Décision de l'Office de Protection Sociale en date du 21 janvier 2022 portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du paiement des prestations et des aides sociales ».

L’Office de Protection Sociale,

Vu la loi n° 335 du 19 décembre 1941 portant création d’un Office d’Assistance Sociale, modifiée ;

Vu la loi n° 918 du 27 décembre 1971 sur les établissements publics ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 relative à la protection des informations nominatives ;

Vu la loi n° 1.465 du 11 décembre 2018 relative à l’aide à la famille monégasque et à l’aide sociale, modifiée par la loi n° 1.502 du 11 décembre 2020 relative à l’aide à la famille monégasque et à l’aide sociale ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.055 du 8 décembre 1972 sur les conditions d’administration et de gestion administrative et comptable des établissements publics ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 16.464 du 25 octobre 2004 sur l’organisation et le fonctionnement de l’Office de Protection Sociale ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 5.641 du 14 décembre 2015 portant création d’une Direction de l’Action et de l’Aide Sociales ;

Vu l’avis favorable émis par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2022-3 du 19 janvier 2022 ;

Décide  :

La mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité : « Gestion du paiement des prestations et des aides sociales ».

Le traitement a pour fonctionnalités de :

- Permettre au personnel habilité de la DASO agissant pour le compte de l’OPS d’avoir accès aux applications informatiques mises en place pour la gestion des prestations et aides sociales ;

-  Transférer et partager les données strictement nécessaires au traitement des dossiers entre les 2 entités, la Direction de l’Action et de l’Aide Sociales et l’Office de Protection Sociale ;

-  Historiser les paiements ;

-  Consulter les fiches bénéficiaires ;

-  Échanger des correspondances avec les bénéficiaires et/ou les personnes et entités intervenant ;

-  Procéder au paiement des factures ; 

-  Établir des tableaux de bord ;

-  Revaloriser annuellement le montant des prestations et allocations servies par la DASO ;

-  Procéder aux appels d’offres et établir les documents contractuels (ex. contrat, avenant…) ;

-  Gérer les contentieux ;

- Élaborer le rapport de clôture des comptes annuels, les budgets primitifs et rectificatifs et les comptes rendus budgétaires ;

-  Transférer au Département des Affaires Sociales et de la Santé, autorité de tutelle,  à la Commission Administrative de l’Office de Protection Sociale, à la Commission Consultative des Établissements des Marchés Publics et à la Cour Supérieure des Comptes les informations nécessaires à leurs missions.

Les personnes concernées par le traitement sont :

-  Les bénéficiaires des prestations et aides sociales ou leurs représentants légaux ;

-  Le personnel de la Direction de l’Action et de l’Aide Sociales.

Les destinataires sont selon les missions des destinataires :

-  La Direction de l’Action et de l’Aide Sociales,

-  La Commission Administrative de l’Office ;

-  Le Département des Affaires Sociales et de la Santé, lors de l’instruction d’un dossier complexe, permettant la mise en œuvre d’actions d’information à son attention, aux fins d’accord dérogatoire au bénéfice des demandeurs ;

-  Les études notariales, les avocats et le tribunal de Monaco pour les recours sur succession et en cas de contentieux (fausse déclaration, retour à meilleure fortune…) ;

-  Le Contrôle Général des Dépenses ;

-  La Direction du Budget et du Trésor ;

-  Les caisses d’assurance maladie ou assureur privé du bénéficiaire pour connaître la fin et/ou le début de droit du demandeur auprès de leurs services et pour la gestion des décomptes, le cas échéant ;

-  Les Hôpitaux, les établissements de santé, les maisons de retraite médicalisées, les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, les praticiens et auxiliaires médicaux, les pharmacies pour communication, si demandés, du numéro matricule, du taux et la période de prise en charge financière.

Monaco, le 21 janvier 2022.

Le Directeur de

l’Office de Protection Sociale.