Délibération n° 2024‑196 du 9 octobre 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la demande d'embauchage et du permis de travail » exploité par la Direction du Travail présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à règlementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’Inspection du Travail ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une Direction du Travail ;
Vu la délibération n° 07-20 du 20 mars 2007 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable avec réserve sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’État, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d’embauchage et des permis de travail » de la Direction du Travail ;
Vu la délibération n° 2018-19 du 17 janvier 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant levée de réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion et suivi des autorisations d’embauchage et des permis de travail » de la Direction du Travail, présenté par le Ministre d’État ;
Vu la délibération n° 07-23 du 19 avril 2007 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’État, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « constitution du dossier « salarié régimes particuliers » » de la Direction du Travail ;
Vu la délibération n° 2018-20 du 17 janvier 2018 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant levée de réserve à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du dossier « salarié régimes particuliers » » de la Direction du Travail, présenté par le Ministre d’État ;
Vu la délibération n° 07-22 du 19 avril 2007 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’État, relative au traitement automatisé ayant pour finalité « constitution du dossier « salarié » » de la Direction du Travail ;
Vu la demande d’avis présentée le 20 août 2024 par de Ministre d’État, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la demande d’embauche et du permis de travail » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 9 octobre 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Direction du Travail change de solution informatique pour ses traitements métiers « afin de faciliter la gestion des demandes d’embauchage et des permis de travail ». Elle indique qu’en conséquence le présent traitement vient annuler et remplacer ceux mis en œuvre ayant pour finalités :
- « constitution du dossier salarié » ;
- « gestion et suivi des autorisations d’embauchage et des permis de travail » ;
- « salariés régimes particuliers ».
Ces derniers ont fait l’objet de délibérations de la Commission en 2007, portées aux visas, et pour certains de levées de réserves en 2018.
L’évolution des conditions de gestion de la demande d’embauchage et du permis de travail, traitement automatisé d’informations nominatives, objet de la présente demande, est ainsi soumise à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la demande d’embauchage et du permis de travail ».
Il concerne les « usagers particuliers : salarié titulaire d’un permis de travail », les « usagers professionnels : employeurs inscrits auprès de la Direction du Travail », les utilisateurs de la solution au sein de la Direction du Travail (Service de l’Emploi, Inspection du Travail), les agents habilités de la Direction de la Sûreté Publique, ainsi que les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et de la Direction des Services Numériques (DSN).
Les fonctionnalités liées à la demande d’autorisation d’embauchage (DAE) sont :
- éditer une DAE/un duplicata de DAE ;
- numériser une DAE ;
- consulter une DAE numérisée ;
- envoyer une DAE numérisée aux Caisses Sociales de Monaco ;
- gérer des demandes d’informations complémentaires ;
- gérer un workflow de validation liée à une DAE.
Le responsable de traitement précise à cet égard que « La demande d’autorisation d’embauchage est un formulaire qui contient les principales informations liées à l’employeur, au salarié et à l’embauche. Ce formulaire fait office de contrat de travail et permet - une fois complété, signé et validé - d’éditer le permis de travail ».
Les fonctionnalités liées au permis de travail sont :
- enregistrer/modifier un salarié ;
- créer une fiche permis de travail ;
- rattacher une personne à un permis de travail ;
- mettre à jour une fiche permis de travail ;
- annuler un permis de travail ;
- modifier/renouveler un permis de travail ;
- gérer un workflow de validation lié à un permis de travail ;
- mettre à disposition de la DSP les données relatives aux permis via extraction d’un fichier Excel ;
- permettre à un agent de la DSP de mettre à jour le statut d’un permis ;
- éditer un permis de travail/un duplicata de permis de travail ;
- générer un courrier pour les employeurs en cas de permis échu ;
- éditer des courriers suite aux retours de l’Office de la Médecine du Travail (OMT) ;
- saisir / modifier / supprimer un contrat étranger ;
- gérer les détachements supérieurs à trois mois ;
- obtention de statistiques et d’extractions nominatives.
Les fonctionnalités liées aux échanges avec les Caisses Sociales de Monaco et l’Office de la Médecine du Travail sont :
- bénéficier de flux d’échanges avec la CCSS : immatriculation des salariés, informations de la demande d’embauchage et fermeture des permis ;
- bénéficier de flux d’échanges avec l’OMT : validation / refus d’une demande de permis de travail.
La Commission considère que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public.
À cet égard, il convient de relever que la Direction du Travail est notamment chargée, en application de l’Ordonnance Souveraine n° 16.675 précitée :
- « de l’information, l’orientation, du suivi et du placement des demandeurs d’emploi » ;
- « de la délivrance des permis de travail et des autorisations d’embauchage en s’assurant préalablement auprès de la Direction de la Sûreté Publique, dans le respect des dispositions de l’article 1-2 de l’Ordonnance Souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, que le demandeur d’emploi n’est pas susceptible de porter atteinte à l’ordre public » ;
- « des études statistiques et analytiques sur le marché de l’emploi et de ses perspectives ».
La loi n° 629 vient quant à elle réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté.
À cet égard, son article 2 dispose que « La délivrance du permis de travail prévu à l’article premier ne peut intervenir qu’après avis du Directeur de la Sûreté Publique et avis du Directeur de l’Office de la médecine du travail.
Ces avis sont respectivement transmis au Directeur du Travail par le Directeur de la Sûreté Publique et par le Directeur de l’Office de la médecine du travail ».
C’est en application dudit article que sont justifiées les interconnexions mentionnées au point VI de la présente délibération en lien avec ces entités, et qui ont fait l’objet d’une levée de réserve par délibération n° 2018-19, susvisée.
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : n° Service de l’Emploi (SE), n CCSS, titre, sexe, nom d’usage, nom de naissance, prénom, prénom(s) supplémentaire(s), date de naissance, ville de naissance, pays de naissance, rang si homonymie, situation familiale, nombre d’enfant(s) à charge, carte de séjour, date d’échéance de la carte de séjour, nationalité, UE/hors UE ;
- adresses et coordonnées : adresse, complément d’adresse, code postal, ville, pays ;
- statut de salarié de la personne : apprenti, observations ;
- informations employeurs : n° SE, n° CAR, n° NIS, structure, n° RCI, raison sociale, forme juridique, statut entreprise, type d’employeur, siège social, enseigne, enseigne(s) supplémentaire(s), téléphone, statut employeur, date de création, date d’affiliation, date de radiation, embauche autorisée, télétravail possible, date d’autorisation télétravail, aménagement concerté du temps de travail, superficie, activités dominantes, observations, code NAF, activité NAF, type de régime de détachement ;
- adresse employeur : adresse, complément d’adresse, code postal, ville, pays ;
- informations liées aux offres d’emploi : type d’offre, date de dépôt de l’offre, code ROME, qualification, n° offre d’emploi ;
- informations liées aux contrats étrangers : type, intitulé du poste, salaire mensuel, durée hebdomadaire, date d’attestation ;
- informations liées à l’embauchage et au permis de travail : date prévue d’embauchage, date de réception de l’AR, intitulé du poste, code ROME, qualification, date d’entrée, motif d’enregistrement, date de fin administrative, motif de fin administrative, date de fin, motif de fin, durée de travail, type horaire, horaire, coefficient, salaire brut, télétravail, lieu du télétravail, indemnités, avantages en nature, taxe perçue, période d’essai, observations, date annulation du permis, motif d’annulation du permis, pièce jointe : DAE scannée, date d’édition de la DAE, date d’enregistrement de la DAE, date d’édition du permis, statut du permis, étape DAE, n° de permis ;
- demandes d’informations complémentaires du Service de l’Emploi et de l’Inspection du Travail (IT) : date de la demande, date de réception de la DAE, motifs, observations, date de la réponse, commentaires de l’employeur, statut, pièce jointe : courrier ;
- workflow de validation du permis : réponse SE , date de réponse SE, réponse IT, date de réponse IT, réponse OMT, date de réponse OMT, réponse DSP, date de réponse DSP ;
- lieu d’intervention du détachement : n° du lieu d’intervention, type de lieu d’intervention, nom du lieu d’intervention ;
- autorisation du détachement : n° d’autorisation, date de début de l’autorisation, date de fin de l’autorisation, observations, pièce jointe : autorisation du détachement ;
- informations liées au détachement : n° de détachement, intitulé du poste, statut du détachement, date de début du détachement, date de fin du détachement, date d’autorisation du détachement, nom du lieu d’intervention, adresse, complément d’adresse, code postal, ville, pays ;
- informations temporelles : historisation des actions des utilisateurs (consultation, création, modification, suppression), données de connexion ;
- données issues du processus d’authentification pour les personnes habilitées à avoir accès à l’application : matricule, nom, prénom, email (si disponible), téléphone (si disponible), service de rattachement de l’utilisateur (si disponible).
En ce qui concerne les zones de « commentaires libres » ou « champs observation », la Commission relève que la Direction du Travail s’est dotée d’une « Charte des bonnes pratiques » qui encadre leur utilisation. Il y est notamment prévu que « l’inscription d’informations nominatives dans la zone libre ne pourra intervenir que sous réserve qu’aucune autre zone ne permette la collecte de ces informations » tout en veillant à respecter certaines règles dont l’interdiction de commentaires excessifs ou inappropriés. Une attention est également portée sur la définition de données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165. En outre, la mention de prévention précitée est directement inscrite dans l’outil à côté des zones concernées. La Commission en prend acte.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives », au regard de la finalité du traitement, conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV. Sur les droits des personnes concernées
> Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document remis à l’intéressé, par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne, ainsi que par le biais d’une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
Ces dernières étant jointes au dossier, la Commission constate que les personnes concernées sont informées de manière conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
> Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par courrier électronique ou par voie postale auprès de la Direction du Travail.
S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette réserve, elle constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les accès sont définis comme suit :
- les personnels de la Direction du Travail : « intervenant dans le processus d’embauchage, les droits sont restreints en fonction des profils attribués » ;
- les personnels de la Direction de la Sûreté Publique (DSP) ;
- les personnels de la Direction des Systèmes d’Information (DSI) ou tiers intervenant pour son compte : tous droits dans le cadre des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaires au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État, et d’accès aux informations pour l’impression des DAE ;
- les personnels de la Direction des Services Numériques (DSN) ou tiers intervenants pour son compte : tous les droits dans le cadre d’un rôle d’assistance à maîtrise d’ouvrage, des missions de maintenance, développement des applicatifs nécessaire au fonctionnement du site et de sécurité du site et du système d’information de l’État, après création d’un ticket GLPI pour ouverture des droits : tant que le compte est actif pour les personnels de l’État, lors de la suppression du compte pour les prestataires.
Le responsable de traitement précise que « la liste des agents ayant accès au traitement est définie et validée par le service » et que « l’ensemble des accès (…) font l’objet d’une traçabilité conformément aux dispositions de la PSSIE ».
En ce qui concerne les tiers intervenant pour le compte de la DSI et de la DSN, la Commission rappelle que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, leurs droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de services. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Par ailleurs, la Commission relève des pièces du dossier que les personnels de la DSP accèdent à un menu dédié « Contrôle DSP » qui leur permet de consulter les seules informations suivantes concernant le permis de travail demandé : date de transmission, nom d’usage, nom de naissance, prénom, date de naissance, ville de naissance, enseigne de l’employeur, intitulé du poste, statut DSP, statut permis, date d’édition du permis.
Ils peuvent également procéder à des extractions qui comportent en outre les informations supplémentaires suivantes : type, numéro CCSS, situation familiale du salarié.
À cet égard, la Commission constate qu’aucun dossier relatif au traitement des informations nominatives dans le cadre des enquêtes administratives ne lui a été soumis par la Direction de le Sûreté Publique (DSP). Aussi, elle demande que le traitement relatif aux enquêtes administratives effectuées par la DSP en application de l’article 3 susmentionné lui soit soumis dans les plus brefs délais, afin de pouvoir apprécier de la proportionnalité de certaines collectes (numéro CCSS, situation familiale).
Elle considère que ces accès sont justifiés.
VI. Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements de l’État légalement mis en œuvre suivants :
- « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information », afin de disposer des éléments permettant aux agents de l’État de se connecter au réseau afin d’exécuter leurs missions selon leur profil ;
- « Gestion et analyse des évènements du système d’information » à des fins de traçabilité et de sécurité ;
- « Gestion des accès dédiés au Système d’Information du Gouvernement », afin de permettre à la DSI de donner des accès limités au système avec des droits d’administration ;
- « Permettre le suivi des demandeurs d’emploi et des employeurs dans le cadre du processus de recherche d’emploi », concomitamment déposé.
Il est également rapproché avec les traitements de l’État légalement mis en œuvre suivants :
- « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI », afin de permettre d’une part aux utilisateurs de remonter un incident sur la solution puis de suivre l’évolution du traitement de leur demande, et d’autre part, aux collaborateurs de la DSN/DSI d’intervenir selon les demandes et leurs attributions et d’enregistrer les actions effectuées ;
- « Gestion de la messagerie professionnelle », afin de permettre aux acteurs du traitement de pouvoir échanger, d’afficher et de synchroniser les calendriers, de gérer les contacts si l’utilisateur a paramétré ces options ;
- « Embaucher du personnel de maison », afin « de permettre aux agents de la Direction du Travail de saisir les éléments déclarer par les usagers via la démarche en ligne sur leur outil de gestion ».
En outre, il est rapproché avec le traitement « en cours de rédaction pour dépôt » ayant pour finalité « Gestion des outils permettant l’élaboration de reporting pour les services de l’Administration » avec pour objectif « de transmettre des données non nominatives afin de permettre la génération et la transmission de statistiques à la Direction du Travail ».
À cet égard, la Commission rappelle que tout rapprochement ou interconnexion ne peut avoir lieu qu’entre des traitements légalement mis en œuvre et demande au responsable de traitement de lui soumettre ledit traitement dans les plus brefs délais.
De plus, il est interconnecté avec les traitements légalement mis en œuvre :
- de la Caisse de Compensation des Services Sociaux ayant pour finalité « Procédure d’embauchage » afin « de permettre à la Direction du Travail d’envoyer (via batch) à la CCSS les informations liées à l’embauche d’une personne et d’associer le numéro d’immatriculation à un salarié » ;
- des Caisses Sociales de Monaco ayant pour finalité « Gestion de l’Immatriculation des salariés », afin « de permettre à la Direction du travail de récupérer (…) le numéro d’immatriculation du salarié ».
Enfin, il est interconnecté avec le traitement de l’OMT, légalement mis en œuvre, ayant pour finalité « Gestion de l’activité médicale », afin « de permettre à la Direction du Travail d’envoyer (via batch) à l’OMT les informations liées à l’embauche d’une personne et de permettre à l’OMT de valider le permis de travail ».
La Commission considère que ce rapprochement est conforme aux exigences légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
De plus les éléments exportés/extraits dans le cadre de ce traitement doivent être conservés dans un espace sécurisé accessible aux seules personnes habilitées, et les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
La Commission rappelle également que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées concernant :
- les usagers particuliers, les informations liées aux contrats étrangers, le workflow de validation du permis et les informations liées à l’embauchage et au permis de travail : jusqu’à l’âge légal de départ à la retraite de la personne en Principauté, plus dix ans en archivage intermédiaire ;
- les usagers professionnels : 15 ans à compter de la radiation de la société ;
- les offres d’emploi : 1 an à compter de la date à laquelle l’offre a été pourvue/retirée côté employeur, 5 ans à compter de la date à laquelle l’offre a été pourvue/retirée côté Direction du Travail ;
- les demandes d’informations complémentaires : le temps de validité du permis ;
- le lieu d’intervention du détachement : 5 ans à compter du détachement ;
- les informations liées au détachement et à son autorisation : 5 ans à compter de la fin de la période d’exécution ;
- les informations temporelles : « la durée de conservation de 1 an permet d’assurer une traçabilité des accès et des actions des différents utilisateurs habilités à accéder au système » ;
- les données issues du processus d’authentification pour les personnes habilitées à avoir accès à l’application : durée de l’habilitation pour les personnels, et jusqu’à la suppression du compte pour les prestataire.
Le responsable de traitement indique que le délai de conservation du premier permis de travail jusqu’à l’âge de départ à la retraite augmenté de 10 ans, se justifie par les textes suivants :
« l’avenant n° 6 du 18 mars 2014 à la Convention du 28 février 1952 entre la Principauté de Monaco et la France sur la sécurité sociale, signé à Monaco la loi n° 1.428 du 4 juillet 2016 portant approbation de ratification de l’avenant n° 6 à la Convention du 28 février 1952 entre la Principauté de Monaco et la France sur la sécurité sociale, signé le 18 mars 2014 ; l’Ordonnance Souveraine n° 8.393 du 3 décembre 2020 rendant exécutoire l’Avenant n° 6 à la Convention du 28 février 1952 entre la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République française sur la sécurité sociale, signé à Monaco le 18 mars 2014 et l’Ordonnance Souveraine du 6 décembre 1924 instituant une médaille du travail ».
En ce qui concerne le télétravail, il précise que « La condition posée par l’article 10 de la convention du 28 février 1954 (15 ans d’activité en télétravail de façon continue et/ou discontinue chez le même employeur) doit pouvoir être vérifiée. Il est donc nécessaire d’avoir une profondeur de conservation des données relatives au salarié permettant de couvrir le télétravail effectué de manière discontinue. De cette manière, dès qu’un salarié a un permis de travail avec la mention « télétravail », il est nécessaire de conserver les données sur l’ensemble de sa carrière afin de pouvoir l’identifier et de rapporter une durée de télétravail potentiellement discontinue ».
Le responsable de traitement rajoute que « Les médailles du travail (deuxième et première classe) sont respectivement accordées après vingt ou trente années passées au service du même employeur public ou privé. Il n’est, a priori, pas nécessaire d’effectuer ces années de travail de manière continue. (…). Dès lors, lorsque la Direction du Travail est sollicitée pour effectuer une vérification de l’éligibilité du candidat à la médaille du travail, sur proposition de l’employeur, il est nécessaire qu’elle dispose d’une profondeur assez importante pour vérifier la cohérence des informations ».
Enfin, il indique, concernant les 10 ans de rétention en archivage intermédiaire, qu’« il convient de préciser que conformément aux recommandations de la CNIL, pour opérer cet archivage intermédiaire, une séparation « logique » sera effectuée. (…) Les personnes habilitées seront : le Conseiller-Ministre des Affaires Sociales et de la Santé ; le Directeur du Travail ; Le Chef du Service de l’Emploi ; le Chef du Service de l’Inspection du Travail et le Responsable du Pôle Permis du Service de l’Emploi. Il appert en effet que les salariés peuvent continuer à travailler après l’âge légal de la retraite, d’où le besoin de la Direction du Travail de pouvoir raccrocher les demandes à celles déjà existantes. Par ailleurs, cette conservation apparaît essentielle dans le cadre des éventuelles demandes concernant le télétravail sur les droits potentiellement ouverts ».
À cet égard, la Commission relève qu’aucun accès du Conseiller-Ministre des Affaires Sociales et de la Santé n’est prévue au présent traitement et dès lors, qu’il s’agit ici d’ajouter un nouvel accès. La Commission l’exclut dont de l’accès au traitement, que ce soit en base active ou Intermédiaire.
La Commission relève que ces délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les éléments exportés/extraits dans le cadre de ce traitement doivent être conservés dans un espace sécurisé accessible aux seules personnes habilitées ;
- les communications d’informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations ;
Exclut l’accès du Conseiller-Ministre des Affaires Sociales et de la Santé au présent traitement.
Demande que les traitements relatifs aux enquêtes administratives effectuées en application de l’article 3 de la loi n° 1.430 d’une part, et à l’exploitation des outils permettant l’élaboration de reporting pour les services de l’Administration, d’autre part, lui soient soumis dans les plus brefs délais.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la demande d’embauchage et du permis de travail ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.