Délibération n° 2021-82 du 21 avril 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée », présenté par la Commune de Monaco.

No. Journal 8547
Date of publication 16/07/2021
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Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco, le 28 janvier 2021, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité la « Gestion des outils de communication instantanée » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 26 mars 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 avril 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

La Commune souhaite mettre à disposition des fonctionnaires, des agents, des suppléants de la Commune, mais également du Conseil Communal, des outils de communication instantanée permettant de « fluidifier les échanges entre les personnes concernées par le traitement, voire de manière générale avec les interlocuteurs de la Commune ».

Ainsi, le traitement y relatif est soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le présent traitement a pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée ».

Il concerne les fonctionnaires, agents et suppléants de la Commune, ainsi que le Conseil Communal, et les interlocuteurs de la Commune.

Les fonctionnalités du traitement sont :

- Création d’un compte Skype Entreprise (lors de la création du compte AD) ;

- Mise en place et fonctionnement d’une messagerie instantanée ;

- Organisation et tenue de réunions, visio-conférence et visio-call, partage d’écran pour soutenir les réunions ;

- Gestion par les utilisateurs de l’historique des échanges (conservation/suppression) ;

- Établissement de statistiques et tableaux de bord.

La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Il est indiqué que le traitement vise à « permettre aux personnes concernées par le présent traitement de pouvoir interagir en utilisant des outils numériques répondant aux besoins d’agilité et d’interactivité des acteurs ».

Il est en outre précisé que ce traitement est conforme à la politique de sécurité des systèmes d’information de la Commune (PSSIC), et s’intègre dans l’application de la Charte Administrateur réseau et système d’information qui impose aux utilisateurs et administrateurs des systèmes d’Information de la Commune des obligations propres à leurs fonctions, toutes deux annexées à l’arrêté municipal n° 2019-561 du 14 février 2019.

En outre, le traitement est en conformité avec la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des services Internet de la Mairie, annexée à l’arrêté municipal n° 2017-4181 du 17 novembre 2017, qui contient en son sein un intitulé relatif aux outils de communications (messagerie/messagerie instantanée/visio-conférence/audio-conférence).

Il y est également indiqué que le présent traitement et la messagerie associée doivent être utilisés dans un cadre strictement professionnel même si l’échange de messages privés est toléré et doivent être identifiés comme tels par les utilisateurs de la messagerie.

La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III. Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :

- identité : nom, prénom de l’utilisateur et des contacts ;

- coordonnées : e-mail, téléphone ;

- vie professionnelle : groupe de travail ;

- données d’identification électronique : login, mot de passe ;

- informations temporelles : information de connexion (heure, jour, email, log de connexion) ;

- présentiel : statut (disponible, occupé, ne pas déranger, en réunion, de retour dans quelques minutes, absent, en communication (…) ;

- message : nom, prénom, date et heure d’appel et échange de messages.

Les informations relatives aux agents et fonctionnaires proviennent soit de l’AD, soit sont renseignées volontairement par leurs soins.

En ce qui concerne les interlocuteurs, les informations proviennent de ces derniers ou de l’interconnexion avec le traitement de messagerie Exchange.

En outre, les informations temporelles, et certaines informations de messages sont générées par le système.

Enfin, le présentiel est lié à un paramétrage Exchange par la personne concernée.

La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV. Sur les droits des personnes concernées

Sur l’information préalable des personnes concernées

L’information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne, qui n’a pas été joint à la demande d’avis.

Il est en outre indiqué qu’une rubrique spécifique à la protection des informations nominatives a été insérée dans la formation des utilisateurs. À cet égard, la Commission relève du document joint un intitulé « cadre légal » mentionnant la loi n° 1.165 et l’existence du traitement objet de la présente délibération. Toutefois, cette mention ne saurait remplir les exigences quant à la qualité de l’information préalable exigée par la loi.

Aussi la Commission rappelle que l’information des personnes concernées doit être effectuée conformément à l’article 14 de la loi n° 1.165.

Enfin, la Commission relève que la Mairie fait signer une feuille d’émargement par laquelle les personnes concernées reconnaissent avoir été informées des traitements de messagerie et messagerie instantanée et s’engagent à respecter la Charte de la Commune.

Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour

Le droit d’accès est exercé par voie postale ou par courrier électronique auprès du Data Protection Officer.

À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande.

Par ailleurs, s’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission considère qu’une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les informations sont susceptibles d’être communiquées aux Autorités administratives et judiciaires dans le cadre de leurs missions légalement conférées.

Les accès sont en outre définis comme suit :

- Administrateurs : tout accès (sauf au contenu des messages/conversations) dans le cadre de leurs missions de gestion des comptes et de qualité du fonctionnement du service de messagerie instantanée ;

- Utilisateurs : accès en consultation, saisie et suppression selon les fonctionnalités de leurs comptes ;

- Agents autorisés par l’utilisateur : accès en consultation en cas d’absence de l’utilisateur ou de délégation dans le respect de la charte d’utilisation des ressources informatiques et des services Internet de la Mairie ;

- Autorités habilitées : accès (sauf au contenu des messages) dans le respect de la règlementation applicable.

S’agissant des accès par les Autorités habilitées, la Commission rappelle qu’il ne s’agit pas d’un accès permanent aux traitements d’entités tierces, mais d’accès ponctuels suite à des évènements nécessitant l’intervention desdites Autorités, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.

En ce qui concerne le recours à des prestataires, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d’accès de ces derniers doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leurs contrats de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

Sous ces réserves, la Commission considère que ces accès sont justifiés.

VI. Sur les rapprochements et les interconnexions avec d’autres traitements

Le responsable de traitement indique que le traitement est interconnecté avec les traitements suivants :

- « Gestion des techniques automatisées d’information et de communication », légalement mis en œuvre, afin de migrer les comptes utilisateurs d’un outil à l’autre ;

- « Gestion de la messagerie électronique professionnelle », concomitamment soumis, afin d’associer les fonctionnalités complémentaires des deux traitements.

La Commission rappelle toutefois que le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement.

VII. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.

Cependant les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

De plus la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur la durée de conservation

Les informations temporelles sont conservées sur une période de 12 mois glissants.

Les messages sont conservés selon une politique d’archivage paramétrable par l’utilisateur.

Les autres informations sont conservées tant que la personne concernée est habilitée sur le système d’information de la Commune, excepté en ce qui concerne sa photo qu’elle peut choisir de mettre ou de retirer à tout moment.

Enfin, la Commission relève qu’en ce qui concerne le présentiel, cette information est paramétrable par l’utilisateur qui peut ou non l’activer.

La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Rappelle que :

- l’information des personnes concernées doit être effectuée en conformité avec l’article 14 de la loi n° 1.165 ;

- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

- la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception ;

- le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » doit être légalement mis en œuvre préalablement à son rapprochement avec le présent traitement ;

- les accès par des Autorités habilitées concernent des accès ponctuels suite à des évènements nécessitant leur intervention, dans le cadre de leurs missions légalement conférées.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des outils de communication instantanée ».