Arrêté Ministériel n° 2010-195 du 7 avril 2010 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives portant sur la gestion des membres des associations et des fédérations d’associations
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 ;
Vu la délibération n° 09-10 du 23 novembre 2009 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations et des fédérations d’associations et d’abrogation de l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 24 mars 2010 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations et des fédérations d’associations, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que :
- d’effectuer, dans le respect des dispositions statutaires, les opérations nécessaires à la gestion administrative des membres, et en particulier la gestion des cotisations et des dons ;
- d’organiser les manifestations, activités et déplacements des membres dans le cadre de l’objet statutaire ;
- d’établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres, notamment en vue d’adresser bulletins, correspondances, convocations et journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’association ;
- de permettre la délivrance des licences sportives par les fédérations agréées ;
- d’établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau Internet. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site Internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent concerner exclusivement les catégories d’informations nominatives suivantes :
- identité du membre et, le cas échéant de ses représentants légaux : nom(s), prénoms, nationalité, sexe, date et lieu de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe, mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique et identité bancaire pour la gestion des dons, fonction ;
- vie associative : état des cotisations et renseignements strictement liés à l’objet statutaire de l’association et aux besoins de son fonctionnement ;
- données de connexion : date, heure, adresse Internet Protocole de l’ordinateur du visiteur, page(s) consultée(s).
Les données de connexions ne peuvent être utilisées qu’à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.
Ne peuvent être collectées ni traitées dans le cadre de la présente déclaration :
- les informations nominatives portant sur des soupçons d’activités illicites, des infractions, des mesures de sûreté (article 11-1 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée) ;
- les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou les appartenances politiques, raciales ou ethniques, religieuses, philosophiques ou syndicales ou à la vie sexuelle, aux mœurs, aux mesures à caractère social (article 12 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée) ;
- les informations nominatives relatives à la santé, y compris les données génétiques, à l’exception de la seule aptitude du membre à participer aux activités de l’association ou de la fédération issues d’un certificat médical délivré par un médecin, dès lors que cette information est obligatoire à l’inscription du membre.
Par dérogation au principe exposé au précédent alinéa, les groupements à caractère politique, religieux ou syndicaux peuvent néanmoins exploiter les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou appartenances politiques, religieuses ou syndicales de leurs membres ou des personnes entretenant avec eux des contacts réguliers pour les besoins de leur fonctionnement et conformément à leur statut. Ces informations ne peuvent être communiquées à des tiers à l’association qu’avec le consentement de la personne concernée.
Lorsque les informations figurent dans un annuaire destiné à être diffusé, les membres doivent en être préalablement informés et doivent être mis en mesure de s’opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées au-delà de la démission, de la radiation ou de l’exclusion de l’intéressé, sauf accord exprès de ce dernier, ou au-delà de la dissolution de l’association.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les administrateurs du conseil d’administration ou du comité directeur ;
- les services chargés de l’administration et de la gestion des membres ;
- le cas échéant, les organismes gérant les systèmes d’assurances et de prévoyance, applicables aux activités de l’association ;
- les organismes publics, uniquement pour répondre à des obligations légales ;
- les fédérations d’associations agréées auxquelles l’association est affiliée.
Art. 6.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, dans les conditions fixées au premier alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Art. 7.
L’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002, susvisé, est abrogé, ainsi que toutes dispositions contraires au présent arrêté.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002, susvisé, sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le sept avril deux mille dix.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations régies par la loi n° 1.072 du 27 juin 1984 ;
Vu la délibération n° 09-10 du 23 novembre 2009 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations et des fédérations d’associations et d’abrogation de l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 24 mars 2010 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations et des fédérations d’associations, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que :
- d’effectuer, dans le respect des dispositions statutaires, les opérations nécessaires à la gestion administrative des membres, et en particulier la gestion des cotisations et des dons ;
- d’organiser les manifestations, activités et déplacements des membres dans le cadre de l’objet statutaire ;
- d’établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres, notamment en vue d’adresser bulletins, correspondances, convocations et journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l’objet statutaire de l’association ;
- de permettre la délivrance des licences sportives par les fédérations agréées ;
- d’établir des annuaires de membres, y compris lorsque ces annuaires sont mis à la disposition du public sur le réseau Internet. Dans le cas où est utilisé un service de communication au public en ligne (site Internet), un traitement des données de connexion à des fins purement statistiques peut être effectué.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent concerner exclusivement les catégories d’informations nominatives suivantes :
- identité du membre et, le cas échéant de ses représentants légaux : nom(s), prénoms, nationalité, sexe, date et lieu de naissance, adresse, numéros de téléphone (fixe, mobile) et de télécopie, adresse de courrier électronique et identité bancaire pour la gestion des dons, fonction ;
- vie associative : état des cotisations et renseignements strictement liés à l’objet statutaire de l’association et aux besoins de son fonctionnement ;
- données de connexion : date, heure, adresse Internet Protocole de l’ordinateur du visiteur, page(s) consultée(s).
Les données de connexions ne peuvent être utilisées qu’à des seules fins statistiques d’estimation de la fréquentation du site.
Ne peuvent être collectées ni traitées dans le cadre de la présente déclaration :
- les informations nominatives portant sur des soupçons d’activités illicites, des infractions, des mesures de sûreté (article 11-1 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée) ;
- les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou les appartenances politiques, raciales ou ethniques, religieuses, philosophiques ou syndicales ou à la vie sexuelle, aux mœurs, aux mesures à caractère social (article 12 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée) ;
- les informations nominatives relatives à la santé, y compris les données génétiques, à l’exception de la seule aptitude du membre à participer aux activités de l’association ou de la fédération issues d’un certificat médical délivré par un médecin, dès lors que cette information est obligatoire à l’inscription du membre.
Par dérogation au principe exposé au précédent alinéa, les groupements à caractère politique, religieux ou syndicaux peuvent néanmoins exploiter les informations nominatives faisant apparaître les opinions ou appartenances politiques, religieuses ou syndicales de leurs membres ou des personnes entretenant avec eux des contacts réguliers pour les besoins de leur fonctionnement et conformément à leur statut. Ces informations ne peuvent être communiquées à des tiers à l’association qu’avec le consentement de la personne concernée.
Lorsque les informations figurent dans un annuaire destiné à être diffusé, les membres doivent en être préalablement informés et doivent être mis en mesure de s’opposer à ce que tout ou partie des informations les concernant soient publiées.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées au-delà de la démission, de la radiation ou de l’exclusion de l’intéressé, sauf accord exprès de ce dernier, ou au-delà de la dissolution de l’association.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les administrateurs du conseil d’administration ou du comité directeur ;
- les services chargés de l’administration et de la gestion des membres ;
- le cas échéant, les organismes gérant les systèmes d’assurances et de prévoyance, applicables aux activités de l’association ;
- les organismes publics, uniquement pour répondre à des obligations légales ;
- les fédérations d’associations agréées auxquelles l’association est affiliée.
Art. 6.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, dans les conditions fixées au premier alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Art. 7.
L’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002, susvisé, est abrogé, ainsi que toutes dispositions contraires au présent arrêté.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2002-677 du 12 décembre 2002, susvisé, sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le sept avril deux mille dix.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.