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Délibération n° 2012-66 du 14 mai 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre, par la Direction de la Sûreté Publique, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Index de recherche d’informations de la direction de la Sûreté Publique».

  • No. Journal 8074
  • Date of publication 22/06/2012
  • Quality 97.57%
  • Page no.
Vu la Constitution ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;

Vu l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 relative à l’organisation et au fonctionnement de la Direction de la Sûreté Publique modifiée par l’ordonnance souveraine n° 3.717 du 28 mars 2012 ;

Vu la délibération n° 2007-29 du 2 mai 2007 portant avis défavorable sur la demande déposée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Constitution d’une base de données, sur l’index des personnes physiques ou morales, figurant dans des traitements automatisés utilisés par ses services» ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat, le 30 mars 2012, concernant la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Index de recherche d’informations de la Direction de la Sûreté Publique» ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 mai 2012 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives

Préambule

Aux termes de l’article 1er de l’ordonnance souveraine du 13 novembre 2006 modifiée, «La Direction de la Sûreté Publique est chargée, sous l’autorité du Ministre d’Etat et du Conseiller de Gouvernement pour l’Intérieur, d’assurer les missions de préservation de la sécurité et de tranquillité publiques, de renseignement et d’information. Elle assure également les missions de police judiciaire, dans les conditions définies par la loi».

Le traitement automatisé d’informations nominatives objet de la présente délibération est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité «Index de recherche d’informations de la Direction de la Sûreté Publique». Il a pour dénomination «Index de recherche d’informations».

Il concerne «les personnes physiques ou morales figurant dans un traitement de la Direction de la Sûreté Publique».

Il a pour fonctionnalités la :

- «Mise en relation ou rapprochement de traitements automatisés d’informations nominatives (dits traitement «sources») exploités par la Direction de la Sûreté Publique, par exemple le fichier des vérifications d’identité, le traitement hôtels et garnis, le fichier des permis de travail, etc. ;
- Consultation des résultats de recherches et des traitements y afférents en fonction des habilitations délivrées par M. le Directeur de la Sûreté Publique».

Au regard de la première fonctionnalité, la Commission relève que ce traitement constitue un procédé permettant la mise en relation de plusieurs traitements automatisés d’informations nominatives (traitements sources), exploités par la Direction de la Sûreté Publique, conformément à l’article 1er alinéa 3 de la loi n° 1.165, précitée.

A cet égard, elle rappelle que le présent avis a pour objet l’analyse exclusive de ce traitement et non pas de ceux listés, à titre d’exemple, par le responsable de traitement, lesquels font l’objet d’avis respectifs.

La Commission constate, par ailleurs, que ce traitement permet également la journalisation des actions effectuées sur les différents traitements avec lesquels il est mis en relation.

Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

• Sur la licéité

Aux termes de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, «les informations nominatives doivent être collectées et traitées loyalement et licitement».

En l’espèce, la Commission relève que la licéité du traitement objet de la présente délibération revêt une nature particulière dans la mesure où «Index de recherche d’informations de la Direction de la Sûreté Publique» ne collecte pas lui-même des données nominatives, mais permet seulement leur affichage au terme d’une recherche effectuée au sein de plusieurs traitements automatisés d’informations nominatives exploités par la Direction dont s’agit.

Ainsi, elle considère que la licéité de ce traitement est nécessairement dépendante de la licéité des traitements avec lesquels il interagit.

A cet égard, elle rappelle que seuls les traitements légalement mis en œuvre au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 peuvent être mis en relation avec le présent traitement.

• Sur la justification du traitement au sens de l’article 11

Le responsable de traitement indique que ce traitement est justifié par «un motif d’intérêt public».

A l’appui de sa justification, il affirme que celui-ci «a pour objet de faciliter la recherche sur des personnes physiques ou morales figurant dans un traitement de la Direction de la Sûreté Publique, dans le but d’optimiser l’accomplissement, par les services y ayant accès, de leurs missions légalement conférées».

A cet égard, il précise que :

«Ce traitement permet le rapprochement entre plusieurs traitements automatisés d’informations nominatives mis en œuvre par les services de la Direction de la Sûreté Publique, en vue d’en exploiter les données de manière plus rapide et effective. Il permet ainsi d’optimiser
l’accomplissement par la DSP de sa mission générale de surveillance du territoire à des fins de sécurité et de maintien de l’ordre, conformément à l’ordonnance souveraine n° 765 du 13 novembre 2006. Ce traitement doit être classé sécurité publique, en ce qu’il permet la mise en relation avec des traitements relevant de ce critère. Ainsi, dans le cadre d’un droit d’accès direct à leurs données personnelles, des individus pourraient constater que des informations les concernant apparaissent dans de tels dossiers».

La Commission constate que ce traitement permet d’accéder à des traitements relevant de l’article 11 de la loi n° 1.165, lesquels sont soumis à un droit d’accès indirect.

Elle considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée, et qu’il relève des dispositions de l’article 11 de la loi dont s’agit.

III. Sur les informations traitées

Les informations objets du présent traitement sont les suivantes :

- Identité : nom, nom de jeune fille, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, nationalité ;
- Situation de famille : filiation ;
- Adresse et coordonnées : adresse postale ;
- Formation-Diplômes-Vie professionnelle : profession, nom de l’employeur, adresse professionnelle ;
- Identité du fonctionnaire habilité : nom et prénom du fonctionnaire ayant effectué une opération ;
- Type d’opération effectuée par le fonctionnaire habilité : saisie, modification, consultation et suppression.

Cependant, il appert de l’analyse des copies écrans jointes au dossier de demande d’avis que le responsable de traitement déclare collecter bien plus d’informations que le traitement n’en comporte.

Ainsi, la Commission relève que les informations effectivement collectées dans ce traitement sont les suivantes :

- Identité : nom, prénom, date de naissance, âge ;
- Identité du fonctionnaire habilité : nom et prénom du fonctionnaire ayant effectué une opération ;
- Type d’opération effectuée par le fonctionnaire habilité : saisie, modification, consultation et suppression.

Elle constate par ailleurs que les catégories d’informations relatives à l’identité ont pour origine les traitements sources.

Le responsable de traitement indique que les informations relatives à l’identité du fonctionnaire habilité ont pour origine le fonctionnaire et celles relatives aux types d’opérations effectuées proviennent du traitement lui-même.

Or, la Commission relève que ces informations proviennent du traitement ayant pour finalité «Gestion des habilitations informatiques», concomitamment soumis à l’avis de la Commission.

A cet égard, elle rappelle que ce traitement pourra être mis en relation avec celui objet de la présente demande d’avis qu’une fois qu’il aura été légalement mis en œuvre au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165.

IV. Sur les droits des personnes concernées

La Commission relève, qu’aux termes de l’article 14 alinéa 3 de la loi n° 1.165, les dispositions relatives à l’information de la personne concernée ne sont pas applicables aux traitements relevant de l’article 11 de ladite loi.

Elle constate également que la personne concernée bénéficie d’un droit d’accès indirect à ses données personnelles par son intermédiaire, conformément à l’article 15-1 de la loi n° 1.165.

V. Sur les personnes ayant accès au traitement

Le responsable de traitement indique que les personnes ayant accès au traitement sont :

- Le Directeur ;
- Les Commissaires de police, Chefs de Division et leur adjoint ;
- Les fonctionnaires de police.

S’agissant des accès dévolus aux fonctionnaires de police, le responsable de traitement précise que «si un traitement intéresse des informations à caractère judiciaire, il sera réservé aux éléments affectés à la Division de Police Judiciaire, à ceux assurant la permanence judiciaire, et à ceux devant traiter des procédures judiciaires au sein de leur service quel qu’il soit. Si un traitement est propre à une division, l’accès sera limité aux personnels de celle-ci».

Les attachés administratifs bénéficient d’habilitation correspondant également au service auquel ils sont affectés. D’après le responsable de traitement, cet accès leur permet de «remplir leur rôle administratif dans la gestion des données auxquelles ils ont accès».

Par ailleurs, il souligne que le Service Informatique a un accès au traitement uniquement dans le cadre de la maintenance du système.

Enfin, elle rappelle que conformément à l’article 17-1 de la loi n° 1.165, modifiée, le responsable de traitement est tenu, notamment, de «déterminer nominativement la liste des personnes qui ont seul accès, pour les stricts besoins de l’accomplissement de leurs missions, aux locaux et aux installations utilisées pour les traitements, de même qu’aux informations traitées».

Elle demande donc à ce que cette liste, tenue à jour, puisse lui être communiquée à première réquisition.

VI. Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.

La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VII. Sur la durée de conservation

Le responsable de traitement indique que les informations nominatives sont conservées tant qu’elles sont exploitées dans le dernier traitement source.

La Commission constate donc que la durée de conservation des informations objets du présent traitement dépend du dernier traitement avec lequel il est mis en relation.

Elle constate donc que la durée de conservation des informations est conforme aux exigences légales.

Après en avoir délibéré,

Relève que :

- ce traitement est soumis aux dispositions de l’article 11 de la loi n° 1.165, modifiée ;

- la licéité de ce traitement est nécessairement dépendante de la licéité des traitements avec lequel il interagit.

Rappelle que seuls les traitements légalement mis en œuvre au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165, et pour lesquels la mise en relation a fait l’objet d’un avis favorable peuvent être connectés avec le présent traitement.

Demande que la liste nominative visée à l’article 17-1 de la loi n° 1.165 soit tenue à jour, et communiquée à la Commission à première réquisition.

A la condition de la prise en compte de ce qui précède,

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre par la Direction de la Sûreté Publique d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Index de recherche d’informations de la Direction de la Sûreté Publique».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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