Délibération n° 09-07 du 5 octobre 2009 portant avis favorable sur la demande présentée par le Maire de Monaco relative au traitement automatisé ayant pour finalité «sommier de la nationalité»
Vu la Constitution du 17 décembre 1962 ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», mis en œuvre le 15 janvier 2009, à la suite d’un avis favorable de la Commission aux termes de sa délibération n° 08-06 du 4 juillet 2008 et de la levée de réserve par délibération n° 09-01 du 19 janvier 2009 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 17 août 2009, concernant la mise en œuvre par le Maire d’un traitement automatisé relatif au «sommier de la nationalité» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité» a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 15 janvier 2009.
La présente demande d’avis modificative a pour objet d’assurer l’adéquation dudit traitement avec l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque. Elle porte sur les modalités d’information des personnes concernées, la durée de conservation des informations et les destinataires des informations.
Par ailleurs, les dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives étant entrées en vigueur le 1er avril 2009, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec la loi n° 1.165.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le 17 août 2009, le Maire a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) d’une demande d’avis relative à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», mis en œuvre le 15 janvier 2009.
Le sommier de la nationalité monégasque est défini par l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 susvisée comme «la liste des personnes de nationalité monégasque» ; «tout monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité».
La finalité du traitement est identique.
Les 5 fonctionnalités du traitement initiales :
1) la mise à jour du sommier de la nationalité ;
2) la preuve de la nationalité monégasque ;
3) l’alimentation du fichier des nationaux et de leur famille ;
4) l’alimentation du fichier de la liste électorale ;
5) l’alimentation de tout traitement nécessitant la preuve de la nationalité et l’inscription sur le sommier de la nationalité ;
ont été complétées par :
6) la tenue du sommier de la nationalité, et,
7) l’établissement des listes instruites par la Commission de révision de la liste électorale.
Les fonctionnalités ayant pour objet d’alimenter un traitement ou un fichier sont susceptibles de permettre au Maire d’exploiter les informations contenues dans le sommier afin d’alimenter d’autres traitements automatisés relevant de son autorité. Comme précisé au nouvel article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, «les informations nominatives doivent [notamment] être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec cette finalité».
En conséquence, la Commission examinera chaque traitement nécessitant la preuve de la nationalité et/ou l’inscription au sommier de la nationalité monégasque qui lui sera soumis par le Maire, conformément à la loi n° 1.165, et déterminera, au cas par cas, si le traitement ultérieur envisagé par le responsable de traitement est compatible avec le présent traitement. Il en sera de même pour l’alimentation du fichier des nationaux et de leur famille et pour le fichier de la liste électorale.
II. Sur la légitimité du traitement
Le Maire justifie ce traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis : celle de gérer le sommier de la nationalité, aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 27 juillet 1974 modifiée, conformément aux lois et règlements, particulièrement à l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque.
Dans ce sens, la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale dispose, en son article 39, que «le maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) de gérer le sommier de la nationalité et d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlements».
En outre, l’ordonnance souveraine n° 2.194 susmentionnée précise que le sommier est «la liste des personnes de nationalité monégasque, tenue et mise à jour à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques». Ce texte décrit, notamment, les modalités d’inscription des monégasques au sommier de la nationalité, les informations nominatives devant y figurer, et leur durée de conservation. Le traitement automatisé modifié en objet est conforme aux dispositions de ce texte.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Le droit d’accès aux informations nominatives traitées s’effectue auprès du Service de la Nationalité.
L’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque indique que «tout monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité». Les personnes ne disposent donc pas de la faculté de s’opposer à leur inscription sur cette liste. Cette disposition est compatible avec l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 aux termes duquel le droit d’opposition n’est pas opposable aux personnes morales de droit public agissant dans le cadre de leur mission d’intérêt général, encadrée, au cas d’espèce, par un acte réglementaire.
L’information des personnes concernées par ce traitement est assurée par le Maire par le biais d’un affichage en Mairie, et, de courriers personnalisés adressés par le Service de la Nationalité.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures de sécurité apportées au traitement et aux informations ne font pas l’objet de modifications. Les dispositions prises à cet effet, et présentées par le responsable de traitement en juillet 2008 afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations au sein de son réseau informatique, répondent aux impératifs de la loi n° 1.165, modifiée.
Ces mesures n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la Commune prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permettra de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées et leur durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont identiques à celles traitées dans le cadre du traitement mis en œuvre en janvier 2009. La collecte de l’adresse des intéressés est désormais adéquate car mentionnée à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 1.294 précitée.
Aussi, et conformément à cet article, les informations nominatives objet de ce traitement sont pour tout Monégasque inscrit :
- l’identité : nom patronymique, prénoms, date et lieu de naissance, numéro séquentiel ;
- l’adresse ;
- dispositions légales : libellés des textes de loi, correspondant, sous la forme d’un numéro à «la disposition législative ou l’ordonnance souveraine à laquelle elle doit la qualité de Monégasque».
Le numéro séquentiel mentionné ci-dessus est un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative.
Conformément à l’ordonnance souveraine précitée qui détermine les conditions permettant l’inscription ou la radiation du sommier de la nationalité monégasque, les informations nominatives traitées ont pour origine : le Maire, l’intéressé ou son représentant légal, le Ministre d’Etat, le Directeur des Services Judiciaires, ou, la Commission du sommier de la nationalité monégasque. Cette dernière, créée par l’ordonnance souveraine encadrant le sommier de la nationalité monégasque, a été ajoutée.
Ces informations sont conservées tant que la personne est inscrite au sommier de la nationalité, soit jusqu’à son décès ou, comme précisé par la présente modification, jusqu’à ce que la personne renonce ou perde la nationalité monégasque.
VI. Sur les destinataires des informations
Le sommier de la nationalité monégasque n’est pas un registre public.
L’ordonnance souveraine n° 2.194 prévoit les hypothèses permettant aux monégasques demandant à être inscrits au sommier, et, aux autorités à l’origine d’une requête d’avoir communication d’informations nominatives issues de ce traitement.
Par ailleurs, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives impose au responsable de traitement d’informer les personnes concernées par un traitement.
En conséquence, conformément à l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque, et sous la responsabilité du Maire, sont désormais «habilitées à recevoir communication des informations» figurant au sommier de la nationalité monégasque les personnes et autorités suivantes :
- l’intéressé ou son représentant légal, pour les données qui le concerne ;
- la Commission du sommier de la nationalité monégasque, dans le cadre de l’examen de requête(s) ou de l’examen général du sommier ;
- le Ministre d’Etat, dans le cadre du suivi des requêtes en inscription ou des demandes de radiation qu’il a initiées aux termes des articles 4 et 5 de l’ordonnance souveraine précitée, et, dans le cadre de sa mission générale de surveillance ;
- le Directeur des Services Judiciaires, dans le cadre du suivi des requêtes en inscription ou des demandes de radiation qu’il a initiées aux termes des articles 4 et 5 de l’ordonnance souveraine précitée ;
- les juridictions prévues en cas de litiges liées à l’inscription ou à la radiation au sommier de la nationalité monégasque.
Si d’autres entités ou autorités devaient être habilitées à avoir communication d’informations nominatives figurant au sommier de la nationalité monégasque, l’ordonnance y relative devrait être modifiée préalablement à la modification du traitement en objet. A ce titre, le Conseil National non spécifié dans l’ordonnance souveraine sur le sommier de la nationalité Monégasque ne peut être destinataire des informations exploitées dans le traitement y relatif.
Après en avoir délibéré :
Précise que :
- la fonctionnalité du traitement visant «l’alimentation de tout traitement nécessitant la preuve de la nationalité et l’inscription sur le sommier de la nationalité» conformément aux lois et règlements en vigueur, ne trouvera son application qu’au cas par cas, à la suite de l’examen par la Commission des traitements alimentés ;
- le sommier de la nationalité monégasque n’étant pas un registre public, seules les personnes habilitées par l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque peuvent être destinataires ou recevoir communication d’informations nominatives y figurant.
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Maire de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la Nationalité».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», mis en œuvre le 15 janvier 2009, à la suite d’un avis favorable de la Commission aux termes de sa délibération n° 08-06 du 4 juillet 2008 et de la levée de réserve par délibération n° 09-01 du 19 janvier 2009 ;
Vu la demande d’avis modificative, reçue le 17 août 2009, concernant la mise en œuvre par le Maire d’un traitement automatisé relatif au «sommier de la nationalité» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité» a été mis en œuvre par décision du Maire, après avis favorable de la CCIN, le 15 janvier 2009.
La présente demande d’avis modificative a pour objet d’assurer l’adéquation dudit traitement avec l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque. Elle porte sur les modalités d’information des personnes concernées, la durée de conservation des informations et les destinataires des informations.
Par ailleurs, les dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives étant entrées en vigueur le 1er avril 2009, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec la loi n° 1.165.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le 17 août 2009, le Maire a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) d’une demande d’avis relative à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», mis en œuvre le 15 janvier 2009.
Le sommier de la nationalité monégasque est défini par l’article 1er de l’ordonnance souveraine n° 2.194 susvisée comme «la liste des personnes de nationalité monégasque» ; «tout monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité».
La finalité du traitement est identique.
Les 5 fonctionnalités du traitement initiales :
1) la mise à jour du sommier de la nationalité ;
2) la preuve de la nationalité monégasque ;
3) l’alimentation du fichier des nationaux et de leur famille ;
4) l’alimentation du fichier de la liste électorale ;
5) l’alimentation de tout traitement nécessitant la preuve de la nationalité et l’inscription sur le sommier de la nationalité ;
ont été complétées par :
6) la tenue du sommier de la nationalité, et,
7) l’établissement des listes instruites par la Commission de révision de la liste électorale.
Les fonctionnalités ayant pour objet d’alimenter un traitement ou un fichier sont susceptibles de permettre au Maire d’exploiter les informations contenues dans le sommier afin d’alimenter d’autres traitements automatisés relevant de son autorité. Comme précisé au nouvel article 10-1 de la loi n° 1.165 susvisée, «les informations nominatives doivent [notamment] être collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec cette finalité».
En conséquence, la Commission examinera chaque traitement nécessitant la preuve de la nationalité et/ou l’inscription au sommier de la nationalité monégasque qui lui sera soumis par le Maire, conformément à la loi n° 1.165, et déterminera, au cas par cas, si le traitement ultérieur envisagé par le responsable de traitement est compatible avec le présent traitement. Il en sera de même pour l’alimentation du fichier des nationaux et de leur famille et pour le fichier de la liste électorale.
II. Sur la légitimité du traitement
Le Maire justifie ce traitement par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis : celle de gérer le sommier de la nationalité, aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 27 juillet 1974 modifiée, conformément aux lois et règlements, particulièrement à l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque.
Dans ce sens, la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale dispose, en son article 39, que «le maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) de gérer le sommier de la nationalité et d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlements».
En outre, l’ordonnance souveraine n° 2.194 susmentionnée précise que le sommier est «la liste des personnes de nationalité monégasque, tenue et mise à jour à la Mairie de Monaco par des moyens électroniques». Ce texte décrit, notamment, les modalités d’inscription des monégasques au sommier de la nationalité, les informations nominatives devant y figurer, et leur durée de conservation. Le traitement automatisé modifié en objet est conforme aux dispositions de ce texte.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Le droit d’accès aux informations nominatives traitées s’effectue auprès du Service de la Nationalité.
L’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque indique que «tout monégasque fait l’objet d’une inscription sur le sommier de la nationalité». Les personnes ne disposent donc pas de la faculté de s’opposer à leur inscription sur cette liste. Cette disposition est compatible avec l’article 13 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 aux termes duquel le droit d’opposition n’est pas opposable aux personnes morales de droit public agissant dans le cadre de leur mission d’intérêt général, encadrée, au cas d’espèce, par un acte réglementaire.
L’information des personnes concernées par ce traitement est assurée par le Maire par le biais d’un affichage en Mairie, et, de courriers personnalisés adressés par le Service de la Nationalité.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures de sécurité apportées au traitement et aux informations ne font pas l’objet de modifications. Les dispositions prises à cet effet, et présentées par le responsable de traitement en juillet 2008 afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations au sein de son réseau informatique, répondent aux impératifs de la loi n° 1.165, modifiée.
Ces mesures n’appellent pas d’observation particulière de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la Commune prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permettra de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées et leur durée de conservation
Les informations nominatives collectées sont identiques à celles traitées dans le cadre du traitement mis en œuvre en janvier 2009. La collecte de l’adresse des intéressés est désormais adéquate car mentionnée à l’article 2 de l’ordonnance souveraine n° 1.294 précitée.
Aussi, et conformément à cet article, les informations nominatives objet de ce traitement sont pour tout Monégasque inscrit :
- l’identité : nom patronymique, prénoms, date et lieu de naissance, numéro séquentiel ;
- l’adresse ;
- dispositions légales : libellés des textes de loi, correspondant, sous la forme d’un numéro à «la disposition législative ou l’ordonnance souveraine à laquelle elle doit la qualité de Monégasque».
Le numéro séquentiel mentionné ci-dessus est un numéro d’entrée informatique sans aucune application nominative.
Conformément à l’ordonnance souveraine précitée qui détermine les conditions permettant l’inscription ou la radiation du sommier de la nationalité monégasque, les informations nominatives traitées ont pour origine : le Maire, l’intéressé ou son représentant légal, le Ministre d’Etat, le Directeur des Services Judiciaires, ou, la Commission du sommier de la nationalité monégasque. Cette dernière, créée par l’ordonnance souveraine encadrant le sommier de la nationalité monégasque, a été ajoutée.
Ces informations sont conservées tant que la personne est inscrite au sommier de la nationalité, soit jusqu’à son décès ou, comme précisé par la présente modification, jusqu’à ce que la personne renonce ou perde la nationalité monégasque.
VI. Sur les destinataires des informations
Le sommier de la nationalité monégasque n’est pas un registre public.
L’ordonnance souveraine n° 2.194 prévoit les hypothèses permettant aux monégasques demandant à être inscrits au sommier, et, aux autorités à l’origine d’une requête d’avoir communication d’informations nominatives issues de ce traitement.
Par ailleurs, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives impose au responsable de traitement d’informer les personnes concernées par un traitement.
En conséquence, conformément à l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque, et sous la responsabilité du Maire, sont désormais «habilitées à recevoir communication des informations» figurant au sommier de la nationalité monégasque les personnes et autorités suivantes :
- l’intéressé ou son représentant légal, pour les données qui le concerne ;
- la Commission du sommier de la nationalité monégasque, dans le cadre de l’examen de requête(s) ou de l’examen général du sommier ;
- le Ministre d’Etat, dans le cadre du suivi des requêtes en inscription ou des demandes de radiation qu’il a initiées aux termes des articles 4 et 5 de l’ordonnance souveraine précitée, et, dans le cadre de sa mission générale de surveillance ;
- le Directeur des Services Judiciaires, dans le cadre du suivi des requêtes en inscription ou des demandes de radiation qu’il a initiées aux termes des articles 4 et 5 de l’ordonnance souveraine précitée ;
- les juridictions prévues en cas de litiges liées à l’inscription ou à la radiation au sommier de la nationalité monégasque.
Si d’autres entités ou autorités devaient être habilitées à avoir communication d’informations nominatives figurant au sommier de la nationalité monégasque, l’ordonnance y relative devrait être modifiée préalablement à la modification du traitement en objet. A ce titre, le Conseil National non spécifié dans l’ordonnance souveraine sur le sommier de la nationalité Monégasque ne peut être destinataire des informations exploitées dans le traitement y relatif.
Après en avoir délibéré :
Précise que :
- la fonctionnalité du traitement visant «l’alimentation de tout traitement nécessitant la preuve de la nationalité et l’inscription sur le sommier de la nationalité» conformément aux lois et règlements en vigueur, ne trouvera son application qu’au cas par cas, à la suite de l’examen par la Commission des traitements alimentés ;
- le sommier de la nationalité monégasque n’étant pas un registre public, seules les personnes habilitées par l’ordonnance souveraine n° 2.194 du 12 mai 2009 relative au sommier de la nationalité monégasque peuvent être destinataires ou recevoir communication d’informations nominatives y figurant.
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Maire de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la Nationalité».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.