Décision n° 2014-04 du 20 février 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des congés des agents du Secrétariat Général»
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-25, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des congés des agents du Secrétariat Général» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des congés des agents du Secrétariat Général».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- création et envoi des demandes de congés par le biais d’une application Lotus Notes ;
- suivi de la validation desdites demandes ;
- consultation du solde de congés ;
- consultation de l’historique des précédentes demandes de congés ;
- consultation des jours fériés ;
- pour la responsable administrative et le Secrétaire Général :
• consultation des demandes de congés, de la liste récapitulative des congés des collaborateurs, des demandes de congés effectuées par statut (ex. validés, annulés, refusés), par congés validés, par congés validés mensuels, par congés mensuels, par congés validés pour autres motifs mensuels, par congés validés pour autres motifs par collaborateur, ou enfin, par congés annulés ;
• consultation des pourcentages de temps de travail des collaborateurs (temps partiel ou temps plein) ;
• consultation des droits aux congés des collaborateurs ;
• visualisation de l’agenda des congés ;
• validation des demandes de congés (acceptation, mise en attente et refus motivé) ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la réception de messages automatiques liées au suivi des demandes de congés.
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général et les personnes qui les remplacent (les suppléants).
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des agents du Secrétariat Général ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée, pourcentage de temps de travail, solde de congés, approbateur, matricule ;
- fiche de demande de congés : nom de la personne qui soumet la demande, date et heure de la demande ; date de début et date de fin du congé ; date de la reprise ; nom du remplaçant ; solde de congés payés avant demande ; nombre de jours de congés payés ; congés pour autres motifs (ex. : décès - menu déroulant) ; nombre jours pour autres motifs et commentaires éventuels ;
- historique des demandes de congés validées : date de début, date de fin, date de reprise, date de l’approbation, nombre de jours de congés payés, nombre de jours pour autres motifs ;
- droits à congés : solde au 1er janvier de l’année en cours, cumul acquis depuis le début de la période, ancienneté, cumul de jours de congés validés pris depuis le début de la période, solde de congés payés.
• Les données relatives à l’identité, à la vie professionnelle, aux droits aux congés ainsi que le matricule sont conservées tant que la personne est en fonction au sein de la CCIN. Les autres données relatives aux demandes de congés et à l’historique des congés sont conservées une année écoulée.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2014-25, le 4 février 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des congés des agents du Secrétariat Général» ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des congés des agents du Secrétariat Général».
• Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- création et envoi des demandes de congés par le biais d’une application Lotus Notes ;
- suivi de la validation desdites demandes ;
- consultation du solde de congés ;
- consultation de l’historique des précédentes demandes de congés ;
- consultation des jours fériés ;
- pour la responsable administrative et le Secrétaire Général :
• consultation des demandes de congés, de la liste récapitulative des congés des collaborateurs, des demandes de congés effectuées par statut (ex. validés, annulés, refusés), par congés validés, par congés validés mensuels, par congés mensuels, par congés validés pour autres motifs mensuels, par congés validés pour autres motifs par collaborateur, ou enfin, par congés annulés ;
• consultation des pourcentages de temps de travail des collaborateurs (temps partiel ou temps plein) ;
• consultation des droits aux congés des collaborateurs ;
• visualisation de l’agenda des congés ;
• validation des demandes de congés (acceptation, mise en attente et refus motivé) ;
- interconnexion avec le traitement «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» pour la réception de messages automatiques liées au suivi des demandes de congés.
• Les personnes concernées sont les agents du Secrétariat Général et les personnes qui les remplacent (les suppléants).
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom des agents du Secrétariat Général ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée, pourcentage de temps de travail, solde de congés, approbateur, matricule ;
- fiche de demande de congés : nom de la personne qui soumet la demande, date et heure de la demande ; date de début et date de fin du congé ; date de la reprise ; nom du remplaçant ; solde de congés payés avant demande ; nombre de jours de congés payés ; congés pour autres motifs (ex. : décès - menu déroulant) ; nombre jours pour autres motifs et commentaires éventuels ;
- historique des demandes de congés validées : date de début, date de fin, date de reprise, date de l’approbation, nombre de jours de congés payés, nombre de jours pour autres motifs ;
- droits à congés : solde au 1er janvier de l’année en cours, cumul acquis depuis le début de la période, ancienneté, cumul de jours de congés validés pris depuis le début de la période, solde de congés payés.
• Les données relatives à l’identité, à la vie professionnelle, aux droits aux congés ainsi que le matricule sont conservées tant que la personne est en fonction au sein de la CCIN. Les autres données relatives aux demandes de congés et à l’historique des congés sont conservées une année écoulée.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 20 février 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.