Délibération n° 2022-46 du 16 mars 2022 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers des candidats et des participants au Conseil National des Jeunes » présenté par le Président du Conseil National.

No. Journal 8591
Date of publication 20/05/2022
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Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l'organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Président du Conseil National le 3 janvier 2022 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers des candidats et des participants au Conseil National des Jeunes » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 1er mars 2022, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 mars 2022 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Conseil National est une Institution publique créée par la Constitution, et régie notamment par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, susvisée.
Ses Services relèvent de l'autorité hiérarchique du Président du Conseil National. Son fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.
Ainsi, le Conseil National revêt le statut d'Autorité publique au sens de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
Ce dernier organise un concours permettant aux jeunes monégasques sélectionnés de participer au « Conseil National des Jeunes ».
La gestion de cet évènement fait l'objet d'un traitement, objet de la présente délibération, et est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des dossiers des candidats et des participants au Conseil National des Jeunes ».
Les personnes concernées sont les candidats/lauréats au Conseil National des Jeunes, leurs représentants légaux, ainsi que les membres du jury et les Élus participants.
Enfin, les fonctionnalités de ce traitement sont les suivantes :
- ouverture d'un concours réservé aux élèves monégasques scolarisés en Principauté de la cinquième à la seconde ;
- recueil des consentements des personnes concernées et de leurs responsables légaux quant à l'exploitation de leurs données et leur droit à l'image ;
- sélection par un jury des lauréats au Conseil National des Jeunes ;
- tenue du Conseil National des Jeunes et diffusion institutionnelle des débats (site Internet du Conseil National).
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée.
À cet égard, la Commission prend acte qu'en plus de la participation volontaire des candidats au Conseil National des Jeunes qui soumettent leurs dossiers, « il est demandé une autorisation de participation à cet évènement aux représentants légaux des personnes mineures. Il est demandé aux futurs participants et à leurs représentants de signer un acte d'autorisation d'exploitation du droit à l'image des futurs lauréats ».
Au vu de ce qui précède, la Commission considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Les informations traitées sont les suivantes :
- identité des candidats/lauréats : prénoms, noms, date de naissance, nationalité, genre ;
- identité des représentants légaux : noms, prénoms, situation familiale des représentants légaux ;
- productions écrites et médias communiqués à l'occasion des candidatures : dossiers de candidature ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale ;
- formation : établissement scolaire et classe ;
- informations temporelles : enregistrement de leur présence aux séances de travail ;
- production d'idées : enregistrements et diffusion de supports médias ;
- photos et vidéo épreuves : enregistrements de supports médias non diffusés.
Les informations sont communiquées par les personnes concernées et leurs représentant légaux, l'enregistrement et la diffusion des séances de travail sont assurés par le Conseil National.
La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l'information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais du dossier de candidature, joint au dossier.
À la lecture de celui-ci, la Commission constate que les mentions sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.

Sur l'exercice du droit d'accès

Le responsable de traitement indique que le droit d'accès s'exerce par voie postale ou par courrier électronique auprès du Secrétaire Général du Conseil National.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d'accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission relève qu'en cas de nécessité, une copie de documents d'identité officiels en noir et blanc et barrée, peut être demandée.
La Commission considère que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d'être publiées concernant certains supports (films photos) sur le site du Conseil National, accessible au public.
Considérant les décharges signées par les personnes concernées et leurs représentants légaux, la Commission considère que ces publications sont conformes aux exigences légales.

Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le personnel administratif habilité, les membres du jury et les élus participants, en consultation ;
- le Service des archives pour l'enregistrement et le traitement des dossiers de candidatures au Conseil National des Jeunes ;
- le Service Informatique qui assure l'administration et la maintenance du système informatique.
Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements et les interconnexions
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est interconnecté avec le traitement ayant pour finalité la « Gestion des habilitations au système informatique du Conseil National », légalement mis en œuvre.
La Commission constate que cette interconnexion est conforme aux exigences légales.
Elle constate en outre un rapprochement avec le site du Conseil National, en cours de régularisation auprès de la Commission, pour la publication des enregistrements du Conseil National des Jeunes.
Aussi elle rappelle que le traitement relatif au site Internet du Conseil National doit lui être soumis dans les meilleurs délais.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation particulière.
La Commission constate que les ports non utilisés sont désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur sont protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
Elle rappelle en outre que la communication au Jury du lien de téléchargement et de son mot de passe doit être effectuée par deux canaux distincts.
La Commission rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII. Sur les durées de conservation
Le responsable de traitement indique que les informations relatives aux adresses et coordonnées, aux informations temporelles, à l'identité et à la situation des représentants légaux, aux productions communiquées dans le cadre des candidatures ainsi que les vidéos et photos épreuves sont supprimées au bout d'un an.
Par ailleurs, les informations relatives aux candidats et lauréats, à leur formation et à la production d'idées seront versées aux archives du Conseil National, « qui pourra épisodiquement se référer à une promotion passée, afin de faire le lien entre les travaux passés et examinés par la promotion en cours de mandat ».
La Commission considère que ces durées sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- la réponse à un droit d'accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande ;
- la communication au Jury du lien de téléchargement et de son mot de passe doit être effectuée par deux canaux distincts ;
- le traitement relatif au site Internet du Conseil National doit lui être soumis dans les meilleurs délais.
À la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Président du Conseil National, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des dossiers des candidats et des participants au Conseil National des Jeunes ».