Délibération n° 2021-50 du 17 mars 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations d'exercer des professionnels de santé » exploité par la Direction de l'Action Sanitaire présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8532
Date of publication 02/04/2021
Quality 100%
Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 5.640 du 14 décembre 2015 portant création d'une Direction de l'Action Sanitaire ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État le 3 décembre 2020 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations d'exercer des professionnels de santé » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de ladite demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 1er février 2021, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 mars 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Afin de disposer des éléments relatifs aux autorisations d'exercer des professionnels de santé de la Principauté, le Gouvernement Princier souhaite mettre en place un traitement automatisé d'informations nominatives qui sera exploité par la Direction de l'Action Sanitaire (DASA).
Ledit traitement, objet de la présente délibération, est donc soumis à l'avis de la Commission conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
I.          Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement a pour finalité « Gestion des autorisations d'exercer des professionnels de santé ».
Les personnes concernées sont les professionnels de santé et assimilés ainsi que les personnes habilitées à avoir accès au traitement.
À cet égard, la Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles les personnels de santé ou assimilés sont les « vétérinaire, pharmacien, pharmacien assistant, médecin, médecin associé, chirurgien-dentiste, chirurgien-dentiste assistant opérateur, sage-femme, infirmier, masseur-kinésithérapeute, masseur-kinésithérapeute associé, pédicure-podologue, pédicure-podologue associé, diététicien, orthophoniste, orthophoniste collaborateur, orthoptiste, orthoptiste collaborateur, ostéopathe, ostéopathe associé ».
Enfin, le responsable de traitement indique que les fonctionnalités sont les suivantes :
« Un professionnel de santé ou assimilé adresse par voie postale ou électronique sa demande d'autorisation d'exercice en Principauté. Le dossier doit en outre comprendre un extrait de casier judiciaire de moins de trois mois, une copie d'une pièce d'identité, titre de séjour ou passeport, les diplômes, une notice de renseignements.
Facultatif une copie d'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, attestation d'inscription ordinale, un curriculum vitae.
La DASA transmet par courrier à la Sûreté Publique pour « enquête habituelle » la notice de renseignements accompagnée de l'extrait de casier judiciaire daté de moins de trois mois et de la copie de la pièce d'identité ou du passeport.
Suivant la profession, l'instance ou l'association professionnelle concernée est consultée pour avis par la DASA.
La DASA réceptionne les avis de la sûreté et de l'instance ou l'association professionnelle concernée.
Plusieurs types d'autorisations sont possibles :
Autorisations permanentes : la DASA transmet un projet de délibération et d'arrêté ministériel au Département des Affaires Sociales et de la Santé (DASS) afin que la demande d'autorisation soit instruite en Conseil de Gouvernement.
Le dossier une fois instruit en Conseil de Gouvernement est adressé par le DASS à la DASA afin que celle-ci transmette par courrier une ampliation de l'arrêté ministériel d'autorisation aux personnes concernées.
L'arrêté ministériel d'autorisation fait également l'objet d'une publication au Journal de Monaco.
La DASA tient à jour un tableau par profession, lequel est publié annuellement au Journal de Monaco et recense l'ensemble des professionnels de santé dûment autorisés à exercer de façon permanente sur le territoire monégasque.
Autorisation ponctuelle : la DASA transmet par courrier simple l'autorisation précisant la fréquence d'intervention au demandeur, aux Caisses Sociales de Monaco, à l'instance ou l'association professionnelle concernée, au Service des Prestations Médicales de l'État.
Stockage des données. ».
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.        Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est tout d'abord justifié par le consentement des personnes concernées.
À cet effet, la Commission constate que la demande d'autorisation d'exercer en Principauté émane du professionnel de santé lui-même qui consent dès lors de facto audit traitement.
Le traitement est justifié par ailleurs par le respect d'une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement, un motif d'intérêt public et la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
À cet égard, la Commission constate que l'article 2 de l'Ordonnance Souveraine n° 5.640 du 14 décembre 2015 portant création de la Direction de l'Action Sanitaire, détaille les missions relatives à l'action sanitaire dont est chargée ladite Direction.
Elle prend ainsi note que la Direction de l'Action Sanitaire doit notamment « assurer la planification de l'offre de soins au regard des besoins de la population et d'instruire les demandes d'autorisations des professions sanitaires » et que « la DASA doit s'assurer d'un nombre nécessaire de professionnels de santé ou assimilés en Principauté afin d'éviter tout risque de désert médical ».
Elle considère donc que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III.       Sur les informations nominatives traitées
Le responsable de traitement indique que les informations nominatives traitées sont :
-           identité/situation de famille : nom, nom d'usage, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, photo d'identité, signature, copie de la pièce d'identité ou titre de séjour ou passeport, situation de famille, prénom, nom, nom d'usage et lieu de naissance du conjoint ;
-           adresses et cordonnées : adresse postale actuelle, numéro de téléphone privé et professionnel ;
-           formation/diplôme et vie professionnelle : diplômes et références, activités professionnelles actuelles ;
-           infractions/condamnations/mesures de sûreté : antécédents judiciaires éventuels, extrait de casier judiciaire daté de moins de trois mois.
La Commission prend acte des précisions du responsable de traitement selon lesquelles les copies de la pièce d'identité, du titre de séjour ou du passeport sont demandées en noir et blanc.
Elle prend acte également des précisions selon lesquelles les prénoms, nom, nom d'usage, date et lieu de naissance de chaque enfant ne seront pas collectés, de même que les prénoms, nom, nom d'usage, date et lieu de naissance de l'ex conjoint et date/lieu du divorce.
Il appert en outre à l'étude du dossier que peuvent être également collectés une copie d'assurance responsabilité civile professionnelle (RCP), une attestation d'inscription ordinale ou au répertoire ADELI et un curriculum vitae.
Enfin, la Commission constate que les logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès au traitement sont également collectés.
L'ensemble de ces informations ont pour origine le professionnel de santé ou assimilé, à l'exception des logs de connexion des personnes habilitées qui ont pour origine le système.
La Commission considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV.       Sur les droits des personnes concernées
* Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'un document spécifique.
À l'analyse de la notice de renseignements jointe au dossier, la Commission constate que celle-ci est conforme à l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
* Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès s'exerce sur place ou par voie postale auprès de la Direction de l'Action Sanitaire.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.        Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
* Sur les destinataires
Le responsable de traitement indique que la notice de renseignements remplie par le professionnel de santé ou assimilé, la pièce d'identité/titre de séjour ou du passeport et l'extrait de casier judiciaire sont communiqués à la Direction de la Sûreté Publique.
Les nom, nom d'usage et prénoms des professionnels de santé ou assimilés sont communiqués à la Direction du Travail, au Service des Prestations Médicales de l'État (SPME) et aux Caisses Sociales de Monaco.
Le CV, l'attestation d'inscription RCP, l'attestation d'inscription ordinale ou au répertoire ADELI, qui sont des informations facultatives, sont communiqués à l'Ordre ou l'Association professionnelle concerné.
Enfin, les informations contenues dans l'arrêté ministériel d'autorisation sont communiquées au Journal de Monaco pour publication.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
* Sur les personnes ayant accès au traitement
-           le personnel habilité de la Division Santé Publique de la DASA : création et suppression des dossiers des professionnels de santé et assimilés, suivi et mise à jour des dossiers ;
-           le personnel habilité de la Division des produits de santé de la DASA : suivi et mise à jour des dossiers ;
-           les agents habilités de la DSI et tout prestataire de service travaillant sous son autorité : accès dans le cadre de leurs missions d'assistance technique et de maintenance.
Concernant ces derniers, la Commission demande que les accès effectués aux applications métiers et bases courriers par la DSI ainsi que les sauvegardes de ces accès soient collectés et qu'un message/une alerte soit envoyé(e) au responsable métier l'informant de cet accès qui sera préalablement justifié ou devra l'être.
De même, elle demande que toute réplication/copie des applications métiers et bases courriers soit autorisée par le responsable de service, tracée par le système et fasse l'objet d'une alerte auprès du responsable métier.
Sous ces conditions, considérant les attributions de chacune de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
VI.       Sur les interconnexions et rapprochements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l'objet de trois interconnexions avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des habilitations et des accès au Système d'Information », « Gestion des techniques automatisées de communication » et « Gestion de la messagerie professionnelle ».
Il indique par ailleurs que ledit traitement fait l'objet de deux rapprochements avec les traitements ayant respectivement pour finalité « Assistance aux utilisateurs par le Centre de Service de la DSI » et « Mise en place du portail eSanté de la Principauté de Monaco ».
La Commission prend acte que ces traitements ont été légalement mis en œuvre.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient appellent plusieurs observations.
La Commission rappelle que les communications d'informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises.
Elle rappelle par ailleurs que les informations traitées par les outils de bureautique tels que World et Excel doivent être sécurisées en tenant compte de leur sensibilité.
La Commission rappelle également que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Enfin, elle rappelle que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Les informations collectées sont conservées jusqu'à la fin de l'activité. Après un tri, les dossiers papiers et numérisés des professionnels de santé et assimilés sont archivés.
Concernant la notice de renseignements, accompagnée de la pièce d'identité et de l'extrait de casier judiciaire, le responsable de traitement précise en outre qu'une fois le retour de la Direction de la Sureté Publique concernant l'enquête requise dans le cadre de l'instruction du dossier d'autorisation d'exercice du professionnel de santé, ces pièces seront immédiatement archivées.
La Commission demande toutefois que l'extrait de casier judiciaire soit supprimé dès le retour de la Direction de la Sûreté Publique.
Elle note en outre que les candidatures non retenues sont également archivées.
À cet égard la Commission demande que ces candidatures ne soient pas conservées au-delà d'un délai de 5 ans.
Enfin, elle fixe la durée des logs de connexion à 1 an.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
-           les communications d'informations doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises ;
-           les informations traitées par les outils de bureautique tels que World et Excel doivent être sécurisées en tenant compte de leur sensibilité ;
-           les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Demande que :
-           les accès effectués aux applications métiers et bases courriers par la DSI ainsi que les sauvegardes de ces accès soient collectés et qu'un message/une alerte soit envoyé(e) au responsable métier l'informant de cet accès qui sera préalablement justifié ou devra l'être ;
-           l'extrait de casier judiciaire soit supprimé dès le retour de la Direction de la Sûreté Publique ;
-           toute réplication/copie des applications métiers et bases courriers soit autorisée par le responsable de service, tracée par le système et fasse l'objet d'une alerte auprès du responsable métier.
Fixe :
-           la durée de conservation des logs de connexion à 1 an ;
-           la durée de conservation des candidatures non retenues à 5 ans.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d'État du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des autorisations d'exercer des professionnels de santé ».