;
- des attestations dont des attestations de revenus, un certificat de travail, la photocopie du livret de famille, une photocopie de la carte d’identité ou du certificat de résidence, une quittance de loyer de la résidence principale ou une attestation d’hébergement, et, pour les parents divorcés, une photocopie de la page du jugement de divorce mentionnant la garde et le montant de la pension alimentaire éventuellement perçue ou versée ;
- un dossier médical comprenant un certificat d’aptitude de vie en collectivité, l’autorisation d’administration de médicaments et la photocopie du carnet de vaccinations attestant de la mise à jour de celles-ci ou un certificat de contre-indication.
En outre, au cours de la vie de l’enfant au sein de la crèche, les informations sont complétées par des données provenant du pédiatre de l’établissement, voire du médecin traitant des enfants, et par l’équipe d’encadrement.
Les informations nominatives traitées sont les suivantes :
- identité de l’enfant et de ses parents : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe de l’enfant, nationalité ;
- situation de famille des parents : marié, divorcé, séparé, veuf (cette situation a été détaillée par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- adresses et coordonnées : numéro et nom de la rue, code postal, nom de la ville, pays, numéro de téléphone du domicile, du bureau et du portable ;
- profession et attestation de l’employeur ;
- caractéristiques financières : montant des revenus, RIB, autorisation de prélèvement ; ces informations ont également pour origine les bulletins de paie et justificatifs, ainsi que les caisses sociales (le RIB et l’autorisation de prélèvement ont été ajoutés par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- loisirs, habitudes de vie et comportement : alimentation, sommeil, jeux (crèche et halte-garderie) ;
- données d’identification électronique : adresse mail des parents (information ajoutée par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- données de santé : vaccinations, handicap, contre-indications ;
- le numéro d’assuré social : numéro d’identification ;
- personnes à prévenir en cas d’urgence : nom, prénom, adresse, téléphone, lien de parenté avec l’enfant (le prénom de ces personnes ainsi que leur lien de parenté avec l’enfant ont été ajoutés) ;
- personnes autorisées à venir chercher l’enfant : nom, prénoms, lien de parenté avec l’enfant (ces informations ont été ajoutées au traitement) ;
- relevé de présence : jour de présence des enfants ;
- montants des frais payés par les parents : nom de l’enfant, nom de la crèche où il est inscrit et montant des frais de garde, issus de la facture mensuelle adressée aux parents (information ajoutée au traitement).
Considérant la demande d’avis et les documents fournis par le responsable de traitement, est également traitée l’identité des frères et sœurs (nom, prénom et date de naissance - non mentionnés en 2002).
Les informations nominatives traitées dans le cadre du mini-club du Larvotto
Les informations nominatives collectées au titre de la gestion du mini-club proviennent de documents remplis par les parents ou responsables légaux des enfants ; il s’agit :
- d’une fiche de renseignements qui comporte des renseignements sur l’enfant, une photo de l’enfant, des renseignements individuels sur les parents, les listes des personnes à contacter et autorisées à venir chercher l’enfant ;
- de différents documents : une autorisation de prélèvement, un RIB, une photocopie du livret de famille ou du passeport des parents, un certificat d’aptitude de vie en collectivité et la photocopie du carnet de vaccination.
Les informations nominatives figurant sur ces documents et exploitées de manière automatisée sont :
- l’établissement scolaire et la classe fréquentée ;
- nom et prénom des parents ;
- nom et prénom de l’enfant ;
- numéro de téléphone du domicile, du bureau, portable et adresse mail.
L’adresse mail des parents sert à les informer de la vie des crèches en général. Les intéressés peuvent de désabonner à tout moment.
Les accès aux informations nominatives tiennent compte des attributions et missions des personnes habilitées. Concernant les données de santé, dont l’exploitation est justifiée par les obligations légales et réglementaires des intervenants à «des fins de médecine préventive, de diagnostics médicaux, (…) de médications (…)», le traitement est effectué par un praticien de la santé soumis au secret professionnel et par des personnes également soumises à une obligation de secret, comme prescrit par l’article 12 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
La durée de conservation de ces informations n’a pas été modifiée.
Comme pour le traitement mis en œuvre en 2002, les informations sont conservées un an après l’âge limite d’admission des enfants soit :
- jusqu’au 4e anniversaire de l’enfant inscrit en crèche ;
- jusqu’au 5e anniversaire de l’enfant inscrit en halte garderie ;
- jusqu’au 13e anniversaire de l’enfant inscrit au mini-club.
Sur ce point la Commission rappelle que les informations exploitées de manière non automatisée doivent également respecter les principes posés par la loi n° 1.165. Ainsi les dossiers papiers et documents fournis par les responsables légaux ne devraient pas être conservés au-delà de la période précitée.
VI. Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations nominatives, au sens de la loi n° 1.165 modifiée, sont :
- comme en 2002, la Caisse de Compensation des Services Sociaux ou le Service des Prestations Médicales de l’Etat, pour permettre aux parents de percevoir une prestation familiale, versée par ces organismes, appelée «prime de crèche» ou «participation aux frais de crèche». Ainsi sont communiqués à ces organismes, chaque mois, un listing comportant l’identité de l’enfant et des parents, l’adresse et coordonnées, le numéro d’assuré social et le relevé de l’enfant ;
- la Direction des Services Fiscaux a été ajoutée afin de permettre aux chefs de foyer fiscalement imposables sur le revenu en France de pouvoir bénéficier de l’abattement fiscal lié aux frais de garde des enfants de moins de sept ans, dans le cadre de la Convention fiscale franco- monégasque du 18 mai 1963, modifiée en 2005. Sont communiqués, pour ces seules personnes, leur identité, leur adresse et le montant des frais payés.
Conformément à l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches, doivent être ajoutés à ces destinataires le Directeur de l’action sanitaire et sociale qui doit être informé de «tout accident grave survenu dans les locaux de l’établissement ou à l’occasion de son fonctionnement», et, le médecin-inspecteur de cette Direction qui doit être informé en cas d’urgence et «en cas de maladie contagieuse survenant dans la crèche» afin de décider «des mesures à prendre en liaison avec le médecin de la crèche».
Après en avoir délibéré
Recommande que
- la mention permettant aux personnes de s’opposer au traitement de leurs informations inscrites sur les documents et formulaires destinés aux personnes ayant la charge d’un enfant inscrit en crèche, en halte garderie ou au mini-club fasse l’objet d’un examen afin de s’assurer de la réalité de leur droit d’opposition, et le cas échéant de distinguer entre les informations facultatives et celles qui sont obligatoires ;
- l’information des personnes soit complétée afin de mentionner les destinataires des informations ;
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Maire de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée par la loi n° 1.316 du 26 juin 2006 ;
Vu l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances ;
Vu l’ordonnance n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans ;
Vu l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches ;
Vu l’arrêté municipal n° 2009-0001 du 5 janvier 2009 abrogeant l’arrêté municipal n° 2008-1685 du 19 mai 2008 fixant la liste des services communaux ;
Vu l’exposé des motifs de la loi n° 1.280 du 29 décembre 2003 prononçant la dissolution de l’établissement public dénommé «Foyer Sainte-dévote» ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants» tel que mis en œuvre par décision du Maire le 26 décembre 2002, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 02-2002 du 4 novembre 2002 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 19 août 2009, concernant le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants», transmise par le Maire, Responsable de traitement ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants» a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 26 novembre 2002.
Depuis le 1er janvier 2004, à la suite d’un transfert de compétence de l’Etat formalisé lors de la dissolution du Foyer Sainte Dévote en 2003, la Commune est chargée de gérer les crèches collectives et familiales de la Principauté de Monaco. Aussi, afin d’entériner les conséquences de ce transfert de compétence en termes de traitement des informations nominatives, et de formaliser les évolutions d’ordre technique mises en place au sein de la Commune, le Maire a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives d’une demande d’avis modificative du traitement mis en oeuvre en 2002.
Cette modification vise donc à étendre le champ d’application du traitement à l’ensemble des crèches de Monaco, et non plus à la seule crèche communale, et à supprimer la gestion de la salle d’anniversaire du Parc Princesse Antoinette.
Par ailleurs, les dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives étant entrées en vigueur le 1er avril 2009, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec la loi
n° 1.165.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
«Le Conseil communal règle par ses délibérations les affaires de la commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action sociale et de loisirs, notamment la petite enfance (…)», selon l’article 25 chiffre 3 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée.
A ce titre, «le maire, agent et représentant de la Commune, dispose des services communaux» dont «le service municipal d’actions sociales et de loisirs», selon l’arrêté municipal n° 2009-0001 du 5 janvier 2009 abrogeant l’arrêté municipal n° 2008-1685 du 19 mai 2008 fixant la liste des services communaux.
Dans ce sens, le traitement ayant pour finalité «prestations servies auprès des enfants par la Mairie» comporte 3 fonctionnalités :
1) la gestion des crèches municipales (collectives et familiales) ;
2) la gestion de la halte-garderie ;
3) la gestion du mini-club du Larvotto.
La gestion de ces structures intègre :
- la gestion des présences avec la liste des enfants inscrits ;
- l’établissement de réservations pour le mini-club et la halte garderie ;
- le planning horaire du personnel ;
- la facturation ;
- l’établissement de statistiques ;
- la gestion des commandes et des stocks.
Les modifications apportées au traitement mis en œuvre en 2002 portent sur la gestion des crèches de la Principauté, augmentant de la sorte le nombre de personnes concernées, et sur la gestion des commandes et des stocks des établissements.
Concernant l’établissement d’un planning horaire du personnel, la Commission rappelle, comme mentionné dans sa délibération n° 02-22 du 4 novembre 2002, que si la gestion des personnes encadrant les enfants paraît justifiée par la nécessité d’organiser les prestations fournies par la Commune, elle ne doit pas être «utilisée pour l’établissement de relevés individuels à des fins de contrôle d’emploi du temps des agents».
II. Sur la légitimité du traitement
Tenant compte de ses nouvelles attributions formalisées en 2003 et en 2006, en matière d’actions destinées à la petite enfance, le Maire justifie la mise en œuvre de ce traitement par le respect d’obligations légales.
Outre les attributions légalement conférées au Maire et au Conseil Communal, l’encadrement des enfants doit répondre à de nombreuses obligations établies, notamment, pour les crèches familiales et collectives, par l’ordonnance n° 10.496 du 3 mars 1992 portant réglementation des établissements accueillant des enfants de moins de six ans et l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches, et, pour le mini-club du Larvotto, par l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 concernant l’inspection médicale d’enseignement, d’éducation, de surveillance ou de vacances.
L’arrêté ministériel précité indique, en son article 1er, que «les crèches ont pour mission de garder pendant la journée les enfants bien-portants ayant plus de deux mois et moins de trois ans accomplis», dès lors que «les deux parents travaillent ou [sont] demandeurs d’emploi».
Sur le même principe, la halte-garderie municipale permet un accueil des enfants de 3 mois à quatre ans révolus, de manière occasionnelle ou si la maman est en congé maternité, selon le règlement intérieur de la crèche collective.
Les textes encadrant la gestion de ces établissements imposent une connaissance de l’enfant dont l’admission ne sera définitive «qu’après l’avis favorable du médecin de la crèche ; cet avis est donné à la suite de l’examen de l’enfant en présence d’une personne qui en assure la charge effective et permanente».
En outre, la connaissance de l’enfant et de l’identité des personnes qui en ont la charge sont des obligations encadrées par les textes précités, tout comme son suivi au quotidien, notamment, au travers de la tenue d’un registre par la directrice de l’établissement qui permet de connaître et d’accompagner l’enfant, de joindre ses parents ou les personnes ayant sa garde, et de consigner «toutes les observations concernant leur santé», dont «les observations et directives du médecin de l’établissement».
La qualification des personnes encadrant les enfants et les règles d’organisation des établissements sont également formalisées.
Les enfants âgés de 3 à 12 ans révolus peuvent être accueillis au sein du mini-club du Larvotto tous les mercredis après-midi et durant les congés scolaires. L’organisation de ce centre nécessite la collecte d’un nombre limité d’informations nominatives sur les enfants et leurs parents ou responsables légaux.
Selon l’ordonnance n° 669 du 10 décembre 1952 précitée, pour être admis dans un établissement de surveillance ou de vacances, les enfants doivent avoir été vaccinés conformément aux textes en vigueur, et avoir subi un examen médical d’aptitude. Une fiche de liaison, sur laquelle sont notées les observations ne relevant pas du secret médical, comportant les informations utiles aux éducateurs doit être établie.
Ce traitement permet de répondre aux obligations de la Commune et des responsables des établissements relatives à la surveillance des enfants, et, d’assurer la gestion administrative des structures en matière de logistique, de comptabilité et de ressources humaines.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Le droit d’accès des personnes concernées s’exerce auprès du point petite enfance du service d’actions sociales et de loisirs de la Commune, ou, auprès de la directrice de chaque établissement.
Les personnes concernées par ce traitement sont informées de l’existence du traitement automatisé par une mention figurant sur chacun des documents de collecte que doivent fournir les parents ou représentant légaux des enfants.
Cette mention dispose que «les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à la gestion des inscriptions dans les établissements concernés. En application de l’article 14 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent auprès du point petite enfance». Elle a été modifiée afin de tenir compte des nouveaux impératifs de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
La Commission relève toutefois que la mention du droit d’opposition des personnes est ambiguë.
En effet, nombre des informations exploitées dans le cadre de ce traitement relève d’une obligation légale du responsable de traitement, sans lesquelles un enfant ne peut pas être accepté dans l’établissement.
Par ailleurs, aux termes de l’article 13 de la loi n° 1.165 susmentionnée, les personnes ne peuvent s’opposer à ce que des informations nominatives les concernant fassent l’objet d’un traitement lorsqu’une personne morale de droit public agit dans le cadre exclusif de ses missions d’intérêt général.
En conséquence, la Commission invite le responsable de traitement à s’assurer de la réalité du droit d’opposition dont la personne concernée peut se prévaloir ; et, le cas échéant, de modifier les mentions figurant sur les différents documents en précisant les informations obligatoires et celles qui sont facultatives.
Par ailleurs, afin d’être complète, conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165, cette information pourrait comporter les destinataires ou catégories de destinataires des informations, qui, au sens de la loi n° 1.165, sont l’organisme social dont relève le chef de foyer et la Direction des Services Fiscaux pour les foyers soumis à impôt sur le revenu selon la législation française. Cette information n’est pas obligatoire dès lors qu’elle découle de textes réglementaires mais permettrait une lisibilité du traitement des informations par les personnes concernées.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modifications techniques apportées au traitement et à la sécurité qui l’entoure se rapportent à un changement de logiciel, à un accroissement du nombre des utilisateurs se traduisant par une multiplication des points d’accès au traitement à différents lieux géographiques de la Principauté.
La sécurité apportée au traitement s’inscrit dans celle, plus globale, apportée au réseau informatique de la Commune, en ce qui concerne les mesures prises pour la sécurité de son Intranet et de son Extranet.
Ces mesures, prises par le responsable de traitement afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations exploitées, hébergés au sein de son réseau informatique, répondent aux impératifs de la loi n° 1.165.
Elles n’appellent pas d’observations particulières de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la Commune prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permettra de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées et leur durée de conservation
Les informations nominatives exploitées dans le cadre de ce traitement ont fait l’objet de quelques ajouts, dont le RIB lié à l’automatisation du paiement si souhaité par l’intéressé.
Les informations nominatives traitées dans le cadre des crèches et de la halte-garderie.
Les informations nominatives collectées au titre de la gestion des crèches et de la halte garderie proviennent d’entretiens avec les parents de l’enfant, ou responsables légaux, et de divers documents qu’ils doivent remplir, dont
- d’une fiche de renseignements qui comporte des renseignements sur l’enfant, des renseignements individuels sur les parents, les listes des personnes à contacter et autorisées à venir chercher l’enfant, l’engagement à respecter le règlement intérieur et une photo de l’enfant ;
- des attestations dont des attestations de revenus, un certificat de travail, la photocopie du livret de famille, une photocopie de la carte d’identité ou du certificat de résidence, une quittance de loyer de la résidence principale ou une attestation d’hébergement, et, pour les parents divorcés, une photocopie de la page du jugement de divorce mentionnant la garde et le montant de la pension alimentaire éventuellement perçue ou versée ;
- un dossier médical comprenant un certificat d’aptitude de vie en collectivité, l’autorisation d’administration de médicaments et la photocopie du carnet de vaccinations attestant de la mise à jour de celles-ci ou un certificat de contre-indication.
En outre, au cours de la vie de l’enfant au sein de la crèche, les informations sont complétées par des données provenant du pédiatre de l’établissement, voire du médecin traitant des enfants, et par l’équipe d’encadrement.
Les informations nominatives traitées sont les suivantes :
- identité de l’enfant et de ses parents : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe de l’enfant, nationalité ;
- situation de famille des parents : marié, divorcé, séparé, veuf (cette situation a été détaillée par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- adresses et coordonnées : numéro et nom de la rue, code postal, nom de la ville, pays, numéro de téléphone du domicile, du bureau et du portable ;
- profession et attestation de l’employeur ;
- caractéristiques financières : montant des revenus, RIB, autorisation de prélèvement ; ces informations ont également pour origine les bulletins de paie et justificatifs, ainsi que les caisses sociales (le RIB et l’autorisation de prélèvement ont été ajoutés par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- loisirs, habitudes de vie et comportement : alimentation, sommeil, jeux (crèche et halte-garderie) ;
- données d’identification électronique : adresse mail des parents (information ajoutée par rapport au traitement mis en œuvre en 2002) ;
- données de santé : vaccinations, handicap, contre-indications ;
- le numéro d’assuré social : numéro d’identification ;
- personnes à prévenir en cas d’urgence : nom, prénom, adresse, téléphone, lien de parenté avec l’enfant (le prénom de ces personnes ainsi que leur lien de parenté avec l’enfant ont été ajoutés) ;
- personnes autorisées à venir chercher l’enfant : nom, prénoms, lien de parenté avec l’enfant (ces informations ont été ajoutées au traitement) ;
- relevé de présence : jour de présence des enfants ;
- montants des frais payés par les parents : nom de l’enfant, nom de la crèche où il est inscrit et montant des frais de garde, issus de la facture mensuelle adressée aux parents (information ajoutée au traitement).
Considérant la demande d’avis et les documents fournis par le responsable de traitement, est également traitée l’identité des frères et sœurs (nom, prénom et date de naissance - non mentionnés en 2002).
Les informations nominatives traitées dans le cadre du mini-club du Larvotto
Les informations nominatives collectées au titre de la gestion du mini-club proviennent de documents remplis par les parents ou responsables légaux des enfants ; il s’agit :
- d’une fiche de renseignements qui comporte des renseignements sur l’enfant, une photo de l’enfant, des renseignements individuels sur les parents, les listes des personnes à contacter et autorisées à venir chercher l’enfant ;
- de différents documents : une autorisation de prélèvement, un RIB, une photocopie du livret de famille ou du passeport des parents, un certificat d’aptitude de vie en collectivité et la photocopie du carnet de vaccination.
Les informations nominatives figurant sur ces documents et exploitées de manière automatisée sont :
- l’établissement scolaire et la classe fréquentée ;
- nom et prénom des parents ;
- nom et prénom de l’enfant ;
- numéro de téléphone du domicile, du bureau, portable et adresse mail.
L’adresse mail des parents sert à les informer de la vie des crèches en général. Les intéressés peuvent de désabonner à tout moment.
Les accès aux informations nominatives tiennent compte des attributions et missions des personnes habilitées. Concernant les données de santé, dont l’exploitation est justifiée par les obligations légales et réglementaires des intervenants à «des fins de médecine préventive, de diagnostics médicaux, (…) de médications (…)», le traitement est effectué par un praticien de la santé soumis au secret professionnel et par des personnes également soumises à une obligation de secret, comme prescrit par l’article 12 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
La durée de conservation de ces informations n’a pas été modifiée.
Comme pour le traitement mis en œuvre en 2002, les informations sont conservées un an après l’âge limite d’admission des enfants soit :
- jusqu’au 4e anniversaire de l’enfant inscrit en crèche ;
- jusqu’au 5e anniversaire de l’enfant inscrit en halte garderie ;
- jusqu’au 13e anniversaire de l’enfant inscrit au mini-club.
Sur ce point la Commission rappelle que les informations exploitées de manière non automatisée doivent également respecter les principes posés par la loi n° 1.165. Ainsi les dossiers papiers et documents fournis par les responsables légaux ne devraient pas être conservés au-delà de la période précitée.
VI. Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations nominatives, au sens de la loi n° 1.165 modifiée, sont :
- comme en 2002, la Caisse de Compensation des Services Sociaux ou le Service des Prestations Médicales de l’Etat, pour permettre aux parents de percevoir une prestation familiale, versée par ces organismes, appelée «prime de crèche» ou «participation aux frais de crèche». Ainsi sont communiqués à ces organismes, chaque mois, un listing comportant l’identité de l’enfant et des parents, l’adresse et coordonnées, le numéro d’assuré social et le relevé de l’enfant ;
- la Direction des Services Fiscaux a été ajoutée afin de permettre aux chefs de foyer fiscalement imposables sur le revenu en France de pouvoir bénéficier de l’abattement fiscal lié aux frais de garde des enfants de moins de sept ans, dans le cadre de la Convention fiscale franco- monégasque du 18 mai 1963, modifiée en 2005. Sont communiqués, pour ces seules personnes, leur identité, leur adresse et le montant des frais payés.
Conformément à l’arrêté ministériel n° 92-168 du 6 mars 1992 portant réglementation des crèches, doivent être ajoutés à ces destinataires le Directeur de l’action sanitaire et sociale qui doit être informé de «tout accident grave survenu dans les locaux de l’établissement ou à l’occasion de son fonctionnement», et, le médecin-inspecteur de cette Direction qui doit être informé en cas d’urgence et «en cas de maladie contagieuse survenant dans la crèche» afin de décider «des mesures à prendre en liaison avec le médecin de la crèche».
Après en avoir délibéré
Recommande que
- la mention permettant aux personnes de s’opposer au traitement de leurs informations inscrites sur les documents et formulaires destinés aux personnes ayant la charge d’un enfant inscrit en crèche, en halte garderie ou au mini-club fasse l’objet d’un examen afin de s’assurer de la réalité de leur droit d’opposition, et le cas échéant de distinguer entre les informations facultatives et celles qui sont obligatoires ;
- l’information des personnes soit complétée afin de mentionner les destinataires des informations ;
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Maire de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «prestations fournies par la Mairie auprès des enfants».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.