Délibération n° 2021-275 du 15 décembre 2021 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la modification de la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » exploité par la Direction des Systèmes d'Information présenté par le Ministre d'État.

No. Journal 8572
Date of publication 07/01/2022
Quality 100%
Page no.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la délibération n° 2015-111 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur les traitements automatisés d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique utilisée à des fins de surveillance ou de contrôle » ;

Vu la délibération n° 2019-180 du 20 novembre 2019 portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie professionnelle » présenté par le Ministre d’État ;

Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 14 septembre 2021 concernant la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 12 novembre 2021, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 15 décembre 2021 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

L’Administration a souhaité mettre à disposition des fonctionnaires, des agents de l’État et des prestataires disposant d’un terminal au sein de l’Administration, une messagerie professionnelle en rapport avec le Gouvernement Monégasque.

Par délibération n° 2019-180 du 20 novembre 2019 ce traitement a obtenu l’avis favorable de la Commission. Le responsable de traitement souhaite désormais modifier le traitement dont s’agit.

Ainsi, cette modification est soumise à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

Paragraphe unique

Le présent traitement a pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».

Il concerne les fonctionnaires et agents de l’État, ainsi que les prestataires dotés d’un poste de travail.

Les fonctionnalités du traitement restent inchangées.

Le responsable de traitement précise néanmoins qu’il « s’inscrit dans le cadre des missions de la DSI telles que définies, par exemple par l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la DSI, par la PSSIE et les règles fixées par l’AMSN ». De même, « les droits et libertés des personnes sont respectés d’une part, par la transparence des politiques visant à assurer la sécurité et la confidentialité des ressources par le biais de la PSSIE et de chartes accessibles à tous au Journal de Monaco et sur le site du Gouvernement et, d’autre part, en tolérant une utilisation à des fins personnelles de la messagerie dans les limites et le respect des règles fixées par la charte ».

Les informations nominatives collectées demeurent également échangées.

Concernant les accès des « Autorités habilitées », la Commission avait, dans le cadre de son précédent avis, réitéré les remarques formulées dans la délibération n° 2019-138 relative à un traitement de messagerie de l’État tout en demandant, le cas échéant, un complément d’information.

Aussi, elle prend acte de la précision apportée par le responsable de traitement, lequel indique que ces Autorités « peuvent, dans le cadre de leur fonction et des procédures mises en œuvre dans le respect des garanties conférées par la loi, demander communication d’éléments nécessaires à l’exécution de leurs missions ».

La Commission prend, par ailleurs, acte du décommissionnement de la coexistence entre l’ancienne et la nouvelle messagerie.

Les rapprochements et interconnexions restent inchangés, à l’exception de l’intégration de leur numéro de référence.

Enfin, la Commission constate que les mesures de sécurité sont identiques à celles détaillées dans la précédente demande d’avis qui lui a été soumise.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Prend acte de ce que les « Autorités habilitées » n’ont pas accès au présent traitement mais peuvent recevoir communication de certaines informations issues de celui-ci, nécessaires à l’exécution de leurs missions.

Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».