Délibération n° 2012-76 du 14 mai 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des retraités de la sûreté publique» de la direction de la sûreté publique
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978, modifiée, fixant les conditions d’application de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2004-20 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du 15 décembre 2004 portant avis sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des retraités de la Sûreté Publique» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines», dénommé «Gestion des retraités de la Sûreté Publique» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des retraités de la Sûreté Publique» de la Direction de la Sûreté Publique (DSP) a été mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 22 décembre 2004, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2004-20 du 15 décembre 2004.
Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 30 mars 2012 une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement a été modifiée par «Gestion des Ressources Humaines». Il a pour dénomination «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
Les personnes concernées sont les «retraités du service (310 personnes en 2012)».
Ce traitement à «une vocation essentiellement sociale». Ses fonctionnalités sont inchangées. Il permet :
- de mettre à jour les informations sur les personnels retraités de la Sûreté Publique ;
- d’associer les intéressés à des événements de la Sûreté Publique ;
- de conserver un lien entre les personnes actifs et les retraités.
Or la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la finalité du traitement doit être déterminée et explicite. A ce titre, elle observe que le Ministre d’Etat a soumis concomitamment 3 demandes d’avis portant sur des traitements ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines» qui se distinguent par leurs dénominations.
En l’espèce, la Commission considère que la dénomination du traitement apparaît plus adéquate pour en décrire la finalité. Elle reformule donc la finalité du traitement dans les termes suivants : «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 3 de l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, relative à l’organisation et au fonctionnement de la DSP, «le Directeur de la Sûreté Publique est le chef de service de la Direction de la Sûreté Publique au sens de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée».
La Commission relève que ce traitement s’inscrit dans le cadre des attributions des chefs de service telles que précisées à l’article 9 de la loi n° 975, susvisée.
Elle observe que la retraite est définie par la loi n° 975 comme une «cessation définitive des fonctions entraînant la perte de la qualité de fonctionnaire». Toutefois, elle relève que la position de retraités n’est pas incompatible avec le maintien des liens humains, dès lors où elle reçoit l’assentiment des personnes concernées, participe à la gestion de la marche d’un service au travers des échanges, et des retours d’expériences.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement par le consentement des personnes concernées et la réalisation d’un motif d’intérêt général qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
A l’appui de cette justification, il précise que «ce traitement a essentiellement une vocation sociale : outre le fait qu’il permette d’associer les retraités à des événements festifs et de conserver un lien entre actifs et retraités, les informations qu’il contient donnent également le moyen d’assister les épouses et époux des collègues retraité(e)s dans le cadre des formalités administratives (…)». Sur la base du volontariat, «la Sûreté Publique peut également être amenée à les solliciter lors de la mise en place de services d’ordre particuliers induisant un déploiement exceptionnel de personnels et de moyens».
Au vu de ces éléments, la Commission considère donc que le traitement est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées
• Sur les catégories d’informations traitées et les informations objets du traitement
Les informations traitées sont les suivantes :
- identité : noms, nom de jeune fille, prénoms, date et lieu de naissance, âge, sexe, nationalité, numéro de la carte police, numéro de retraité ;
- situation de famille : célibataire, concubin, marié, divorcé, séparé, veuf, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse et numéros de téléphone ;
- vie professionnelle : date d’entrée à la DSP, date de retraite, affectations et carrière au sein de la Sûreté Publique, dernier grade obtenu, stages effectués et distinctions honorifiques obtenues ;
- parenté : nom et prénom du conjoint et des enfants.
La Commission constate que conformément à sa délibération n° 2004-20 du 15 décembre 2004, le numéro d’assuré social a été supprimé du traitement.
La Commission constate à l’analyse des copies d’écran que sont également traitées les évolutions indiciaires, les origines de cette évolution et les dates d’obtention. Or, ces informations sont sans intérêt au regard de la finalité du présent traitement. Elle demande donc à ce que ces informations soient supprimées.
• Sur les origines des informations
Les informations relatives à l’identité, la situation de famille, les adresses et coordonnées et la parenté ont pour origine l’intéressé et la DSP.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la DSP.
A ce titre, la Commission relève que les informations sont issues du traitement ayant pour finalité « Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique » de la DSP, mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2011-16 du 9 avril 2011 et objet d’une demande d’avis modificative concomitante.
Elle constate que l’exploitation ultérieure par la DSP de ces informations est compatible avec la finalité dudit traitement, à partir du moment où l’intéressé a consenti à cette exploitation.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée «de manière verbale lors de la remise de sa carte de retraité. Une mention est à l’étude pour être intégrée dans le document que l’intéressé émarge au moment de sa cessation d’activité».
La Commission relève que ce type de procédure ne permet pas à la Commission de s’assurer du consentement des intéressés, ni à la DSP en cas de nécessité d’établir la qualité et la véracité de l’information fournie.
Aussi, elle demande que cette information soit formalisée, par exemple dans une note interne diffusée auprès de l’ensemble des personnes concernées, et comportant les mentions obligatoires prévues par l’article 14 de loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
D’après le responsable de traitement, le droit d’accès est exercé par voie postale.
Le délai de réponse est de vingt jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon la même modalité.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes ou catégories de personnes ayant accès au traitement sont les personnels du Centre de Gestion des Personnels de la DSP : en création, inscription, mise à jour, consultation.
Au vu des attributions des personnels susvisés, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires d’informations
Le responsable de traitement indique que le traitement est interne au Centre de Gestion des Personnels. A ce titre, la Commission prend acte que la communication d’information au Ministre d’Etat a été supprimée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations, objets du traitement, sont conservées 30 ans à compter de la date de la retraite ou jusqu’au décès de l’intéressé.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- l’information préalable des intéressés soit formalisée par un écrit tel qu’une note interne diffusée auprès des personnes concernées, reprenant les mentions obligatoires visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les informations portant sur l’indice des retraités soient supprimées.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 6.365 du 17 août 1978, modifiée, fixant les conditions d’application de la loi n° 975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique, modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la délibération n° 2004-20 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du 15 décembre 2004 portant avis sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des retraités de la Sûreté Publique» ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat le 30 mars 2012 concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines», dénommé «Gestion des retraités de la Sûreté Publique» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Fichier des retraités de la Sûreté Publique» de la Direction de la Sûreté Publique (DSP) a été mis en œuvre par décision du Ministre d’Etat le 22 décembre 2004, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2004-20 du 15 décembre 2004.
Le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission le 30 mars 2012 une demande d’avis modificative dudit traitement, conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement a été modifiée par «Gestion des Ressources Humaines». Il a pour dénomination «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
Les personnes concernées sont les «retraités du service (310 personnes en 2012)».
Ce traitement à «une vocation essentiellement sociale». Ses fonctionnalités sont inchangées. Il permet :
- de mettre à jour les informations sur les personnels retraités de la Sûreté Publique ;
- d’associer les intéressés à des événements de la Sûreté Publique ;
- de conserver un lien entre les personnes actifs et les retraités.
Or la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la finalité du traitement doit être déterminée et explicite. A ce titre, elle observe que le Ministre d’Etat a soumis concomitamment 3 demandes d’avis portant sur des traitements ayant pour finalité «Gestion des ressources humaines» qui se distinguent par leurs dénominations.
En l’espèce, la Commission considère que la dénomination du traitement apparaît plus adéquate pour en décrire la finalité. Elle reformule donc la finalité du traitement dans les termes suivants : «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
Aux termes de l’article 3 de l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006, modifiée, relative à l’organisation et au fonctionnement de la DSP, «le Directeur de la Sûreté Publique est le chef de service de la Direction de la Sûreté Publique au sens de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’Etat, modifiée».
La Commission relève que ce traitement s’inscrit dans le cadre des attributions des chefs de service telles que précisées à l’article 9 de la loi n° 975, susvisée.
Elle observe que la retraite est définie par la loi n° 975 comme une «cessation définitive des fonctions entraînant la perte de la qualité de fonctionnaire». Toutefois, elle relève que la position de retraités n’est pas incompatible avec le maintien des liens humains, dès lors où elle reçoit l’assentiment des personnes concernées, participe à la gestion de la marche d’un service au travers des échanges, et des retours d’expériences.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément aux exigences légales de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement justifie la mise en œuvre du présent traitement par le consentement des personnes concernées et la réalisation d’un motif d’intérêt général qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.
A l’appui de cette justification, il précise que «ce traitement a essentiellement une vocation sociale : outre le fait qu’il permette d’associer les retraités à des événements festifs et de conserver un lien entre actifs et retraités, les informations qu’il contient donnent également le moyen d’assister les épouses et époux des collègues retraité(e)s dans le cadre des formalités administratives (…)». Sur la base du volontariat, «la Sûreté Publique peut également être amenée à les solliciter lors de la mise en place de services d’ordre particuliers induisant un déploiement exceptionnel de personnels et de moyens».
Au vu de ces éléments, la Commission considère donc que le traitement est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées
• Sur les catégories d’informations traitées et les informations objets du traitement
Les informations traitées sont les suivantes :
- identité : noms, nom de jeune fille, prénoms, date et lieu de naissance, âge, sexe, nationalité, numéro de la carte police, numéro de retraité ;
- situation de famille : célibataire, concubin, marié, divorcé, séparé, veuf, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse et numéros de téléphone ;
- vie professionnelle : date d’entrée à la DSP, date de retraite, affectations et carrière au sein de la Sûreté Publique, dernier grade obtenu, stages effectués et distinctions honorifiques obtenues ;
- parenté : nom et prénom du conjoint et des enfants.
La Commission constate que conformément à sa délibération n° 2004-20 du 15 décembre 2004, le numéro d’assuré social a été supprimé du traitement.
La Commission constate à l’analyse des copies d’écran que sont également traitées les évolutions indiciaires, les origines de cette évolution et les dates d’obtention. Or, ces informations sont sans intérêt au regard de la finalité du présent traitement. Elle demande donc à ce que ces informations soient supprimées.
• Sur les origines des informations
Les informations relatives à l’identité, la situation de famille, les adresses et coordonnées et la parenté ont pour origine l’intéressé et la DSP.
Les informations relatives à la vie professionnelle ont pour origine la DSP.
A ce titre, la Commission relève que les informations sont issues du traitement ayant pour finalité « Gestion interne des personnels actifs de la Sûreté Publique » de la DSP, mis en œuvre après avis favorable de la Commission par délibération n° 2011-16 du 9 avril 2011 et objet d’une demande d’avis modificative concomitante.
Elle constate que l’exploitation ultérieure par la DSP de ces informations est compatible avec la finalité dudit traitement, à partir du moment où l’intéressé a consenti à cette exploitation.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission considère que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée «de manière verbale lors de la remise de sa carte de retraité. Une mention est à l’étude pour être intégrée dans le document que l’intéressé émarge au moment de sa cessation d’activité».
La Commission relève que ce type de procédure ne permet pas à la Commission de s’assurer du consentement des intéressés, ni à la DSP en cas de nécessité d’établir la qualité et la véracité de l’information fournie.
Aussi, elle demande que cette information soit formalisée, par exemple dans une note interne diffusée auprès de l’ensemble des personnes concernées, et comportant les mentions obligatoires prévues par l’article 14 de loi n° 1.165, modifiée.
• Sur l’exercice du droit d’accès
D’après le responsable de traitement, le droit d’accès est exercé par voie postale.
Le délai de réponse est de vingt jours.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon la même modalité.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes ou catégories de personnes ayant accès au traitement sont les personnels du Centre de Gestion des Personnels de la DSP : en création, inscription, mise à jour, consultation.
Au vu des attributions des personnels susvisés, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires d’informations
Le responsable de traitement indique que le traitement est interne au Centre de Gestion des Personnels. A ce titre, la Commission prend acte que la communication d’information au Ministre d’Etat a été supprimée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations, objets du traitement, sont conservées 30 ans à compter de la date de la retraite ou jusqu’au décès de l’intéressé.
Après en avoir délibéré,
Demande que :
- l’information préalable des intéressés soit formalisée par un écrit tel qu’une note interne diffusée auprès des personnes concernées, reprenant les mentions obligatoires visées à l’article 14 de la loi n° 1.165 ;
- les informations portant sur l’indice des retraités soient supprimées.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des retraités de la Sûreté Publique».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.